智慧校园环境中高职院校档案信息化建设研究

摘要：智慧校园也叫智慧化校园，是按照智慧化标准对校园内物理空间和信息空间进行重新定义、衔接的新型校园环境构建方式。智慧校园能依托物联网和校内的教学、管理、校园文化、职业就业等板块化内容进行互相结合，让任何人能在任意时间和地点内通过该数字空间获得便捷的校内资源和校园服务。在智慧校园环境中开展档案信息化建设工作，有助于提高高职院校的档案管理、储存、共享和维护质效，但该项工作在推动过程中仍面临较多困境，本文详细分析高职院校在档案信息化建设工作中面临的困境和应对策略，旨在为相关人员提供参考。

关键词：智慧校园；高职院校；档案信息化

刘轶（1973.12.03-），男，汉族，山东莱州，本科，馆员（档案），研究方向：档案。

一、引言

以互联网技术、大数据技术、物联网技术等技术为基础进行建设的智慧校园为大学的管理和发展提供了数据支持和可视化的分析途径，为高职院校展开教育、科研、管理等提供了更加可靠的数字化平台支持，也为教师和学生的发展提供了更加人性化的综合性信息平台。把信息技术与高职院校档案管理工作进行深度融合，能全面提高高职院校的档案管理质效，对创建智能化校园环境具有重要意义。

二、智慧校园环境中高职院校推动档案信息化建设的作用

（一）提高高职院校内档案管理效率

在高等职业教育中，高职院校图书馆的信息管理工作有着举足轻重的地位。主要是由于高等高职院校的档案种类繁多，涉及面广，包括行政管理、党群建设、外事活动、设备采购、教学管理、学科建设、学籍管理、财务报表、工程建设，以及学生的个人资料等多个方面。根据纸质档案工作的需求，必须首先对档案进行归类，然后再对归类后档案进行管理。传统纸质文件很难处理，不仅占地面积大、归类方式复杂，档案的储存和应用效率较低，而且还需要耗费大量的人力、物力对纸质档案进行维护。同时，有关资料的查找也非常烦琐，历史档案和资料可能因储存时间过长，在储存环境影响和自身纸质等因素的影响下发生老化、破损和残缺，为档案后续的应用增加较多阻碍。而档案信息管理系统可以通过检索关键字来快速地检索到有关数据，当仓库达到完全数字化并完成OCR识别的时候，就可以根据记忆或有关的信息进行模糊检索，从而极大地提升了检索的工作速度和准确性。目前大部分高职院校已装备有档案管理软件，并以数字方式不断地进行数据积累、增量及数据补充，这一硬件条件的变化为智慧校园的建设奠定了良好基础。为了加快推动智慧校园的发展，部分高职院校尝试将校内办公软件与档案系统进行联网对接，形成了两个互不相关、彼此分离、互相转化和使用的数据库。通过这种方式，可以使档案管理员在选择和鉴别文件的过程中节约大量的工作时间，使查阅档案的人能够迅速地找到有关资料，从而大幅提升高职院校内的档案管理效率。

（二）减小校内档案储存压力

在智慧校园环境中展开档案管理工作，能有效减小高职院校的档案储存压力。高职院校在实行档案信息化管理之前，其档案储存载体多为纸质文件，在自然因素及人为因素的影响下，可能会使档案发生残缺现象。其中人为因素主要包含人为破坏、管理不善、档案保管机制紊乱、档案流动和利用频繁等，自然因素则包含纸张和书写材料耐久性较差、书写颜料耐久性较差、磁盘和光盘等新型档案载体因储存不当发生损坏等，另外，档案保管场所内光照、温度、湿度、灰尘、微生物、昆虫、啮齿动物、水、火等各类因素也都可能使档案在储存过程中出现残缺和破损。而纸张文件对储存空间的大小也有一定要求，若想保障文件储存环境的稳定性，各高职院校每年在档案室环境维护方面也需要支出大量资金。随着高职院校图书馆实行了电子文档的管理，可以把文件数据直接储存到云中，既不需要占用校园的空间，也不需要限制存储，便于检索和使用。从原理上来说，这样的储存方法可以无限次地进行，而且不会出现文字模糊、文字缺失等现象，能有效减小高职院校的档案储存压力。

（三）开拓校内档案共享渠道

智慧校园环境中下，高职院校建设档案信息化管理机制，可以有效拓宽校内档案资源共享渠道。高职院校在建校后经年积累通常拥有大量珍贵的文字档案数据，但由于传统的纸质文件仅有一套，因此在进行资源分享的过程中，极易出现档案遗失或损坏，使校园公共财产受到损害。而且由于其自身载体形式限制，使得资源的使用和共享效率极低，难以满足现代化高职院校和当代大学生的文件共享需求。建立起一个基于安全性和机密性的文件信息资源共享的网上系统，将各个平台和系统进行联网互通，为校内档案的联网共享创造基础条件。使用者可以通过访问指定端口进行校内资源共享、上传和下载，并能有固定数量的拷贝。将原有的资料转换为云端储存，可以减少原始资料外借次数，确保文件信息的完整。数字化档案以其完备、清晰的标准化格式突破了传统纸质档案在共享时存在的时空限制，依托互联网平台，利用关键字的检索功能，可以提高档案的管理工作效率，并且可以随时随地地查询和使用相关档案。

随着高职院校图书馆信息化建设工作的不断深入，高职院校图书馆的图书借阅方式也发生了质的改变。现在，师生可以登录校内图书馆平台，通过身份信息认证后查询所需资料的借阅状态，并从校内图书馆平台中对目标借阅读物进行预约[1]。档案管理员可根据图书馆平台中的操作信息和要求，将档案以快递寄出或数字化文件传送的形式直接发送给预约者。该种图书馆档案管理方式能够显著提高档案使用人的借阅和使用效率，同时为图书馆内管理人员提供更多的档案管理时间，使校内公共资源得到充分利用。

三、智慧校园环境中高职院校建设档案信息化机制面临的困境

（一）部分教职工对档案信息化认知较为片面

与校内其他教职工人员相比，高职院校的图书馆工作人员普遍年纪偏大，具有丰富的档案管理经验，在纸质档案的储存、维护和共享管理方面得心应手[2]。但是，在智慧校园建设进程不断加快的背景环境下，很多高职院校的图书馆内却未能同步完成信息化档案管理系统的建设，或因部分教职工对档案信息化认知较为片面，导致高职院校在推动档案信息化建设工作时存在较多问题。如部分高职院校在实施信息化的文件管理时，往往会有意地选取一些比较简单的材料进行信息化格式变更，例如：上级下发的文件、高职院校制定的管理规定等，但是，學籍档案和建筑项目的档案，一般都是以纸本形式存在的，在一定程度上影响校内关键档案资源应用。部分教职工由于缺少信息安全意识，在参与档案信息化建设工作时，未能做好档案保密工作，导致信息外泄并可能影响高职院校的社会形象；部分档案管理人员因欠缺服务意识及信息化工作能力，未能对档案信息化平台中的档案内容进行合理归档，导致高职院校档案信息化平台实用性不强。

（二）高职院校内尚未建成完善的档案信息化管理机制

高职院校档案信息化是以档案业务为基础而展开的，前端档案管理工作的质量及其管理机制的健全性会直接影响档案信息化管理质效[3]。与高校内其他职能部门相比，档案管理工作有着它自己的规律和特征，很多高职院校内领导对档案工作的流程和基本规范一知半解，对该部门的工作要么放手不管，要么听之任之，要么就是凭个人喜好对档案工作进行指导，导致很多高职院校都存在档案管理工作混乱的问题。

（三）高职院校内缺乏专业档案信息化管理人才

2018年以后，我国已经正式进入教育信息化2.0时代，许多高职院校都在上级部门的号召下积极推进档案信息化建设工作，但专业档案信息化管理人才的匮乏导致这一工作的推进速度十分缓慢[4]。将档案管理与信息技术进行深度融合，是高职院校构建智慧校园关键举措之一，这就对档案管理人员的信息技术应用水平有更高考验，但目前很多高职院校内档案管理人员信息技术操作水平较为有限，一方面对智能化档案管理软件的操作熟练度较差，档案管理工作效率低，另一方面经常发生操作失误的问题，严重影响高职院校内档案资料利用率，甚至会造成不必要的档案文件损失。

（四）高职院校内档案安全管理力度不足

智慧校园、档案信息化建设在我国高职院校内都处于应用探索阶段，加之很多高职院校内尚未建成完善的档案信息化管理机制，导致部分档案管理人员未能养成信息化档案安全管理意识[5]。在实际工作中，为了方便，文件管理软件没有设定任何加密口令，使得所有的人都可以登录校内系统，且未能对访问者的访问权限进行限制，极大程度地增加了校内信息安全隐患。

四、智慧校园环境中高职院校展开档案信息化建设思路

（一）强化教职工的档案管理信息化意识

从总体来看，国内档案信息资源的建设与共享技术发展还较为缓慢。当前，我们的档案信息的服务模式还是以馆藏介绍和目录查询为主，馆藏档案的全息上网和档案信息的互联网使用还不是最为普遍的方法[6]。虽然部分高职院校认识到了档案信息化管理中存在的不足，也在积极展开新功能探索和开发，但是各高职院校缺乏统一规划和指导，没有相应的法律、法规、管理体系为各高职院校提供参考，导致各高职院校在开展档案信息化建设工作时多处于“各自为战”“重藏轻用”状态。部分高职院校内档案工作人员想要实现文件信息资源的分享和互联，但由于职能分割和信息技术应用水平限制，导致其未能参与到档案信息资源建设工作中，这一现象也使得档案管理人员过于关注部门内档案信息资源管理，未能及时推动校内档案信息资源整合，使高职院校档案信息化建设工作始终停滞不前。

信息化档案管理系统作为智慧校园的重要组成模块，若想充分发挥其应用价值，必须优先革新档案管理人员的档案信息化认知观念，立足于高职院校本身，建立相应的档案信息化管理机制。尤其是要有足够多的信息技术的工作人才来进行文件的管理，这样才能切实提高档案信息化建设效率[7]。其次，必须为档案管理人员树立信息化工作意识。以高职院校实际条件为基础，对档案库房内现存档案进行分批、分期信息化格式转化，建立与档案库房类目对应的数据库，逐步完成档案信息化建设工作。应用信息化服务意识为校内师生提供更加便捷、人性化的档案管理服务[8]。

（二）建设并完善档案信息化管理机制

对高职院校来说，在推动档案信息化建设的过程中，只有立足于档案管理工作的实际需求，建立起成熟、完善的档案信息化管理机制，充分发挥校内各部门的联动效应，确保各部门能在档案管理工作中充分发挥作用，才能最大程度发挥档案管理工作的应用价值[9]。首先，应根据高职院校档案信息化建设进程建立相应考核机制，对档案管理人员的工作质效、信息化技术应用水平、信息化档案服务能力等进行评估，对未能达到评估标准的档案管理人员，应对其进行必要的信息化技术培训，直至其能胜任岗位工作变化需求后，才能继续任职。其次，应完善奖惩机制。以客观性奖惩机制对档案管理人员在档案信息化建设过程中的表现进行奖励或惩戒，有助于增强档案管理人员的责任意识和工作积极性。最后，完善监管体系。对工作人员的工作行为进行监管，一旦发现档案管理人员在日常工作中存在工作失误、损害学校利益的行为出现，应酌情对其进行处理。

（三）组建档案信息化管理专业人才队伍

高职院校应结合档案信息化建设工作需求，组建专业化信息人才队伍，加强对现有人员的技术培训，提高档案管理人员的综合素质[10]。由于专业化档案信息化管理人才较为匮乏，高职院校可以先招聘专业信息化人才，再根据档案信息化建设需求使其和原有档案管理人员队伍进行互相融合，利用原有档案管理人员的管理经验和信息技术人才的技术应用优势，共同为高职院校档案信息化建设工作提供人才支持和助力。另外，应借助专业信息化人才帮助原有档案管理人才熟悉并逐步掌握智慧校园环境下各类信息软件、计算机系统的操作方式，全面提高高职院校的档案信息化管理效率。在此基础上，应加强对档案管理人员的信息安全培训，增强他们的信息安全防范意识，以规避校内档案信息泄露风险。

（四）做好校内信息化档案安全管控工作

在信息化档案管理工作中，最关键的就是网络安全管理工作，由于网络非常容易被入侵，尤其是计算机病毒，它会对整个计算机网络系统的正常使用造成严重的影响，也会造成文件信息的泄漏[11]。因此，高职院校必须建立起完善的信息安全保护机制。如要求档案管理人员进行防毒软件下载，定期对系统病毒进行检测，建立防火墙，从而确保计算机的安全性。要求档案管理人员严禁使用办公电脑下载未知或与工作无关的软件，避免隐藏病毒被植入档案管理软件系统。此外，必须对档案管理系统的访问权限进行设置，如必须以学号或教职工账号登录档案管理系统，对学生、教师、管理人员的档案访问权限进行划分，应用加密技术对高价值档案资料进行加密，避免文件在传输过程中发生泄漏等，确保高职院校公共信息共享的安全性。

五、结束语

综上所述，在智慧校园环境中，高职院校推进档案信息化建设工作已经成为未来高职教育发展的必要趋势，有助于提高高职院校档案的管理、维护、储存和共享质效，能大幅提高高职院校公共信息资源的利用率，但这一工作在推进过程中还面临较多困境，需高职院校结合自身实际情况，采取合适的应对策略，才能保障档案信息化建设工作有序展开。

作者单位：刘轶山东省烟台护士学校

参  考  文  献

[1]国艳秀.基于智慧校园环境下的高职院校档案信息化建设探讨[J].兰台内外，2022（08）：10-12.

[2]车艳红，姚贝.智慧校园背景下的高职院校档案管理工作研究[J].兰台世界，2021（S2）：45-46.

[3]芦利萍.基于智慧校园环境的高职院校档案信息化建设探讨[J].无线互联科技，2021，18（21）：35-36.

[4]霍倩倩.加强高职院校教学档案信息化建设 有效助力“双高计划”实施[J].陕西档案，2021（05）：26-27.

[5]邓雪娟.智慧校园建设背景下的高职院校档案信息化研究[J].城建档案，2021（08）：28-30.

[6]张莉.基于智慧校园背景下的高职院校档案信息化建设研究[J].城建档案，2021（08）：24-25.

[7]张美英.基于“智慧校园”推进高职院校档案信息化建设[J].中国信息化，2021（06）：81-82.

[8]徐健.智慧校园环境下高职院校体育信息化建设的探讨[J].当代体育科技，2020，10（28）：109-110+113.

[9]吳晖.基于智慧校园环境的高职院校档案信息化建设研究[J].信息与电脑（理论版），2020，32（04）：250-251.

[10]李燕.基于智慧校园环境下的高职院校档案信息化建设的几点探讨[J].智库时代，2019（42）：63+65.

[11]李清良.智慧校园背景下高职院校档案管理信息化建设的策略探析[J].发明与创新（职业教育），2019（09）：81+79.