零售连锁药店财务管理探讨

李丽萍

（福建国大药房连锁有限公司，福建 厦门 361006）

在市场竞争日益激烈的今天，占据强势市场的医药网络不能低估财务管理的作用，零售连锁药店财务管理体系的建立，包括在以总部为核心的产权和行政权力高度统一的基础上，统一会计和行政管理。连锁药店应根据实际情况，建立适合自身财务管理的财务管理体系，将责任和利润结合起来，利用现代信息技术进行管理，进行严格的内部审计和统一核算。利用财务资源管理所有连锁药店，利用EPR系统和管理信息系统分析连锁药店的经济效益。连锁药店应从自身实际出发，规范财务管理，使财务管理更加科学，把财务管理放在关键位置，更好地开展资本运营，提高企业整体经济效益。

一、连锁药业财务管理基本内容

（一）资金管理

1．总部集中管理资金

资金的管理大权必须由总部掌控。连锁药店选择值得信任高效率的商业银行，每个药店不需要将每天收到的所有销售存入总公司开设的账户[1]。如果出现流动性问题，公司可以通过银行信贷基金和其他手段筹集资金，以控制融资成本和资本运营风险。

2．总部统一控制费用

总部批准并支付所有药房分支机构的费用，包括所有部门和药房的工资和日常费用。每个药店都要节约成本，主要责任由商店经理承担。

3．完善资金管理和内部审核制度

公司应完善资金管理和内部审计制度，资金管理需要随着公司的发展而改进。内部审计制度是总部分支机构连锁监督管理的理论基础。

4．登记注册、缴纳税款的统一

连锁药店由药品监督管理局批准，并按照总部要求进行登记，连锁药店的增值税由总公司同时支付。

（二）成本费用管理

连锁药店的成本管理主要控制总利率、定价和商品流通。总部控制宣传、人事和其他费用。商店商品的毛利率按程序计算，严格控制每家商店的成本，原则上，成本不得超过原计划。如有盈余，可向总行报告，经总行批准后，可要求支付必要的费用。新开一家药店的成本很高，所以成本必须尽快降低，才能保持在平均成本范围内。

（三）利润管理

每个连锁药店都有自己的会计制度，出于利润管理的目的，各会计单位分支机构应按照相关计算程序，将销售数量和采购价格上报会计单位进行结算，从总公司自身费用中扣除分公司利润，以获得总利润。

（四）资产管理

1．固定资产的管理

每个分支机构对其所有资产进行记录和报告，其维护费用由其承担。固定资产的购置、分配和注销，应报总公司，经总行批准，报相关职能部门处理。

2．流动资产的管理

流动资产主要是指总部提供的商品和易于消费的商品。总公司分支机构交付的货物，在移交给分公司之前，应由总公司承担，进入商店后，货物由商店管理，货物损坏或被盗的，由商店负责。

关于目前在总部仓库中的资产，必须严格控制货物在等待分配时进入总部仓库，加快从总部向各办事处分配货物，并尽量减少装卸过程中的损坏。对于进入商店仓库的商品，必须严格控制和加强库房管理。

产品结构应根据“二十八”比例原则进行相应调整，应保持库存，以避免销售瓶颈。根据实际销售情况，合理检查进入库比例。大宗采购可以降低成本，但盲目订货是不科学的，对于订单和采购，总经理应颁布相关规定进行管理。为了确保货物订购和采购量的合理性，采购和订购必须在适当的系统下进行。

由于一些商品热销，商店会增加热销订单，流动资金将向此倾斜，为使订单流程标准化，总部确定最小订单数量和金额，药店的存货通常是销售额的两倍[2]。总部负责监督商店的订单和品种，根据实际销售情况管理商店，对于药效类似的商品，在规定的范围和期限内清理货物，由于库存占流动资金的很大一部分，公司必须加强库存管理，以最大限度地发挥其效用。

二、医药分销企业实现企业财务管理信息化的多元化意义

（一）促进了财务管理工作的规范化，实现有效审计的基础

连锁药店财务管理信息化的实施，可以促进内部财务管理的标准化，实现有效的审计，财务管理信息化，即利用信息资源开展业务，避免了人为操作，实现了业务处理流程的内部化，实现了财务管理业务的标准化。

此外，实施了财务管理信息化，能够为连锁药店有效的内部和外部审计创造条件，财务管理信息化能够整合和简化复杂的财务数据，并为内部和外部审计提供有效的基础。

（二）提高了管理效率，实现了市场扩容和经济效益

连锁药店实行财务管理信息化，提高管理效率，传统的人工管理有许多缺点，并且效率低下。财务管理信息技术的采用，使财务管理人员摆脱了繁重的财务活动，更加注重财务分析等方面，制药公司还可以跟踪药品随时间推移的动向，这进一步促进了药品市场的扩大和多样化。

（三）有助于形成财务管理信息化系统，提高财务报告的真实性

连锁药店财务管理采用信息技术的主要目的是确保财务数据处理过程的效率和财务分析数据的可靠性，并为决策者提供系统的支持。

当然，这一目标的实现必须要有财务报告的有效支持[3]。财务管理信息系统不仅指财务部门的记录，还指财务、采购、销售、物流等领域的数据和信息的有效整合。连锁药店将财务管理信息化，将业务数据放在每个单位和流程的总体框架内，并以每个部门提供的相关信息为基础，系统处理公司财务信息。这一模式将单一财务管理的运作转变为多部门和系统的管理，有助于建立财务管理信息系统。

此外，财务管理信息化使各药店之间的信息得以合并，减少了相关工作人员的错误率，从而提高了财务报告的可靠性。

三、零售连锁药店财务管理现状

（一）零售连锁药店对财务部门职责设置不合理

目前，零售连锁药店的财务管理不合理。以100家零售连锁药店为例，年营业额5亿元人民币，只有五名财务人员。其中一名财务管理人员全面负责公司财务部门的管理，三名会计负责核证采购收据系统中的发票和文件、库存、发票、各种税费申报、各种现金和公司收支报告。

五人全员编制仅确保公司财务结算和报告及时完成，公司对精细化的财务管理、风险管理和库存控制以及培训重视太少，公司的经营状况没有得到很好的分析和优化，公司的财务安全没有保障。

与此同时，公司缺乏必要的评估机制，财务人员缺乏足够的动力，工作上走形式，无法发挥有效的监管作用。

（二）零售连锁药店对采购成本关注度不够

在零售连锁药店设立集中采购商品的采购中心，采购过程中存在若干风险，从采购量和短缺率之间的平衡来看，采购部门的目标是确保药店的药品充足。通常，大量药品的采购不考虑零售网络中的具体销售。因此，实行集中采购会导致医药网点库存过剩和库存积压等问题，库存积累不仅增加了公司资金的压力，也使财务管理更加困难，增加了库存损失的风险。

（三）零售连锁药店库存商品管理难度大、力度不够大

库存商品是医药零售网的主要流动资产，首先，决定客流量的货物类型很多。在某些方面，货物的丰富决定了客流量。为了获得更多的利润，零售连锁药店要为引进产品做出巨大的努力，以保证所销售的药品满足客户的需求。

其次，商品储存是分散的，零售连锁药店的存货存放在总仓库和每个商店之间，并向消费者公开展示。购买时，商品信息（包括有效期）已正确输入信息系统，如果商品从仓库移动到每个商店进行存储，商品信息也将从信息系统仓库传送到商店。

如果货物销售给客户，且卖方输入采购订单，卖方可以缩短客户在高峰时间的等待时间，而不需要输入货物的实际信息，避免了信息系统中显示的商品信息与物理信息不一致。因此，为了获得正确的信息，保持货物的有效期需要卖方的支持，商店人员的素质决定了接近保质期、不销售的药品数量。店内人员对药品关注，对顾客的服务不足，会给公司带来无法估量的商业风险和损失。同时，仓储货物被放在露天货架上，也会增加丢失的风险。

（四）零售连锁药店信息化管理水平有待提升

由于行业特点，有很多零售连锁药店存在，然而，随着药店规模的扩大，为了满足药品需求，药店网点的数量越来越多，药品库存和销售种类越来越丰富，药店的行政成本急剧上升。随着零售药店网络中对现有药品的依赖日益增加，已不能满足财务成本核算和反馈的需求[4]。总部可能无法及时获得关于其分支机构的信息，包括财务内容，甚至发生挪用资金等问题。

四、完善零售连锁药店财务管理的具体策略

（一）合理设置零售连锁药店财务管理结构

要正确设置零售连锁药店的财务管理结构，可以从两个方面入手：人员和职责。总部应根据实际管理需求和分支机构链的规模合理配置人员，零售连锁药店财务管理分为三个领域：财务会计、分支机构管理和出纳。

以一个有100家连锁药店的企业为例，除上述四名财务会计师和一名出纳员外，还要任命三名分行经理。财务会计人员有足够的权力和技能来整合和分析财务数据。商店经理负责管理不同地区的商店，从而保证总公司在下游药店零售网络之上拥有强大的财务领先地位。

检查商店的日常销售和收入，并及时支付商店的日常现金，包括仓库安排、仓库库存、合理提取商店销售折扣、填写退货单据等。

做好合理的分工，提高更高层次的财务信息传递效率，及时、准确地上传销售数据，确保企业损益账户的真实性，为高级管理人员和各岗位之间的决策提供数据支持。职责和责任明确，相互关联，以确保资产安全，降低公司资产损失风险，间接提高公司绩效。

除了日常的财务控制之外，财务管理管理层必须能够分析、总结和提出建议，管理者可以通过会计分析和逻辑来思考其管理的正确性，不仅仅是展示决策的准确性，而是具有控制优化的校正功能。

具体而言，管理人员编制预算，完善和优化计划，通过预算验证计划最初目标的可行性，通过绩效评估和分析支持管理控制，利用数据分析和其他战略成本分析和战略规划方法，帮助公司制定和实施战略，并评估其可行性。

（二）优化采购成本

目前，零售连锁药店要重视采购管理阶段的检查，整合内部药店之间的工作方向，以避免不同药店的工作目标不一致，影响财务管理。药店零售网络员工努力销售现有库存，实现既定的销售目标。两者的内容有一定的联系，但也有一定的差异。采购部门的目标是补充库存，而不考虑现有药品的销售是否已经完成，或者库存是否过剩。

零售连锁药店员工的工作目标是销售库存药品，实现既定的销售目标。他们之间没有关于药品销售和购买成本的交流，导致了一些冲突，采购部门购买的药品多于零售需求，库存管理不善会导致药品过期、资金浪费，并增加零售医药链的经济压力。

（三）加强零售连锁药店库存商品管理

为了加强公司库存管理和会计的标准化，准确计算库存成本，降低成本，提高盈利能力，公司应制定有效的库存管理制度，确保公司资产的安全和完整，进行账目核对和对账。财务账目正确反映了存货的结算金额和价值。

首先，药店每天应对贵重药品和畅销商品进行随机检查，以确保存货的准确性，如有不准确之处，必须及时发现原因并报告。

其次，定期组织库存管理，加强管理培训。使用专用计数装置，扫描货物代码，并在计数系统中显示货物信息，这种库存盘点方法缩短了储存时间，降低了储存成本，防止库存积压，提高库存质量，并确保库存数据的准确性。不仅要确保库存数量的准确性，还要包含其他商品信息，如批号、有效期、制造商等，正确维护批号和有效期，满足监管要求，减少损失。

（四）提升信息化管理水平

零售连锁药店财务管理，尤其要提高信息管理水平。零售药店的分布给财务信息的传递带来了诸多困难，同时零售药店网络也在扩大，必须采用专业的信息化方法，及时跟踪和控制现有的财务收入，确保及时记录财务收支，防止出现虚假财务信息等现象。

此外，零售药店总部和当前管理工作中所有分支机构的管理人员都要认识到信息管理对财务管理的重要性，并在业务流程中建立一个专门的信息管理平台，以准确捕获各分支机构的财务数据。在统一的信息平台上存储和分析有助于财务人员控制和跟踪各种财务收支，制定合理的支出计划，提高预算编制的科学性。

零售连锁药店中，除了引进专业信息人才，搭建专业信息共享平台，及时记录和跟踪各分公司的运行情况外，还应注意在信息管理过程中确定各种人员权利。

五、结束语

零售连锁药店在中国处于早期发展阶段，经营中存在诸多问题。由于我国没有大型企业网络财务管理案例，财务管理仍处于探索阶段。因此，连锁药店要想在激烈的市场竞争中保持不败之地，就必须特别重视财务管理，提高财务管理在企业治理中的地位。学习和借鉴国外零售网点成功的财务管理模式，根据企业实际情况科学调整企业财务管理结构，提高企业竞争力和经济效益。