关于优化医院科研档案管理及开发利用的思考

吴玉萍　林凯航　廖宝剑

摘 要：医院科研档案记录了医学科研活动的过程，对医疗卫生技术的发展具有重要意义。通过分析广东某三甲医院的科研档案管理情况，探讨优化科研档案管理方法，并提出几点提升科研档案开发利用率的对策，希望能为医院档案管理提供新的思路。

关键词：医院科研档案；档案管理；开发利用

医院科研档案是对医院科研成果的存储，但不少医院由于未意识到科研档案的重要价值，对科研档案管理工作不够重视，导致科研档案管理不规范，进而影响档案的开发利用。如何科学管理并充分开发、利用档案，是医院科研档案管理工作中需要解决的问题。

一、研究对象与方法

1.研究对象

选取2018年～2022年完成结题验收立卷归档的科研项目，项目主要来源于国家自然科学基金委、广东省基金委、广东省卫健委、广东省中医药局和清远市科技局。对立卷归档科研项目展开整理分析，将各项目验收时的科技成果纳入分析，包括论文、专利、奖励和培养人才等。其中，论文是指第一完成人或者其他完成人以第一作者或者通讯作者发表的与项目研究相关论文，专利是指以第一完成人或者其他完成人申请并授权的与项目研究相关的专利。科技成果奖励是指第一完成人或者其他完成人，取得的国家级、省部级及市级颁发的科技奖项。培养人才是指第一完成人或其他完成人，在项目实施过程中实现学历提升或者职称晋升以及对进修生、在读学生的培养。

2.研究方法

本研究采用回顾性分析方法，整理2018年～2022年度我院科研项目立项情况、科研成果产出情况，分析我院科研档案利用情况，探讨优化科研档案管理和档案开发利用的方法。

3.统计方法

采用Excel 2007 软件对我院科研项目、科研成果以及立卷归档项目的成果展开整理和分析，以描述性统计分析为主。

二、结果

1.2018年～2022年，全院科研项目立项情况

2018年～2022年，全院科研项目立项总数达405项，获得资助总经费达1089.1万元。从近5年科研项目情况来看，全院立项总数有所减少，但是省部级及以上项目呈现逐年增长的趋势，获资助科研經费也呈现逐年增长的趋势。（见表1、图1）

2.2018年～2022年全院科研成果情况

2018年～2022年，全院共发表论文1659篇，其中SCI论文357篇、核心期刊论文283篇；共获授权专利103项，其中发明专利1项，其他均为实用新型专利；获得科技成果奖10项，均为“创新清远”科技进步奖，其中一等奖3项、二等奖7项。（见表2）

3.2018年～2022年科研项目立卷归档现状与成果产出情况

回顾性分析2018年～2022年全院完成结题验收立卷归档的科研项目情况发现，近5年归档项目共计280项，立项总金额为315.5万元。翻阅整理档案资料显示，近5年立卷归档项目共发表论文510篇，其中SCI论文67篇、核心期刊论文91篇，平均每个项目发表论文1.8篇；申请或授权专利18项，均为实用新型专利；培养人才90人，主要集中在人员职称晋升和学生培养方面。分析科研项目获奖情况发现，共计6项获得“创新清远”科技进步奖，其中一等奖1项，二等奖5项。（见表3）

4.医院科研成果转化现状

医院近年授权专利逐年增多，但大部分没有实现其价值的推广应用。目前，仅有1项实用新型专利实现成果转化，采用技术转让的方式与企业签署专利转让合同展开转化，由于医院本身不具备生产和销售的资质和条件，采用该模式展开转化，后期还可以后续改进本专利方案，可产生新的技术成果，合理体现各方的贡献和利益，也为后期迭代研发提供保障。

三、结论

1.本院科研成果主要来源于研究者发起的研究

对比2018年～2022年，全院科研成果情况和结题立卷归档的科研项目成果情况，发现结题验收科研项目产生的论文、专利数量远少于同时间段全院的成果总量，说明较多论文、专利成果是由研究者发起的研究所产生，并未获得科研立项支持。

研究者发起的相关研究应该可以成为医院科研立项的潜在增长点。一方面，申报者个人以这些成果作为前期研究基础，争取上级科研项目立项；另一方面，科研管理部门对医院内研究者所取得的成果展开分析归类，把相同或相近领域、方向的成果整合，鼓励科研人员发挥各自优势，联合申报项目，以提高立项通过率。

2.高水平科研成果较少，科研成果开发利用率低

近几年，全院省部级及以上科研项目立项数量逐年增多，发表的高质量论文也逐年增多，但未有产出省级及以上科技奖项。

分析其原因，主要有以下几个方面：首先，各级科学技术奖提名均要求申报奖项所列的代表性论文（专著），应在正式刊物公开发表或出版2年以上、整体技术已实施应用2年以上，而科研项目研究周期一般是3～4年，近几年新立项的科研项目大多仍处于在研状态，未有符合报奖条件的科研成果；其次，高水平科研成果的产出一般需要较长时间的积累，需要研究人员在某一领域或方向深耕，开展延续性研究，而对于临床一线医务人员，除了临床工作，还需要兼顾学生带教等工作，科研工作时间有限，对成果产出效率和质量都会产生一定的影响；最后，单个科研课题所产生的成果用于申报省级及以上科技奖项往往过于单薄，如果能通过单位统筹，整合相同研究方向的相关成果共同申报奖项，将可较大程度提升科研成果开发利用率，提高获奖概率。

四、讨论

1.优化医院科研档案管理的方法

（1）完善科研档案管理制度体系

制度体系建设是档案管理工作的基础，健全的制度对于提升工作效率、提高管理水平具有重要意义。因此，在优化医院科研档案管理过程中要制定可操作性强的管理制度，明确归档的责任主体，确定归档范围，细化档案整理、保管和利用等要求，以确保档案收集完整、开发利用程序完善，为规范化管理提供基础保障。

（2）提升科研档案管理人员素养

有些医院没有设置专门的科研档案管理岗位，相关的档案管理工作一般由科研管理人员兼职，科管人员没有经过系统学习，对科研档案的专业知识相对匮乏，导致在档案整理方面容易出现偏差，影响科研档案归档材料的质量和系统性。因此，应加强对管理人员的培训，提升科研档案管理专业素养。比如，积极参加各级档案学会举办的培训会议，了解科研档案管理方面最新发展；加大宣传能力培训，增强宣传意识，成为医院科研档案的优秀宣传者；每年考核科研档案管理人员，督促其自觉学习，及时更新管理知识，提高管理质量。

（3）加大对科研档案的宣传力度

很多科研人员对科研档案并不了解，不知道科研档案包括哪些材料、科研档案有什么作用、如何立卷归档等。医院可以在组织学术沙龙、科研项目申报培训等活动中增加科研档案相关内容，使科研人员在潜移默化中增强档案意识，了解科研档案的重要意义。另外，可以把科研档案归档流程、归档要求、查阅程序等以图表、问答形式做成宣传小册，让科研人员一目了然，对科研档案形成具象认识。科研人员的科研档案意识增强，不仅可以减少归档不及时、材料不完整等情况，还可以使档案管理程序更加规范。

2.提高科研档案开发利用率的对策

（1）提升科研档案管理人员数据整合分析能力

科研档案是科学技术资源的一种储备，其保存的最终目的是开发利用。医院科研档案只有转化为生产力，实现临床应用，才能发挥其价值作用，推动医疗技术的发展。档案利用大多是由科研人员提出需求，档案管理人员协助整理，管理人员对档案资源数据的敏感度和整合分析水平的高低，将对档案的开发利用产生重要的影响。因此，对于档案管理人员的培训，除了更新管理知识、提升管理能力，还应加强信息检索、数据整合与分析、知识挖掘等技术的培训，以满足科研档案的利用需求，实现档案的有效利用。

（2）加快科研信息管理系统建设

随着信息技术发展，很多单位引入了科研信息管理系统，但大多因为建设不完善，与其他系统对接困难，甚至成为孤岛系统，极大限制了其应用。医院应进一步加强科研信息管理系统的建设，加快实现与本单位人力资源管理系统、财务管理系统等的对接，完善各模块功能。尤其需要完善跟人力资源管理系统的对接，医院人员流动性比较大，除了人员新进、离职，还有人员科室调动、职称变化和学历变化等情况。如果人员科室变动或基本信息变化，而科研信息管理系统未能及时调整，不仅会影响科研成果登记备案流程，降低工作效率，还会影响对院内各科室科研成果的统计分析，影响医院领导对医院总体科研情况的把握。成功实现系统对接后，人员变动和人员信息变化都可以在科研信息管理系统中同步更新，将更好地发挥系统功能，既能提高相关成果数据统计分析的准确性，又能提高工作效率。

五、结语

医院科研档案管理工作是医院综合档案管理和科研管理的重要组成部分，需要医院主管部门优化科研档案管理方法，提升管理质量，提高科研档案开发利用率，更好地为医院科研活动服务，推动医院科技发展。

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作者单位：广州医科大学附属第六医院（清远市人民医院）科研部

作者简介：吴玉萍（1987—），女，汉族，广东清远人，硕士，研究实习员，研究方向：科研管理。