信息技术在建筑工程档案管理中的应用分析

摘 要：信息技术在建筑工程档案管理中的应用价值体现在降低管理成本、提升工作效率，同时，建筑工程档案管理信息化也能在更大程度上提高管理品质，并为有需求的使用端提供更为良好的使用体验。然而，实践中个别管理单位、管理人员在具体应用过程中仍然存在简单化、表面化、局部性、片面化等问题，使信息技术应用难以达到预期目标。因此，新时期建筑工程档案管理应用信息技术需要统一数据标准，细分管理对象，并深挖信息资源，主动推送，以及加强安全管理，提高安防水平等。只有在思维与行为两个维度形成更加全面、立体的信息化管理架构，信息技术才能从根本上重构建筑工程档案管理机制与模式。

关键词：信息技术；建筑工程；档案管理；应用

信息时代背景下，信息技术成为解决各种传统问题的最佳方案。尤其在档案类型繁多、数量庞大的建筑工程领域，信息技术的应用正在从根本上突破长期以来各种管理痛点与堵点。然而，受到主客观多重因素影响，信息技术在建筑工程档案管理中的应用，仍有不同程度的缺陷与弊端，这对充分发挥信息技术积极作用造成了负面影响。因此，新时期建筑工程领域迫切需要深化信息技术应用，通过更加系统性、规范化的制度，推动档案管理加快实现全面信息化。不仅有助于建筑工程档案管理实现科学化与现代化，还有利于行业管理全局加快转型升级，实现提质增效。

一、信息技术在建筑工程档案管理中的应用价值

1.降低管理成本，提升工作效率

信息技术一经出现就迅速席卷各行各业，其在优化管理机制、重塑管理模式方面的积极作用在短时间内得到充分认可。而在建筑工程档案管理领域，信息技术的应用价值最直观、最突出地表现在降低管理成本和提升工作效率方面。

传统模式下，以纸质档案为主的建筑工程档案，不仅需要占据越来越广的存贮空间，而且随着档案数量持续增加，无论整理归档还是查找借阅都会占据管理者、使用者大量时间。不仅如此，档案数量的增加速度远远快于管理员队伍的扩容速度，必然导致有限人员应对无限档案的矛盾。而管理人员的时间与精力始终有限，随着时间推移，传统模式下建筑工程档案管理必然出现成本递增而效率递减的困境。

在应用信息技术后，经过数字化转换的建筑工程档案，不再依赖纸质介质与人工管理。相反，数字化档案可以最大限度地发挥信息技术光速传输与海量存贮的显著优势。一方面，数字档案在保管与存储方面可以实现无实物管理，也就是利用云存贮技术最大限度降低管理成本。另一方面，信息化管理能够实现对建筑工程档案的自动搜索，这将最大限度地压缩管理时限，使查询和使用档案更加高速、高效。

由此可见，随着建筑工程档案管理领域更加全面应用信息技术，长期以来有限人员与无限工作量的突出矛盾也将迎刃而解。不仅如此，随着信息技术快速推陈出新，包括建筑工程档案管理在内的管理工作全局也将更为系统性地降本增效，这显然有助于企业基于管理信息化应对市场竞争的严峻挑战，从而为进一步提升效率，奠定更为扎实的制度与技术基础。

2.提高管理品质，提升服务体验

在降本增效的同时，信息技术在建筑工程档案管理中的又一应用价值在于提高管理品质、提升服务体验。在传统模式下，完全依赖人工作业的建筑工程档案管理，始终无法彻底避免人为主观疏忽导致的管理错误或漏洞。比如，档案缺失、错漏、破损乃至遗失等。尤其是在档案数量与日俱增或查询、借阅频繁的情况下，有限管理人员面对繁重的管理任务难免出现疏漏，这也是一些建筑工程档案管理品质难以保障、使用体验不佳的重要原因。

但在应用信息技术后，只需要原始档案采集环节确保完整、准确、翔实，经过数字化转换后的建筑工程档案就能够保障高品质与高效率。无论后续查询或使用如何频繁，信息化模式下的数字档案都能从根本上避免失真或失实的风险，能够为有需要的机构或人员提供更为优良的使用体验，是保持建筑工程档案管理高效的根本途径与策略。

二、信息技术在建筑工程档案管理应用中的常见问题

1.简单化、表面化

建筑工程档案管理对于信息技术的应用不仅有阶段性发展的特点，还受到人的知识、经验、观念的深刻影响。而一些企业恰恰受到主客观多方因素影响，在信息技术应用实践中存在简单化、表面化的問题。这些企业将管理信息化应用等同于计算机化，也就是将纸质档案转化为数字档案等同于实现了信息技术应用。然而，纸质化与数字化的转换只是对信息技术应用的第一步。

作为珍贵的数据信息，建筑工程档案在数字化转换后，还需基于信息化手段深入挖掘数字化表象之下的潜在信息价值，并通过网络与信息化平台实现档案信息挖掘成果的广泛传播。唯有经过以上一系列深入细致的规范化操作，建筑工程档案才能体现出推动生产、提升效益的重要价值。否则，仅仅是将纸质档案实现了数字化转换，建筑工程档案依然无法超越传统管理模式的局限性，只是换汤不换药的形式变化。

2.局部性、片面化

除了存在简单与表面的问题，一些企业还存在局部性与片面化问题。这些企业建筑工程档案管理中应用信息技术局限在档案部门，或者仅仅在后勤管理系统范围之中。虽然档案室或后勤部门能够畅通无阻地搜索或使用数字档案资源，但从更大范围的企业整体而言，建筑工程档案潜在的巨大信息价值依然无法为更多其他部门所用。

更为不利的是，由于在较长时间内难以彻底突破管理瓶颈，企业内部众多部门及成员，并未意识到建筑工程档案作为数据资源的珍贵价值，导致企业整体欠缺重视档案信息、全面利用档案资源的良好氛围。这也会在很大程度上制约信息技术的实用性与实效性。无论是对建筑工程档案管理或者企业管理全局而言，这都是有百害而无一利的管理漏洞与盲区。

三、信息技术在建筑工程档案管理中的应用策略

1.统一数据标准，细分管理对象

档案管理与信息技术应用都是有一定技术要求的专业化活动。而档案管理叠加信息技术则进一步提高了专业管理工作的技术门槛。同时，传统管理体系与信息技术的融合对数字化转型具有刚性需求，这一根本特点决定了新时期建筑工程档案管理应用信息技术需要奠定更为扎实的数据标准基础，即信息技术在建筑工程档案管理中的应用需要统一数据标准，细分管理对象。

统一数据标准指的是，建筑工程档案管理应用信息技术的前提之一，是形成高度一致的档案数据标准体系。由于信息技术在企业的普及与应用存在一定时间差，先期开展的信息化往往在标准体系构建时不尽完善。随着时间推移与技术发展，随后进行的信息技术应用相对成熟、规范。而这种时间先后产生的不良后果之一就是标准制定不统一，体现在建筑工程档案管理层面则是出现数据壁垒问题，从根本上制约档案管理对信息技术的充分利用，也会妨碍建筑工程档案管理信息化转型。

在统一标准基础上，更加精细的分类是深入挖掘档案信息资源的先决条件。因为只有足够精细的档案分类，才能满足信息系统自动筛选、自动整理及归纳分析的客观要求。同时，更加精细的档案分类也有助于改变传统模式下简单粗放的不良状态，使建筑工程档案在制作或填写的起步阶段，提升完整性、精确性与可靠性。

2.深挖信息资源，加强主动推送

信息技术与传统管理模式的融合不是简单的一加一，而是要基于信息化转型，从根本上突破刻板、单一、原始、落后的管理局限。就建筑工程档案管理而言，应用信息技术的着眼点不应只是减轻人的劳动强度，而是需要更进一步，也就是基于信息技术支持深入挖掘档案数据承载的潜在信息。只有利用信息技术实现档案数据资源持续性的价值产出，信息技术才能在建筑工程档案管理领域切实发挥有效作用。这也是建筑工程档案管理与信息技术融合发展，实现“1+1＞2”的核心与关键。

档案管理人员需要结合历史经验，探索一条个性化的档案管理信息化道路，同时，利用信息技术积极探索建筑工程档案海量数据内部潜藏的规律性、逻辑性、趋势性等特点。在此基础上，档案管理人员可以通过主题归纳、分类创编等多种形式，提取建筑工程档案数据信息，使之服务于企业生产经营、项目建设等多层面、各领域。由此，建筑工程档案管理便可通过应用信息技术实现不间断、可持续的价值挖掘，进而帮助企业不断提升管理品质、效率与效益。

不仅如此，为进一步发挥信息技术对于传统管理促转型的积极作用，档案管理部门也需彻底转变工作思想，使档案管理工作从相对被动转变为更加主动，体现在管理实践中就是要加强对建筑工程档案信息分析与价值挖掘的主动推送。

比如，结合企业当下的工程项目规划或未来一段时间内的建设任务，档案管理部门可以率先搜集建筑工程档案中与之相关的数据资源，再借助大数据、云计算等前沿技术整理或归纳为参考资料系列。效仿企业营销活动的广告推送活动，档案管理部门可以将参考资料定时、定向发送至项目规划部门、工程建设部门或生产管理部门等。

加强主动推送不仅是建筑工程档案管理提升管理主动性、积极性的根本举措，而且有助于企业相关部门及人员认识到建筑工程档案的重要性。同时，对于仍然对档案管理抱有成见的部门与人员而言，建筑工程档案管理主动推送数据信息也能成为纠正其认知偏差的有力举措。

3.加强安全管理，提高安防水平

科技是一柄双刃剑。建筑工程档案管理充分应用信息技术固然具有数不胜数的强大优势，却也如同其他信息化管理模式一般存在一定安全风险。尤其在网络与信息技术不断缩短迭代周期的时代背景下，加强安全管理，提高安防水平是档案管理应用信息技术的重中之重。

首先，硬件层面的基础设施建设是保障安全管理的兜底措施与先决条件，包括建筑工程档案管理在内，企业应用信息技术推动管理转型升级，需要构筑适应本地实际、科学完备的信息化管理基础架构。有条件的企业可以自行开发个性化专用信息化平台，欠缺条件的企业则应与具备资质、信誉良好的网络公司开展合作。在此基础上，要综合应用包括分级授权、网络密钥、生物识别等多种网络安防技术手段，要结合企业档案管理工作实际构建多层安全防护屏障。同时，应结合防护屏障构建完善的风险预警预报机制。从企业领导至网络管理员，凡有安全管理职能的责任主体都需开通接收网络安全预警预报的功能，各责任主体无论在PC端或移动端都可实时接收预警预报，并视各自岗位分工分别履行维护网络安全的职责使命。

其次，软件层面的宣传教育同样不可或缺。所谓软件并不局限于信息技术，也包括使用技術的人。事实上，人的因素才是最终决定安全管理可靠性与有效性的根本。无论在硬件设备设施上如何强化安全保障，倘若工作人员出现重大错误或漏洞，硬件层面的安全防护也无法做到万无一失。只有每个企业成员充分认识到加强安全管理，提高安防水平的重要性，包括建筑工程档案管理在内的各管理环节，才能在应用信息技术时兼顾效率与安全。企业需要定期组织全员学习，包括档案管理信息在内的各类信息技术知识与实践技能。档案管理部门则可专门针对档案管理信息技术开展专题讲座或主题培训，这也是纠正认识偏见或成见的重要途径与举措。

4.坚持教育引导，强化联动管理

建筑工程档案管理虽主要由档案管理部门专业负责，然而产生档案的机构与人员则遍布企业各领域、各环节。这决定了建筑工程档案管理质量效率与每个组织成员息息相关。只有人人为档案管理履职尽责，建筑工程档案管理才能不断提质增效。而这就需要企业针对档案管理坚持教育引导，同时通过强化联动管理为优质高效的档案管理提供制度的刚性约束。

比如，利用线下与线上各种渠道定期开展有关档案管理的知识讲座或专业讨论。通过专业档案管理人员的讲解与阐释，有关建筑工程档案管理的系统性、规范化要求才能逐步为每个成员所了解、熟悉并掌握。在此基础上，工程档案才能在形成的初始阶段实现全面、详尽、细致、完整，才能实现对建筑工程档案管理的源头治理。

又如，强化有关工程档案管理系统性的制度供给。在企业规章制度中明确、强化档案管理考核、评价管理的相关内容与要求。譬如要求各项目部定期与档案管理部门核对信息；针对档案填制、上交等环节存在的问题开展自查自纠；档案管理部门针对不合格档案进行追责或考核等。

四、结束语

信息技术在建筑工程档案管理中的应用具有由表及里、由浅入深的渐进式特点，且绝大多数企业在档案管理工作中已基本实现了信息化转型。然而，不少企业仍未充分发挥建筑工程档案潜在的价值挖掘作用，仍然停留在较为初级的查询浏览阶段。由此可见，当前建筑工程档案管理应用信息技术并不缺少技术工具，而是欠缺信息化管理思想。管理者虽然掌握了信息技术在实用层面的应用手段，而思想观念依然停留在相对陈旧、刻板的传统模式下。这种意识和理念层面的局限性必然导致信息技术难以充分发挥作用，进而制约建筑工程档案作为珍贵信息资源体现出价值挖掘的能力。信息时代背景下，建筑工程档案管理应用信息技术需兼顾技术与理念的双维度。只有切实树立互联网思维、充分认识到建筑工程档案潜在数据资源的巨大价值，建筑工程档案管理才能着眼于档案信息开发的系统性、持续性，才能在顶层设计层面构建更加精细、完备的制度框架，进而推动档案作为珍贵历史数据实现不间断的价值挖掘。这不仅是新时期建筑工程档案管理科学应用信息技术的途径与策略，也是基于信息技术推动建筑工程档案管理转型升级，实现可持续发展的必由之路。

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作者简介：徐佰宝（1974—），男，汉族，山东莒南人，本科，馆员。研究方向：建筑工程档案。