公立医院高质量发展背景下医院办公室职能转变探析

王琛,韩建峰,毛慧萍,苏梓涵

(西安交通大学第一附属医院,西安市 710061)

高质量发展是目前公立医院发展的主旋律,是公立医院深化医改的新导向。高质量发展重在以坚持和加强党的全面领导为根本,构建新体系、引领新趋势、提升新效能、激活新动力、建设新文化,推进医院转变发展方式,最终实现建立健全现代医院管理制度的目标。“三个转变、三个提高”是新时代公立医院实现高质量发展的必然之路。传统的粗放式管理模式已难以满足新时代公立医院高质量发展的需要,要想在“缓进则退”的医改潮流中稳步立足,就必须要更加注重提升发展的质量和效率[1-2]。公立医院要勇于突破思想禁锢,创新管理思维,善用现代管理理念,引进科学高效的管理方法和技术,以高质量的医院管理,服务保障医院的全面高质量发展。

医院办公室作为医院承上启下、沟通内外、综合协调的重要职能管理部门,在多数医院中,医院办公室是职能管理部门的“龙头”,不仅代表着医院的对外形象,更是在医院各类重大工作部署落实中发挥着内外上下协调联动的“中枢”作用。在公立医院高质量发展的背景下,医院办公室不仅要做精做细各类日常事务,还要顺应改革发展形势,主动创新作为,不断适应行业发展新需要,以办公室的科学管理带动提升医院行政管理的科学化、精细化、规范化水平[3]。医院办公室该如何更好地平衡各类工作,转变重点职能,通过管理创新和提升,引领带动建立健全现代医院管理制度,更好地服务发展核心,是新时代背景和机遇下的新命题。

SWOT分析是基于内外部竞争环境和竞争条件下的态势分析。SWOT法已被广泛应用于医院发展战略分析、科室发展规划研究等医院管理方面多个领域。全面地认识并把握医院拥有的优势,面临的劣势,所处的机会和威胁,通过优势互补,扬长避短,紧抓机遇,化解风险,有助于医院动态调整发展战略,乘势而上突破发展瓶颈。同样,作为科室管理者,也必须要适应医院发展的需要,根据各级主管部门政策要求及医院战略发展规划,不断创新管理理念和管理机制,延伸工作内容和工作方式[4]。通过对办公室在医院发展中所处内外部环境的分析研判,精准把握办公室职能定位,从而制定与医院发展相适应的办公室发展战略和规划。

1 医院办公室的传统工作职能

1.1 服务及沟通协调职能

办公室是医院工作运转的轴心,承担着为全院教职工用印、医院资质证明开具、公文流转与处理、院级会议及重要活动的组织协调保障等日常服务工作,既要服务于医院领导和广大干部职工,做好上传下达、下情上知,同时也要对外服务各类患者咨询投诉和外单位办事人员,充分展现医院的良好形象。

1.2 专项业务管理职能

医院办公室除了日常相对固定的“办文、办会、办事“等主要工作职能外,还承担了许多需要协调多部门动员、多科室共同参与的专项工作,如医院应急工作、内部控制工作、深化综合改革工作、三级公立医院绩效考核工作、多院区协调管理工作等,在多项多部门协作专项工作中承担组织协调和上下沟通的职能。

1.3 参谋助手及秘书职能

医院办公室作为与医院领导关系最近的部门,服务好院领导也是办公室的一项重要的核心职能。服务好院领导不仅仅是做好与院领导相关的各项工作的综合协调,更重要的是要发挥好参谋助手功能,对与医院发展相关的各类信息筛选、加工和处理后,为院领导科学决策提供参考依据;同时将医院决策和领导指示及时传达并督办,确保顺利落地实施。

2 医院办公室工作职能SWOT分析

公立医院高质量发展的推动实施,最终落脚点是通过强化体系创新、技术创新、模式创新、管理创新,实现建立健全现代医院管理制度的目标。在公立医院高质量发展背景下,办公室在传统的工作职能上,也面临着许多机遇和挑战。SWOT矩阵分析有助于办公室把握内外部环境变化,充分利用优势,弥补劣势,根据自身特点,确定办公室职能定位和发展规划方向,更好地服务医院高质量发展。

优势(S):医院办公室一直是行政职能科室的“排头兵”,特别是公立医院党的建设工作不断加强,部分医院已经实现了党办和院办合二为一,办公室具有较强的组织能力、号召能力和协调能力,在医院多项重大工作的推动落实方面发挥了重要的作用。办公室一般承担着医院年度工作总结、工作计划、十四五发展规划等的编制工作,对各级主管部门的文件政策要求和医院战略发展规划的认识和领悟更为深刻。

劣势(W):由于笔者所在医院、所处地理位置制约,西北地区整体发展水平与其他发达地区还有一定的差距,思想解放和锐意改革创新的能力还有待提升。此外,办公室工作比较琐碎繁杂,较其他职能管理部门,专业性不突出,青年人获得专业性的学习成长机会较少,工作人员水平参差不齐。

机会(O):医院科学性精细化管理不断得到重视,医院管理能力和水平在医院发展中的重要性不断凸显。伴随着医院快速发展的同时,招聘引进了大量的管理人员,为医院管理队伍注入新活力。办公室新进工作人员有公共卫生与预防医学、法学、文学、公共管理学等不同的专业背景,呈现学历层次较高、年龄年轻化的趋势,为办公室的创新发展提供了无限的潜力和可能性。

威胁(T):深化医药卫生体制改革、公立医院综合改革、医保支付方式改革、人事薪酬制度改革等越来越多的改革发展任务需要医院多部门协同完成。医药卫生体制改革已迈入攻坚期,公立医院正处于向高质量的内涵式发展的关键期,医院办公室是保落实的重要一环[5]。同时,医院的快速发展对行政管理人员素质、本领、能力等方面提出了更高的与时俱进的要求,医院拓展的新业务领域需要以及行政管理部门固定的薪酬绩效也在一定程度上导致了办公室人员流动性大,部分重点工作不得不因人员变动进行调整而严重影响了工作的开展效率和质量。

3 医院办公室管理创新与提升

通过对公立医院高质量发展背景下医院办公室优势—劣势—机会—威胁矩阵分析,结合SO策略、ST策略、WO策略和WT策略,根据医院办公室所处内外部环境的变化,依托优势,利用机会,弥补劣势,减少威胁,进一步明确科室的发展规划与方向(详见图1)。

优势(S)劣势(W)1.具有较强的组织能力、号召能力和协调能力。2.能够深刻把握与领悟医院发展最新文件政策要求和医院战略发展规划。1.思想解放和锐意改革创新的能力还有待提升。2.办公室工作专业性不突出,青年人获得专业性的学习成长机会较少。3.工作人员水平参差不齐。机会(O)SO(依托优势,利用机会)WO(弥补劣势,利用机会)1.医院管理重要性不断凸显。2.新进人员为办公室管理队伍注入新活力。3.办公室管理队伍呈现学历层次较高、年龄年轻化的趋势。1.发挥导向指挥棒作用。2.发挥组织优势和宣传优势,增强医院发展凝聚力。3.主动创新,引领带动。1.牵头建立起青年管理人才培养成长体系。2.人尽其用,发挥专长,为青年人成长进步提供广阔的平台,共同服务医院高质量发展。威胁(T)ST(依托优势,减少威胁)WT(弥补劣势,减少威胁)1.越来越多的改革发展任务需要多部门协同完成,办公室是保落实的重要一环。2.医院快速发展对办公室工作人员素质、本领、能力等方面提出了更高的与时俱进的要求。3.办公室人员流动性大。1.建立起权责明晰、运行有序的部门协作制度。2.制定合理的人才培养计划,优化办公室管理团队结构。1.转变观念,进一步解放思想。2.探索完善科学的考核和绩效分配机制。

3.1 发挥导向指挥棒和参谋助手作用,服务医院核心工作与改革发展大局

随着全面深化医改的持续深入推进,党委领导下的院长负责制、国家医学中心和区域医疗中心建设、推动公立医院高质量发展、三级公立医院绩效考核、医保支付方式改革、医疗服务价格改革等政策改革,引领指导了我国医疗卫生健康事业的发展方向,给公立医院发展提出了新的更高的要求,公立医院要更加注重发展的效率、质量和内涵。医院办公室的工作不再单纯仅仅是传统的事务性工作,办公室面临各项工作挑战和服务对象更加多样化。医院办公室作为医院政令畅通和上传下达的重要部门,必须要推进办公室管理创新,创新和延伸办公室的工作内容与内涵。

医院办公室承担着统筹制定医院不同发展时期战略目标和发展规划的重要职能,只有把各级主管部门的文件政策要求及相关法规深入研究、全面把握,才能为院领导决策提供高质量的前瞻性建议,为医院长远发展提供明确的发展方向。办公室要融会贯通与医院发展密切相关的各类政策,发挥导向指挥棒作用,紧跟国家医疗改革政策的步伐,动态调整重点工作方向,推动医院健康可持续地高质量发展。

3.2 主动创新,引领带动,发挥组织优势,增强医院发展凝聚力[6]

在医药卫生体制改革的大形势下,医院发展如逆水行舟,不进则退。办公室作为医院行政职能科室的排头兵,主动适应改革形势发展需要,以科室的高质量发展引领带动医院各项业务工作的高质量发展,是办公室义不容辞的使命。目前,多数医院已在推进落实党委领导下的院长负责制,部分医院已实现了党办和院办合署办公。

独特而强大的组织优势,是中国共产党团结带领全国人民,凝聚社会各方力量,筚路蓝缕走过百年奋斗路的“密码”,这也是“中国共产党为什么能”的“金钥匙”。总书记强调:“党的力量来自组织,组织能使力量倍增。”医院党委是党联系群众、服务人民的重要窗口,办公室要充分发挥党委组织优势,通过广泛的宣传动员,引领全院教职工心往一处想,劲往一处使,增强医院发展的向心力和凝聚力,从而形成全院上下一盘棋,同心同德促发展,群策群力促医院高质量发展的良好局面。

3.3 上传下达,内外协调,更好地发挥办公室桥梁纽带功能

医院是社会系统不可或缺的一个有机组成部分,承担着特定的社会职能。医院处于社会环境之中,必须适应社会环境的各种要求和变化,与社会保持较佳的适应状态,才能健康可持续地发展。医院高质量发展要求医院在提升内部管理水平和医疗服务能力的同时,也要加强区域联动健康服务能力,深化与各级主管部门、兄弟医疗机构、院前急救机构等的协同,通过区域医疗服务网络的深度融合协作,为人民群众提供更为优质的医疗服务。

医院办公室作为综合协调管理部门和医院对内对外联系的窗口,既要进一步做好院级领导指示传达落实和职工诉求收集反馈,更重要的是在医院发展和学科发展中发挥枢纽作用,使得医院发展战略及时准确地传达到学科,学科的发展规划及时呈报院级领导,同时协调调配医院内部资源,争取外部包括各级主管部门、行业等的资源,协调平衡各个方面,做好上下内外协调的润滑剂,汇聚各方资源和智慧,共同服务医院发展。

3.4 建立健全青年管理人才培养成长体系,为其提供成长进步平台

目前,相对于医院临床、护理较为成熟的人才培养成长体系和路径,医院管理人才的培养多是依赖于经验式的“传帮带”和个人自主学习提升,很少有专门的培养专业管理人才的措施,因而使得多数医院管理人员缺乏系统的管理知识和思维方式。随着医院管理方式由传统的粗放式迈向科学化、专业化、精细化,经验式的管理方式已难以满足现代医院高质量发展的要求,亟需建立起专业化的管理人才培养体系和路径[7-9]。

公立医院高质量发展的目标是推动建立健全现代医院管理制度,培养具有创新能力、服务意识和综合把控协调能力的复合型人才。创新驱动发展,人才引领创新。医院青年行政管理人员是医院发展的管理后备人才,是医院管理发展的根本保证。医院办公室是行政管理部门的“排头兵”,要从管理人才培养着手,逐步建立起系统、科学的管理人才培养体系,培养一批综合素质高、服务意识好、创新能力强的高水平医院管理人才,为新时代医院高质量发展提供有力的管理人才资源支撑。

医院办公室是贯彻落实医改工作、深入推进各项政策要求顺利落地实施的重要枢纽,也是建立现代医院管理制度的核心推动力量,要进一步解放思想,转换发展观念,顺应时代和行业发展潮流,不断改革创新自身管理体制机制,增强自身素质和工作水平,提高医院办公室的管理质量,并通过在医院行政管理部门中的引领带动效应,促进医院管理的高质量发展[10]。