关于医院档案管理工作创新的探讨

摘 要：档案管理作为医院管理工作的重要组成部分，是医院日常管理系统的重点和难点，在为社会提供优质服务、维护医院利益、提高医院管理水平方面发挥着重要作用。医院档案的类型呈现出多样化的特点，包括人员、科学研究和医疗记录，是医院管理不可分割的一部分，是一种对该医院发展过程的见证与记录。在这种情况下，如何做好档案工作，为科研、教学以及医疗等方面提供更多的信息，是医院档案管理人员必须认真思考的问题。

关键词：医院档案；档案管理；工作创新

随着我国卫生系统各级改革的推进，医院运营的理念和管理模式发生了巨大变化。医院档案记录了医院的发展，记录了自成立以来的所有事件，如医疗活动、文化建设、研究和技术、患者护理、教育和教学。医院档案内容丰富，涵盖广泛的主题，包括医院研究和教学的知识库等方面。

目前，管理思维僵化问题严重影响医院档案管理工作的可持续发展。信息化建设和改进医院档案管理的速度较慢，许多患者对医院档案管理服务模式表示不满，因此，必须创新医院档案管理模式，提高医院的服务水平。

一、医院档案管理工作效能提升的意义

1.为医务人员提供宝贵的经验

病历档案详细记录了病人住院的整个过程，分析了患者的病情，并详细记录了各种医疗方法和方案，为未来的患者提供了借鉴。对于医生来说，医疗档案具有重要的意义。医疗信息为医生提供了有关患者整体治疗过程的详细信息，并为随后的康复提供了办法。通过大数据技术，医院可以共享治疗信息，多家医院可以就同一个严重的医疗问题展开沟通和讨论，共同提供更好的解决方案。

2.全面增强服务意识

当前形势下，医院需要全面增强服务意识，积极更新服务理念，树立良好的医疗道德。良好的医院档案管理可以为每一位医务人员建立重要的医疗行为和道德标准，并在提升其道德标准方面发挥重要作用。通过落实相关法律法规和制度，为医院档案管理设定目标，注重规范和详细解释各种医疗标准，以增强医务人员的档案意识和操作标准。医院档案的真实性和合理性体现了每一位医务人员的职业道德，为提高医院管理水平创造了条件。

3.促进医院医疗水平提升和发展的现实需要

医院档案不仅在后勤方面发挥了作用，还是提高医院医疗水平的重要基础。医院医疗档案具有极大的开发和使用价值以及法律效力，为医院提供了应对事件或避免风险的基础依据。此外，一些医院档案包含医生和患者的重要隐私，必须加强档案安全和隐私保护。如果医院在开展档案管理工作的过程中未能保护好医生和患者的隐私，那么不但会侵害医生和患者的合法权益，同时还会为医院带来不必要的纠纷。

4.有利于推进环保型医院的建设和发展

纸质档案在医院档案中所占的比例较大，归档后占用很大的空间，为了更有效地存储档案，医院需要在设备设施上投入一定的资金。无纸化办公室的引入以及信息技术的广泛使用，极大地节省了纸张等资源。同时，医院使用网络办公后，不同科室可以根据自身特点组织和存储文件，提高了存储效率，为医院信息化建设奠定基础，更有利于医院的发展。

5.提升患者滿意度

有效地提高医院档案管理工作的效能，往往可以有效地提升患者的满意度。患者的医疗记录是详细记载患者治疗活动的重要载体，当医院能够准确、及时地管理患者的档案记录时，患者往往会对诊疗活动更有信心，同时患者对医院的信任也会增加。而且提高医院档案管理工作的效能也可为医生提供准确的医疗信息，使得医生更好地了解患者的病史，从而避免误诊和不必要的重复检查。

这不仅有助于提高治疗效果，还可以减轻患者的身体和经济负担，提高患者的满意度。并且通过做好档案管理工作，医生可以获取详细的患者资料更好地了解患者的健康需求和历史，从而为患者提供更具有针对性的医疗建议和治疗方案。这种个性化医疗不仅可以提高治疗的成功率，还可以让患者感到医生的关怀，患者在这样的情况下不但会更加信任医生的治疗方案，同时也可构建起良好的医患关系。

二、医院档案管理工作的现状分析

1.缺乏清晰完善、与时俱进的医院档案管理工作制度

目前，针对档案管理还缺乏清晰完善、与时俱进的制度，如档案保密规则和保密方法的制定。由于一些医院尚未建立综合档案管理机制，档案录入、存储、更正、访问和利用率较低，特别是在这个过程中，由于缺乏对数据防火墙的具体监控和配置，导致一些重要消息丢失，甚至导致医生和患者的私密信息被泄露。出现此类问题后，因为医院档案管理人员之间的权利和责任不明确，所以容易产生互相推诿的情况。同时，在现有的医院档案管理工作中，各科室对档案管理工作的看法不统一，针对档案管理的工作协作效率低，导致医院档案归档延迟、档案更新速度慢、利用效率低。因此，需要采取更先进的措施来管理医院档案，从制度出发，从问题出发，从发展的角度审视问题，解决问题，最终建立清晰、全面及与时俱进的医院档案管理机制。

2.医院档案管理方式落后

目前，一些医院档案管理模式受到传统思维的限制，难以脱离传统的人工操作模式，导致在日常管理中执行不足，问题频发。事实上，医院档案管理模式需要不断改进、创新，充分发挥电子档案的真正作用，使医院档案管理标准化，确保档案管理的完整性和准确性，保证医院档案资源的共享和使用不受限制。此外，档案长期分散在医院各部门，使档案管理人员在收集、管理和保存上浪费了大量的财力和时间，严重影响医院的发展。随着信息技术的发展，许多医院越来越重视电子文档，其不仅可以简化管理流程，还可以节省时间和空间，并显著降低管理成本。尤其是电子文档比纸质文档利用更方便，使许多医院努力在短期内实现档案数字化。但是，纸质档案和电子档案都是档案管理的组成部分，并且纸质文件具有合法性、原创性和有效性等特点，医院不能忽视纸质文件的管理。

3.安全漏洞频现

档案管理信息化建设使医院的档案管理提高了效率和质量，然而，网络化管理也为各种病毒创造了机会，如果不能及时修复漏洞并定期更新后端管理系统，档案管理信息平台将变得混乱，容易遭到黑客攻击，可能出现档案信息被盗、丢失的风险，甚至有价值的医学研究数据被篡改，将会对医院科研数据的真实性构成严重的潜在风险。因此，必须确保档案信息平台能够始终在安全保护下运行，保证医院档案信息的安全。

4.医院档案管理人员的综合素养较低

随着我国卫生事业的快速发展，各种医院档案数量迅速增长，综合性医院的档案信息极为复杂，对医院档案标准化管理提出了前所未有的严格要求。然而，一些普通医院的档案人员没有接受过系统的档案管理方面的专业培训。同时，医院档案管理人员接受培训的机会有限，无法及时获得新的理念和工作方法，他们主要是根据过去的管理经验，这不仅增加了档案管理人员的工作量，也影响了医院档案管理工作的顺利开展。此外，一些档案管理人员工作态度消极，思想不正确，产生职业倦怠感，不能及时准确归档，造成档案短缺、管理混乱，不仅削弱了档案管理质量，还影响了医院的发展。

三、新时代提升医院档案管理工作的有效策略

1.提升档案管理的信息化与标准化水平

存档管理的标准化包括索引规则、分类规则、文件描述规则、创建存档文档的规则以及创建文档的格式和方法。随着医院办公计算机化和信息化程度的不断提升，传统的工作观念和工作方式已经不能适应当前的需要，以网络化角度看医院档案资源的全面开发与利用至关重要。医院应建立档案数据库，利用先进的信息技术和局域网改进档案信息管理系统，只有档案管理做到信息化、规范化开展，才能应对新时代提出的各种挑战

2.落实保密工作，提升档案利用的安全性

档案的安全使用包括档案资源所有权和共享以及档案信息公开性和保密性之间的关系等几个方面。因此，在开展档案保密工作时，必须优化档案管理，提升档案利用的安全性。发送机密文件时，档案管理人员必须仔细填写移交表，并由医院负责人批准。在查阅相关机密档案时，应特别注意档案的安全，有关工作人员必须提出申请，并且只能在权限范围内查阅相关档案信息。如需查阅加密文件，档案部门可以提供副本，以避免损坏原始文件，使用后必须立即归还。在退回机密文件时，研究人员必须在签署并输入退回日期后密封档案。档案部门应按照有关规定仔细检查信封是否密封。如果尚未密封，应尽快通知研究人员检查并记录在研究报告中。在使用档案时，机密档案信息不应在互联网上存储和处理。此外，还要特别注意增强医务人员的安全和隐私意识，构建一个数据管理和保护体系，对应用档案信息与安全管理之间的联系开展全面思考，提升医院档案的核心价值，推动了医院的健康发展。

3.加强医院档案人才队伍建设

医院应该对档案管理人员经常展开思想教育，让他们对档案管理的范围和标准有一个清晰的认识，并明确规定档案管理部门的工作职责和权限。对于不同类型和类別的档案，工作人员必须确保适当分类、及时控制和妥善保管。作为原始信息的纸质档案应按表格、文件和时间顺序编号；电子档案信息必须在电子数据库系统中实行多次比较和验证，然后以表格形式提交并保存。档案管理人员在工作实践中必须不断获得管理经验并提高工作技能，明确自己的任务和目标，定期接受档案部门的培训，提高自身的综合素质。

4.完善档案管理系统和制度

从医院的具体情况出发，进一步健全档案管理制度，强化档案管理工作。发展三级网管模型，应用新模式全面更新档案管理方法。在加强各级档案管理的相关性和效率的同时，充分利用现代科技，建立知识型档案管理体系，不断完善现有基础，有效制定相关医院档案管理制度。同时，积极建立医院档案在线共享系统，共享医院各种档案信息，最大限度地提高医院档案管理效率。医院要不断扩大档案管理中心，引进科学有效的管理方式，采用多种管理方法，如建立医院档案管理数字化平台，通过数字化平台减少人工操作，防止档案数据录入错误，确保医院档案信息的准确性和真实性，不断提高档案管理效率。实施科学、现代的医院档案管理方法，全面完善医院档案管理体系和制度，为有效开展档案信息化管理提供助力，进一步提高医院整体的管理水平。

5.制定数据备份与灾难恢复计划

确保医院档案管理工作的数据备份与灾难恢复计划是提升医院档案管理工作质量的有效措施，通过制定数据备份与灾难恢复计划可以确保在面对数据丢失、系统故障以及自然灾害等突发情况时医疗数据的完整。医院中的医疗数据包含着患者病历、检查结果和治疗计划等重要信息，对患者的诊疗至关重要。一旦各项重要的医疗数据丢失或无法使用，将威胁到患者的安全以及影响治疗效果。因此，制定科学的数据备份和灾难恢复计划具有重要价值。在制定数据备份与灾难恢复计划的过程中需要制定多层次的备份策略，包括定期开展本地备份和云备份，确保数据的安全和可用性以及通过采取多层次备份策略可以应对各种故障或数据被泄露的风险。同时，开展医院档案管理工作的过程中，还应设计灾难恢复计划用于应对自然灾害、电力故障以及火灾等不可预见的情况。灾难恢复计划包括数据的快速恢复，设备替代以及备用数据中心的选择，通过灾难恢复计划可以确保在遭遇特殊情况时医院的内部记载的关键档案数据均可快速恢复。而且医院在制定数据备份与灾难恢复计划后，不仅需要将计划的各项细节落实到位，还需要定期测试和演练验证计划的有效性并找出需要改进的地方。在测试的过程中也需要模拟不同类型的灾难情况，以确保计划可以在实际情况下顺利执行。

６.我们的做法

郓城县第二人民医院与时俱进，在档案管理方面加大改革力度，进一步完善档案管理，取得了一些成绩。

医院组织认真学习《档案法》《档案法实施办法》，严格执行国家档案局、卫计委《医药卫生档案管理暂行办法》《医学科学技术档案管理办法》，并按照省一级档案管理的要求，建立健全资料收集、整理与管理体系，在管理理念、管理制度以及档案服务等各方面开展一系列的创新，积极推进和实现医院档案管理工作的规范化、制度化、科学化和现代化。全力做好文书档案的归档和档案统计年报填报工作。截至目前，郓城县第二人民医院共整理文书档案3000余卷（件），财务档案20余卷，病历档案800余份。医院重视档案的开发和利用，不仅组织编制《档案利用效果汇编》《医疗统计分析汇编》等系列资料汇编，还向本院及上级主管部门提供各种信息近百篇，为医院管理、决策制定、科研、论文撰写等提供了大量的信息资料。

四、结束语

综上所述，档案管理是医院管理工作的基本内容之一，必须随着社会的发展而改变、创新，不断提高工作效率。医院档案管理人员应加快提升专业素质，健全档案管理体系，积极开展档案管理信息化建设。同时，医院应该结合实际发展水平和要求，加强对档案管理工作重要性的认识，及时分析存在的问题，采取科学、合理的措施解决问题，全方位推动医院档案管理工作稳定发展，努力达到更加科学、高效的管理效果，为医院的高质量发展注入强劲的力量，为我国医疗事业发展作出贡献。

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作者简介：张笑路（1982—），女，汉族，山东菏泽人，本科，馆员，研究方向：医院档案管理。