公立医院合同规范化管理探析

常焕丽

［摘 要］公立醫院为了使各项经济活动有序化，保证国有资产的安全，减少运营风险，提高管理工作的效率，正在积极推行嵌入内部控制机制的合同规范化管理。本文从医院经济合同管理的全流程展开探析，通过健全合同管理制度和完善合同管理流程，旨在提升医院精益管理水平，全面提升医院整体运营效果。

［关键词］经济合同；全流程；规范化；管理探析

［中图分类号］F20文献标志码：A

公立医院经济管理日趋复杂，大多数医院均把经济合同作为优化经济管理的抓手。医院经济合同是医院与平等民事主体为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而确立、变更、终止法律关系的协议，主要包括货物购销、工程建设、外包服务、货物运输、财产租赁、借款、财产保险以及其他经济合同。由于公立医院既有公益属性又有市场主体全部特征，管理层越来越重视合同规范化管理，形成了依法依规原则、对等原则、保密原则、限制不相关人员接触原则等。为加强医院合同管理工作，本文结合合同管理实务，就签订收付款金额累计或单项1万元以上（根据医院具体管理需要暂定，万元以下建议简化审批）的经济合同，从合同管理全流程逐环节探析规范化管理要点。

1 合同拟定

经医院批准的事项，在完成前期的论证、预算、招投标等系列工作后，医院与合作单位就双方或三方商定的系列经济事项签署经济合同，明确双方权利义务。承办部门经办人起草合同底稿，将合同基础信息录入合同管理信息系统，进入审批流程［1］。根据合同标的不同及管理需要将其归口不同的职能部门，进行分类管理。原则上需按医院固定合同标准范本模板签订合同，如采用非标准范本拟定合同的，承办部门需将电子版合同初稿发给相关职能部门（如使用部门、验收部门、配合部门等）、财务科、内审科审阅达成一致后录入合同管理信息系统。

2 合同审查审批

2.1 合同审查审批岗位设置及职责

财务科是经济合同管理的归口管理部门，其主要职责包括：建立健全合同管理制度及流程；优化合同管理内部控制，协调合同管理各环节工作，开展合同管理的培训；定期检查、督导、评价、优化合同管理中的薄弱环节；组织制定合同标准范本模板；审查合同；组织合同履约完毕的评价、持续改进工作等。

承办部门（合同签署部门）经办人的主要职责包括：申报项目预算，跟进预算进度；合同签订前期，掌握合作方的经营资质、资信、履约能力、授权信息等，收集合同业务相关资料；协助部门负责人组织需求调研、启动采购招标流程；比对投标书、需求调研表、调研结果等，使用合同标准范本订立合同初稿；发起合同签订审批流程，根据审批意见修改合同初稿；根据需要办理合同公证、鉴证及备案；合同电子化归档；跟进合同履约情况、及时反馈；组织成本和质量控制、分析评价；在合同合作方履约出现异常情况时需及时汇报处理，收集履约争议信息，启动违约处理程序；承办合同中止、终止、续期、变更、撤销、失效、作废事项［2］。

承办部门（合同签署部门）负责人是合同管理第一责任人，其主要职责包括：审核年度项目预算；制订合同标准范本；独立组织采购需求调查、专家投票、需求审查工作，保证调研过程公平公开，防止过度让渡利益；分析标的物价格、市场行情，与合作方洽谈合同收付款条件；处理合同全流程中需要解决的问题；按政府采购相关规定完成招投标工作；在授权范围内签订合同、到期合同续签；组织监控合同履约，及时与合作方协商、与律师沟通违约处置，提请调解、仲裁或诉讼组织合同日后事项；合同台账管理。

相关职能部门是指与合同有主要关系的部门，即合同项目相关业务归口管理部门，其主要职责包括：根据业务范围及专业知识积极提出相关建议，共同致力于合同内容的落实，协助拟定合同条款；协同实施合同；协助解决履约异常问题；评价合同实施效果。例如，采购合同涉及器械科、总务科、信息科的需要业务归口管理部门确定，归口涉及人力资源的服务合同需要经组织人事部确认，大额合同续签需主要使用科室的归口管理部门确认。

内审科审核人对合同管理全过程进行监督，其主要职责包括：全过程监督合同管理实施，有权介入调查合同管理各环节，审查合同条款与市场调查结果一致；监控合同签订、履行、收付款的时效性；审查合同签订审批程序的完备性、授权签订的效期和效力；审核合同的主体资质、内容合法合规、满足需求、条款适用、权利义务对等明确、要素完备、整体思维严谨等；监督合同依法履约，及时指出并制止违反法律法规行为，及时向单位主要负责人报告［3］。

业务归口管理部门分管领导的主要职责包括：根据相关部门意见做出审批，在授权权限内审批及签订合同。

总会计师的职责包括：组织建立合同管理体系，建立健全合同管理制度及流程；参与重大经济合同、经济协议的研究、审查；会签重大经济合同、经济协议。

院长（法人代表）的职责包括：根据相关意见实施审批，签订合同或授权签订合同。

医院办公室是公章管理科室，合同生效的最后把关部门，其职责包括：建立合同使用公章制度；审核合同审批手续完备性、签署人是否有授权，按公章使用制度落实盖公章事宜。

2.2 合同审查审批内容

主体审查，包括民事主体问题、委托代理人问题、经营资格问题、特定类型合同的主体资格问题审查。

合法性审查，包括效力合法性、内容合法性、订立程序合法性问题审查。

商务审查，包括合同标的名称、规格、型号、性能、数量、质量、质保期、合同价款、交货时间、地点及验收方式、收付款条件和方式、争议解决方式及违约责任约定、担保条款等内容审查。

表述性审查，包括体例严谨、内容齐备、表达精准、版面美观等内容审查。

2.3 合同分级审批路径

重大事项经济合同审批程序遵循医院“三重一大”管理制度，未纳入医院年初职代会通过的年度预算并超过×××万元以上的资金的合同、对外×××万元及以上资金的捐赠、赞助合同等属于“三重一大”范畴的，需经医院党委会审定后执行［4］。

一般审批流程为：承办部门负责人—相关职能部门—内审科—业务归口管理部门分管领导—财务科合同审核岗—财务负责人（X万元及以上标准范本签订的合同或Y万元及以上非标准范本签订的合同）—总会计师（X万元及以上）—法人审批（Z万元及以上）。

耗材药品采购合同等已按既定流程遴选且使用第三方平台模板编制的常规合同执行简化流程，由法人授权的分管领导审批。

万元以下合同执行简化流程，由法人授权的业务归口管理部门负责人审批。

项目负责制的科研项目合同审批流程为：项目负责人—相关职能部门—科研部负责人—内审科—业务归口管理部门分管领导—财务科合同审核岗—财务负责人—总会计师（X万元及以上）—法人审批（Z万元及以上）。

3 纸质合同签订

涉及医院重大经营决策、业务开展合作或按合同属性规定需法人代表签署的合同（如框架协议、融资贷款合同等），由法人签署。其他合同可以授权签订（要保留正式委托授权书）。项目负责制的科研项目合同一般由授权项目负责人签订。合同期按有关法规文件要求，经医院批准执行，原则上不超过三年。特殊情况需经医院领导班子集体讨论决策。

合同管理信息系统审批流程结束后，经双方有权签字人签署后加盖公章（两页以上合同须加盖骑缝章）后生效。经办人应及时将已盖章的纸质合同及附件上传至合同管理信息系统。

4 合同履行

合同签订生效后，合同承办部门应严格按照合同约定履行，及时办理收款、付款手续，财务部门对报账支付的时效性进行监督。合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，应以货物交清、验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准［5］。

5 合同变更

涉及合同主要条款变更或在预算范围内需变更合同金额的需签订补充协议，补充协议审批及签订流程应参照主合同执行；若变更后合同总金额超出原审批或授权签订权限的，则根据变更后的合同总金额执行审批及签订流程，变更增减金额应控制在原合同金额10 %以内，超出应视为新项目重新进行招投标。预算外项目调整审批依照医院全面预算管理实施办法按程序先调整预算，再纳入项目预算内作变更调整。

6 合同归档及后期管理

合同签署完毕，承办部门需将合同纸质材料及时整理归档保存，合同原件应交档案室存档。签订部门须建立科室合同管理台账，指定专人负责，将科室管理的合同纳入台账进行全生命周期管理，定期梳理履约进度、追踪分析履约质量。

合同（中止）终止或履行完毕，经办人应及时在系统维护合同状态为中止、终止、归档。发现合同违约，承办部门应及时上报，对照合同违约条款追偿或偿付。

合同发生纠纷的，应及时向业务归口管理部门分管领导和医院法人报告纠纷情况并及时通知财务部门，暂时停止一切收款、付款行为。合同纠纷处理应坚持维护医院最大利益原则，加强与另一当事人进行友好协商，合情合理合法地寻求解决方案。承办部门应主动收集、整理相关资料，资料包括且不限于合同、补充合同、往来文件、信函、文书、图表、电报、交货单、提货单、托运单、验收单、发票、单证、封样、样品、鉴定报告、对方违约证据材料以及其他与纠纷有关的资料。纠纷处理过程中，未经授权批准，相关经办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承诺。合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议；合同纠纷经协商无法解决的，根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决，并考虑有申请仲裁或起诉的足够时间［6］。

7 合同时效管理

为加强医院经济合同的时效管理，提高运行效率，规定各部门及相关人员的审批时限，要求在规定的时间完成合同的拟定及审核审批。未按要求在规定时效内完成合同审核审批且无正当理由的，由内审科执行质控和考核，对屡次纠正仍无改观的，移交纪检部门处理。

按医院标准范本签订的合同，承办部门在中标通知书发出当日向合同对方单位发送电子版合同模板，沟通合同条款，7天内（大型设备如DSA、MRI、CT等涉及基建的12天内）确定合同内容，形成电子版合同初稿。按非标准范本签订的合同，承办部门將电子版合同初稿发给相关职能部门（医务科、器械科、信息科、基建科等）、财务科、内审科审阅，如需修改，必须在2日内作出修改回复（若非工作日发出的，同时需电话或短信提醒）；逾期视同无修改意见。如需修改，承办部门2日内与供应商沟通完毕，形成电子版合同定稿。每个环节原则上要求在一个工作日内办结，能并行处理的可考虑同时进行。各环节的工作人员需对相应环节的处理时效性负责。

内审科按月对执行部门的时效性进行质控考核，其中有系统审批痕迹的环节，按系统审批时间为准，没有系统审批痕迹的以带日期的纸质凭证作为考核依据，由被考核科室提供，如未能提供且无合理理由视为未按时效执行。每月5日前向相关科室反馈流程办理超时记录，相关科室申辩须在5日内提交内审科（如系统工作流程发起人沟通合同条款，处理争议事项、等待供应商纸质资料的超时等）。如遇请假或公干须提供相关佐证材料（如请假单、相关会议通知等）。逾期未提交的视为无意见。

对相应环节超时的扣罚设定为：扣罚相关责任人绩效K元/次（具体分解为：经办人扣M元/次，经办人员所在科室负责人负管理责任，连带扣N元/次）。

8 结语

公立医院管理工作的改进一直在路上，合同规范化管理能够有效助力维护公立医院公益性，促进医院改革和高质量发展，加强行业行风建设和党风廉政建设，提高运行效率和效益，保障人民群众健康权益。

参考文献

［1］谭红，杨永朝，刘静. 河北省医疗机构管理标准体系需求情况调查［J］. 实用预防医学，2016，23（1）：89-91.

［2］宣慧. 医院经济合同管理内部控制有效性浅析［J］. 财经界，2018（9）：57.

［3］葛继红，黄红云，杨梦琳. 公立医院合同内部控制制度建设实践与思考［J］. 中国总会计师，2019（1）：140-141.

［4］张莉. 新医改背景下的公立医院内部控制问题研究［J］. 财会学习，2018（34）：223-224.

［5］程燕玲. 公立医院经济合同管理存在的问题及对策研究［J］. 山西财税，2018（10）：49-50.

［6］徐凌. 基于内部控制的公立医院经济合同管理研究［J］. 卫生经济研究，2019，36（9）：35-37.