关于单位采购管理系统存在的问题与对策探讨

阮宁

摘要：随着数字化时代的到来，利用新一代信息技术促进制造业融合发展，成为推动实体经济发展的潮流和趋势。早期使用的采购管理系统与现今其他信息化系统在数据交换等方面存在着不少鸿沟和障碍，而制造业企业常用的采购管理系统在经过不断的发展演进后，已经拥有了更强的性能，更丰富的数据接口，能对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪，使得许多企业获得了良好的经济效益。但在新旧定制化采购系统更替过程中存在着不少问题，本文阐述了新旧定制化采购系统更替过程中容易出现的问题，分析了新一代采购系统涉税问题、与旧系统衔接数据交换问题以及各种错误修正困难的原因，并提出了改进现有系统对税务处理涉税问题，改变新旧系统数据交换方式，使旧系统传来的数据可追溯，建立合理的变更流程，形成良性容错机制等对策建议。通过追踪一次定制开发过程的优化方案，总结了需求单位财务部门对采购管理系统最基础的述求，以期为类似业务问题形成一个可行的解决模板。

关键词：采购管理系统；涉税抵扣；数据交换：变更流程

采购管理系统最早产生于20世纪90年代，随着当时信息技术的发展，采购管理系统逐渐引入了电子化、网络化的手段，建立了采购管理信息化系统，实现了采购流程的标准化、自动化和信息化。随着时代的发展以及信息化水平的不断提高，企业对管理精细化需求不断提升，这种独立于其他信息系统的采购管理系统已不能满足当今的管理需要。许多软件开发企业据此开发了新的采购管理系统，最终与合同管理、预算管理、财务管理、仓库管理等信息系统的数据交互，基本实现了企业信息整体化的需求。本文通过财务人员在现实使用过程中发现一些共性问题进行分析，并联合系统开发企业共同对这些问题进行讨论。希望通过描述我们在实践中遇到的问题以及解决方案，能为其他更新采购管理系统的单位提供一点管理思路。

一、采购管理系统介绍及定制采购管理系统的优点

（一）采购管理系统的介绍

采购管理系统是通过采购申请——采购订货——进料检验——仓库收料——采购退货——购货发票处理——供应商管理——价格及供货信息管理——订单管理——以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理系统。

（二）定制采购管理系统的优点

1.信息系统之间的数据互相关联，减少人为因素造成的记账差错

打通采购管理系统、合同管理系统、预算系统、财务审批流程和财务软件等计算机系统的壁垒是大势所趋。现今的软件开发企业一般对企业整体信息化各项模块都有开发，不仅本企业内的信息系统能顺利的实现信息交互，对与其他软件开发企业的各项系统也能架构合理的数据交换接口，使得企业信息能顺利交换。现代采购管理系统与财务系统的对接大大便利了财务人员的各项工作。

采购管理系统能够实时推送采购入库，材料出库等内部凭证，也能推送合同付款等基础财务数据。系统在推送数据的同时，按需形成财务凭证。同时，其生成的财务凭证能够追溯采购物料的所有数据，界面十分友好。因为财务数据来源基于采购管理系统本身，数据会在后台进行校验，从根本上杜绝了人为因素造成的入账错误。同时，财务数据统计口径与采购系统统计口径一致的情况下，数据相互勾稽，基本上不可能形成数据传输的差错。

2.便于查阅有关资料

初代采购管理系统独立于其他企业信息系统，特别是与采购息息相关的财务凭证与采购入库、出库的原始单据，发票等的关系需要人工进行数据转换查阅。财务人员为证实采购部门、仓库管理部门提供数据的准确性和真实性，需要仔细核对每一张手工签字的纸质单据，并将计算结果与初代采购管理系统的数据进行核对。事实上，人工核对成千上万的原始单据始终容易产生纰漏。

新的采购管理系统实现了采购和仓库管理部门生成原始单据直接推送财务部门形成初始凭证，审核后即可记账。并在查找数据过程中，也能直接通过对数据的整理筛选，调取原始单据及所涉及凭证，解决了通过大量人力物力查找原始单据，并整理形成电子文档的过程。

3.新采购管理系统启用了线上审批流程，无纸化流程更加便捷高效

新采购管理系统从物料申请，合同签订，物料领取，库存管理等各方面均实现了线上审批流程，对业务的各项权限管理均通过系统设置。通过流程设置，明确了各项业务的审批程序，减少了职责不清产生的推诿问题，同时，通过系统把控，杜绝了无权限人员对业务的无效审批，也减少了线下审批情况下，人员办理业务过程中花费的无效时间。

二、采购管理系统使用的现状及存在的问题

（一）现有系统对税务处理还存在系统性问题

1.采购种类较多，现有系统的税率固定不符合实际情况

因所需采购物资的品种批次较多，我们的合格供方有一般纳税人，也有小规模纳税人，即使同样规格型号的物品，这些供应商能提供的发票税率就有可能不一样。同时，我们采购的不仅有13%税率的货物，也有6%税率的开发定制软件或其他，仅设定一个固定税率是不符合实际情况的。

2.采購所涉及的项目对税款能否抵扣的判断处理存在着问题

我们正在进行的项目分免税、正常纳税、简易方法计税等各种情况，除了正常纳税的情况下，取得的增值税专用发票可以抵扣外，其他情况即使取得专票也是不能抵扣的。同时，我们前期采购没有对所涉及的项目进行分类，极有可能在同一个合同中即涉及可抵扣增值税进项税额的项目也涉及不能抵扣增值税进项税额的项目，而取得的发票因为供应商原因，有可能取得了增值税专用发票，也可能取得增值税普票。在这种复杂的情况下需要对业务事先进行区分，对票据进行分类。

而我们存在一些特殊的情况，比如提前批量生产设备而不知用于可抵扣还是不可抵扣项目，将不可抵扣的项目转为了可抵扣的项目或相反。这些项目事先不知道是否用于可抵扣进项税额的项目，原先预计可抵扣，后期转为不可抵扣的项目就需要将涉及的所有采购器件以及涉及的可抵扣增值税额关联起来，做进项税转出，计入采购成本。

（二）新旧系统数据交换存在障碍，数据传输难以回溯

因新旧系统并存，并以使用新系统为主的情况下，旧系统产生的数据需要向新系统转移。新旧系统并存的情况下，旧系统不新增采购需求，也不再产生新的合同，但原合同的执行和领料程序继续在旧系统执行，补库等产生的无法领料出库的物资数据平移到新系统。我们对新系统产生的采购入库、出库数据和旧系统增量平移的数据汇总后形成最终的采购管理系统综合表格。但旧系统在统计数据存在缺陷，取数的表格是实时变动的，想追溯查询前期平移数据全靠人工操作，通过实时数据对比上期下载的原始数据，一旦比对的基数不对，平移过来的数据就是错误的，并且实时变动的数据不能查出原先平移数据是否正确。

（三）需要变更的情况没有系统的流程

因为采购管理系统关联到合同系统、预算系统、财务系统和其他系统，数据牵一发而动全身，而只要有编制凭证过程中总会出现各种各样的问题。新系统能直接在采购管理系统取数，通过选择需要做账的入库暂估、出库数据，跟着系统流程就能完成凭证编制。

在实际过程中，入库暂估偶尔出现没有金额的情况。这个情况的产生主要源于初始数据导入核对不严格，有可能是没有录入单价或对物资未进行分类等。出库凭证无法顺利记账的情况主要是所出库物资没有关联上批次号，新的项目在采购未与财务系统科目勾稽。而且，出错的数据无法直接定位或筛选查找，需要手工试错，不是很智能，而人为因素在里面，出错是不可避免的。新系统的处理方式是撤销财务系统凭证，撤销采购管理系统成本计算，一步步回溯到出现错误的节点，更正后重新計算，再重新生成凭证。这个方法在数量不多，每笔业务单独记账的情况下是可行的。但实际情况是每次入库暂估和出库数据量巨大，一步步回溯后不能保证除需更正数据外，还原的数据与原先涉及的数据来源完全一致。所有数据都有关联，在采购管理系统、财务系统、预算系统等各自单独更正数据，数据没有勾稽关系，不可回溯也不可取。如果财务数据跨期，更不可能采用撤销凭证的方式进行更正。因此，我们需要一个能在合适契入点进行变更或更正的常规流程，正常进行数据变更，制作新的更正凭证，便于数据统计与业务追溯。

三、改善采购管理系统问题的对策

（一）现有系统对税务处理涉税问题的处理

1.税率要随实际情况确定和修正

实际工作中，我们增值税税率会随着业务不同而有所不同。同时，由于国家政策变更或供应商自身原因都会引起所提供的发票税率与原签署合同时不一致。这就要求现有系统要提供自定义税率的情况。采购人员收到与合同不一致税率的发票也应该可以进行税率的修正。系统在收到新发票的同时，对所对应的材料不含税价重新计算，确保发票内容和系统中材料成本及所涉税额情况一致。

2.增值税进行税额是否抵扣要按情况进行标记，并可以按需转换

首先，对所收到的发票进行分类登记，标记票据是否属于增值税专用发票。增值税专用发票和特殊的可抵扣普票的税额和不含税价必须分开登记，为下一步价税分离记账或做进项税转出提供可靠依据。细化每张发票对应的具体存货，为后期调整可抵扣和不可抵扣增值税项目之间调整互换做准备。在进行登记增值税专票信息时，要特别注意核对发票税率是否和合同一致，如不一致，以发票记载的税率为准。这时，要注意调整已经暂估的入库单据以及已记账出库成本，根据税率变化调整存货成本，避免出现实际抵扣税款和前期计算税款不一致的问题。

其次，解决税款是否可以抵扣问题，要从源头定义采购所涉及的项目是否属于增值税进项税额可抵扣的范围。一开始就从系统层面将是否可抵扣的项目进行大类划分，区分可抵扣增值税进项税额的项目和不可抵扣的项目成本，在初始记账时就考虑进项税转出记成本问题，避免出现有的项目前期成本少计，而项目结题之后才发现原计入进项税的部分必须转出，成本突然增高的问题。原则上，所有发票都应取得增值税专用发票，一旦出现不可抵扣项目向可抵扣项目转换时，争取更低的项目成本。但是，遇到不可抵扣增值税进项税额的项目且确定不会变更的情况下，可以根据需要可以选择更低的税率或征收率的普票。

（二）改变新旧系统数据交换方式，使旧系统传来的数据可追溯

1.确定交换数据标准，保证系统合并后的数据准确性问题

首先，我们要找到一个可以追溯的时间点和表格，这个时间点上所有物资的库存数量是固定的，什么时候来查都是这个数据，这个基期数据的稳定性很重要。其次，不能只平移无法在旧系统出库的补库物资等，要将与基期数据相比的增量入库和出库数据都匹配到新系统中。虽然这样看起来人的工作量和数据交换量都显著增大，但这样的数据可以汇总还原，一旦出现旧仓库转移数据有误的情况可以很快发现，并进行更正。通过以上操作，产生的数据可以重复计算，反复验证，能有人复核导入的数据是否准确，避免了不同时间取数不同，不能复核录入数据准确性的问题。

2.检查初始数据完整性，强化录入数据的规范性，减少原始数据的错漏

首先，对录入的初始数据进行检查，核对初始数据库的导入是否取数完整，避免因为数据量太大，从旧系统导出就丢失数据的情况；其次，对手工录入的数据进行核验，看是否有人为因素造成的数据录入错漏；再次，对旧库平移到新库的数据进行验证，避免平移数据时数据的丢失；最后，在新旧系统上线并行后，对仓库进行整体的盘点，核对实物资产和账上资产的差别，找出差异原因，分清是数据转移过程中的录入错误还是实际发生的盘盈盘亏。

另外，生成凭证原始表格在形成凭证前就可进行数据核对，直接将错漏数据标示出来，便于数据追溯，也避免了在生成凭证过程中才发现错漏，回溯原始表格时无法准确定位的问题。

（三）建立合理的变更流程，形成良性容错机制

在项目进行过程中，不论是设计变更还是项目变更，或者本身就是人为操作失误，都需要对业务进行变更或更正。设计一个变更或更正流程，能有效解决采购过程中出现的各种问题。首先要对流程中每个节点出现错漏的原因进行预判，找准变更的切入点，确定从哪个节点可以发起怎样的变更行为，这些变更行为会涉及到那些系统和流程。其次，根据各项基础数据，判断每个节点可以变更的数据范围，以及审批流程和权限。再次，这些数据更正后在重新写入新数据的情况下，要保留旧数据，不能覆盖，保证原始数据的完整性和可追溯性。最后，变更后的数据推送给财务系统，根据变更单据，形成新的变更凭证。通过一些列容错机制，能有效解决项目中出现的各种变化，也保证了原始数据的真实性和完整性，有效防范采购过程中出现的风险。

四、结束语

本文从财务人员使用角度阐述了在复杂涉税及多项目并行的采购环境下企业更新采购管理系统出现的共性问题。从涉税记录和调整项目成本，新旧系统数据并行时数据不能准确交互，以及比较原始的数据调整变更方式等问题产生的原因，并从票据登记、项目分类的方面解决了复杂环境的涉税问题；通过建立可核对，有审批的方式，使得旧系统向新系统数据传递更加准确有效以及建立完整的变更流程，维护原始数据的真实完整性问题提出了解决方案。以期望通过我们发现的错漏和优化措施的探讨，避免大家在实际应用过程中出现我们曾经出现的困难。

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