探索数字化技术在不动产档案管理中的应用

文／范晓美 吉林市不动产登记中心 吉林吉林 132013

引言：

以往不动产档案管理依靠人工管控方式有着诸多弊端，因此新时期开始对不动产档案管理实施升级，使其更好地保障管理目标实现。文章对不动产档案管理中数字化技术的应用进行了简要描述。

1.不动产档案管理数字化转型的必要性

如今已经进入到数字经济发展时代，各种新型数字技术在各领域广泛应用，其中极具代表性的技术包括云计算、移动互联网、大数据以及物联网等，数字技术对人们生活与生产方式带来很大影响。随着智慧城市建设与电子化政务建设推进的逐步深入，为保证社会管理和城市运转的高效性，城市发展相关档案管理工作也开始应用数字化技术。档案资料是对历史情况客观化、真实化记录的反映，新时期档案管理转型的方向即为电子化、数字化。将纸质文件作为载体的档案管理模式已经逐渐无法满足现代社会管理实践的需求，故而传统档案管理模式也开始被数字化管理模式取代。与此同时，国家及地方部分相继出台了有关法规政策内容，电子文件归档管理工作要求人员尽快转变以往观念，基于网络化、信息化要求，逐步探索适应档案管理的全新模式[1]。

新形势背景下的档案事业发展也开始被大数据理念所引领，实体经济正逐渐与数字技术实现深度融合，从而形成了许多新动能，对于这种新动能的利用，可以有效提高工作效率与质量。基于数字化要求的电子政务和大数据技术应用也成为社会发展中必不可少的一部分，因此不动产档案管理工作也有必要应用新型技术。不动产档案作为不动产信息的重要载体，其包含了不动产在交易流转、生产经营以及市场运行多个环节中产生的具有价值的信息，国家在针对文件归档和整理的工作要求文件中也指出，档案部门对不动产档案信息的接收和整理过程中，应保证不动产相关资料将房屋登记、交易以及纳税等多维度信息完整反映出来。故此，对于日常不动产档案管理而言，要完整收集房屋有关各类文件信息。实施数据归集过程中，则是从电子文件中提取数据再进一步校验、归档，完成信息收集后，及时将其分类整理并保管，还要保证原本的纸质档案管理系统和电子文件归档系统间良好对接，避免出现信息遗漏或错误问题。

2.不动产档案管理的现状分析

2.1 管理模式

不动产档案通常是指关系到不动产产权归属的有关凭证资料，在实施该类档案管理工作时，以往会采用几种管理模式。第一，围绕档案内容的集中化整合管理模式，即对于下属各区域档案管理机构设置档案管理权限，再促使档案资料的集中化管理实现。第二，基于不同档案种类的分层管理模式，具体来说是将档案管理分别交给不同层次管理部门实施差异化种类信息档案管理工作。第三，档案信息的分散管理，由各地方区域最基层的管理机构开展对应档案管理，主要对用户登记档案资料妥善管理，相关管理基础数据也会上报到管理部门。

当前不动产档案登记管理中，会涉及到多种类型的档案信息，比如房屋所有权档案、农村土地承包权档案等，许多地方在管理此类档案时会采用人工借阅模式，也有部分地方借助用户网络实现管理，人工借阅模式最为广泛。一般是用户对不动产登记进行预约，随后管理人员基于用户差异化需求开展档案借阅确认操作，然而当前时代档案查阅频率大幅度提升，这种模式也渐渐显现出及时性不足的缺点，和最传统的纸质化档案管理相比虽然存在一些优势，但档案信息实时更新和共享方面的功能欠缺，未完全实现数字化发展。在不动产档案信息登记的统一制度出现并落实之后，对于不动产档案类别划分的管理，这种模式也体现出过程繁琐的特点，再结合考虑实际不动产档案管理情况，各职能部门协同开展管理的成效偏低，档案归档与存储的实效性同样很难提升，由此可见，不动产档案管理实施数字化建设已然势在必行[2]。

2.2 数字化管理的基本情况

当前许多不动产档案管理的机构都开始重视数字化技术应用，推动实现档案管理数字化、信息化发展，许多纸质档案资料也开始转换为电子档案，有效提高了各类档案数据的利用率。近些年，对不动产登记管理系统的创设为数字化技术应用落脚点，差异化不动产档案信息管理水平也得到进一步提升，档案信息完善性增强。在此基础上，可借助GPS 定位系统准确采集不动产档案信息的数据，和过去的档案管理模式比较分析来看，数字化档案管理机制显著提高了档案的利用效率和完善性，所创建的系统当中包含了不同类型地籍信息档案数据，使档案管理趋向于高效化、智能化方向发展，为用户浏览、利用档案信息提供便利。在当前背景下，数字化不动产档案管理在数据资源种类划分、档案信息属性明确、档案资料可视化呈现等方面是值得深入探究的课题，同时也应重视推进区域地籍信息数据库的建设，采用合适手段解决一系列问题[3]。

3.数字化技术在不动产档案管理中的应用优势

不动产档案的管理与民生息息相关，尤其影响到不动产业主方的财产安全维护工作，因此，这类档案管理始终是群众关心的重点问题。过去不动产档案管理多是人工操作执行，而管理人员可能在工作时出现疏忽，进而导致不动产档案管理程序一系列不良问题。新时代社会发展过程中的显著特征就是数字化技术出现并成为许多产业的支撑技术，数字化技术在不动产档案管理中也体现出许多应用优势。例如，数字化建设可构建电子档案数据库，同时设计共享信息平台，让业主直观看到不动产所有权完成登记，还能随时对自己房屋档案信息进行查阅，提高管理质量，从宏观角度来说，融合了数字化技术的不动产档案管理也能保证各地区管理趋向于一致性。再如，不动产档案管理应用数字化技术也利于增强档案原件资料的保护，提升了管理的安全水平，传统纸质档案管理模式，导致存放时间较长的不动产凭证文件资料容易发生丢失、损毁等问题，而数字化处理之后则能更好地保护历史久远的档案，且数字化存档系统中设计了访问权限，避免档案信息被人篡改，影响到后续不动产相关事务推进。数字化技术还能实现远程监控不动产档案信息调用，确保各类档案的规范化提取和利用，对于降低不动产档案管理成本来说也很有益处，像是降低组织与存档数据的人力成本、减少纸质文件存放的空间占用，从而有效提高不动产档案管理的经济效益[4]。

4.数字化技术在不动产档案管理中的实际应用

4.1 管理目标和出发点

4.1.1 数字化技术下不动产档案管理目标

数字化技术应用下不动产档案管理工作执行需要相对完善的管理系统，便于将产生的档案信息资料集中录入到系统中，数字化技术也带来分级管理功能，将传统纸质档案资料转变为电子形式存储，同时也能实现数字化档案信息的检索。对不动产领域交易市场发展趋势与业务系统变化情况了解后，能够总结出数字化技术在不动产档案管理中的应用目标，具体是包括下述几点。

一是针对电子版不动产档案信息集中收集并科学管理，同时也要实现不动产档案资料的共享，提高管理效率与利用价值；二是档案管理系统在应用数字化技术后，其灵活性与可操作性都进一步增强，后续还要根据不动产档案管理实际业务的变化进行扩容，使档案管理持续升级；三是要保证数字化技术应用后档案管理具有良好安全性，尤其是网络、业务以及管理系统的对接保持安全稳定；四是档案管理人员可以获得统一的数据接口，能够快速响应管理系统，按照要求存储或查询档案资料，系统也能提供其他业务有关内容的应用请求[5]。

4.1.2 数字化技术下不动产档案管理执行的出发点

为了保证不动产档案资料得到良好利用，在不动产业主方对房屋买卖契约及相关信息资料复印时，会安排档案管理人员采用计算机设备及时调取不动产图片资料并进行打印，从而节省实际资料入库存档与提取的时间。但是在过去的档案管理模式下，经常会遇到档案信息丢失问题，这源于管理方式的不适宜，具体表现出三点不足：第一，对应不动产业务未在登记处完成产权归属登记；第二，管理人员在工作中疏忽导致档案位置的放置出现误差；第三，在档案利用之后的整理中，人员将使用后的资料与其他档案文件混合放置，造成档案资料的丢失问题。而随着不动产档案管理开始应用数字化技术，其管理执行出发点则是建立电子档案后检查不动产业主是否存在权属登记不完全情况，进一步规避上述提到的问题。为保证房产档案的安全，数字化管理中也要为业主方提供查看房产档案信息的服务，其有助于解决相关不动产民事纠纷、行政诉讼等产权问题。同时，若有人要随意进行档案信息内容的涂改和增减，或是要抽出委托书，则会造成本来满足法定程序的不动产资料在登记中出现资料信息丢失和不严谨问题，带来更深的负面影响，对此，数字化档案管理人员也要重视实时监督档案查阅人员行为，防止查阅人行为上的不规范和偏差，也可在档案查阅室内安装上摄像头，监督档案查阅环节，从而规避各种问题的出现。

4.2 数字化技术在不动产档案管理中的应用流程

4.2.1 数据资料扫描

不动产档案管理应用数字化技术时，首先需进行数据资料扫描，将以往的纸质文件材料使用设备扫描处理为电子化形式，如此才能更便于开展数字化档案管理。在扫描录入不动产档案资料时，也要注意将文件中的偏差内容及时纠正，且转换为电子资料后可满足数字化管理的查阅与提取习惯，整理扫描的不动产档案资料过程中，若遇到某项信息缺失，需与原有档案核对并适当补救，确保不动产档案信息资料扫描处理的完整性。每完成一套档案资料的扫描后都应核对，确保录入信息的准确，才能进行下个环节。此外，纸质档案扫描处理为电子化形式时，也要重视图像信息的完整性与正确性，保证图像资料具有良好清晰度，对每个细节能够准确辨识，信息内容真实可查，若实际扫描的纸质资料并非原件，导致扫描后资料图像信息清晰度不佳，则还需做进一步处理。

4.2.2 分类管理

以往不动产档案管理会进行人工操作分类，这种分类方式在实效性方面明显不足。而有效应用了数字化技术之后，不动产档案信息能够统一高效管理，在分类管理方面也得到优化，数字化管理系统会设计多个档案管理分类标准，再准确划分、归档以及整合各类档案文件，为后续档案信息的利用提供便利条件，也助力档案管理工作质量的进一步提升，像是可依据不动产档案信息的不同数据信息类别，获得档案文件包含的基本地籍信息、权证信息、工程信息等。例如，某市针对不动产领域的档案登记管理工作，截止到2022 年共颁发约68533 本权证书文件，其中包含35930 本国有土地使用权文件和25602 本集体宅基地使用权文件，办理的个人或单位相关服务共6142 件，在通过数字化技术进行分类管理后，可自助查询权证文件和转移登记情况，有效提高档案管理水平。

4.2.3 数据对接

不动产档案管理的数字化技术应用，也要重视数据对接方面，保证对接的有效性及可靠性，完成数据对接可以为后续档案文件的编号管理奠定基础。结合不动产档案管理工作的特点，采用数字化技术实施数据对接时，需要依据各类差异化文件业务编号，再进一步对接目录数据与图像文件，对接过程中的各类信息都应确保不出现错误情况，整理档案信息文件时也要检查验收，确认档案无误后顺利存档。档案按要求编号完成后安排专业人员基于登记工作类型实施管理和监督，结合档案属性查看其最后管理状态，为后续管理工作提供支持。

4.2.4 平台创建

在应用数字化与信息化技术的过程中，还需基于各类不动产档案管理需求和特点，搭建高质量的档案管理平台，该平台可有效实现信息共享，确保需求差异化的不同类别档案信息都能得到高效利用。具体来说，在进行平台创建时也有必要充分发挥出不动产档案管理相关各部门的职能作用，部门间实现良好联动，突破原本模式中的信息共享阻碍，实时共享各类管理资源。与此同时，平台搭建的信息安全性保障也要得到重视，避免数字化技术应用后，不动产档案信息面临着泄露、损坏以及被恶意篡改等威胁，对此，要结合数字化平台特性构建可靠的安全系统，以此来保证档案平台信息的安全流动、可靠使用，减少风险事故的出现。

不动产档案管理的数字化平台搭建过程中，需要挑选出数据接口适宜、满足BIM 模型分析需求的云端平台，再将BIM 模型和基础档案数据上传到平台中完成存储，之后经过平台管理模块系统的科学设计来优化BIM 模型接口实用功能，档案数据也能完成良好对接，促进模型、数据以及档案的一体化管理，平台也能直观呈现出不动产档案管理信息，发挥出数字化技术的优势。

除此之外，平台管理系统的设计也要参考传统不动产档案管理机制，主要参考其管理权限与需求，为强化管理力度，保证网络硬件配置到位，对网络服务器系统应用进行优化。研究档案文件整合的数字化流程，采用科学的文件上传方式，设置档案管理人员的具体权限，对各类关联文档进行差异化类别处理与合理存储。

4.2.5 信息利用

档案数字化管理的最终目的还是利用信息，在数字化技术的作用下，不动产档案价值性信息能够进一步被挖掘，提高其利用的质量和效率。像是对于不动产档案文件的登记管理，可以直接改造登记功能，比如说在登记大厅通过数字化技术建设自主服务模块，促进档案管理工作效率的进一步提高，目前，许多地方不动产登记大厅已然可以实现税务申报、土地交易、方案报审、税务申报、登记审批、银行存储以及规划许可等多项服务数字化开展，还能并行办理业务，使不动产档案管理高效执行，不动产办证流程则落实“放管服”措施，但要规避同一申请材料的重复提交问题，将房屋交易中土地报告评估环节取消，减轻个人与企业的负担，审批环节也更为高效和简化，不动产资料审批管理需要尽量精简处理申请材料，比如不同审批阶段在数字化技术作用下可共享同一份申报材料，既能够提高效率，也避免浪费材料重复提交的资源。

数字化技术针对不动产档案信息的管理利用，还要进行信息属性构建，基于设计标准来划分数据库中的参数，定义数据种类与相关字段长度。在此基础上，工作人员还要运用专业软件对传统数字化模型的项目属性实施参数扩展，使其能够更具备地籍信息属性。地籍信息参数可依据标识数据、数据类型进一步扩展并实施细分，由于地籍信息类型丰富，因此可设计不同字段与属性，保证信息的高效利用。

不动产工程项目和权证档案信息的利用，由于信息本身具有繁琐性特征，因此会表现出格式繁多的不同文件，对其进行分类并可视化展示，再按照有关设计标准处理文本、图片、影像以及录音等档案资料，有永久性留存价值的档案资料备份处理，最后妥善保管，使档案信息利用的可靠性明显增强。除此之外，不动产档案管理在应用数字化技术期间，为保证档案信息利用率提高，对应管理人员也需更新管理观念，逐渐提高专业技术水平和职业素养，更好地适应新的管理技术形式，尤其是数字化管理软件会不定期升级，人员更要切实掌握管理知识和技能，比如相关单位可以为管理人员安排专门的培训课程或知识技能竞赛，使其应用数字化技术的水平增强，推动不动产档案管理在新时期的智能化发展。

结语：

综上所述，不动产档案管理实现数字化发展转型，对于提高档案管理效率、增强档案管理质量以及节省档案管理成本来说都很有帮助，但现今许多地区的不动产档案数字化管理还有待完善，在实际应用数字化技术时，应明确不动产档案管理的目标和出发点。由本文分析可知，数字化技术在不动产档案管理中的应用流程包括：数据资料扫描、分类管理、数据对接、平台创建、信息利用。