新形势下档案管理工作转变初探

王静丽 /北京控制与电子技术研究所

白学文 /中国运载火箭技术研究院

常文娟 /首都航天机械有限公司

新形势下，尤其是数字化时代的到来，通过大数据、信息化等先进技术的牵引，促使传统的档案管理在管理理念、管理模式、管理工具、管理范围等方面发生了翻天覆地的变化，档案存储、查询和借阅的效率大大提升，不仅为单位节省了大量的人力、物力，同时为单位的高速发展奠定坚实的基础。

一、新形势下档案管理工作面临重要转变

1.档案管理观念的转变

在数字媒体逐渐普及的新形势下，传统的档案管理部门、人员必须转变观念，不能只停留在档案信息的收集、整理、入馆、借阅、归还等工作，而是要主动思考，接受新的管理手段、理念。数字化时代的典型特征就是大数据，其重要特点是信息量超出传统观念的认知范畴，呈现指数级别的增长。因此，如何将这些海量数据进行整理、分析、存储，以便随时查阅、利用显得尤为重要。

2.档案管理模式的转变

档案管理模式由以往集中管理转变为分散式管理。随着档案数字化形态的转变，现行的纸质档案将逐步转变为电子档案，而电子档案无法按照以往的管理模式完成档案收集工作。数字化的档案馆不用再接收各个单位、部门的电子档案，只需对分散的档案信息进行收集、梳理和管控，以便查询，而分散的档案实体或数字档案电子文件，保留在生成部门即可。

3.档案服务模式的转变

随着数字化时代的到来，人们对档案信息的需求也发生了很大的变化，不再是传统档案的管理流程—登记、借阅、归还，而是通过数据本身获取其背后的隐性知识。通过档案管理部门对档案数据进行整理、分析，得出可参考的信息，便于用户采用。不仅如此，用户需求普遍存在差异，要求档案管理部门开展个性化服务，针对不同需求开展不同的档案信息处理、分析。

4.档案保护对象的转变

传统的档案资料基本上都是非数字化的，存储较为简单，对环境的要求较低，不容易出现重大安全问题。然而，随着信息载体的形式多样化，与之相应的档案信息种类也变得多种多样，对档案信息的存储环境和方法提出了更加严格的标准。例如，音响类档案信息与磁场之间要有安全距离、光盘档案要注重防止磨损、硬盘档案要注重避免震动，计算机要确保供电的可持续性，同时还需要配备专用的信息设备来保护各种类型档案的安全。

二、新形势下档案管理工作面临挑战

1.档案管理工作缺少专业人员

现阶段各单位的档案管理人员普遍学历偏低，缺少掌握档案专业知识和技能的管理人才，特别是既具备图书情报、公共关系学、文学、档案管理、文件管理等多学科知识，还具备计算机、信息、软件等方面技能的人才，导致对新的知识和技能接受能力较弱，在工作中难以使用和推广新的档案管理技术，无法有效解决在档案管理工作中遇到的新问题、新情况。

2.档案管理标准和工具不统一

我国绝大多数的企业内部档案管理人员都根据自己的工作要求和工作习惯完成档案管理工作，部门之间没有联系，每个部门的数据库管理系统五花八门、功能也有所差异，导致档案管理工作人员需要反复开展录入工作，而且由于数据管理工具或标准不一致造成信息准确度降低。

3.档案长期保存技术和应急管理手段落后

新形势下，随着数字化时代的到来，档案信息长期安全保存的需求越来越大，传统档案信息的存储手段基本是将纸质档案或电子档案存储在固定的场所，同时档案存储的场所一般为普通房间，在温湿度监测、防火、防盗、防震等方面考虑较少，导致档案信息的安全受到较大威胁。例如光盘类型的档案信息理论存储周期是20 年，但多数光盘信息存放几年之后便无法打开，另外近几年我国各地区地震自然灾害时有发生，2020 年的“玉树”地震和2012 年的“汶川”地震直接导致当地的档案信息严重损毁或丢失，无法正常获取信息。因此，新形势下，档案管理部门应在存储手段和存储安全上投入更多精力，比如可通过云存储、分散管理等方式丰富档案信息的存储手段，通过档案馆温湿度自动控制、安防系统升级等手段，提高档案馆的抗灾害能力，避免因技术落后或者存储方式不当造成数字档案或者电子文件的长期存储受到威胁。

三、新形势下档案管理工作应快速转变

1.档案管理人员应快速转变观念

作为一切物质变化的基础，思想认识转变才是根本，档案管理人员要持续提升对新形势下档案管理工作的认知，充分认识到新时期档案管理工作的重要性等，实现档案管理工作从管理型向服务型的快速转变。

（1）转变档案资料信息的采集方式

以丰富档案室或档案馆资源为主要目标，改变以往传统的工作模式，积极主动的创新档案信息采集方法，为档案管理部门收集更全面的档案信息。采取主动出击的方式，抓取网络信息资源，完成采集和归档工作；向档案用户及时推送、告知信息归档通知。

（2）转变档案服务的理念

实现档案信息资源的使用价值最大化，需要对档案信息进行重新整合分析，按照个人对档案查询习惯，对档案进行分类；档案管理部门及时关注档案使用人员的不同需求，适时调整档案服务理念、方法，使档案服务满意度达到新高度。

2.加强学习提升业务能力

档案管理属于跨学科专业，档案管理人员必须同时具备档案管理、计算机、网络交换等相关专业的知识，档案管理工作人员只有不断开阔视野、积累多学科知识、提升技能水平和综合素质才能更好地满足新形势下档案管理岗位的职责要求。

3.加大档案资源的开放力度

档案管理部门面临着与社会上其他散落的档案信息资源竞争的局面。随着线上档案馆、自媒体等新兴信息载体的出现，人们对档案信息的时效性、全面性也有了更高的要求，因此档案管理部门必须加大档案资源的开放力度。从以往的守旧封闭到创新开放，为整个社会提供丰富且有效的信息，完成档案部门与其他政府部门之间的“信息鸿沟”跨越，推动智慧城市和城市记忆工程的建设。

4.企业应加大投入力度

企业应加大软硬件更新升级改造力度，统一单位内各部门数据库管理工具或标准、统一档案管理标准和工具，确保新形势下档案信息生成格式一致，避免反复录入、校对，确保档案信息的唯一性和准确性；互联网环境和社会环境对档案信息资源安全构成了较为严重的威胁，要求单位应在人、财、物方面，提高对档案信息安全的倾斜力度；定期组织开展档案管理相关的培训工作，不断学习优秀企业的档案管理经验和方法，开阔本单位档案管理人员的眼界，紧跟时代发展。