加班管理，寻求“最优解”

文/李闯

案情提要

吴某于2019 年12 月入职某医药公司，月工资为18000元。该医药公司加班管理制度规定：“加班需提交加班申请单，按程序审批。未经审批的，不认定为加班，不支付加班费。”吴某入职后，按照该医药公司安排实际执行每天早9 时至晚9时，每周工作6 天的工作制度，公司规章制度中明确21∶00之后方起算加班时间，21∶00 之前不计入加班时间。吴某按照公司加班管理制度提交了加班申请单，但公司未实际履行审批手续。2020 年11 月，吴某与该医药公司协商解除劳动合同，要求公司支付加班费，并出具了考勤记录、与部门领导及同事的微信聊天记录、工作会议纪要等证明材料。该医药公司虽认可上述证明材料的真实性，但却以“无公司审批手续”和“21∶00 之前的时间不应计入加班时间”为由拒绝支付。吴某遂向劳动人事争议仲裁委员会（简称仲裁委员会）申请仲裁，请求裁决某医药公司支付2019 年12 月至2020 年11 月的加班费50000 元。仲裁委员会裁决该医药公司支付吴某2019 年12 月至2020 年11 月的加班费50000 元，该医药公司不服仲裁裁决，诉至法院。

法院认为，本案有两个争议焦点：一是该医药公司能否以“无公司审批手续”为由拒绝支付吴某加班费；二是规章制度规定的“21∶00 之前的时间不应计入加班时间”是否有效。

《劳动法》第四十四条规定：“有下列情形之一的，用人单位应当按照下列标准支付高于劳动者正常工作时间工资的工资报酬：（一）安排劳动者延长工作时间的，支付不低于工资的百分之一百五十的工资报酬；（二）休息日安排劳动者工作又不能安排补休的，支付不低于工资的百分之二百的工资报酬。”《工资支付暂行规定》（劳部发〔1994〕489号）第十三条规定：“用人单位在劳动者完成劳动定额或规定的工作任务后，根据实际需要安排劳动者在法定标准工作时间以外工作的，应按以下标准支付工资……”从上述条款可知，符合“用人单位安排”“法定标准工作时间以外工作”情形的，用人单位应当依法支付劳动者加班费。

《劳动合同法》第四条规定：“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。……用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为确定双方权利义务的依据。

针对第二个争议焦点，公司的员工手册规定21∶00 之后起算加班时间，并主张18∶00 至21∶00 是员工晚餐和休息时间，故 自21∶00 起算加班。鉴于18∶00 至21∶00 时间长达3 个小时，远超过合理用餐时间，且在下班3 个小时后再加班，不具有合理性，在该公司不能举证证实该段时间为员工晚餐和休息时间的情况下，其规章制度中的该项规定不具有合理性，人民法院依法否定了其效力。

本案中，吴某提交的考勤记录、与部门领导及同事的微信聊天记录、工作会议纪要等证据形成了相对完整的证据链，该医药公司亦认可上述证据的真实性。虽然该医药公司未实际履行加班审批手续，但并不影响对“用人单位安排”加班这一事实的认定。故仲裁委员会和法院均依法裁决该医药公司应向吴某支付加班费。

合法的规章制度既能规范用人单位用工自主权的行使，又能保障劳动者参与用人单位民主管理，实现构建和谐劳动关系的目的。不合理的规章制度则会导致用人单位的社会声誉差、认同感低，最终导致人才流失，不利于用人单位的长远发展。

典型意义

劳动争议案件的处理，既要保护劳动者的合法权益，亦应促进企业有序发展。合法的规章制度既能规范用人单位用工自主权的行使，又能保障劳动者参与用人单位民主管理，实现构建和谐劳动关系的目的。不合理的规章制度则会导致用人单位的社会声誉差、认同感低，最终导致人才流失，不利于用人单位的长远发展。

用人单位制定的合理合法的规章制度，可以作为确定用人单位、劳动者权利义务的依据。一旦用人单位以规章制度形式规避应当承担的用工成本，侵害劳动者的合法权益，仲裁委员会、人民法院就会依法予以审查，充分保护劳动者的合法权益。用人单位应当根据单位实际，制定更为人性化的规章制度，增强劳动者对规章制度的认同感，激发劳动者的工作积极性，从而进一步减少劳动纠纷，为构建和谐劳动关系做出贡献。

专家点评

本案为最高院发布的劳动人事争议典型案例，从案例中可以看出，该用人单位为了规避加班费风险，设置了加班审批制度，但是在实际履行中，员工本人提交了加班审批，而用人单位未履行审批手续，系用人单位怠于履行审批权。

从举证责任的角度而言，《劳动争议调解仲裁法》第六条规定：“发生劳动争议，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。”

加班管理是用人单位人员管理中的重要模块，用人单位需要充分平衡单位的工作任务、员工的工作效率、员工的休息时间、单位的加班费成本等多方面因素，方能从中寻求最优解。

《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》（法释〔2020〕26 号）第四十二条规定：“劳动者主张加班费的，应当就加班事实的存在承担举证责任。但劳动者有证据证明用人单位掌握加班事实存在的证据，用人单位不提供的，由用人单位承担不利后果。”

可见，主张加班费的劳动者有责任按照“谁主张谁举证”的原则，就加班事实的存在提供证据，或者就相关证据属于用人单位掌握管理提供证据。用人单位应当提供而不提供有关证据的，可以推定劳动者加班事实存在。本案中员工提供了考勤记录、聊天记录、工作会议纪要等证据，已经可以就其加班事实形成证据链，而用人单位既认可劳动者相关证据的真实性，也未提出相反证据，在此情况下，法院支持劳动者的加班费诉求就属于正常判决了。

那么，用人单位在进行加班管理或就加班费之诉应诉时，一般应该从哪些角度入手呢？

首先，要注意工时制度。我国实行三种工时制度，即标准工时制、不定时工时制和综合计算工时制。不同的工时制度下，加班时长的认定及加班费计算的标准都不一样。其中，标准工时制系目前通行的工时制度，适用人数最多，要求每天工作时间不超过8 小时，每周工作时间不超过40 个小时，每周至少休息一天，多数加班费争议均产生在该工时制之下。不定时工时制和综合计算工时制一般情况下需要经过劳动行政部门的审批方可使用。不定时工时制有如下特点：

（1）工作起止时间不固定，工作时长不确定，工作地点不固定。

（2）一般情况下，不执行加班规定。法定节假日安排不定时工作制员工工作的，部分地区（上海市、深圳市等地）需支付加班费。《工资支付暂行规定》规定，实行不定时工作制的劳动者，不执行加班的规定。

（3）一般不适用迟到、早退等考勤规定。

综合计算工时制分为年、季、月三种类型，分别对应为：

以年度为周期的综合计算工时，年度总工时为2000 小时[（365-52×2-11）×8]；

以季度为周期的综合计算工时，季度总工时为500 小时[（250÷4）×8]；

以月度为周期的综合计算工时，月度总工时为167 小时[（250÷12）×8]。

在对应的综合计算工时周期内，可以出现日工作时间超过8 小时、周工作时间超过40 个小时的情况，但是不得超过对应周期总工时，超出部分需要按照1.5 倍工资的标准计算加班费。因综合计算工时制度的特殊，该工时制对应人群不存在休息日加班的概念，但是由于综合计算工时本身是剔除了法定节假日的，因此安排劳动者在法定节假日工作的，即使没有超过本周期对应的工时数，也需要按照3 倍工资标准计算加班费，且该期间不计入本周期正常工时数中。

其次，规章制度中应当有加班审批制度的设置，且该设置应当符合合理性原则，同时该制度应当实际落地执行。用人单位应当设置具有合理性和合法性的规章制度，避免出现如本案中所示的晚餐时间3 小时、21∶00 点之后方才计算加班时长等违反常理性原则的规定。在内容合理合法的前提下，经过民主程序建立加班申请和加班审批制度，员工在加班前应当提前递交加班申请，说明加班原因和预估加班时长，经单位同意后方可进行加班，在加班完成后应当根据实际加班情况递交加班审批，单位经审批后方可确认有效加班时长。注意需要避免出现本文案例中加班审批流于形式的情况，实践中，对于确实需要员工加班的情形，应当据实审批员工的加班申请和加班时间，在有确实的审批流程的情况下，法院方才认可加班审批制度的真实性，由此方能避免员工仅凭考勤记录来认定加班的情况。

最后，如上述工时制度和审批制度都无法支撑用人单位减少员工工作时间记录的，则用人单位需要注意从考勤时长中剔除休息时间，如用餐时间、午休时间等，对于存在值班的情况，用人单位需要证明值班期间员工并非处于工作状态等，以此来尽量减少工作时间的认可。

综上所述，加班管理是用人单位人员管理中的重要模块，用人单位需要充分平衡单位的工作任务、员工的工作效率、员工的休息时间、单位的加班费成本等多方面因素，方能从中寻求最优解。