吕晓荣,王 旸,郑 阳,刘晓欧,张雨薇
(1.黑龙江职业学院,哈尔滨 150080;2.北大荒完达山乳业股份有限公司,哈尔滨 150006)
以习近平总书记对垦区两次重要讲话、重要指示精神为指导,深入贯彻落实《国务院关于印发“十四五”数字经济发展规划的通知》(国发[2021]29号)、《关于中央企业加快建设世界一流财务管理体系的指导意见》(国资发财评规[2022]23 号)、《会计信息化发展规划(2021-2025年)》(财会[2021]36 号)等文件精神,以数字技术与实体经济深度融合为主线,推动数字经济成为股份公司高质量发展的新引擎。紧紧围绕财务数字化转型、财务职能转变,为了加强业财融合,提升经营管理水平,WDS 公司于2021年6月开始规划、实施建设财务共享服务中心。
WDS处于上市准备期,迫切需要提高财务效能,加强集团管控成为财务共享服务中心(简称FSSC)建设首要驱动因素,促进业务规范、降低成本、提高效率以及加强战略支持等为建立FSSC 的核心诉求。为完成双百亿战略,WDS 公司的业务将会迎来快速增长期,通过财务共享中心的建设,避免组织重复建设,使用标准化及自动化的操作批量处理业务,可以显著降低单位成本,实现规模效益等,基于以上的战略需求与诉求,公司形成了集团管控兼服务支持的财务共享战略定位。对上为满足集团战略提供财务决策信息,对下提供高质量的会计核算服务等,既注重财务管理又注重服务质量,两者相辅相成,有效提升企业管理水平,为企业发展提供全面支持。
FSSC 按照“大集成、大共享、大数据”的理念,初步搭建智能财务共享平台,设计“五大平台、三大接口”的总体架构。
根据共享不同阶段需求,持续改进,搭建共享内部运营管理体系,实现自身的可持续发展。
实现核算自动化,实现全员共享包含采购到应付、销售到应收、总账、资产、成本、费用报销业务。以标准业务经营事项为核心,初步搭建一套标准化体系,包含流程标准化、核算标准化、表单标准化、操作标准化,通过规则引擎化与信息技术结合,形成凭证自动化生成,无须人工干预,同时,启用核算标准附件、标准摘要自动化,助力财务规范。
该平台嵌入影像系统、OCR 识别技术、智能审核、电子会计档案、合并报表、RPA 机器人等,提升共享作业效率。
初步搭建财务、采购、销售、成本四大数据看板,实现数据价值深度挖掘,用数据说话、用数据管理、用数据决策创新。
将公司资金计划内嵌到系统中,做到资金使用有“计”可循,实施资金集中管理,发挥协同效应;启用银企直联,做到资金管办分离,实现资金收支的实时控制及资金风险的防范与监督。
1.博智营销费控系统。该平台与OA、ERP、SFA互联互通,实现经销商在线下单;直营商超订单对接商超系统,自动获取,实现自动拆单;营销费用计划、申请、审批、核销、分析等全数字化管控,有效支撑了公司业财融合。
2.OA 与ERP、博智互联互通,实现一个接口移动审批。
3.启用税务云。该系统与税局端、报账端对接,通过影像系统、OCR 识别技术,实现增值税类型发票防伪、防重;同时,链接ERP 端,实现发票自动批量开具。
通过问卷星对财务共享服务中心员工进行网上匿名问卷调研。
财务共享中心有155 名员工,其中年龄30 岁以下占34.76%,31-40 岁占40.85%,41-50 岁占14.02%,50 岁以上10.37%。工作年限0-5年占32.32%,5-10年占28.05%,11-20年占25.61%,21年以上占14.02%。学历以本科为主占76.22%。职位初审人员占48.17%,复审人员占20.73%,稽核人员占23.78%。符合调研的基本条件。
表1 财务共享服务中心使用情况问卷
表2 财务共享服务中心业财融合情况问卷
Chat GPT 系统能实现整理账务、编制财务报表、提交税务申报材料、撰写工作计划和总结等功能,支持Chat GPT 融入会计工作占99.39%;Chat GPT系统可以利用其分析和判断能力,帮助您识别和应对财务风险,支持Chat GPT 融入会计工作占100%;Chat GPT 系统可以大大提升财会工作者的工作效率、减少差错、提高满意度、实现职业转型,支持Chat GPT 融入会计工作占100%;基于Chat GPT 和RPA 的银企对账流程重构,可以大幅提升工作效率,降低会计人员的工作量,但也增加了被裁员的风险,支持Chat GPT 融入会计工作占99.39%;基于神经网络的Chat GPT 系统处理算法的弊端也是客观存在的,对某些复杂会计问题,例如,成本计算、风险评估、财务预测、税务筹划等,可能需要更为专业的算法和技术支持,这需要额外地嵌入某些程序,增加工作复杂性,支持Chat GPT 融入会计工作占98.17%。Chat GPT 可能需要额外的专业知识和领域专家的支持,对会计人员操作技能的帮助更是有限,需要设置财务人员的审核和干预环节,才可以降低Chat GPT 可能出现的判断失误,真正达到人机协同的效果。
通过平均值或中位数描述数据的整体情况,软件显示数据中并没有异常值,因而问卷星中SPSSAU可直接针对平均值进行描述分析。
表3 模型汇总(中间过程)
F 检验用于检验回归模型是否有意义,本模型p 值为0.004,(p<0.05),通过了F 检验,说明模型有意义,至少有一个X 会对Y 产生影响。
表4 ANOVA 表格(中间过程)
回归分析用于研究X(定量或定类)对Y(定量)的影响关系,是否有影响关系,影响方向及影响程度情况如何。实证结果:第8、20、24 假设问题与年龄因素负相关,第10、26、28 假设问题与年龄因素正相关,其他问题并不与年龄有影响关系(具体分析如表5)。
表5 负相关关系合计
表6 正相关关系合计
随着人民生活水平的逐步提高及经济快速发展,海量企业财务信息需要对数据进行整合和管理。在输入票据信息的过程中,第一步需要人工进行排序和分类,然后由数码相机等图像设备对图像数据进行扫描和拍照,再上传和存档,在处理过程中必须采用人工输入方法获取可用的文本。随着文件数量的增加,人力成本和时间投入巨大,不仅增加了运营成本,投入速度也难以提高,难以有效控制差错率,对服务质量的提高产生了负面影响。特别是在审查不同类型发票的真实性和有效性时,需要大量人员手工扫描、识别、核实和认证发票的增值税扣减额,在这种连续重复的操作中,由于缺乏用于关键信息抽取和处理的智能终端,将导致人员分散和低增值投入,从而使企业其他职能部门,如战略管理和决策、内部控制和管理岗位极度缺乏人才。
财务共享中心的过程自动化设计还没有达到令人满意的程度,需要在一定的实施周期内进行优化和改善。目前,各种业务流程存在很多非增值的工作,例如,税单需要手工制作,银行申报书需要手工登录,交接数据需要手工操作。另外,在移交过程中容易错过的现象,会给今后的检索工作带来麻烦。核对人员需要登录到不同的系统,获取不同的数据,如订单、发票、银行详细资料等,并在Excel 表格中手动匹配。
从地方公司到共享中心的信息不能立即得到反馈处理,而且还通过提交申请、审查、评审等一系列过程,这些基本过程也会在一定程度上影响信息处理的效率,尤其是在年终关闭等特别繁重的业务期间。总账流程在建立财务共享中心后,可以不去实地,在平台上对总账进行实时监控,实时下载。资产管理流程在财务共享中心建立后进行简化。实时审查申请,并将其提交共享服务中心的资产经理批准。批准后,应提交支付给供应商的基金份额发票。提交相应的凭证以供总账部门审核。得到财务共享中心的支持后,流程的运行速率和准确性得到了很大的提高,但是规范化流程自动化操作还是需要进一步优化。
通过SPSS 统计软件对WDS 财务中心调研的实际数据进行相关性描述和回归分析,探索Chat GPT&RPA 在财务共享中心交互应用的可能性,解决会计传统模式下需要解决的重点和难点问题,为数字化赋能地方企业提供有价值的参考。
调研结果表明,基于Chat GPT 和RPA 的银企对账流程重构,可以大幅提升工作效率,降低会计人员工作量,但也增加了被裁员的风险,仍然有80%问卷赞同Chat GPT 融入会计工作。同时,基于神经网络的Chat GPT 系统处理算法的弊端也是客观存在的,对某些复杂会计问题,例如,成本计算、风险评估、财务预测、税务筹划等,可能需要更为专业的算法和技术支持,这需要额外地嵌入某些程序,增加工作复杂性。
融合Chat GPT&RPA 在财务共享中心的交互应用,能够提升构建端到RPA 自动化业务流程的效率;同时,Chat GPT 通过对话式自然语言生成,可以提升员工对RPA 产品的亲密度和使用兴趣,为财务共享中心解决实际问题提供新的发展方向及参考价值。
在集团财务共享中心业务流程优化中,对于财务智能化的概念适度整合,以分析财务共享中心存在的问题。考虑到处于信息高度发达时代,拟利用Chat GPT&RPA 的会计技术构建财务共享中心业务流程的优化路径。包括应付业务、费用报销业务、总账管理业务和税务管理业务,对这四个流程的不科学现状进行改造,达到既提高企业财务管理的效率,也为集团内其他企业树立标杆的目的。