新时代人才交流服务中心档案社会化管理策略探究

孙丽

摘 要：随着社会信息资源不断走向多元化多样化，促进信息高效管理，提升信息流通速度，进而推动档案资源社会化，是未来各行各业需要面临的难题。在此背景下，人才交流服务中心档案管理部门需要转变传统的被动服务方式，通过业务转型、管理升级、流程再造、宣传推广等方式，将人才管理工作主动、深度融入社会发展各方面，推动其他领域人才工作发生正向改变，提高人才中心在各项事业发展中的参与度和贡献力，进而实现人才档案信息化管理、社会化服务。本文从人才中心档案社会化管理必要性、现状及存在问题、未来优化路径为出发点，提出系列发展建议。

关键词：人才工作；信息化管理；社会化服务

档案工作社会化是指档案工作与社会发展相互作用，通过档案资源汇集化、档案管理信息化、档案人员专业化和档案服务社会化等多种优化升级策略融入社会[1]，进一步推动各行各业良性发展。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出，要“深入推进档案利用体系建设，充分实现档案对国家和社会的价值”，强调档案工作对社会发展所具有的积极促进作用。人才中心依托档案社会化、信息化管理，实现对部门单位、社会团体、行业协会、知名院校等地人才的全方位、多层次、高效率管理，并将其作为党委政府相关工作决策的重要依据，从而能够在今后干部调整、人才引进、岗位匹配、职称考核等方面提供精准数据支持，有效改革人才管理制度，快速建设专业性强、匹配度高的人才队伍，使人员管理变得更加科学化、有序化。

1 人才中心档案社会化管理必要性

1.1 充分发挥单位职能，为社会化管理提供保障

档案是对个人过去学习成果、工作经历、政治思想、社会关系的记载，也是各行各业面向社会选拔人才的关键依据[2]。在新时代背景下，工作理念、目标、形式和内容都发生变化，对人才的需求也在不断上升，实现档案社会化、信息化管理，是为推进各项工作未来发展战略、推动经济高质量发展、建设多元化人才搭建平台的关键举措，也是人才中心积极服务人才工作大局的重要手段。

1.2 提升人才管理效率，优化人才服务水平

在传统模式下，人才中心档案管理大多采用以纸质档案、人工查询的方式进行，效率低，甚至会对档案实体造成不可逆的损坏。随着社会的不断发展和档案社会化、信息化管理体系的不断健全，产生的人才数据及相关工作文件数量也随之呈几何级增长，员工在工作时面临较大的负担，在管理过程中需要耗费大量的人力物力财力，且工作效果不明显，无法保证信息的完整性、准确性、真实性，档案价值无从体现。在新时代背景下，大数据、人工智能、计算机网络等新兴技术的出现，档案管理实现社会化和信息化逐渐取代传统的人工管理模式。管理系统平台使得大量的人才数据信息得以低成本安全存储，让用户通过方便快捷的信息数据查询界面进行多元化管理，在数据查询过程中依托搜索引擎，检索速度得到质的飞跃，且准确性、可靠性较强，为高效开展人才管理工作打下扎实基础。

2 人才中心档案社会化管理现状及存在问题

2.1 档案管理重视程度不够

一是领导者对人才档案社会化、信息化管理没有进行充分的认知，接受程度较低，工作推进力度较小，制约了人才交流管理事业健康快速发展。二是没有设置专门人事档案管理机构。责任内容界定不够清晰，责任内容不细化、任务分解不到位，管理制度不完善，个别岗位负责人落实不到位，岗位责任制流于形式，缺乏专门管理办法，档案管理标准和工作流程还不明确，激励机制和监督机制还不完善，导致信息管理工作的时效性明显较低。三是档案工作服务主动性较低。人才中心对外服务的方式大多是被动地提供信息参考，面向社会的主动性服务不够，服务质量有待提升，导致档案信息资源整合能力差，远远达不到社会对人才的需求，无法充分发挥档案价值。

2.2 档案信息资源管理平台建设不完善

一是系统平台研发投入不够大，在建设初期尚未向有关部门申请足够的资金保障，使得硬件设施匹配度较低。二是对外包公司了解不深入，尚未开展全面的行业内部调研，导致系统平台开发与实际工作需求结合不完整，软件开发功能性较差，总体性能存在很多缺陷，对于数据的查询、调用、保管存在一定阻碍，无法高效应用到工作中，跟不上日常管理的节奏。三是系统安全性工作开展水平较低，尚未开展应急突发事项演练等安全工作，没有配备较强的安全管理设备、防火墙、杀毒软件，病毒库没有做到实时更新，容易对系统内数据产生泄密、丢失、损坏的风险。

2.3 管理人员综合素质有待加强

档案工作是人才中心工作流程中的关键环节，其工作性质、特点要求档案管理人才队伍必须具有相对稳定性和工作连续性。当前阶段，档案事业在人才管理系统体制改革、实现高质量发展方面大有可为，但由于政策支持、领导重视程度、培养方式单一等各方面原因，整体呈现出的综合型人才缺乏现象仍十分明显，尤其在一些基层人才交流平台，档案工作人员流动性较大，岗位调动频繁，有些甚至未参加信息化、档案管理专业培训直接上岗，整体专业素质有待加强。现有工作人员普遍年龄较大，学历较低，学习能力较差，专业知识不够扎实。档案人才队伍建设方面的问题日益突出，严重制约了新时代人才交流部门档案事业的可持续发展。

3 人才中心档案社会化管理未来优化路径

3.1 加强档案组织领导，建立健全管理体系

人才档案工作是加强各部门单位组织建设的重要组成部分，是教育培养、选拔任用、管理監督干部的重要依据。人才中心领导要进一步提高对档案工作重要性的认识，牢固树立大局观念和服务理念，多措并举完善档案管理体系。一要成立以一把手为组长、分管领导为副组长、人才中心档案管理科室全体成员为组员的档案工作领导小组。进一步加强和改进新时期档案管理工作，组织协调档案管理过程中遇到的实际问题。要求内设其他机构要严格落实领导小组及档案业务科室关于人才档案相关工作的安排部署，定期组织开展本部门人才档案收集、整理、保管工作，形成明确职责，分工合理的工作机制。二要持续强化档案规范管理的意识。严格落实《档案法》，对收集到的每一卷档案进行科学整理，从严落实档案建立、接收、保管、转递、信息化、统计和保密等各项制度，按时间节点和具体要求做好档案收集、鉴别、整理和归档工作，确保档案完整齐全，全面记录人才成长经历，真正实现档案资源管理社会化。

3.2 加大档案宣传力度，不断丰富数据资源

档案工作服务大众、服务民生、服务经济社会发展是时代赋予档案部门新时期的重要任务。人才中心作为社会各类人才信息资源的集聚地，要进一步提升信息资源整合水平，着力加强覆盖当地全域的档案资源体系建设，把社会服务转型发展作为档案工作的新坐标，进一步彰显档案服务的新魅力。一是灵活运用档案展览、现场宣传、专题讲座、体验活动等方式扎实开展丰富多样的档案宣传活动，以布置展板、发放宣传单和宣传手册、设立咨询台、工作人员现场讲解等多种途径，对档案法、人才档案查询利用服务指南、政府招聘信息公开指南等知识向人民群众进行宣传讲解，提升社会公众档案意识，发挥档案存史资政的重要作用。二是实施宏观调控，研究制定归档管理制度，做好各部门单位日常工作中形成的各种人力资源文件材料的收集整理， 立卷和归档等方面的监督、检查、指导工作，使之符合档案管理的规定与要求，并按照相关规定定期开展集中归档工作，不断充实人才信息资源库。三是充分利用计算机网络等先进技术，要求档案部门密切和有关单位、部门签订数据传输协议，推动紧密联系，相互配合，实现人才档案资源数据化、安全化在线传输，提升归档效率，人才中心档案管理者要在数据整理编目的基础上，根据人才需求，有针对性地组织信息，进行深度编纂加工并主动向社会发布，使其内在价值得到提升，彰显资源整合作用，为将来人才档案信息资源共建共享机制建设的发展与完善奠定坚实的信息基础。

3.3 运用现代科学技术，着力强化设施建设

科技是第一生产力。随着社会各行各业进入信息化管理时代，在“互联网+政务服务”潮流的推动下，人才中心档案管理也应充分借助人工智能、数据挖掘、计算机网络、物联网、操作系统等先进技术，不断加快硬件投入和管理平台功能开发，实现档案社会化、信息化管理与人才需求之间的联动机制。根据各部门单位、企业、院校对人力资源的需求开展快速便捷的数据检索，切实提高人才中心自身服务效率和档案信息资源的真实性、完整性、有效性。一是档案部门领导要强化数字化、信息化、智慧化意识。深入探索档案高效管理的新路子、新途径，要深入市场调研，结合当地人才资源工作发展需求，探索适合自身发展的系统平台和可行性方案，同时要积极与人力资源上级分管部门争取财政支持，推动平台保质保量完成建设。二是要及时了解现代新兴科学技术的内涵。将大数据、云计算、数据挖掘等技术与综合档案管理平台相结合，持续优化档案数字资源建设，努力为各部门单位及广大群众提供新兴智慧化服务[3]。三是要建立健全档案信息资源收集整合、管理利用、存储共享工作机制。进一步完善人力资源档案信息化管理工作的监督和绩效化评价制度，实现对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工走向制度化、科学化、合理化，促进人才资源有序流动，从而保证档案管理规范化建设的顺利进行。四是加大经费投入。申请专项运维资金，完善档案信息资源管理设备，保证库房、机房基础设施可维持正常工作，定期检查档案密集架、服务器、存储器、光盘库、安全设备、消防设备、精密空调等硬件运转情况，发现问题及时更改，如遇突发事件采取应急预案，确保机房设备系统正常运行，让库房、机房环境更加安全、智能、环保，为进一步优化网络运行环境、筑牢网络安全篱笆提供强有力硬件支撑和坚强保障[4]。

3.4 丰富理论学习实践，优化队伍整体水平

人才是第一资源。人才中心未来要实现可持续发展，必须打造一支政治觉悟过硬、业务能力较强、工作作风扎实的高素质人才队伍。档案管理队伍也应如此，人才中心要创新学习载体丰富学习形式，坚持在档案业务理论知识上用心、集中学上发力、广泛学上创新，通过线上线下同步学、研讨交流深化学、撰写心得感悟学，使档案管理人员综合水平提升实现制度化、规范化。一是健全组织领导机制。将理论学习作为年度工作重点持续推进，单位部门负责人要制定学习方案，抓好督促落实，不断创新学习方式，丰富学习形式，推动理论学习、业务学习往实里走、往深里走、往心里走，实现常态化长效化发展，同时要引导全体档案管理人员坚持在岗位中加强练兵，边学边干、学干结合，努力营造人人爱学习，事事争先进的热烈氛围。二是多措并举开办活动。采取“线上+线下”“引进来+走出去”相结合的方式，通过邀请教授开展宣讲、举办读书班、技能实操大比拼等形式开展业务提升活动。同时领导者或管理者要时常带队外出考察，以探索行业最先进工作模板为目标，调查研究和能力提升齐头并进，进一步拓宽自身视野，结合自身发展实际，创新工作思路，对标先进，比学赶超，听取先进单位意见建议，科学客观分析人才交流中心在档案管理工作中的特点优势和短板弱项，为今后工作开展明确方向[5]。三是健全学习考勤档案机制。要始终高度重视理论学习的考勤档案建设，注重集中學习和个人自学相结合，提升学习效果和质量，始终坚持学习前制定活动方案做好准备工作、学习中严格考勤做好学习记录、学习后收集整理归档资料建好学习档案的全流程工作机制，按照时间节点和要求严格执行，确保每位工作人员学习内容、时间、人员、质量落到实处，切实把理论学习转化为工作的实际成效。

结语

人才中心对我国人力资源分配起着重要的作用，是发挥政府在市场经济中的选人用人引导服务作用的主阵地，也是为就业者和需求单位提供交流的平台。在新时代发展背景下，人才中心对于档案高效社会化、信息化管理的重视程度与日俱增，作为行业内各单位领导者和档案管理人员，必须要顺应时代潮流，采取多样化、多种类、多层次的工作方式，不断提升档案管理工作效率，进一步挖掘人才档案的潜在价值，努力打造一支数量充足、素质优良、结构合理、堪当重任的中青年干部队伍，切实增强适应新时代体制改革发展要求的本领能力，在人才培训、人才评选、人才推荐、人力资源数据收集、人才信息发布以及提供人力资源服务等方面，推动部门单位、社会团体、行业协会、知名院校人才选拔工作不断朝着更高质量、更有效率、更加公平、更可持续的方向前进，为绘制新时代推进社会现代化强国建设的宏伟蓝图贡献档案力量。

参考文献

[1]潘双艳.人才交流中心毕业生档案信息服务与管理策略[J].兰台内外，2022（33）：77-78+74.

[2]李春强.探析教育系统干部人事档案管理质量提升策略[J].兰台内外，2022（34）：31-33.

[3]潘德花.新时代档案管理工作的思考[J].文化产业，2021（21）：78-79.

[4]白云波.人才交流服务中心档案管理现状及对策探析[J].人才资源开发，2018（08）：21-22.

[5]包太敏.人才交流中心对干部人事档案信息化的对策[J].黑龙江史志，2014（03）：128-129.

（作者单位：梅河口市人才交流服务中心）