云计算趋势下个人通用办公辅助系统的构建

夏 炎，杜婷婷

（铜仁学院 a.大数据学院，b.人事处， 贵州 铜仁 554300）

关键字：办公平台；云计算；系统设计；工作效率

信息化技术的普遍应用虽然只有短短的二三十年时间,但我们已经感受到它使人们的办公效率获得了革命性的提升,这是技术与观念的发展带来的。网络通信技术是近些年的新热点,速度更快、数据量更大的网络传输技术已经出现,这将催生新一代的各种应用出现。［1］

云计算是网络技术发展的产物,从最早的租赁服务器开始,到今天各种网络平台、各种web API、各种在线应用的普及,“云”已经悄无声息地活跃在每个人的生活工作中,而这仅仅是起步阶段。［2～3］方便快捷、数据不易丢失、经济实惠、绿色环保……云的这些优点注定它会迎来更好的发展,把信息置于云端是未来发展的必然趋势。在这样的趋势下,我们也应该重新审视办公系统的发展方向,规划更加合理的应用系统。

办公辅助系统的设计应该围绕两点进行：首先为了创造舒心的工作环境,应该简化操作,使办公人员可以更专心于工作内容本身,而不是考勤、回复领导消息等额外的事情；其次为了让工作者体会到成就感,采用工作台账的模式是很好的选择,当使用者面对自己整整齐齐的工作记录时,很容易激发成就感。［4～5］

一、目前各种办公模式的缺点

现在流行的办公方式可以分为两大类：一是依托即时通信工具发展起来的办公模式,二是企业单位定制的OA系统。

（一）以即时通信工具作为办公辅助

QQ是即时通信工具的代表,得益于较高的普及度和良好的生态环境。QQ是非常普遍的办公辅助软件,具有很多优点,如方便的群组管理,发送群文件、在线文档等,但也有很多缺点。

1. 混杂的环境。QQ最初就是用来联系好友的,没有专门的工作环境,工作消息与生活好友的信息混杂在一起。还有各种娱乐应用：QQ动态、好友生日提醒、QQ看点、小世界精选等,太多的干扰信息。［6］

2.文件的定期清除。好友发来的文件由文件助手暂存7天,7天后就无法再次下载了,经常成为工作人员懊悔的事。

3.鸡肋的待办。QQ手机端可以把某条消息设为待办,在屏幕上会增加一个小按钮。但仅此而已,只是一个简单记事,缺少专门的管理,如分类、重要等级、延期等。即便功能如此简单,在桌面端还完全没有该待办功能。

4. 系统对外部APP不开放。如果消息和文件等留有外部程序访问接口,那么用户可以根据自己需要开发新的自动化程序,但缺少开放接口。

5. 缺少具体实用功能。例如教师收集电子版作业,每个学生都传送给教师,教师需要逐个处理消息,另存文件。如果文件命名不够规范,教师还要自己修改文件命名,等等。缺少批量操作功能。

6. 信息分散,不便于梳理工作历程。工作中来自各个同事的消息是分散的,群里面与自己相关的消息也是分散的。一旦更换设备,消息记录可能也就丢失了。

其它以即时通信为主线的办公辅助系统也存在同样的问题。微信很多功能不如QQ适合办公,例如查看群文件。只不过具有支付功能,人人必备,是它的优势。

（二）以企业视角开发OA系统

专门的企业管理OA系统,用友、金蝶等开发的OA系统,以及专门针对办公的钉钉。这些系统很大程度上简化了操作,严格了事务管理,如提交、审批不需要纸质材料传送等。［7］但是这些系统的设计往往从整个单位或者是管理者的角度出发,这就会产生很多缺点。

1.普通用户功能体验未被充分考虑。所有员工经常进行的操作,开发者难以进行全面的调研,有些用户功能可能存在欠缺。

2. 普通用户的使用情感体验差。考勤打卡、报送审批,会让普通员工提高工作效率,但很难让普通员工从中获得成就感,并感到快乐。更多的感觉是以前线下劳动,现在改成了完成线上任务。OA更像是监督自己完成作业的系统,而不是自己的助手。2020年新冠疫情暴发,很多学校改为线上教学,有的教师采用钉钉系统,结果钉钉的用户评分被打到了1.4的低分,属于类似情景。

3.升级改造困难。针对企业的特定OA系统从大框架进行设计,往往造成局部改动困难。例如教务系统,如果增加一个学业预警的功能,一般需要请原设计公司进行改造,用户难以完成。

4. 不利于迁移。普通员工换工作,离开这家公司,那么之前所有的工作就都不可见了。而事实上有些工作是应该延续的,例如：某教师换了一个学校工作,那么他在前一个学校提交的课程教案,没有理由放弃继续使用。

归根结底,以企业管理为出发点而开发的系统体现企业的利益。而现在我们要设计一个人人可注册的开放平台,成为每个人工作的得力助手,以把工作变成乐趣为目标。

二、系统设计

从使用情感出发,我们把系统定位于用户终身的工作助手,以把工作变为乐趣为目标,系统设计的主线采用工作台账的记录。

（一）系统主线框架

把每项工作称为一个项目,以项目的创建、开展、结束为主线设计整个系统。系统中包含以下5个主要模块：项目管理、定时提醒、联系人管理、汇总统计、搜索查询。基本框架如图1所示。

项目管理是整个系统的核心。系统应用主界面包含：左侧栏是正在进行中的项目列表,按时间顺序排列,以类似于文件系统目录树的表现形式展现各个项目,各项目可打开展示项目详细内容；界面的主要区域采用选项卡方式,初始选项卡展示当前的待办提醒,可以对各项待办做进一步的处理；系统的其他模块都隐藏于菜单栏。通过这样的设计使用户把注意力集中于当前要处理的事务上。

右侧联系人管理有别于QQ等聊天软件将联系人置于主界面的做法,本系统联系人只是作为项目活动的被动输入。例如项目中要发布通知,确认要发布给具有某个标签的群体,系统再去读取通讯录进行消息传达。其他人发来的消息也需要用户主动点开查看,用户不会因为消息的频繁到达而影响当下的工作。

（二）项目管理模块主要内容

一个项目可以设置以下状态：进行中、搁置、放弃、完成。而一件工作（称为项目）中,有时要几件事务同时进行,所以系统中设计了每个项目可以开启多个线程,每个线程可以开展多种活动,每个活动可以指定活动对象：特定联系人,或者任何人可参与的开放式活动。进行中的项目可以选择挂起,将屏蔽相关消息提醒,使用户专注于活动项目。项目的基本过程如图2。

图2 一个项目的基本过程

对线程中比较有特色的活动做以下说明。

①记事功能用于各种记录,例如关于这项工作某个新想法,可以随手记录,同时具有语音转文本的输入功能,便于捕捉瞬时的想法。记事具有拍照与录像功能,可以用于某些特定场合,例如会议记录的拍照等。

②待办用于提醒所属线程目前进行到了哪里,接下来要做什么。

③在线文档与目前流行的方式基本相同,但是可以设定允许哪些人查看修改,还是任何人都具有权限。

④收集文件将大幅改进目前常用的方式,本系统的用户可以发布收集需求,其他成员提交文件。文件提交者不需要关心文件命名规则,而且可以在收集关闭前任意修改提交内容；文件收集者可以一键下载所有规范整理过的文件,文件的目录设置、规范命名都由该系统自动完善。

⑤采集信息是经常会发生的办公事务,系统将完成类似于调查问卷的功能来进行信息采集,提供友好的界面以便于被采集者输入,提供良好的后台处理支持以便于采集者汇总统计。

⑥在线会议将加大安全措施。目前流行的腾讯会议等,只要具有会议号和密码,任何人都可以进入会议,而本系统的会议只允许联系人加入。

（三）其它模块主要内容

待办提醒包括：联系人消息、定时提醒。对收到的联系人消息可以设为待办,并可以选择属于哪个项目中的哪个线程。定时提醒可以设置短周期提醒（每天）、中长周期提醒（每月或每年）、单次提醒等。定时提醒的内容由用户设置,除了工作之外可以设置生活内容,例如每天10点起身活动一下等。提醒方式有消息提醒,也可以设置霸屏提醒,使用户不得不离开电脑休息。

联系人管理采用标签标识,例如为某联系人添加：计科系、大数据学院、项目A等标签。采用标签的方式代替群组方式,方便责权管理。而群组文件等在搜索功能中用更加方便的形式实现。

搜索查询模块。在日常使用的其它软件中搜索通常是辅助功能,但在本系统中搜索是重点模块,通过关键字搜索,会列出详尽的内容,以及每个条目的简介。

统计汇总模块用以统计一段时间内开展了哪些项目、进行了哪些活动,可以设置是否自动生成月度或年度报表。统计汇总是整理心情、理清思路重新再出发的环节,面对已完成的项目与活动易激发使用者的成就感。同时也将根据情况由机器提出一些工作建议,例如开展的项目或线程太多会降低工作效率等。

三、系统开发技术路线

最终的系统将包含四部分内容：服务器后台、浏览器前端、电脑客户端和手机客户端,如图3所示。其中电脑客户端包括Windows与Linux客户端,手机客户端包括Android、ios和鸿蒙三种。总的工作量很大,所以需要安排合理的开发路线。

图3 系统的组成部分

首先完成服务器端与浏览器端的设计,浏览器不受客户端设备和操作系统的限制,具有通用性。在服务器与浏览器端的各部分功能完善之后,再开发windows与Android,最后开发其它操作系统下的客户端。项目管理模块中包含诸多活动,首先开发记事、待办、上传资料存档这三部分,再陆续完成其它活动内容。

整个系统架设在公有云上,使得该系统可以成为任何人的终身工作助手与工作记录者。但是考虑到有些工作需要保密,在开发时要考虑系统的迁移问题,使系统可以迁移到任意单位的私有云上,这样做也便于系统的推广。

四、结束语

随着网络技术的发展,云计算终将成为我们未来的工作方式,所有工作的内容终将迁至云端。目前各种办公平台繁多,但缺少合适的专业平台使我们的工作更加条理。本文讨论了流行办公方式的缺点,然后以让用户感受工作是种乐趣为目的设计了一套新的办公系统。并介绍了该系统基本框架与开发路线,可以为其他系统设计者提供参考。