刍议海域使用权档案的数字化

摘 要：伴随着机构改革和职能的划转，海域使用权档案纳入自然资源档案管理的范畴，为了更好地保存和开发利用海域使用权档案，对其进行数字化已迫在眉睫。本文以宁德市自然资源档案中心为例，从当前海域使用权档案数字化面临的困难、需要注意的事项、今后发展的方向三个方面全面阐述海域使用权档案的数字化工作。

关键词：海域使用权档案；数字化

2019年，根据机构改革的要求，宁德市组建宁德市自然资源局，并将拟订海洋功能区划、海域开发利用总体规划、无居民海岛保护规划以及海域、海岛等资源调查和确权登记管理职责划入。随着管理职能的划转，宁德市自然资源档案中心也相应接收了一批跨度为2014—2021年，合计151个项目的海域使用权档案。为更好地保存和开发利用海域使用权档案，对其进行数字化成为当务之急。但海域使用权档案数字化不同于普通的数字化，具有自己的独特性，本文以宁德市自然资源档案中心接收的海域使用权档案数字化为例，进行分析。

1 当前海域使用权档案数字化面临的困难

1.1 海域使用权档案的数字化具有滞后性，无法及时开展

1.1.1海域使用權档案整理没有相应的行业标准规范。文书档案整理有《归档文件整理规则》等规范可以依据，海域使用权档案只能是参照工程建设项目类档案进行整理。这类档案不等同于普通的工程建设项目类档案，具有自己的显著特色，不能生搬硬套其他专业档案的整理数字化经验。

1.1.2海域使用权审批经办时限较长影响档案整理。其与文书档案最大的不同在于：文书档案整理是以年为单位，本年度完成上一年度的档案整理，且一文一件，简单明了。而海域使用权档案由于报批、审核、批复的环节较为烦琐，往往存在跨年甚至时间跨度更长的情况。导致其必须在项目完成批复后才进行档案整理，无法在第一时间对档案进行整理数字化。且海域使用权审批适用的法律法规在不断更新调整，为确保档案的完整性，就需要不断补充新文件进入档案，这就导致每一份档案里的文件都各不相同，没有类比性，增大了档案整理数字化的难度。

1.1.3海域使用权档案在数字化前需要进行严格涉密审核。在这次数字化中我们发现，档案里存在着大量涉及地理坐标的文件和图纸，有的甚至还带有一定的涉密属性。我们必须及时将涉密的文件加以剔除，所有涉密文件要按照有关保密管理条例的规定给予清退，这样才能确保海域使用权档案的安全属性。为此，在这次数字化中，我们先将每一份海域使用权档案按照不同类目分门别类进行整理。在第一轮整理过程中先将涉密文件和图纸剔除（确保档案中无涉密材料），然后逐一对接海域使用权审批经办的工作人员，先整理出一份标准的海域使用权档案模板（里面包含卷内文件的排序、编号、装订等各项标准），并让这些人员提出相应的修改意见。通过反复沟通修改，最后经工作人员签字确认后，根据这份已经确定好的整理标准，同类目档案依照此标准执行整理，这样就确保了海域使用权档案的整理更加严谨规范。

1.2 人为因素导致海域使用权档案收集整理不完善，进而影响数字化工作开展

1.2.1人员流动性强，导致档案收集归档困难。在实践中，我们发现从事海域使用权审批的经办人员存在流动性频繁和缺乏专业档案管理技能等问题。海域使用权审批属于面向社会公众受理的行政审批事项，入驻行政服务中心的窗口，而行政服务中心窗口大量使用的是非正式编制的劳务派遣人员。他们往往流动性较大，更替频繁，造成工作无法正常交接，这就导致档案归档材料收集不完整甚至缺失。

1.2.2档案人员缺乏档案意识，业务能力不强。在这次数字化开展过程中，我们发现，在同一个年份的档案中，海域使用权审批前后是不同的审批经办人员签名，在同一项目的海域审批档案中，竟出现前后不一致的审批经办人员签名，而这些工作人员并非档案管理专业的工作人员，也不具有专业的档案管理技能，甚至有些工作人员完全没有档案整理归档的意识，常常是自认为将所有有用的文件材料，用夹子一夹，不加整理、不加甄别地放入档案盒就算完成了归档任务。有些人认为只要将文件移交，后面的事就与他们无关，也不管这堆文件中是否存在残缺遗漏的现象，是否会影响海域使用权档案的整理，可以说这些人为因素大大增加了我们后期档案数字化的难度。

1.3 从事海域使用权档案数字化的作业队伍专业化水平有待提升

1.3.1海域使用权档案数字化工作缺乏专业队伍。从福建省的数字化行业现状来看，从事档案数字化的公司绝大多数属于小微企业，大型企业极为稀缺。这些小微企业中人员和设备都极为有限，大多是以扫描文书档案数字化起家，对于海域使用权档案数字化工作，很多作业队伍从未接触，没有相关工作经验。在这次数字化过程中，我们发现，针对扫描和图像后期处理中的数字化工序，尤其考验作业队伍的专业化水平。相比文书档案较为成熟的数字化操作流程体系，海域使用权档案的数字化虽然可以参照文书档案的数字化操作流程，但是它毕竟不能简单等同于文书档案数字化，生搬硬套文书档案的数字化经验——海域使用权档案数字化具有自己的独特性。

1.3.2从事海域使用权档案数字化工作的公司缺乏必要的专业设备。在这次数字化中，我们发现海域使用权档案里的图纸偏多，且大多是大型坐标图纸，以A3格式为主，甚至有大型蓝图直接存放于档案里。这就对作业队伍使用的扫描设备等提出更高要求，需要使用专业的大型蓝图晒图仪，必须先完成逐张扫描，然后再进行统一的图像处理。目前从事档案数字化的公司多为小微企业，它们考虑到采购设备的成本的因素，从节约成本角度出发，较少购置专业化的图纸扫描仪。往往采用A4平板扫描仪对图纸通过折叠的方式进行扫描，然后采用拼接的方式进行图像处理。这样就很容易造成图像模糊、失真，进而影响到档案数字化的质量。为此，我们要求作业队伍必须按照合同要求准备设备，并要求第三方监理重点对这些图纸的扫描质量进行检查监督，发现图像模糊、失真等问题的，一律退回重新扫描处理。

2 开展海域使用权档案数字化工作必须把握的几个要点

2.1 从源头上把控，加强人员培训，提升档案的收集整理水平，确保数字化顺利开展

2.1.1强化培训。加强从事海域使用权审批经办工作人员的档案业务培训，从源头上提升档案收集整理水平，在日常工作中注意文件材料的收集整理，避免因为文件材料收集不完整影响海域使用权档案数字化。在实践中我们发现，机构改革划转到自然资源局从事海域使用权审批经办的都是新接手的工作人员，还处于摸索学习阶段，这样就极易导致工作前后没有衔接，影响海域使用权档案的收集整理和数字化。在涉及海域使用权审批经办的一线业务科室中，我们发现一些工作人员的档案意识极为薄弱，认为自己不是专业人士，收集归档那是属于机关档案部门的业务范畴，和他们无关，加上日常业务工作繁忙，忽视海域使用权档案的收集归档工作。因此加强从事海域使用权审批经办工作人员的档案基础业务知识培训，刻不容缓，从源头上提升档案的收集整理水平。

2.1.2强化管理。注意从审批经办的收件程序开始入手，要求工作人员从项目收件开始就注意档案的收集整理，并至少三个月开展一次海域使用权档案的收集整理工作。例如将档案收集整理与个人的内部二次绩效挂钩，没有完成整理的海域使用权档案将进行通报批评，通过一定的激励奖惩方式等方式整体提升档案收集整理业务水平，并让档案收集整理的这项观念深入人心，建立業务科室是档案收集整理的第一责任人这一理念，这样才利于今后数字化工作的开展。

2.2 精心选择具有专业资质的作业队伍来进行数字化工作

2.2.1必须选用有资质、优质的数字化公司。数字化作业队伍的水平高低直接影响到海域使用权档案数字化的质量。从宁德市自然资源档案中心以往主持开展五期档案数字化工程的经验看，尽管每期作业队伍各有不同，都尽量选择具有福建省保密局颁发的保密资质许可证、在福建省档案局备案为五星的档案数字化公司承办档案数字化工作 [1]。

2.2.2选用人员稳定、技术力量强的数字化公司。在项目服务期的选择和对作业队伍工作人员的要求上，我们充分考虑到项目前期整理需要花费较多时间确定相应的整理标准，最终确定项目服务期为4个月，避免因为服务期时间不足，数字化公司为了按照合同约定完工而导致数字化工程整体质量下降。同时要求，该项目的项目经理必须有至少2年主持数字化工程的工作经历，在数字化服务期内不得更换项目经理；所有从事数字化作业的工作人员必须有3年以上的从业经历，不得使用短期临聘人员，这样就避免不稳定的数字化工作人员队伍影响档案数字化的质量。

2.2.3工作合同明确数字化业务要求和标准。在海域使用权档案中有各种大型带有比例尺的坐标图、蓝图、底图等图纸，这些图纸往往是面积以A0和A1尺寸为主。我们针对这个情况，要求作业公司不能使用简单的高速扫描仪，采用专业扫描仪来进行扫描作业处理，必要时还需采用0号图纸扫描仪来进行扫描处理，以确保扫描质量。为此，我们在合同中对工程图纸扫描的相关条款做了特殊规定。合同要求需根据档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪（如工程图纸可采用0号图纸扫描仪）进行扫描 [2]。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率[3]。这样就从数据处理源头上确保了海域使用权档案的图像处理清晰、完整，进而确保海域使用权档案的整体质量。

2.3 聘请专业资质的第三方机构对数字化成果进行监理，确保质量

2.3.1选聘有专业资质的第三方机构负责监督数字化工程质量。如果说选择一个专业化的数字化作业队伍来完成海域使用权档案数字化，代表着成功的良好开端，那么聘请专业资质的第三方机构对海域使用权档案数字化成果进行监理，这是海域使用权档案数字化不可或缺的重要一环。可以说只有通过监理不断的发现问题，不断的及时修正完善，才能保障海域使用权档案数字化顺利实施。为此，我们依照宁德市档案局关于档案服务机构备案的文件，精心选择本地具有专业监理资质的档案服务公司来进行海域使用权档案数字化成果的监理。同时在监理合同中明确要求监理公司与数字化作业队伍同步进场、同步监理，对报送的数字化成品数据进行质量检查，包括图像文件与档案原件排序的一致性、数据挂接的准确性、图像拼接的完整性、图像质量的清晰度等，要求实现档案数字化的抽检率为100%，合格率为100%。并要求监理公司每天上报监理日志，建立监理台账，及时报告监理中发现的质量问题，并定期召开会议对质检中出现的问题给予通报。在监理公司100%抽检的基础上，市自然资源档案中心工作人员再对已经完成的质检结果按照实际完成的数字化总量的5%进行分批次抽检，一旦发现质检结果不符合要求，一律做不合格处理，并要求数字化作业队伍及时进行返工和整改。经过双重质检，这样就从制度上对海域使用权档案数字化成果的质量给予保障。

2.3.2建立严谨、有效的数字化工程质量验收工作机制。在本次数字化过程中，我们还首次采用了分批“点对点”验收的工作机制，和文书档案整体一次性验收不同，分批次“点对点”验收更好的把控海域使用权档案数字化成果的质量，经过分批次验收可以更好的 发现档案整理数字化中存在的问题并及时进行整改解决，确保下一批次数字化成果质量得到进一步提升，这样就避免了将所有问题堆积于总体验收，从而导致总体验收无法通过的情况的发生。

3 海域使用权档案数字化未来发展的方向

海域使用权档案数字化是未来发展的方向。可以说不仅仅是将海域使用权档案扫描并将成果挂接于档案查询系统，而是更加全面高效、快捷、便利提供海域使用权档案的数字化成果服务。在单位内部可以依托系统内网将详细的海域使用权档案一一展示，从而为领导系统决策提供辅助性的参考帮助。在面对社会查询、查阅海量需求时，可以更加快捷、简便地为社会大众提供所见即所得的数字化查询、查阅服务。可以说，丰富的海域使用权数字化成果运用的范围将越来越广阔，并且这些数字化成果将更好的服务于国家经济建设和海洋事业发展大局，为国民经济的增长贡献自己的力量。

结语

综上，海域使用权档案数字化的工作任重道远，绝非一朝一夕可以完成的，需要几代自然资源档案人持之以恒地不懈努力和积极探索。为此，我们要不断学习、创新工作机制，为海域使用权档案的数字化工作服务。

参考文献

[1]李南南.企业文书档案数字化加工处理[J].办公室业务，2012（11）.

[2]睢强.档案信息资源建设之数字化管理[J].科技信息，2013（2）.

[3]刘敏娟.试论纸质档案数字化前处理的方式方法[J].山西档案，2013（7）.

作者简介：余松艳，宁德市自然资源档案中心副研究馆员，专职从事自然资源档案管理工。