大数据时代高校学生档案管理问题和对策研究

摘 要：大学生档案是大学生成长与社会发展的重要信息载体。在大数据环境下，我国大学生个人信息管理工作正面临着数据规模庞大、管理混乱、信息被泄露等诸多问题，如何有效地处理好这些问题，对提高高校档案管理质量有着重要的现实意义。文章从数据管理、信息共享、个人信息安全三个方面，分析了目前我国大学生信息系统存在的主要问题，如数据安全问题、数字化管理问题、信息碎片化问题等。从构建信息共享平台、加强信息安全保障、完善信息检索系统和提高信息检索效率等方面展开探索。虽然目前我国大学生档案管理工作存在着一些比较复杂的问题，但只要对其加大管理力度，运用现代科学的方法，就能很好地解决，从而为广大的大学生提供更多的信息和帮助。

关键词：大数据；档案管理；高校

近年来，云计算、物联网和机器学习等新兴技术发展迅猛，为数据应用带来了全面升级。在大数据时代，高校学生档案管理面临着新的挑战和机遇。作为保障教学和学校发展的关键，高校学生档案管理必须顺应时代潮流，适应新形势下的管理需求。文章旨在从大数据时代高校学生档案管理的特点、面临的挑战、现状和不足以及相关策略等方面做出了深入的研究和探讨，为高校档案管理部门提供理论支持和实践指导。

一、大数据时代高校学生档案管理概述

1.大数据时代概念

大数据时代指的是随着信息化、数字化和网络化技术的快速发展，人类社会进入了一个海量数据、高速传输、智能分析的新时代。在这个时代，各种计算机技术从数据到信息再到知识层次上发生了很大变化，从而产生了许多新的应用场景。大数据技术的快速发展为教育信息化领域带来了巨大机遇，也为高校学生档案管理提供了新的思路和操作方式。

2. 大数据时代高校学生档案管理特征

随着互联网技术和信息技术的快速发展，大数据技术被广泛应用于各个领域。在学校档案管理方面，学生档案管理工作也迎来了新的机遇和挑战。首先，数据规模庞大。学校档案管理中所包含的档案数据包括学生个人信息、学习成绩、实践经历等。随着学校规模的增大和学生数量的爆发式增长，管理的数据量也变得庞大；其次，数据来源和应用广泛。学校档案管理的数据来源非常广泛，包括学籍信息系统、网络教学平台以及实习实训管理系统等多个系统，数据应用也覆盖了学籍管理、教学评估以及学生指导等多个方面。如何有效整合各部门之间的数据，实现数据的流转和应用，成为当前高校档案管理所需解决的重要问题；最后，数据处理和分析复杂。学校档案管理所涉及的数据形式复杂，涵盖了文本、图像、声音以及视频等多种形式。如何利用现代技术手段对这些多样性数据加以存储、处理和分析，成为高校档案管理所面临的重要问题。

二、大数据时代高校学生档案管理现状和挑战

1.大数据时代高校学生档案管理现状

首先，电子化管理。随着计算机技术和存储技术的不断进步，学生档案电子化管理已经成为大趋势。对学生档案实行电子化管理可以大幅提高档案管理的效率，减少人力资源的浪费。同时，学籍、成绩以及奖惩等信息全部电子化管理，可以保证数据的准确性和安全性。各高校纷纷建立了学生信息平台，通过该平台可以对信息集中存储和管理，并且可以跟全国统一的教育考试综合管理系统对接，实现备案。不僅方便学生和教师的使用和查阅，也可以帮助高校对学生信息的管理和保护。

其次，数据分析。大数据技术在大数据领域有着广泛的应用。各高校已着手对学生的个人信息资料做出了深入的研究，以便对其做出有效的评价与改进。比如，根据学生的学习成绩和出勤情况来调整课堂教学流程，从而改善课堂教学质量，根据这些资料，有目的、有针对性地开展各项工作。在资料处理时，应重视对学生私人资料的保护，高校要严格遵守有关的法律法规和隐私规范，对数据的采集和处理要保证数据使用的合法性、合规性和安全性。

再次，隐私保护。随着信息技术的发展和完善，其应用范围越来越广泛。在网络环境下，高校建立了独立的校园网络。大学要严格控制数据安全，以避免非法获取、泄露或滥用学生个人信息的情况发生。同时，要对学生的个人资料严格保护，并根据具体情况，设置相应的访问权限，以保证个人资料的安全。

最后，数据共享。电子档案的出现，使各院校之间实现了信息的共享，有效防止信息资源的重复输入，增强信息资源的正确性与完整性，从而提升高校学生信息资源的管理与服务能力。同时，在实现资源共享的同时，也要对学生的个人资料严格保密。在高校的相互交流中，应遵守有关法律法规，保证资源的利用是合法的。在此基础上，通过合理地对共享数据实行“脱敏”处理，对与其相关的敏感信息实行“加密”或者“移除”，从而保证其隐私性和安全性。

2.大数据时代对高校学生档案管理的挑战

随着高等教育教学和管理系统的数字化进程，高校学生档案管理正在逐步走向数字化、智能化方向。然而，与此同时，高校学生档案管理也面临着一系列挑战和问题。

一方面，大数据时代意味着数据海量、类型复杂，这为高校学生档案管理带来了挑战。由于数据来源和存储方式的多元化，高校学生档案信息分散且容易产生重复、冗余，数据质量难以得到保证。此外，由于高校学生档案包含多种类型的信息，如个人基本信息、学业、就业以及社会实践等多维度信息，如何分类管理、信息整合也是一个必须面对的问题。

另一方面，学生隐私和信息保护也是高校学生档案管理中的难点。这涉及隐私政策和法律法规等方面。根据《中华人民共和国网络安全法》，高校必须合法、合理地收集、存储和使用学生个人信息，并采取必要的保护措施。然而，在实践中，高校学生档案管理中存在着信息被泄露和滥用等问题，一些学生可能会感到不安和担忧。另外，高校学生档案管理也面临着技术和人力资源方面的挑战，需要有专业的技术团队采集、管理和分析学生信息。

三、大数据时代高校学生档案管理的问题

1.数据安全问题

随着网络技术的发展，大量的学生档案信息都保存在高校的网络系统中。因此，确保学生档案数据的安全至关重要。否则，一旦发生泄露，不仅会对学生个人造成损失，还会严重损害学校的声誉。为了确保数据安全，高校需要制定严格的数据安全规范和制度，严格控制权限，限制数据访问人员的范围，加密数据传输等。此外，高校还可以采用流程审批、日志审计等措施，进一步增强数据的保护和安全性。

2.学生档案数字化管理问题

目前，对大学生的信息系统实行数字化处理已是大势所趋。利用数字化技术，可以极大地改善文件的管理和保存的费用。通过数字化技术使传统的纸本文件向电子文件转化，提高了对文件资料的检索与管理效率。构建专门的电子文件管理体系，将各部门的电子文件实行集成，增强了电子文件的共享与互动。而且，通过对电子文件展开数字化处理，可以使文件的存放模式得到进一步改进，从而节省大量的空间、人力以及物力。

3.学生档案信息碎片化问题

高校学生档案资料来源于高校各院系，包括学籍资料、成绩资料以及奖惩资料等。高校多采用“分散式”的方式来实现对学生个人资料的精确整理，这种管理模式会降低对学生个人情况的全面评估，提升查询的难度。要想从根本上解决这一问题，就必须构建一个统一的学生档案信息管理系统，能对具有不同特点的学生实行综合管理。同时，高校还应制定和推广统一标准，以便不同部门和系统之间可以实现数据共享和交互。

四、大数据时代高校学生档案管理策略

1.更好地整合和利用数据

随着科技的发展，大数据已经成为新时代的热词，越来越多的组织和机构对于数据的应用越发重视。对于高校来说，学生档案管理是一项非常重要的工作。因此，在大数据时代，高校学生档案管理需要将各个部门之间的数据整合在一起。

首先，大数据时代的高校学生档案管理需要架设数据仓库，将各个部门的数据可以汇总到数据仓库中，数据的集中管理可以避免数据冗余和误差。同时，数据仓库可以提高数据的质量和可靠性，从而为数据应用提供更好的保证。

其次，建立全校学生档案管理网，让各个部门之间的数据实现流转、应用、交换和共享。通过设立数据管理体系，可以实现数据的全面管理和高效利用，让数据成为“信息化”的有效工具，避免了数据孤岛的存在，发挥数据的最大价值。在应用过程中，需求方可以根据自身的需求方便地获取所需数据，促进数据的使用效率。

最后，通过整合数据，可以提高学生档案管理的效率和精确度。学生档案管理涉及多个部门，数据的整合可以减少数据处理时间，从而提高数据的更新速度和精确度。同时，数据的汇总可以让各个部门获取各种必要的信息，为学生的后续发展提供全面的管理方案。

2.加强数据安全保护

高校学生档案信息是重要且敏感的信息，在保护学生隐私的同时，也需要保护这些数据的安全。因此，加强数据安全保护是高校学生档案管理的关键环节之一。为了保障学生档案信息的安全，高校需要建立科学、规范的权限管理机制。通过权限管理，可以授予不同岗位的工作人员不同的档案信息查看权限，实现档案信息的精细权限管理。此外，建立相应制度可以规范学生档案信息的管理流程和安全保障措施，提高档案信息的保密性和可靠性。除此之外，建立安全管理体系也是保障学生档案信息安全的重要措施。安全管理体系应包含数据分类、备份、加密、网络防护、安全审计和应急响应等内容。通过科学、合理的安全管理措施，可以保障学生档案信息的安全性和完整性。监测和预警数据安全威胁是加强数据安全保护的重要手段。针对内部和外部潜在风险，高校需要建立安全监测和预警机制，及时发现和预防针对学生档案信息的各种攻击和威胁，保障学生档案信息的安全。在实际操作中，高校应该采用防火墙、授权认证以及安全加密等技术手段，对学生档案信息实行安全防护和加固，保证学生档案信息不遭受非法访问。

3.利用高端数据分析技术

学生档案管理系统对于校方及教师而言，是一项十分有用的辅助手段，能使他们在教学和学业上有更好的表现。但是，当学生人数不断增长，学习过程中所涉及的数据越来越多时，常规的学习方式已不能满足这样的要求。通过人工智能、数据挖掘和机器学习等技术，可以帮助学校更好地管理学生的个人资料，从而为他们提供更为个性化的指導和服务。在传统的资料处理中，必须人工录入并对海量资料做出分析，既费时又费力，而且易出错。但在加入了人工智能、数据挖掘以及机器学习等技术后，不但能够对海量的数据实行自动化分析，还能精确分析这些数据，如对学生分数的统计。同时，借助先进的技术手段，可以进一步挖掘与应用数据，从而提升数据的处理效率与质量。比如，为了更好地理解和评价学生的学习行为，可以利用机器学习技术（学习习惯、上网历史、选课等）对其分析和处理。

4.提升知识管理能力

知识管理既是对信息化建设的一种有益拓展，又是一种有效的战略。建立一个学生档案管理知识库，能够使其全面认识当前的管理思想、技术手段等，从而使其对知识的掌握达到一个新的高度。以资讯科技为基础，以搜集、整合、储存、共享及运用为主要方式，协助行政人员解决实际问题，提升工作绩效。在建立知识库的具体步骤中，应从以下几个方面着手：首先，搜集资料。在此基础上，对高校的信息系统加以调查，搜集高校信息系统中存在的问题以及相关的行业标准、法律法规等。可以阅读与之相关的书籍，搜集与之相关的文章与报告，并参加相关的培训与研讨会；其次，是对知识点的集成。在此基础上，对高校学生信息资源加以整理，建立起一套完整的信息资源系统，并把有关的知识联系起来，便于以后的应用；再次，储存知识。在此基础上，提出将已组织好的知识存入学生信息资源数据库的方法。为实现知识的储存与管理，应选用一种便于操作的知识库软件或工具。接下来，就是共享。为了更好地利用信息资源，可以在内部论坛、微信群，也可以通过电子邮件交流；最后，运用所学。如何将这些知识应用于高校的教学实践，是高校学生档案管理者亟待解决的问题。在实践与研究中，持续提升管理能力与业绩。

五、结语

本文分析了大数据时代高校学生档案管理所面对的新机遇和挑战，针对学生档案管理系统在数据整合、安全、价值挖掘和知识管理等方面存在的不足，提出了相应的管理策略。在实施过程中，需要各高校结合自身情况，因地制宜，不断探索适合学生成长的档案管理方式和优化方案，真正实现高校学生档案管理的宏伟目标。

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（作者单位：运城师范高等专科学校）

作者简介：仝英（1982—），女，汉族，山西运城人，本科，档案馆员，研究方向：档案。