高校财务智能收单系统的设计与实施＊

魏旗鹏 李亚子 李娟 吴婧怡

1.中国医学科学院北京协和医学院；2.中国医学科学院基础医学研究所

推进财务资源管理系统信息化建设是高校信息化建设和智慧园区建设的重要内容，财务智能终端应用有助于提升财务管理系统的智慧化水平。本文以“北京协和医学院”为例，介绍了我校财务智能收单系统的设计与初步实施情况。通过智能收单系统的实际应用和积累经验，为下一步全校推广提供参考。收单柜的研发与使用，打破以往报账时间、空间限制，让以往“规模化”报账转变为“常态化”报账，在为师生报账提供便利的同时，提高了财务报账的工作效率。

推进高校信息化建设是当前高等教育的重要任务。党的十九大以来，我国教育的主要矛盾已经转变为人民群众对美好教育的需求同相对滞后的教育供给之间的矛盾[1]。近年来，我国各高校有序推进数字校园建设，从校园网到校园信息化、数字校园，再到智慧校园、新一代智慧校园，智慧化水平和教育服务水平逐渐提升，尤其是高体验感、高满意度的智慧教育服务将成为新趋势[2]。建设“智慧型”校园，不断推进以学校为主体的教育信息化进程，已经成为教育信息化的重要组成部分[3]。

整合完善院校内部统一的、服务化的大信息系统，已成为高校智慧校园建设的主要目标。财务系统是同高校师生密切相关的业务系统，直接关乎师生日常科研、学习各项业务的开展，打造先进好用便捷的财务系统是高校智慧校园建设的重要任务。财务信息化是推动财务迈向公开化、制度化和透明化的重要举措，随着信息化技术的不断成熟和广泛应用，科学事业单位、高校财务信息化程度也在不断加深，财务信息化给其财务管理带来了前所未有的机遇，促进了管理方式、管理手段等多方面的创新，报账模式的革新就是财务信息化的重要成果之一[4]。由此，对于财务系统的智慧化也提出了新的要求，探讨融合智能技术的财务管理系统、创新报账模式已经成为高校财务信息化建设需要重点考虑的方向。

自2018 年启动“核心基地建设与数字化支撑建设”一期工程，工程以助力医学科技创新体系的核心基地建设为目标，将各类资源管理作为系统建设的重要元素，建成了包含财务、协同办公、合同、项目管理、人力资源管理等模块的MacRP 系统。其中，财务资源管理子系统是MacRP 系统建设的核心应用，财务报账则是财务工作中的重要部分，是保障日常行政事务、科研、财务工作正常运转的核心支撑。

以下属中国医学科学院基础医学研究所/北京协和医学院基础学院（以下简称“基础所”）为例，基础所承担科研和教学两大任务。一方面随着科研经费和教育经费规模不断扩大、经费来源渠道多样化以及财务报账单据量急剧增加，存在报账现场“排大队”且等待时间长，扰乱财务处正常业务处理效率等问题；另一方面，为保证科研实验工作与教学“停课不停学”的顺利开展，需要财务报销为之保驾护航。特殊时期财务部门如何在不接触、少接触的情况下开展报账工作，缓解财务人员、科研人员和师生之间的报账矛盾，确保行政、科研、教务工作的正常运转，需要财务部门和信息化部门思考解决。

1 财务报账现状及需求

目前，学校本级及下属10 家所院（包括基础所在内）财务报销实现报账审批流程在MacRP 系统中完成，然而仍需要将审批完成后的纸质单据交至财务处，属于传统的“人对人”“面对面”的交单模式。

在面对报账人员大量集中提交报账单的情况下，传统的“人对人”“面对面”交单模式劣势明显。受预算经费下达时间、科研人员实验及教师上课时间、每月付款时间、年度报账截止时间等因素的影响，经常会集中在学期期末、项目结题验收前、年末大量报账，到财务处提交单据人满为患。嘈杂的环境、众多等候的报账人形成的氛围对财务人员的工作质量和效率都会造成不利的影响。教学科研任务繁重的报账人需要花费较长的排队和办理时间，大大的阻碍了各项工作的顺利开展，亦容易产生不满情绪。财务人员迫于报账人员的排队压力，即使有其他重要的工作事宜，也只能先行完成收单相关的工作，无法实现财务岗位资源的统筹管理与合理分配。

传统的“人对人”交单模式与“少接触”“不聚集”的要求背道而驰。尤其是在疾病高发阶段，需要采取有效的防范措施，消除传统报账模式可能带来的传播隐患，从源头上减少密切接触现状与交叉感染风险。据此，创新“少见面、非接触”的收单模式亟待开展。

2 自助收单柜设计思路

MacRP 财务系统已初步构建财务资源管理业务闭环体系，业务办理无时间、空间限制，最多跑1 次，数据最多录1 次，填表负担显著减轻、效率显著提升，实现经费的全过程穿透式管理、业财融合，实现计划、预算、绩效一体化的管理。自助收单柜系统是基于MacRP 财务系统进行的进一步研发，通过ICT 技术（通信、计算机技术），实现报账单据扫码自助完成投递，同时完成相应审核节点的签批。

2.1 MacRP 财务系统框架

MacRP 财务系统功能模块可以划分为四层：应用架构层、集成架构层、数据架构层、基础架构层（如图1所示）。其中，应用架构层主要包括Web 端、H5、App；集成架构层包括数据集成和服务集成两方面，财务资源管理系统同MacRP 各子系统之间实现数据共享、业务有机互联，系统实现支出、收入、核算全过程流程的跟踪与呈现；数据架构层基于SOAP、EBS、ETL、文本、REST、数据库等打造系统业务数据总线，实现数据的标准化、数据接口的标准化；基础架构层则主要由服务器、存储设备、网络基础设备、安全设备组成。

图1 MacRP 财务资源管理系统架构层Fig.1 Architecture layer of MacRP financial resource management system

2.2 自助收单柜流程设计

通过MacRP 财务系统报销单据，逐层审批，审批流到收单员审批节点后，报账人员打印“报账审批单”并附原始票据，通过自助收单柜扫描“报账审批单”二维码，实现柜门自动开启，将单据投入收单柜后系统按照预设时间自动关闭，或者点击屏幕“关闭”按钮，实现自助投递单据，财务人员取单后完成复核及付款等工作（如图2 所示）。

图2 收单流程图Fig.2 Receipt flow chart

2.3 系统实现

经过收单系统研发、接口改造、流程调整、设备调优等步骤，实现自助收单柜的开发、对接、部署和运行。上线安装后的收单柜效果如图3 所示。

图3 收单柜调试后效果Fig.3 Effect after debugging of order receiving cabinet

（1）系统研发。基于设备接口，在收单柜系统上研发并部署收单启动程序。通过程序可以进行收单界面的启动，可以对收单柜关闭时间进行设置。

（2）接口改造。与设备提供公司（简称设备方）对接的接口改造，MacRP 系统和设备方系统之间对接，调用接口把报账单信息发送至设备方，设备方捕获扫码后的信息，判断是否开门。其中，设备二维码识别设备，通过识别报账单二维码，向继电器发送串口指令，从而实现收单柜开门。

（3）流程调整。原财务报账单审批流程未设置收单员节点，完成全部审批流程后即可到财务处交报账单，为方便用户使用自助收单柜，调整原审批流程，增加收单员审批节点。系统通过校验是否到收单员审批节点自动判断是否打开投递口。

（4）调优。管理要求扫描单据与投递单据一致，不可一码多投，自助收单柜试运行阶段，用户反应二维码扫描不灵敏、等待关门时间较长等问题。通过调研用户需求调整自动关门时间，增加手动关门操作按键，针对二维码扫描不灵敏问题，调整单据二维码大小，采用图文、视频等形式加强用户培训。

3 自助收单柜实施成效

自助收单柜系统在学校及基础所的上线应用，切实缓解了“面对面”报账压力大、等候时间长的问题，确保了财务报账工作流程的连续性，为科研人员、师生及财务人员提供便利。

3.1 缓解“面对面”报账压力大、等候时间长的问题

自助收单柜的使用，改变了报账人员必须在工作时间段递交报账单的模式，有效减少了交单的时间成本，科研人员、师生可以有更多的时间投入到教学和科学实验中，有效提高报账人员的满意度水平。自助收单柜的使用，顺应了当今社会自助服务模式的发展趋势。对于财务人员，将其从传统的收单工作中解放出来，有效缓解了工作压力，根据各项工作的轻重缓急程度，从容应对、分别解决。

3.2 确保特殊时期财务报账工作流程的连续性

结合特殊时期要求，按照“少接触、不聚集”原则，各部门人员实行值班制，轮流到岗办公。自助收单柜的使用有效减少人与人接触，降低了传播风险，保证其投单工作完成，财务报账工作顺利开展。自助收单柜的建设不仅优化了报账业务流程，提高了财务服务质量及工作效率，而且为科学事业单位、高校财务信息化建设提供了借鉴。

3.3 为以后投入使用奠定基础

基础所自助收单系统的投入使用为下一步院校本级及其他所院自助收单柜的上线使用奠定了基础，院校本级当前智能收单系统正在安装调试中。

4 不足与展望

财务自助收单柜上线以来，具体的成效显著，同样也暴露了一些不足，系统在用户体验、退单便捷性与稳定性还需要进行进一步的优化。主要包括以下几个问题：

（1）用户体验问题。由于系统研发的周期性和复杂性，目前系统的设计和开发进度落后于管理的思维转变，有时系统使用需求的提升无法很快得到解决，导致在操作层面遇到不便，一定程度上影响了用户体验。目前自助收单柜支持扫一码投一单，如果单据较多，扫码投递等待时间依然较长。扫一码投多单会导致单据流程未走完，财务人员也无法进行下一步操作，需要联系投单人取回单据重新扫码投递。

（2）退单便捷性问题。退单需要财务人员与投单人采用电话、微信等方式通知，退单原因很可能解释不清楚，造成二次返单。退单需要投单人到财务处取回报账单，如遇取单不及时，财务人员需要代为保管，这不仅增加了财务人员的工作量，还会导致未被取回的单据日积月累不断增加。部分报账人员退单较长时间后仅凭报销单号，甚至“零”信息到财务处要求取回单据，财务人员翻找单据费时费力，遇到附件遗失问题容易造成责任推诿。

（3）自动收单柜稳定性问题。网络、系统软件稳定性对自助收单柜运行有直接影响。一旦网络或系统软件出现故障，往往无法第一时间修复，影响自助收单柜正常运行。

（4）用户问题的解决机制问题。在数字校园建设实践中，关键问题不是技术问题，而是“协调与合作”[5]问题。收单柜系统的应用过程中，用户遇到问题后，能否及时有效地解决直接影响了系统的使用效果。这就需要设置好问题的处理机制，一旦机制失效或者不能正常发挥作用，将会导致用户的投诉。

本次自助收单柜的上线运行是财务信息化建设的进一步提升。虽然目前实现的功能相对有限，但是极具象征意义，这也为其他科学事业单位、高校财务自助收单体系建设提供了参考。

根据上述描述，下一步将不断加强报账流程的培训和财会专业知识的宣传。让广大师生、科研人员熟悉报账流程，报账单填写规范，建立专门的服务群进行答疑，通过制定操作手册或小视频等方式详细讲解报账流程。对于新出台的政策，加大培训力度，提高报账人员财务专业知识，减少退单行为，实现报账质量与速度提高的目标。

另一方面，将持续优化系统功能，深化系统应用推广力度，优化系统扩展性与灵活度，做好本地化工作，财务持续优化管理流程，完善功能设计，提高用户体验和便捷性，扩大其应用范围。

此外，进一步丰富智能收单柜功能、提升投单效率、增强用户体验。研究通过刷校园一卡通、身份证等方式实现快速刷卡开启收单柜，从而降低等待时间；探讨通过智能收单柜打印工资单、报销单等功能，从而更加方便职工的行政、科研与工作。

引用

[1] 吴砥,邢单霞,蒋龙艳.走中国特色教育信息化发展之路[J].教育信息化,2018(1):32-34.

[2] 王运武,庄榕霞,陈祎雯,等.5G时代的新一代智慧校园建设[J].中国医学教育技术,2021,35(2):143-149.

[3] 黄荣怀,张进宝,胡永斌,等.智慧校园:数字校园发展的必然趋势[J].开放教育研究,2012,18(4):12-17.

[4] 郭杰.高校财务信息化中“报账难”问题及对策研究[J].经济师,2020(2):81-82+84.

[5] 王运武.“数字校园”向“智慧校园”的转型发展研究——基于系统思维的分析思辩视角[J].远程教育杂志,2013,31(2):21-28.