制造型企业合同管理数字化转型实践与探索

张岳林 许晓婷

（中航西安飞机工业集团股份有限公司，陕西西安 710089）

0 引言

信息技术的飞速发展，为企业管理创新带来了不竭的动力。采购和销售业务是制造型企业运营管理工作的灵魂，而作为承载采购和销售业务的载体—合同，就成为企业运营管理工作中一项重要的管理活动。随着时代的发展，合同管理手段经历了纸质合同、电子文本合同向数字化合同的演变[1]。数字化合同即合同的起草、审核、签订、履行、归档等全过程依赖信息系统管理，其核心要义是合同签订的依据、基本信息、履约条款等充分结构化，这些数据可以被信息系统自动识别、管控，为企业科研生产运营管理、风险预警提供数据支撑，实现合同管理的“5 种能力”：合同数据资源体系的自主配置能力，多层次、多维度的合同结构化能力，合同履约过程中数据归集能力，合同履约状态的自动化识别能力，基于合同看板的日常监管能力。数字化合同顺应了“数据时代”的企业管理要求，赋能企业智慧运营。

1 合同管理数字化转型的必要性

1.1 合同管理数字化转型的内涵

数字化转型的核心是企业对组织活动、流程、业务模式和员工能力的方方面面进行重新定义，利用数字化技术推动企业组织转变业务模式，旨在利用信息技术为企业组织构想交付新的、差异化的价值。合理并且有效地运用数字化管理工具，不仅可以让管理工作井然有序地进行，还能最大程度保证工作目标的达成。具体到合同管理数字化，就是利用数字化技术赋能合同管理，合同要素充分结构化，既可以为其他业务管理提供数据支持，也可以接受其他业务管理中有关合同要素的执行结果，根据合同履行结果感知企业运营绩效[2]。

1.2 合同管理的现状

（1）纸质合同或者电子文本合同，难以满足业务部门对合同管理工作的需求。无论是纸质合同，还是电子文本合同，属于合同不同的表现形式，满足了企业管理最基本、最朴素的要求，是供需双方意愿的文字记录。纸质合同起草、审核、履约是否规范，受主观因素影响较大，有关数据利用需要人工处理；电子文本合同实现了部分数据结构化、在线审批，提升了合同审核的合规性，可以为其他业务系统提供有限的数据支持，但难以实现合同全生命周期管理。不同部门、不同岗位对合同管理有着不同的需求，合同业务主管部门关心合同签订的合规性以及履约过程中存在的风险，财务部门关心销售合同回款、采购合同付款信息，决策层关心资金使用效率、企业运行质量等。纸质合同和电子文本合同管理均受人的主观因素影响，数据质量参差不齐，难以满足企业各职能部门对合同多样性的要求。

（2）业务系统间缺少集成，难以支撑企业合规经营的管理要求。从制造型企业业务过程看，销售-生产-采购-合同-财务形成产供销的闭环管理，生产系统与采购系统集成，可以感知生产计划对物资的实际需求；合同系统与采购系统集成，可以获得采购订单计划、合同履约结果；财务系统与合同系统集成，可以获取资金计划需求。目前，大部分单位合同管理还是合同文本的电子管理，是将纸质合同电子化而已，仅仅管理了合同流程中的起草、审批、变更和查询环节，缺少上下游业务数据的连通和相互支持，合同管理还是一个信息孤岛[3]。合同履约中的风险，仅靠人为识别、上报、管理，难以满足企业事前审查、事中监督、事后评价的合规性要求。

（3）数据结构化不充分，难以赋能企业智慧运营的发展要求。对于制造型企业来说，合同管理工作是企业运营管理的重要活动之一，它不仅反映了一个企业的运营管理水平，更是企业提高资金效率、降低生产成本、防范运营风险的重要途径。纸质合同、电子文本合同难以提供准确的当期资金收付计划，资金计划安排需要人为上报、评估，执行率差；器材采购周期缺少数据优化，一边是采购库存不断增加，一边是生产现场器材匮乏；合同履约条款以文字形式描述，管理层难以及时感知合同履约过程中存在的隐患；数据结构化不充分，系统间数据不共享，缺乏业务间数据钩稽关系，对企业决策层而言，就像“盲人摸象”，难以得出企业全面、准确的运营态势。

1.3 合同管理数字化的作用与意义

合同管理数字化的目的是对合同数据的利用和挖掘，用于企业降低生产成本、提高资金使用效率、优化采购期量标准、开展供应商评价等，对合同履约过程进行监督和评估，实时感知企业经营中的风险，提高企业合规管理水平[4]。

2 构建数字化合同的总体思路和路径

2.1 目标和方向

数字化合同的目标是实现合同管理的“5 种能力”，工作的方向是业务系统间横向集成、数据纵向贯通，构建合同、生产、采购、财务、合规等管理业务信息系统网。系统间数据共享，销售合同为生产管理提供制造依据，生产计划给器材采购提供购买依据，采购订单计划（即从哪儿买、买多少、单价多少、总金额等）成为合同签订依据的唯一来源，合同管理为财务管理提供资金收支计划，企业合规管理和运营绩效反映在合同履约过程和结果中。

2.2 合同管理数字化转型的路径

信息技术发展为合同管理数字化转型提供了方法和路径。首先，企业各项业务都有自己的信息系统，比如，生产的ERP 系统、MES 系统，采购的采购管理系统，财务的财务共享系统、帐务系统、合同管理系统等。其次，各业务系统间的数据可以根据管理需要进行集成、流转和共享。最后，通过这些业务系统的建设和应用，为各类专业人员提供了用IT 架构的思想，弥补了企业生产运营中短板和弱项，信息系统跟随企业管理要求不断迭代升级，这些都为数字合同管理奠定了技术基础。

2.2.1 健全企业合同管理相关制度

合同管理规章制度是企业合规管理的基础，必须按照体系化思维，以流程为管理对象，通过对流程的系统化设计、控制和持续改进，使实际运行的流程显性化、规范化、标准化，为后续信息系统的建设提供依据[5]。梳理企业合同管理业务，根据业务需求开展合同授权管理；按照各职能部门职责分工，明晰合同管理业务中的管理职责；梳理业务流程表单，制定合同签订、履约、变更、终止、解除和日常监督活动要求；解决合同履约条款结构化的问题，结合业务实际建立合同模板库。完善相关制度，实现制度流程化、流程表单化、责任分工明晰、数据驱动业务。

2.2.2 设计企业统一的应用架构

围绕“协同价值链、延伸创新链、构建信息链、硬化责任链”的要求，系统提升企业合同管理能力，构建业务协同、应用集成、数据共享、运营安全、灵活开放的应用架构，支撑企业全面协调、可持续发展的运营管理体系。合同管理承接采购的订单计划，作为合同签订的依据，接收库房到货的信息，向财务提供付款信息，开展合同履约评价；合同管理向生产管理提供产品销售信息，作为生产计划输入，也接受产品交付信息，向财务提供收款信息，开展合同履约评价。通过应用架构的设计，建立以流程为主线、集成一体化的企业运营管理体系。

2.2.3 建立合同管理信息系统

合同管理信息系统首先要改变合同文本结构化机制，实现合同文本关键条款数据的有效获取、识别，对合同关键履约点进行任务式管控[6]。其次，构建合同与采购、财务、生产、经营、风险等相关业务信息系统集成，提供有效的数据接口，形成企业产供销的数据闭环管理。最后，提供数据统计分析展示功能，实现企业合同数据“内增效、外增值”的管理目标，使管理人员可以透视企业合同管理的现状，发现合同管理中存在的风险，让决策层感知企业运营态势，为企业决策层提供精准、立体、全方位的运营数据。

2.2.4 对有关系统升级改造

按照企业统一的应用架构要求对相关应用系统进行改造升级，能够向合同管理系统提供数据支持，或者为合同管理系统提供数据服务，实现系统间数据的互操作。

2.3 合同管理数字化转型过程中需要注意的事项

合同管理是一项综合管理业务，涉及企业的方方面面。合同管理数字化转型需要从基础工作做起，多个业务部门共同协作、共享共赢。为了保障不同业务系统间数据的有效流转，数据治理成为首要事项，大部分企业存在数据治理保障机制不全、尚未建立可持续的数据改进机制、业务参与度不足、数据标准不统一、数据质量差等问题，阻碍了系统间数据的共享共用。建立合同文本结构化机制，由业务部门和管理部门联合定义合同模板，是目前行之有效的管理方法。做好数据安全管理，合同中客户、单价、金额、履约条款等信息都是企业的商业秘密，必须建立数据安全机制，数据共享利用应以数据安全为前提，维护数据安全和促进数据开发利用成为相辅相成的车之两轮。

3 构建数字化合同的关键点

3.1 用体系化的思想统筹合同管理的数字化转型工作

合同管理数字化实际是以合同管理业务的流程为主线，将有关业务信息系统集成，实现数据共享，实现多业务系统的融合。合同管理涉及销售、生产、采购、财务、法务等多个部门，大家需要形成共识，聚焦企业降本增效、提高资金效率、压减“两金”，为实现科学管理的目标共同发力。每个部门都是合同管理数据的提供者，也是合同数据分析结果的受益者，可以从合同数据中发现自身的短板和弱项，为企业智慧运营增砖添瓦。

3.2 合同管理数字化转型是一个迭代升级的管理过程

人们认识事物的本质是辩证发展的过程，合同管理工作也不例外。从纸质合同到电子文本合同再到合同数字化，为信息技术发展提供了技术工具，是企业管理自我要求不断提高的必然结果。各个企业可以结合自身的产品特点、组织架构、管理水平，逐步向合同管理数字化方向努力，积跬步以至千里，最终目标是将合同数据用于企业科研生产管理。

3.3 合同管理数字化是一项系统工程，需要领导层大力支持

无论是企业组织模式的转变，还是人财物的投入，都需要决策层支持。领导的支持，可以凝聚共识，统一思想，形成合力，尽快达成企业的管理目标。

4 实施效果

通过合同管理的数字化转型，进一步提升企业运营态势感知、分析和决策能力，提升企业在计划调节、资金效率、合规监管方面的履职能力，提升服务决策和信息化管理的能力，提高信息共享、业务协同和数据共享管理水平，助力国家治理体系和治理能力现代化[7]。

利用合同数据开展企业健康研究，有助于企业管理者了解企业经营管理中存在的隐患，对促进企业稳健发展具有重要的现实意义。一方面，加强企业经营发展的宏观指导，引导企业健康发展，防范潜在风险。另一方面，保证企业持续健康发展，促进企业提质增效。

5 结语

从合同管控手段、模式、理念上进行创新，实现合同管理从文本管理到数字化的转型升级。促进合同数据在企业内部共享共用，更好发挥数据在优化监管方式、提升监管效能、促进企业高质量发展等方面的作用，有利于完善企业运营体系，实现国家治理能力现代化。