浅议“以人为本”理念在医院人事档案管理中运用的策略

摘 要：在社会经济持续发展的同时，医改工作也在持续并深入开展。在新的发展形势下，虽然医院迎来更多的发展机会，但也带来了更大的市场竞争。医院必须做好人事档案管理工作，支持医院的经营与发展。目前，部分医疗机构在人事档案工作中缺少“以人为本”的理念，在某种意义上限制了其工作成效。文章从“以人为本”的角度，分析在医院人事档案管理中存在的问题，并提出相应的对策，从而使人力资源管理工作更好地服务于医院。

关键词：“以人为本”；医院人事；档案管理

在新时期，医院除了要重视提升医疗服务外，更要重视人事档案管理工作。在医院运营过程中，使用科学、合理的人事档案管理方法，不仅能够改善医院的经营状况，还能够提升医院的总体运营效率，具有十分重大的意义。在新形势下，传统的人力资源管理方式已不能适应新形势下的需要，也不能有效地提升医院的综合竞争能力，必须深入剖析“以人为本”理念在医院的应用方式，进而完善医院人力管理方案，保证医院人力资源的合理利用，提升医院的经济效益。

一、“以人为本”在医院人事档案管理中的意义

1.医院人事档案的概念

人事档案是人力资源部在人事任用、培训以及选拔等工作中使用的人事信息。医院人事档案主要包含人员的工作和生活经历。人事档案管理不仅有助于提高医院的人力资源管理水平，还为医院制定相关的考核和激励措施提供了依据。人力资源管理水平与医院的人才发展有着密切的联系，所以，要加大对人力资源的管理力度，要将新的管理技术、管理理念和管理方法融入人力资源管理工作中，充分发挥“以人为本”的作用，做到公开、公正和人性化的管理，从而使医院可以更好实行人员任用制度。

2.医院人事档案的内容

与其他的档案相比，医院人事档案的内容有很大的不同，其主要特点是：首先，人事档案记录的是职工在医院的工作经历、成长信息，能够详细、完整地反映职工在医院工作期间的道德品质、个人经历和工作绩效。人事档案为医院工作人员的晋升、岗位调整及工资调整等决策提供了有力的依据，使医院的工资调整更为科学化、合理化。其次，医院员工的个人资料，如政治面貌、学历等信息都要经过人事部门的验证和审查，并加盖印章和签名。将“以人为本”的思想贯彻到医院的管理中，并将其与人力资源的利用相联系，使其更好地发挥作用，能够促进医院的可持续发展。

3.“以人为本”管理理念的内涵

“以人为本”，说白了就是把“人”放在第一位，其本质特征就是“发展人，尊重人，为了人，依靠人”。医院要想发展，就必须有足够的人力资源，在经营过程中要坚持以人为本，以推动医院人力资源的发展，达到医院发展的目标。“以人为本”的思想认为，医务人员是医疗机构的重要组成部分，医疗机构的管理既要管理医务人员，又要为其提供服务，进而实现医疗机构的持续发展。因此，必须使医务人员意识到，医疗机构的经营目的是推动自己的发展，提高经营效益，从而增强医院工作人员的工作积极性，提高医院工作人员的工作效率。

二、医院开展人事档案管理的作用

第一，能够筛选出优秀的人才。利用人事档案管理，能够对医院工作人员的工作质量、能力高低以及学历状况等内容有较为完整的认识，并根据这些内容，更好地培训和选择员工，不仅能够增强员工选择工作的公平性和合理性，还能够符合医院的发展需求。第二，能够改善医院的服务质量。利用人事档案信息能够让医院人事部门更好地掌握工作人员的总体素质。与此同时，在与医院其他部门和医院领导交流，并确定医院对各部门的人才需求后，就能够根据人员素质来安排适当的岗位，从而提升整个医院的工作质量。第三，推动医院经营机制的变革。通过人事档案管理，可以确保各专业的人才得到适当安排，使其发挥最大的作用，不断提高其工作质量和工作效率，使其更好地满足各部门的工作需要，进一步推进医院的管理体制改革，促进医院的发展。第四，提高员工的福利水平。利用人事档案信息可以全面认识相同职位工作人员的工作压力和工作价值，为其设定相应的福利标准，以激发员工的工作热情。考虑不同的人员在工作中的时间付出、能力高低和工作贡献不同的情况下，分别设定福利待遇就显得非常有意义，值得医院重视。

三、医院人事档案管理现存问题

1.缺乏对人事档案管理工作的重视

当前在医院经营过程中，部分领导只注重提升医院的总体效益，而忽略了人事档案工作，没有充分发挥医院人事档案管理工作的作用，导致在人员培养和选拔方面没有充分发挥人才的作用。另外，受到传统管理理念的制约，医院管理者、人事档案管理部门及其相关工作人员仍然仅仅把档案管理看成档案数据的搜集、存储和保管，对档案的利用并未给予足够的关注，未能充分发挥档案管理的作用，从某种意义上说，这对人事档案管理工作的开展极为不利。

2.人事档案资料利用率低

目前，在医院人事档案管理过程中，医院对人事档案的利用率很低，因为医院的人事档案管理一直是一种消极的管理方式，在档案使用过程中，用户必须向档案管理部门提出相关的要求，程序烦琐，工作效率低下，没有做好人事档案信息的利用工作。并且，工作人员缺少档案管理意识和使用意识，不能让档案材料的使用符合醫院发展的需求。

3.缺乏档案管理硬件设备设施建设

医院在资金有限时，就不能为人事档案管理工作提供更多的资金支撑，因为没有先进的管理技术，也没有完善的档案管理设备设施，导致提升人事档案管理工作的质效受到限制。目前，由于医院经济条件有限，对人事档案管理工作缺乏足够的关注，导致档案工作的软硬件设备设施配备不足。

4.缺乏档案管理人才

从目前的发展来看，医院总体上处于“人力资源紧缺”的状态，不但各科室的医务人力资源紧缺，而且人事档案工作相关人员数量也不足。

第一，在医院的档案文件管理工作中，存在管理职位分配不均衡的问题。医院缺乏对档案管理的关注，不能借助职位的合理安排来实现对人事档案的有效管理。 第二，在我国医疗机构的档案管理工作中，工作岗位与个人能力的契合程度较低，有些档案管理工作人员无法胜任特定的工作，或者其职业技能与工作内容不相匹配，不但影响了医疗机构档案管理工作的质量，也影响了其他工作人员的工作热情和整体工作水平。第三，由于医院的人力资源严重短缺，有的工作人员一人兼任几个职位，有的还经常是临时“加班”，加上有的工作人员缺乏责任感，缺乏敬业精神，对提高医院人力资源管理水平是不利的。

5.档案材料收集不完整

在医院的人事档案工作中，存在着档案信息收集不完整的现象，从而限制了档案信息的作用，造成这些现象的主要因素是：第一，在医院中缺少相应的工作人员，并且，所收集的档案资料没有得到及时整理；第二，受当前社会的“求职压力”，有些离职的人员不愿意在原单位保留自己的个人信息，但又对个人档案不够重视，导致其在新的工作岗位上没有相应的个人信息，新单位就无法收集到完整的档案信息，给医院的人事档案管理带来很大的阻碍。没有完整的、真实的和有针对性的档案资料，就不能清楚地反映工作人员的工作能力和工作热情，从而影响医院的工作效率。

四、“以人为本”理念在医院人事档案管理中的应用措施

1.提高对医院人事档案管理的重视

要使档案管理工作真正发挥其应有的作用，除了要提高对其的关注外，还要大力推广和贯彻“以人为本”思想，使其真正的作用得到充分发挥。首先，医院要提高对人事档案管理工作重要性的认识，对其给予足够的重视，使其最大限度地发挥作用；其次，要想让所有职工都能更好地理解并关注人事档案管理工作，就必须加大宣传力度，尤其是利用公众号、院区公告牌等，让职工对人事档案管理工作的重要性有更多了解。只有加强医院领导的重视程度和宣传力度，才能加深职工对人事档案管理的了解，才能更好地推进医院人力资源管理的工作，更好地适应医院发展的要求。

2.加强档案材料的应用

要真正实现“以人为本”管理，就必须做好档案信息的搜集、整理以及档案信息的运用和分析等工作。（1）医院必须重视建立信息化体系，加强各科室和部门之间的沟通和联络，使相应的工作人员能够快速、有效地找到档案数据，确保收集到的档案信息具备真实性和完整性，更好地为档案管理者和使用人员服务，加强档案数据的利用价值；（2）增强档案文件使用的安全性。应充分认识到利用互联网技术所产生的潜在安全风险。可以利用人力资源的分级管理系统，将档案分类管理，并设置不同的权限浏览方式，从而提升其使用效率。此外，还需要注意建立防火墙，增强其使用的安全性。

3.加强人事档案管理设备设施建设

医院应积极引进先进的技术和设备设施，以适应新形势下开展档案管理工作的要求。首先，在基础建设上，应设立专门的档案管理办公室、档案存放室，以改善档案保存的品质；其次，要加大先进信息技术的运用力度，在医院人事档案管理工作中引入各种信息技术，如互联网、大数据、物联网和云存储等，进一步提升医院人事档案管理工作的先进性。确保档案管理流程简洁、透明以及高效。医院可以引入信息化管理系统，实现电子档案的建立、存储和查询，以提高档案处理的速度和准确性，减少人为错误和烦琐的手工操作。

4.加强人事档案管理队伍的培养

要将“以人为本”的思想贯彻于人事档案管理工作中，就必须强化人才队伍建设，医院可以开展专题讲座、网络培训以及现场交流研讨等形式，以此提高医院档案管理人才队伍的整体素质。

首先，提高档案管理工作人员的综合素质。部分档案人员由于只做收集和装订等简单的工作，缺乏对该行业最新动态的认识。通过培训，提升其思想认识，使其能与业界发展同步；二是加强对档案管理先进技术的认识与运用。在新媒体环境下，医院的人力资源管理信息化是必然的发展趋势，档案管理人员必须掌握相关信息技术的应用技能，能够做到熟练操作各种技能，并实现档案资源的共享。三是提高档案工作人员的专业素质。档案管理人员要严格按照规定做好档案的整理、备份等工作，耐心细致，保证档案的真实性和完整性，要有较强的安全意识，保证档案的安全性和隐私性。更关键的是要具备创造性的思维，能够跟随行业的发展潮流，在医院人事档案管理工作上持续尝试新的模式和方法，充分利用人事档案信息，提高医院人力资源的利用效率。在制定医院人事档案管理策略时，应充分考虑员工的需求和意见。通过广泛征求员工的建议和参与，建立一个符合员工期望和实际需求的档案管理系统。这样可以提高员工对档案管理流程的接受度和参与程度。针对医院人事档案管理系统的使用，提供培训和技术支持。培训可以包括系统操作指导、档案分类和管理的标准化培训等。同时，医院可以设立专门的技术支持团队，负责解答员工在使用档案管理系统中遇到的问题，及时提供帮助。医院可以通过档案管理来发挥员工的价值和潜力。例如，建立员工培训记录和职业发展档案，帮助员工规划职业路径，提供晋升和培训机会，激励员工的发展和提高工作积极性。

5.注重人事档案材料的收集

要真正实现“以人为本”的思想，使其更好地发挥作用，就必须从三方面着手：一是要建立相应的人力资源管理团队，有效地收集和归档人员信息，以适应人力资源的需求；二是在收集人员信息资料的过程中，要拓宽收集信息资料的种类，将医院人力资源的不足和优势在档案中体现出来，从而提升档案信息的实用性，以适应医院 HR工作的需求，从而推动医院的良性发展。

6.做好档案管理制度的改革

在“以人为本”的医疗档案改革过程中，应在上级领导的高度重视下，主动优化相关的工作机制，起到指导职工工作的效果。同时，也能更好地约束职工的行为，促进职工在各自的岗位上得到更大的发展。首先，根据新医改的要求，在医院发展的实际情况下，改进和完善人事档案管理系统，使医院的内部管理更加规范化。其次，要根据档案工作的具体情况，补充和改进相关的激励机制，使“以人为本”的管理思想得到真正贯彻。在对相关制度优化时，应确定人事档案材料的存档时机、存档范围，将重点放在员工的能力与绩效上，做好与员工有关的数据审核，提高人事档案的管理效率。

五、结束语

综上所述，要充分發挥人事档案管理工作对医院发展的作用，必须根据新医改要求，结合当前形势，贯彻“以人为本”的思想，调动档案工作人员的工作热情，才能更好地服务医院发展。目前，部分医院存在对档案管理工作不够重视、档案资料利用率不高、硬件设备设施建设不完善、档案管理人才匮乏、档案资料收集不全、档案管理体制滞后等问题，但是，只有正确认识“以人为本”的含义，并采取相应措施加以改善，才能真正适应医院的需求，推动医院的可持续发展。

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（作者单位：烟台市莱阳中心医院）

作者简介：韩莹（1982—），女，汉族，山东龙口人，本科，馆员，研究方向：档案管理。