人工智能时代城市工程档案管理的创新路径探析

摘 要：随着信息技术的发展，人工智能、互联网以及大数据的广泛应用，给人们的生产和生活带来了很大的变化，特别是人工智能技术的应用给人们带来了很大的方便，其应用领域也在逐步扩大。档案馆汇集了各种类型的档案信息，过去传统的管理方法已经不能满足时代发展的需要，档案馆要想提高城市工程档案管理的质量和效率，就需要借助人工智能技术，探索并发展一种新的城市工程档案管理模式。

关键词：人工智能；城市工程档案管理；应用研究

在现代城市建设过程中，随着城市工程档案管理技术的全面集成，对其提出更高的要求。智能化的城市工程档案管理，将档案数据信息和管理工作有机结合在一起，档案智能化管理是城市工程档案管理建设的必然趋势。档案智慧化能够合理规划档案的有效数据资源，并开发利用，其中既有上层的运用，也有底层的挖掘。档案智慧化管理是建立在系统理论的基础上，将IT技术与城市工程档案管理工作相结合，实现管理协调的一体化，对其实施了创新优化，并提出相应的解决办法，在多个领域中开发，从而最大化地发挥档案信息的效用。

一、人工智能时代背景概述

1.人工智能概念

人工智能是一门深入探索、模拟和拓展人类思维的复杂学科，它以计算机技术为基础，将人类的思维过程转化为可操作的智能系统，不但具备信息技术的有关特性，还能够实现模拟思维等行为方式。早期的人工智能主要用于科研研发、危险物品搬运等较高风险的领域，其目的是保护员工的生命安全，防止事故的发生。随着科技不断发展，人工智能的图像识别、语音识别、自然语言处理能力不断提高，能够自主完成信息识别、分析和处理工作，解决各种难题的能力也不断增强，为许多领域的生产和发展提供了支持。

2.人工智能的优势

（1）服务化。人工智能技术自诞生以来，一直致力于为人类的生产和生活提供便利，为人们的工作和学习提供支持，具有服务性的特点。

（2）交互化。人工智能技术具有强大的交互能力，它能够模仿人类的行为，并能够根据用户的需求自主学习。此外，它还能够通过语音识别、信息检索等技术，快速响应、处理和分析用户的问题，从而实现与用户的深度交互。

（3）智能化。人工智能是通过分析人类的行为和思维模式，开发出的更加智能、更加便捷的设备，核心特征在于智能化，可以完全取代人类的工作。并且，可以运用语音识别、智能搜索、图像分析等技术，帮助人们解决复杂的问题。

二、人工智能应用于城市工程档案管理的必然性和可行性分析

1.城市工程档案管理中运用人工智能的必然性

第一，档案定位发生了改变。当前，随着大数据时代的来临，随着智能、智慧概念的不断深化，人们对于信息服务的需求也越来越高。利用人工智能技术，为档案馆提供更好的服务。比如，当使用者阅读文件时，可配合智能机器人，帮助使用者解决疑问。此外，利用数据挖掘技术，城建工程档案管理机构也能抽取用户的信息特性，形成结构化的数据，对其展开分析，从而更好地挖掘顾客的潜在需求，提高自己的服务水平。由此可以看出，在目前的社会环境下，城市工程档案管理单位若能有效利用人工智能技术，通过引入先进的技术，就可以不断改进服务水平，以满足用户的需求，能够更加精准地实现个性化和智能化的档案服务。

第二，传统的档案管理模式存在缺陷。随着我国档案信息资源日益丰富，档案信息资源的规模越来越大，电子文件的数量出现井喷式的增长，为大数据时代的来临提供了新的契机。同时，也对城市建设工程档案管理提出了更高的要求。目前，文档的容量已经从原来的GB级扩展到了TB级、PB级，大量的非结构化数据占据了电子文档的大部分。在电子文档的管理中，知识管理已逐渐成为一种主流。如何从大量的资料中快速检索出所需要的资料，并对其开展科学管理，是目前我国城市工程档案工作亟待解决的问题。而若能在城市工程档案管理工作中应用人工智能技术，通过采用先进的技术，如实时流计算服务、数仓服务、MapReduce服务，就可以有效地采集海量的数据。同时，结合图像分析、文本分析、内容分析和自动语义分析等技术，可以迅速、准确地完成电子文件的记录与分析，从而使城市工程档案的管理工作更加高效，节约了大量的人力和物力，并从根本上解决了城市工程档案管理中的一些问题。

2.城市工程档案管理中运用人工智能的可行性

第一，在城市档案馆管理方面，可以利用人工智能技术建立相应的服务平台，精细化和分级管理档案馆的业务，以满足档案人员的多种需求，提高档案管理效率和质量。全面分析、整理所要保存的档案，给使用者一个最佳的保存方案，并对档案的保存年限、类型等方面的具体要求都能够加以优化，提高档案保存的安全性。第二，在市政工程的档案管理中充分利用人工智能技术的交互特点，可以建立基于人工智能的城市工程档案管理服务平台，使档案管理员的工作流程得到了极大简化。城市工程档案管理者只要输入密码，就能够与人工智能开展互动和合作，从而能够更快地获取相关的档案信息资料，从而提高了城市工程档案管理的现代化程度。第三，人工智能技术能够分析城市工程档案的特征，可以利用人工智能实现智能化操作，提高管理效率。通过应用智能技术，档案馆的城市工程档案管理工作可以更加高效地进行，它可以帮助档案管理人员快速、准确地实现档案信息的分类和检索，从而大幅提升管理效率。

三、在城市工程档案管理中应用人工智能的目标分析

人工智能技术是建立在人的思维行为与经验的基础上，用计算机编程语言对其编撰，使它在完成规定工作的同时，还可以对程序展开智能化的集成与分析，再现一种全新的、智能化的逻辑思维方式，从而無须依靠人为操控，就能对城市工程档案的管理做出智能化的判断。

1.实施信息的高效检索、匹配与调用

城市工程档案管理工作具有明显的重复特征，即管理环节的往复循环，为其在城市工程档案管理中的应用提供了良好的基础。人工智能是以程序为基础的，它可以根据智能程序指令，不断重复完成特定的要求，人工智能程序的严谨性很高，一旦设定就不会轻易更改，所以，它与城市工程档案管理有着很高的匹配度，可以最大限度地确保城市工程档案管理的结果达到规范要求。通过人工智能，能够实现对城市工程档案的高精度、周而复始的管理控制，在计算机等设备的支持下，人工智能能够以对档案数据的实时检索为基础，即不断匹配与调用档案数据，协助城市工程档案管理者与用户实现其应用目标。

2.对庞大信息资源的高效、批量化处理

在城市工程档案管理的内容上，主要包括了对档案信息资源的采集、分析和检索等。但是，人工智能拥有模拟思维的能力，以人工智能的程序编辑方式为基础，将城市工程档案管理的思想与计算机程序相结合，并由人工智能系统来表达。在城市工程档案管理中，存在着十分庞大的数据信息量，而人工智能可以利用计算机的高速运行来实现对城市工程档案的批量化管理，如在人工智能数据库的基础上，有效扫描数据，从而能够快速地发现所需的档案内容。同时，利用人工智能技术，可以根据实际情况，优化管理城市工程档案，从而解决城市工程档案管理中存在的问题。

3.建立功能强大的数据库

人工智能技术可以以人的思维为基础，构建一个功能强大的数据库，这在城市工程档案管理中有着重要的应用价值。城市工程档案管理工作本身有很强的规律性和流程性，在档案信息提取、分类、保管等一系列过程中，总结规律，就能设计出相应的人工智能程序模块。这些程序模块可以智能识别城市工程档案管理中的信息数据分类、标号等，进而可以根据城市工程档案管理的原理，形成一个严格、规范的档案编号，并在此基础上对其开展有效管理。

4.构建一支熟练掌握应用技术的队伍

智能化的城市工程档案管理工作更多地依赖于技术手段，管理人员的信息化素养对城市工程档案管理工作的信息化建设有直接影响。因此，要加强对城建工程档案信息管理人员的培训，让他们掌握现代化的信息技术，熟悉各种信息系统的使用，提高管理者的业务素质和业务水平，为城市工程档案管理智能化方向发展提供人才保障。

四、在城市工程档案管理中应用人工智能的创新策略

1.档案传输中的人工智能应用

在城市工程档案管理工作中，与档案信息的传递有关，在智能化档案传递模式的基础上，可以通过对档案检索、调取指令的智能识别，实现对数据库中档案资源的自动匹配。在电子文档的传输过程中，只要完成了信息的匹配，就能在电子文档和计算机应用端之间形成一条传输路径，文件的需求者就可以通过计算机来访问。传统文档的传输比较复杂，在智能技术的支持下，可以通过在传统文档上粘贴芯片的方式，来实现智能化传输目的。在芯片中，存储着档案的编号、类型和关键词等内容，智能机器能够扫描识别档案上的芯片，在找到符合档案要求的信息后，就会发出出库指令，这些指令能够被城市工程档案管理传输设备接收，并将特定的档案定位信号反馈给用户，城市工程档案管理员能够迅速、准确地查找到相关的文件。

2.档案分类中的人工智能

在档案馆的发展过程中，利用人工智能技术，可以使档案馆的分类工作更加智能化。档案分类是城市工程档案管理发展的根本，人工智能能够高速访问数据库中的海量数据，并与程序运算相结合，根据一定的原则和规范，将档案分类。在文件的分类过程中，智能化技术能够全面的分析与处理手工操作的习惯、经验等，最后得出智能化的结论，在智能化的基础上对文件分类，可以达到最优化效果。在市政工程档案的发展过程中，电子文件的出现是一项重大进展。电子档案能够为智能化分类提供有力的支撑，它将传统的纸质档案数据转换成电子数据格式，在智能化档案分类中，人工智能能够重新分解、排列和整合海量的数据资源，从中抽取出档案的关键内容，并将其与数据库进行比较，根据内容精确划分档案的归属。档案的智能化分类法也为档案资料的精确查询提供了技术支撑。智能化的检索系统，能够模糊查询档案资料的用户，并扩大了档案资料的使用范围。

3.档案存管中的人工智能

在智能文件存管工作中，可利用智能程式模组来优化文件存管环境。数字化技术在编程中得到充分应用，并大量扩充了现代计算机编程语言，以支持文件的智能化存储。在档案存管中，利用智能数据库，可以有效调节档案系统的参数，并可以根据档案资源量的实际需要，扩充和升级数据库。该系统能够实现对更新要求的自动判断，并代替人工进行更新，从而确保了该系统的更新与城市工程档案的更新相匹配。智能技术不但在电子文件存管方面起到了积极的作用，而且在传统文件保存方面也可以提供强大的支持。传统市政工程文件的保存对实际保存环境的要求很高，如温度和湿度的控制，以防止对传统文件造成破坏。智能技术能够实现对档案保管环境中的各种智能设备的控制，如自动感应环境温度、湿度等。在保存环境中，如果发生了不适宜的情况，就可以以智能化的控制方式为基础，对其调整，从而增强档案保管的可靠性。

4.管理人员中的人工智能理念塑造

在信息化时代，网络、物联网等技术的发展远远超出人们的想象，城市工程档案管理必须与时俱进。当前，智慧城市建设如火如荼，城市工程档案工作面临着一系列的改革。目前，许多城市率先对工程档案管理进行了改革，建立起系统化、规范化和数字化的管理新模式。为了推动档案智能化管理工作的开展，应该先确立一个实现的目标，在实现目标的激励下，不断借鉴先进城市开展智能化管理工作的经验和做法，树立正确的、科学的城市工程档案管理的现代化工作观念。在档案的收集、记录和整理加工等方面，要广泛收集大数据信息数据，改变传统的工作方式，有效的挖掘与利用档案信息资源，提升档案使用者的满意度。必须以新观念为指导，不断创新与变革，提升管理人员的服务理念，这是做好城市工程档案工作的先决条件。

5.大数据平台构建中的人工智能技术应用

我们应该意识到，人工智能在城市工程档案管理工作中有着非常广泛的应用前景，它不但可以降低城市工程档案管理人员在人力、物力等方面的投入，还可以帮助提高档案馆的内部管理水平。因此，在开展城市工程档案管理工作的时候，要持续地发展与完善与之相适应的人工智能技术，与人工智能大数据平台相结合，要想持续扩大人工智能应用的广度与深度，就必须构建与之相适应的数据库，收集与整理档案数据信息，进而提高人工智能的学习能力。

6.信息资源互联互通机制中的人工智能监督机制

要想高质量、高效率的开展档案管理工作，就必须有一个完善的监督机制，才能确保城市工程档案管理工作正常运行。要构建一个系统、科学的城市工程档案管理制度，必须成立一个专门的工程档案管理机构和专业队伍，形成一个阶梯形的管理模式，并强化不同资源的互联互通。为了更好地实现这一目标，可以将档案资源库划分为多个部分，并构建一个完善的档案信息管理系统，以实现有效的监督和协调。可以增强各部门之间的交流和合作，达到各部门之间的资源共享，使电子档案的功能得到最大限度的发挥，使市政工程的档案管理能够向智能化和数据化的方向发展。

五、结论

新形勢下，城市工程档案管理工作建设需要积极思考人工智能技术的特点和优势，并全面结合城市工程档案管理工作的特点，分析在其中融合人工智能技术的可行性，科学确定应用目标，采取针对性的措施，以提高当前城市工程档案管理工作的时效性、规范性和科学性。人工智能城市工程档案管理是一项动态的工作，要求在实践中解决具体问题的同时，不断改进与完善人工智能技术，从而促进新时期下城市工程档案管理工作与时俱进，稳定开展。

参考文献：

[1]丁晶晶.人工智能时代档案管理革新路径分析[J].档案管理，2020（3）：67-68.

[2]白斯琴.人工智能时代档案管理革新路径分析[J].现代经济信息，2020（22）：70＋72.

作者简介：张晓东（1976—），男，汉族，山东滨州人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理与人工智能信息化建设。