浅议新时代运动员档案数据化建设

摘 要：运动员档案涉及运动员从入队到退役的各个方面，文章对运动员档案管理现状及存在问题展开分析，建立分布式运动员档案信息管理系统，有效整合运动员档案信息资源，为数据挖掘和大数据分析建立基础，提高运动员档案的全面性、有效性和利用率。

关键词：运动员档案；档案数据化；元数据；人工智能；区块链技术

运动员档案是在运动员管理活动中形成的记录以及反映运动员训练、比赛、学习、生活等各项内容，是对国家和社会有保存价值的文字、图表、影像等各种载体和形式的历史记录，可以展现运动员的思想品德、训练比赛、学习生活等基本面貌和成才发展的轨迹，对运动员档案展开数据化、信息化建设与管理，运动员的档案信息得到有效整合、统计与分析，可以为领导决策和运动员管理工作提供科学依据，有利于提高运动员各方面的素质和促进其自身的发展，从而带动运动项目和事业的整体发展。

一、运动员档案管理现状与存在的问题

1.档案资料不全，档案资料分散管理，档案信息碎片化

运动员档案资料涉及多个部门，人事部门负责运动员人事档案方面的资料，训练竞赛部门负责运动员训练、比赛等方面信息，科研医务部门负责运动员身体机能及伤病等信息，教学部门负责运动员教育、学籍信息，组织部门负责运动员团组织、党组织信息。各部门因忙于各自业务工作，对需要入档管理的资料不能按时转接，应归档材料转接不及时，转接过程不正规，运动员等级信息、比赛成绩、学历材料易出现缺失。各部门管理标准不一样，常出现转接时该入档材料没有，确有不需入档的材料，虽有需入档材料清单，但因表格名称的更新、制度规定变化带来的不同，出现无法一一对应情况，增加转接的难度和次数，容易造成档案缺失。

2.归档材料信息不准确，信息记载不一致

运动员在训期间，会填写各种表格，每个部门因工作角度不同，同一信息栏目对应不同时间。例如，关于入队时间，训练、科医部门记录实际入队训练时间，人事部门记录签订协议时间。因运动员普遍年龄偏小，表格填多了，自己也记不住哪个时间对应哪个栏目，易出现填错情况。归檔材料在交接审核中发现不一致，经过信息确认，对填写错误的材料需重新填写或重新审批，材料重新审批涉及部门多、难度大，增加档案管理人员工作量，降低了工作效率，增加了工作难度。

3.档案信息利用率低

运动员档案信息未能得到充分有效的使用。运动员的档案信息记录了运动员从入队到退役的全过程，具有行业特殊性，是宝贵的信息资源，对其开发与利用有助于运动员个人发展制定规划，对运动项目的发展与提高、整个体育行业的高质量发展都具有参考与指导意义。目前，运动员档案信息缺乏系统性管理，只有简单的分类分项查询，未实现信息的整合，信息查询重复率高，运动员自查、部门之间查询、地市向省里查询不方便。运动员档案信息和相关数据缺少统计分析，如运动员成绩统计方面，存在多部门多次统计情况。在人事部门，运动员成绩关系其考核等，在考核过程中，需要对每个运动员统计其全年参加过的各类比赛的成绩，因训竞部门的成绩统计通常以比赛为单位，而人事部门是以运动员为单位统计，就会出现人事部门在全年所有比赛成绩里查找，有的运动员在一场比赛中参加了多个比赛项目，查询数据多，易出错，也不便于核对和查错。

4.档案信息多样化，纸质档案无法满足需要

档案信息中运动员训练和比赛影像、视频等资料的存储与检索，不同于传统纸质档案，运动员在训练和比赛中会有大量的视频影像，对于成绩分析及运动水平提高具有重要作用，需要建立相应的档案信息管理模式，开展档案信息的数字化和数据化，为大数据分析和统计建立数据基础。

二、运动员档案数据化管理

运动员的档案为运动员积淀了历史，将运动员的训练过程通过文字或数字形式记录保存，可反映运动员的成长过程，运动员档案是体育档案的重要内容，有助于总结训练经验，提高训练水平，为更好地培养优秀的运动员提供参考。

1.档案信息数据化

运动员档案信息按形成部门分为人事档案信息、训练数据信息、比赛成绩信息、科研医务保障信息、学历信息等；按档案信息类型分为纸质档案信息、图片信息、影像信息、电子报表信息等。以部门为单位的档案信息数据化，形成电子组件，如文书类电子档案的组件包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等。根据档案信息类型的不同，分类数据化。对传统介质的纸质档案、缩微档案、声像档案，利用扫描技术、多媒体技术、数据压缩存储技术，通过扫描、拍摄、采集转换成可在计算机系统中存储的档案形式，开展档案信息数字化；对已形成的电子文件，按照文件格式、形成部门、保存期限和使用特点等开展分类设计与管理，建立数据库，如训练数据、科医保障信息及比赛成绩，具有数据量大、关联度高、统计分析需求高的特点，人事信息、学历信息具有查询检索率高的特点。

2.建立元数据

元数据是描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。元数据是描述数据的数据，参考《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54-2014）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63-2017），建立内容元数据、结构元数据、关联元数据、人员元数据、部门元数据、管理过程与系统元数据、管理与服务机制元数据、资源整合元数据。完成对组成各类档案信息的数据本身标记语言、格式语言、套用、复用共享机制和转换机制等描述，标记内容及其结构，信息间的关联、人员和部门权限、信息管理过程和系统的运行模式、工作流程、模块调用、系统控制等的描述，信息资源使用与管理中的资源评价、使用控制、权限管理、长期存取等方面的政策和控制机制展开描述。同时，也要详细描述档案信息资源集合及其管理组织体系。元数据的建立与使用，有力保障了电子文件和电子档案信息的真实性、完整性、可靠性、可用性，为数据共享和检索利用建立了良好基础。

3.利用人工智能技术简化档案数据化操作与元数据建立

随着科技快速发展，AI技术将在各行业领域得到更多的应用。（1）人工智能的图像识别和处理技术，可以有助于档案的文本化和数字化；（2）设定执行命令和程序，完成电子档案的数据化及元数据的建立与封装；（3）利用人工智能的知识学习技术，设置报错机制，从而使处理过程不断优化。利用人工智能技术检测录入、收集档案数据的真实性、完整性、可靠性和可用性，源头数据的正确是日后数据使用的关键和基础，减少人工参与，降低人工投入，减少因档案信息化初期建设而增加的工作量，降低人工出错率，提高录入信息的正确性。

4.信息资源整合与管理

一是建立运动员档案信息管理系统，整合信息资源，保证档案信息的真实性与准确性，提高档案信息的全面性、一致性和利用率，避免重复录入、提高工作效率和准确性。

二是系统采用分布式架构，以部门为单位，利用区块链技术，部门即为一个节点，负责本部门信息的管理。区块链技术主要包括P2P技术、共识算法、密码和分布式存储技术，具有去中心化的分布式存储、非对称加密、不可篡改、可追溯等特性。各部门成为区块链中的节点，上传档案信息到区块链，上传的档案信息需要通过节点认证（相关部门审核），通过智能合约和一致性算法分享到区块链上的每一个节点，实现档案信息的共享。

三是每个节点设置相应的操作权限和角色分配，节点对部门信息开展分类管理。核心信息，如运动员基本信息、比赛成绩信息，与各部门关联度高的信息记录到区块链中，非核心信息采用中心化的系统管理。

四是区块链中的加密技术可以实现对档案信息的有效保护，如人事档案涉及当事人的切身利益，属于保密档案；训练科医档案记录运动员训练保障等关键信息，对档案安全性要求较高，可以防止档案信息被泄露或被篡改。可追溯性有利于系统查错与纠错，提高信息准确度。分布式存储与节点共享，有效提高了信息的安全性和防风险能力，避免因一个节点的信息受损，而影响整个系统的使用。

5.制度建设和增加投入

随着运动员档案管理的信息化、系统化。每个部门都应开展档案的收集工作，建立相应的制度，明确职责和操作流程。建立部门内部审核制度，经部门领导审核同意后，方可启动上传操作，并建立保密制度，增强隐私保护意识。增加硬件设备设施和软件应用的投入，软硬件的配足配齐是运动员档案信息化的物质基础，没有配套的软硬件，档案信息化就如同纸上谈兵。

6.业务培训和经验交流

建设复合型的档案管理队伍，提高档案管理人员的信息化意识和水平。档案管理人员积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。各部门原本并不负责档案收集，系统需要简单易操作，与日常常用的办公软件相通，建立定期业务培训和经验交流制度，各部门对系统使用中遇到的问题及时汇总，属于人员操作层面的，培训相关人员熟悉操作或者优化系统设计，让“收集”简单化和智能化；属于系统运行层面的，汇总问题，更新系统的编程设计，使应用系统不断完善、便捷高效，不额外增加工作量。

7.数据挖掘，借助数据科学分析与决策

基于档案信息管理系统展开大数据分析和数据挖掘。每个运动员的成长轨迹不同，具有独特性，但优秀运动员的成长和发展也有共同之处，是有规律可循的，从个性中找共性，从经验中找规律。尤其是对试训、正式和退役运动员的统计分析，不仅可以得到运动员成才的共性，还便于统计运动项目发展的特点，在比赛制度制定、后备人才选拔和运动员停训退役政策制定方面都可以提供便捷、有效、科学的数据依据，有助于科学决策与管理。对退役运动员的统计和分析，更好地统计运动员停训离队后的出路：（1）在新岗位依旧优秀的退役运动员，经验交流、宣传借鉴；（2）在退役后未能及时适应的退役运动员，帮助解决问题，以顺利度过职业转换，在社会中找到自己的新位置；（3）分析数据，全面了解退役后运动员发展的领域及遇到的问题，让运动员停训制度和退役离队制度不仅有利于运动员、运动项目的发展和创新，还有利于运动员、运动项目与社会其他行业的融合。

三、运动员档案数据化管理的作用及意义

大数据、人工智能等新兴科技集群融合与聚变发展，驱动万物互联、智慧创新，数字政府、智慧城市的加速推进，促使档案管理工作数字化、数据化、智能化发展。运动员档案具有档案载体形式多、搜集档案材料内容广、档案部分信息检索利用率高、数据统计分析价值高的特点。随着科技发展与信息技术的不断更新，创新管理理念，建立运动员档案信息管理系统，开展运动员档案的数据化、信息化建设，让运动员档案管理工作更加高效，提高档案信息的利用率，并利用大数据分析，让运动员档案信息提供更加真实有效的数据，服务于个人发展、服务于运动项目发展、服务于整个体育事业的发展。

第一，实现与无纸化办公系统无缝连接，部门间档案资料的转接变为计算机对信息的处理和网上流转，信息的使用更加方便快捷，提高了档案管理工作效率，降低管理成本。

第二，档案资料的收集、整理、查询等环节更加高效与便捷，各部门上传档案信息后，计算机完成对信息的处理，建立元数据，编制检索目录，编制存储结构，整合信息资源，提高了信息集成化。同时，也可以利用人工智能的智能检索技术，通过语义分析，提高档案信息的检索效率。

第三，提高档案信息安全性，使用加密技术和权限管控、角色管理，保护和保密信息，提高了抗风险能力。

第四，有利于数据统计与分析，为大数据统计与分析提供基础，利用统计分析技术为科学决策提供依据。比如，运动员的训练数据、科医数据和成绩数据，展开大数据分析，更好地指导训练备战工作。

第五，豐富运动员档案资料。除了传统文字档案信息，视频、影像等档案信息也能得到有效、有序记录，使运动员档案更加丰富与全面。

第六，与其他信息系统实现信息交流与传递，提高档案的服务水平，适应数字时代的发展，如与学校信息系统关联，学校提供学习、学籍等信息，运动员档案系统提供运动员训练、比赛成绩等信息，为信息资源的开发利用与共享创造了基础，提供了便利。

四、结束语

档案管理工作从数字化到数据化的转变，是对纸质档案数字化工作的推进，也是对档案利用的深层次开发，更是推动档案服务升级的新契机。运动员档案对于个人具有重要作用，是其个人档案的重要组成部分。同时，也对运动项目发展具有重要的研究价值，数据化建设与管理运动员档案，不仅提高了运动员档案管理水平，解决了工作中遇到的问题，也推进了运动项目的科学管理，助力体育事业高质量发展。随着大数据的不断发展，智能数据将会是未来影响档案管理数据化的又一变革因素，随着档案管理数据化工作逐步推进，智能数据将会在海量档案数据的基础上完成原始数据积累，未来的档案信息化建设将在数据化时代迈上新台阶。

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（作者单位：山东省游泳运动管理中心）

作者简介：郑真（1984—），女，汉族，山东济南人，硕士研究生，馆员，研究方向：档案管理、计算机应用。