新媒体环境下高校档案管理工作的创新路径

王璨 董婷姝

摘 要：新媒体是以互联网为前提与基础，依托诸多信息技术形成的新发展环境，为各领域、各行业创造了新契机。高校档案管理工作亦是如此，抢抓机遇，大力革新，充分借助新媒体视域下的传播载体与传播形式，为广大师生提供更加便捷的信息查询服务成为必然。因此，文章以新媒体为大背景，诠释当前高校档案管理工作创新的优势，审视基于新媒体的高校档案管理工作现状，探寻突破困境、发展创新的实现路径，以期为新媒体环境下高校档案管理工作的创新化与现代化推进提供参考或借鉴。

关键词：档案管理；高校；创新；新媒体；路径

随着高校信息化建设的不断发展以及各种数据采集手段日益丰富，高校档案数据量呈现爆发式增长趋势，给传统的档案管理方式带来了巨大压力。而日新月异的新媒体技术，不仅有益于实现档案信息的数字化、智能化管理，还能提高档案管理工作的效率性和可靠性。基于此，高校迫切需要在档案管理工作中探索新的创新路径和解决方案，利用新媒体技术实现高校档案管理工作的数字化、智能化和安全化等，以便更好地满足高校档案管理工作的需求，提升高校档案管理工作的水平和质量。

一、新媒体时代高校档案管理工作创新的优势

1.提升高校档案管理工作效率

新媒体技术使高校档案管理将纸质档案转为数字档案，大大提高了档案的存储和检索效率，特别是高校档案管理工作自动化处理技术的实现，如自动化归档、自动化备份和自动化检索等，更是降低了人工处理的时间和工作量，促使高校档案管理工作的劳动力成本显著下降。学生和教职工也不必再到档案馆查询，而是通过网络在线查询功能就能搜寻电子版的档案信息，查询效率和便捷性直线提升。此外，在新媒体环境下的新媒体分析技术，能够帮助高校档案管理人员快速发现在档案信息中潜在的问题，并提出改进方案，优化档案管理工作流程，为强化工作效率和管理水平提供保障。

2.增强档案信息的安全可靠性

首先，数据加密技术。新媒体技术提供了更加安全可靠的档案管理和保密措施，凭借数据加密技术，使得高校档案信息不易被非法获取或篡改。其次，访问权限控制技术。高校档案管理部门通过设置访问权限控制，能够有效限制档案信息的查看和使用范围，保证档案信息的安全性。再次，备份技术。基于新媒体技术支持的高校档案管理部门可采用云端备份技术，将档案信息备份到云端服务器，并设置多重备份措施，确保档案信息的安全性和备份的可靠性。最后，安全审计技术。高校档案管理部门凭借安全审计机制的设置，有助于定期对档案管理系统展开安全漏洞扫描和安全审计，发现问题及时修复和完善。由此可见，新媒体时代高校档案管理工作可采取多种措施，提高档案信息的安全性、保密性与可靠性。

3.不断优化升级档案服务质量

在新媒体环境下的高校档案管理部门可借助多种新技术与新手段，提供多样化的查询方式，如在线查询、短信查询、微信查询以及App查询等，方便用户随时随地查询档案信息。另外，在新媒体技术加持下的在线预约、邮寄服务和远程咨询等服务方式的诞生，促使高校档案管理工作更加趋于智能化管理、高效化服务以及优质化体验，大幅提升了高校档案管理工作的服务水平，满足了不同用户的需求，为用户提供了更好的服务体验，提高了用户满意度。

4.增进有价值档案的实时共享

新媒体技术可以将高校档案管理工作数字化，实现档案信息的数据化管理，方便对档案信息深入挖掘和分析，进而及时发掘有价值的档案资源。在此基础上，借助智能化的新媒体技术，高校档案管理部门能够实现档案资源的实时共享，不同部门之间可以共享档案信息，有效避免了信息孤島的情况出现，提高了档案信息的利用率和共享效率。通过档案信息资源共享，有助于高校档案管理部门对档案资源多元化的利用，如教育教学、科学研究和社会服务等，进而实现档案资源价值的最大化。

二、在新媒体视域下高校档案管理工作现状的审视

1.档案管理工作重视力度不足

目前，部分高校在发展过程中，对档案管理工作的价值与意义仍缺乏深入认识，重视程度不够，实际的档案管理与相关工作的要求标准存在一定差距。尤其是部分高校过于重视教育教学与科研项目，将直接效益不明显的档案管理置之一旁，拨付给高校档案管理工作的经费十分有限，软硬件设备设施配备不到位，无法满足当下高校档案管理工作的现实需要，导致档案管理水平不甚理想，制约了高校档案管理工作有序开展。

2.档案管理的制度体系不够完善

在新媒体时代，面对信息被泄露和网络攻击等安全问题，传统的档案管理保密制度已难以满足现实要求，需要建立更加完善的档案保密制度。当前，高校档案管理工作的使用制度过于严格，缺乏灵活性和适应性，在新媒体时代下的档案使用制度，可允许用户根据自己的需求和权限查询和利用。同时，高校档案管理工作的归档制度缺乏规范性，加之动态化管理意识匮乏，导致档案归档不全面的现象时有发生。

3.现行档案管理模式仍比较滞后

从宏观上来看，当前我国高校的档案管理工作依然以传统的手工管理模式为主，引入的新媒体工具与技术多以辅助性的方式存在，未实现真正意义上的现代化或智能化管理。例如，高校的档案网站与网页的整体质量亟待提升，网站的更新速度较为缓慢，可访问性也相对较差，档案资源量不够充足等，重创建轻管理的现象较为普遍，高校档案资源的使用率和服务能力并未得到有效调动。

4.档案管理队伍实力相对薄弱

目前，部分高校档案管理工作人员数量不足，存在人员兼职或人员配置不合理的现象。由于人才稀缺，导致档案管理工作难以高质高效开展。同时，部分高校档案管理工作人员的教育背景与专业水平不匹配，较难胜任复杂的档案管理工作。特别是在新媒体时代，各种各样的新科技日新月异，新媒体技术的应用能力直接关乎高校档案管理质量与效率，但部分高校档案管理人员对新媒体技术的应用价值缺乏足够的认识，新媒体技术应用能力较差，无法有效利用新媒体手段提升档案管理成效，尤其是当前部分高校档案管理人员年龄偏大，对新技术的接受能力与使用水平不高，对计算机知识、网络技术等缺乏多方面的了解，一定程度上影响了高校档案管理工作与时代发展的同步推进。此外，创新思维和实践经验较为匮乏，难以推动高校档案管理工作取得突破性的进展。

三、在新媒体导向下高校档案管理工作创新的路径选择

1.明确档案管理工作意义，夯实服务意识

高校档案管理工作不仅能保障高校档案的信息储存，而且对高校的长远稳定发展具有深远意义。一般而言，高校档案管理工作内容涵盖了科研档案管理、师生档案管理和教学档案管理等多方面的信息，这些数据信息是高校发展历程逐步累积而成的珍贵信息资料，凭借这一系列信息可以折射出高校发展的整体样态。高校档案管理工作的重要性在于它不仅是高校管理和决策的重要依据，而且是为社会各方提供历史文献和信息资源的重要渠道，更是保护和传承文化遗产的重要手段。因此，高校档案管理工作应得到足够的重视和支持，立足于新媒体时代的高校档案管理工作创新也具有至关重要的现实意义。

2.建立健全档案管理制度，丰富服务资源

第一，健全保密制度。高校档案记录着个人信息、重点事件资料与重要的集体信息等，是学校制订与执行各项工作计划的关键凭证与依据。在新媒体网络语境下，由于网络系统的互通互联以及共享性的特征，导致档案信息面临较大的安全风险。对此，在日常工作中要求相关人员具备良好的职业道德与专业素养，不能随意泄露或利用高校档案信息，否则，会对学校乃至社会造成不可预估的损失。鉴于此，各高校应紧密结合本校的档案管理工作实际，制定健全的保密机制，明确规定档案管理人员必须严格遵循相应的保密条例，杜绝发生信息化操作中恶意泄露信息与不规范的行为，保障档案信息安全。

第二，健全档案使用制度。在新媒体环境下的高校图书馆档案管理信息化建设，旨在最大化发挥高校档案资源的使用价值，为社会、学校和个人提供优良的信息服务，要求学校不断完善与规范档案使用制度，提升档案利用的有序性。因而，高校要按照国家档案局的若干规定，清晰明确档案使用的各种手续、办理流程与相关标准，秉持以人为本的原则，构建安全认证机制。比如，任何需要登录计算机网络查询、调取或使用高校档案信息的人员，必须持有认证信息与相关资质，而档案管理者则需要凭借用户账号与登录密码才能进入高校档案管理系统内部，没有使用权限的人员一概不允许登录该系统，以避免高校档案信息资源丢失。

第三，健全档案归档制度。依照不同时期的档案内容，及时更新与调整档案规定制度。在新媒体环境下的网络信息技术得到了普及应用，如灵活、便捷和准确的电子档案凭借独特的功能与优势，迅速成为高校档案存储的主流模式。结合当下实际，高校档案管理工作应围绕电子档案与纸质档案，制定完善的归档制度，保障两类档案均完整、可靠和可追溯。利用新媒体技术管理高校档案以及档案归档制度的不断健全，是实现电子档案与纸质档案如期如实归档的必要条件。

第四，实施动态化管理制度。高校档案管理是一项较为复杂的工作项目，因档案资料涉及面广、信息量大和内容较多，所以，在信息采集过程中，应化繁就简，杜绝“凡文必扫”的过度存储问题，多措并举，提升高校档案系统查询效率，最大化促进操作的便利性。同时，高校档案管理人员要利用好新媒体技术做好此项工作的更新处理，提高档案信息的及时性、准确性与规范性，尽可能地实现高校档案管理的价值最大化，优化档案信息的使用率，为高校各项工作开展提供翔实且有力的数據参考。

3.创新档案管理方式方法，扩充服务内容

在传统的高校档案管理模式下，采用的档案信息存储手段不尽相同。因此，在新媒体环境下的高校档案管理和服务体系中，应合理利用新媒体技术，着力改善原有的工作模式，推进档案服务形式的创新，科学定位高校档案管理工作方向，便于高校档案管理工作能够深挖信息资源，实现档案管理方式的改进。例如，新媒体作为云计算不断发展的结果，拥有数据分析、挖掘与计算功能，为高校档案管理工作提供了不可多得的技术优势，有助于档案信息的智能化操作。值得注意的是，为增强在新媒体环境下高校档案管理工作的技术支撑，有必要优化现有档案的资源结构，在服务体系中设置个性化的高校档案信息存储选项，还可适当融入高校档案新资源，积极汇入第三方高校的优质档案资源，创设高校档案网络资源共享平台，突破传统档案管理封闭模式的束缚，提升档案管理的开放性与互利性，运用新媒体处理技术持续充实高校档案资源。特别是针对高校档案的信息服务，要遵守为广大校友服务的意识与理念，借助新媒体技术为校友提供多样化的远程服务。

4.打造档案管理专业队伍，筑牢人力支撑

首先，提高档案管理专业人才的培养质量。建立完善的档案管理专业课程体系，加强实践教学，促进理论教学与实际工作的深度结合，定期组织实习和培训，增强档案管理人才的专业素养和能力。其次，引进专业化的档案管理人才。在招聘档案管理人才时，注重专业能力和实践经验，鼓励有档案管理背景和经验的人员加入档案管理工作。再次，还要加强档案管理人员的团队建设，提升团队协作和沟通素养，建立有效的绩效考核机制，激发团队成员的积极性和创造力，且要鼓励档案管理人员积极参加行业协会和学术组织，不断学习和交流，提高专业素养和创新能力。最后，培养高素质的数字化档案管理人才。以数字化技术为核心，强化对档案数字化管理的研究和实践，培塑数字化档案管理人才，不断提升档案管理人员的数字化技术应用水平，实现档案信息的集中管理、共享和传播，提高档案管理效率和服务能力。例如，高校可尝试用讲座或座谈会形式宣传和推广新媒体技术，并配置以高品质的培训活动和新媒体档案管理技能大赛等，切实做到思想、理论与实践的“三管齐下”，促使高校档案管理人员具备扎实的现代化档案管理技能，确保档案管理队伍的整体素养能够跟上时代发展步伐。另外，高校可利用新媒体手段积极吸纳优秀的档案管理技术人才。比如，高校可通过官方的某信公众号、某博、某音、某手、某站等多媒体渠道，广纳人才，且在引进人才的过程中要加大对专业化、多元化兼具人才的扩充力度，重视实践能力与管理能力，为高校档案管理工作的创新奠定人才根基。

四、结语

从现阶段来看，新媒体技术促使高校档案管理工作更高效，也更具特色，有力激发了档案管理工作在高校教育教学中的效能。因此，各高校应充分认识到新媒体环境对档案管理工作的推动作用，最大化借助现代信息技术弥补传统高校档案管理工作的不足，形成优势互补，不断寻求新突破与新发展，高质高效完成改革创新任务，着力推动高校档案管理工作迈入新征程，切实为高校的整体发展打下坚实基础，为我国高质量人才培育提供强有力的档案信息支撑。

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（作者单位：1.宁夏大学人文与民族学部；

2.宁夏建设职业技术学院）

作者简介：王璨（1991—），男，汉族，宁夏银川人，本科，助理馆员，研究方向：档案管理；董婷姝（1992—），女，汉族，宁夏银川人，硕士研究生，助教，研究方向：思政教育。