行政事业单位财务管理信息化建设路径探索

唐颖博

（涿鹿县社会保险事业管理中心，河北 张家口 075600）

行政事业单位肩负着社会管理职能，在此种公益性职能下，需要不断向社会人民群众提供更好的公共服务。组织的资金管理是否安全，支出规划是否科学、财务管理是否高效等一切财务工作对单位的公共服务形象建设与质量都产生着直接影响。因此，在行政事业单位运营活动中，财务管理的精益求精一直都是重点工作内容。近年来，受信息技术迅速发展影响，财务管理信息化工作理念渐渐被广泛传播于行政事业单位。单位为了抓住新时期下现代化财务工作的改革机遇，积极结合单位具体发展情况，探寻财务信息化的建设方案，力求用信息化技术为管理决策赋能。基于此，本文章将以行政事业单位财务管理信息化为主体进行研究，在探寻问题的基础上对财务信息化建设过程中优化路径予以针对性分析，以便为同类型组织面临相似问题时提供参考。

一、行政事业单位与财务管理信息化含义简述

（一）行政事业单位

行政事业单位指行政单位和事业单位的统称，是中国特有的政治体制运行下的产物。例如常见的房管局、规划局等，在部分地区被称为行政单位，而在部分地区也被称为事业单位，不少地方政府发文也以行政事业单位为统称。对行政事业单位的另一种理解是指具有行政管理职能的事业单位，其工作职责涉及执法监督及其他社会管理活动，如特定部门所属的监管机构等。行政事业单位工作人员的工资及运营成本等都是由国家财政部门拨款，通常为财政全额拨款。

（二）财务管理信息化

财务管理信息化是指在信息时代背景下，组织将信息技术引进到管理流程中，与财务管理紧密结合，产生的一种全新管理方式。财务管理信息化能够帮助组织实现物流、资金流等的高效同步，帮助组织实现弹性管理以及各类资源得到有效配置利用。在组织财务管理的各个环节充分利用现代信息技术，建立信息系统，可以使企业财务信息实现快速流通与科学的分析反馈，从而提高财务管理水平和经济效益。

二、行政事业单位实施财务管理信息化的意义

（一）简化财务工作流程，提升行政事业单位工作效率

在行政事业单位的财务管理工作中，利用先进的信息技术对财务管理过程中所需要收集整理的信息进行快速获取，使之被集合成一个相对全面的信息库。财务管理信息平台以信息库为核心，使得各端口都能在此信息库内进行数据的检索与抽取，并于同一平台进行共享和对接，这就确保了不同部门间信息转换的便利性，并且最新的财务信息也可实时被补充进信息库中，为财务管理的过程管控提供了有力帮助，使得操作更加便捷，简化了财务工作流程，提升行政事业单位工作效率。

（二）促进财务信息共享，有利于贯彻廉政建设

行政事业单位的员工工资来源于财政拨款，体现出数额上的限制性与流程上的高度规范性等特征。当资金储备受限，而员工个人执业素养不高时，则会产生价值观矛盾。错误的价值观导致员工通过各种相对隐蔽的方式违规违纪，这就折损了行政事业单位良好的社会服务形象。但是当行政事业单位实现了财务信息化的应用后，财务信息得以共享披露，不同部门在运营各环节对资金的支出都被实时监控，一旦存在资金流向的异常情况时，财务信息系统会即刻发出警报，方便管理者精准定位问题人员或问题部门，违规违纪行为被有效规避，因此全面促进财务信息共享，有利于贯彻廉政建设。

（三）增强财务内控实力，推动实施全面预算管理

行政事业单位财务内控工作需要信息化工具提供技术支持，组织内部的控制系统并不能完全深入详细的经营信息和财务信息流动，财务部门没有对各环节的资金收支情况做到全盘了解，不能充分推进和实现财务内控。财务内控的实施得不到保障，使得事业单位整体的管理体系形同虚设。但利用先进的信息化技术将能够有效提高行政事业单位的执行力，将组织的财务内控体系与业务过程的流通渠道集成到信息体系中，预算管理人员可根据单位的历史收支情况、各类资源使用情况进行下一期的预算资金部署工作，进一步使组织财务内控的规范性与强制性得到加强，推动实施全面预算管理[1]。

三、目前行政事业单位财务管理信息化存在的问题

（一）对财务信息化的重视程度不高

一套适合特定行政事业单位的财务信息化系统并非短时间内可以搭建完工，从技术水平角度来看，这是一个涉及众多功能模块与繁杂会计信息的庞大系统，包含如财务数据、会计计算的公式及方法等，同时还需要在融合各类业务板块后进行精简细化，从制度体系建设角度来看，财务信息化系统需要依照国家的相关法律法规为设计基础，遵循单位内部的管理制度等。实际上完整的信息系统构架不仅限于财务内容的信息化，而且可以将更高维度的管理模式、理念设计、资金运行与业务流程等各方面事务整合于一个统一管理平台。但是部分行政事业单位对财务信息化建设并未给予足够重视、认知层次较浅，致使投入信息化建设的资金和技术力量不足，单位缺乏动力与创新意识，难以有效促进财务信息化水平的进步。

（二）财务信息化的管理制度体系有待完善

财务信息化这一概念与实际应用较早出现于企业经营中，在行政事业单位中起步相对较晚，因此制度建设无法做到相应完善。因缺乏规范的系统指导与规划，对当下的许多行政事业单位来讲，财务信息化的战略发展方向与可行性措施并不清晰。现实中，各区划的行政事业单位职能分工不同，因此实际的财务工作内容也有所区别，这就为管理制度的规范造成了难度。当单位忽略信息化作用时，认为过去的人工流程也能完成工作，信息化是不必要的多余举动，则更加拖缓了制度建设的进程，进而影响后期执行与计划目标存在较大偏差[2]。与此同时，财务信息化的制度建设并不具备可行性较高的参考案例，许多行政事业单位目前尚在摸索阶段，这就会导致其走弯路，不断地增加试错成本，有时某些行政事业单位会对部分制度内容照搬照抄，但没有考虑到自身运营实际情况，所实行的制度与自身管理要求并不适配，因此财务管理信息化的制度体系建设还有许多的现实问题需要克服。

（三）财务信息化的执行过程缺乏有效监督

近些年来，财务信息化管理软件被各类型企业与单位广泛接纳，其中部分单位虽然能做到积极引进，但到了实际应用却显得后劲不足。大多数情况下工作人员主要利用电脑录入并处理基础财务信息或财务报表等，此种程度多属于日常的常规工作范畴，通常不需要设置专门的监督人员去耗费大量精力进行过程监管，对软件功能的使用并不深入。除此之外，现今许多单位习惯于遵循相对老旧的财务执行流程，检查工作的完成情况偏向形式主义，并未对实施过程进行严格控制与监督，导致财务信息化使用效果不理想，财务管理与综合管理水平得不到有效提高。与此同时，财务信息化的主要执行者与监督人员并不完全独立，财务人员负责信息化管理工作，而通常缺乏第三方视角对财务人员在信息化管理执行过程中的违规操作进行及时的监督与警示，行政事业单位的审计监督人员监控重点通常在于财务报表数据核对方面，对信息化管理的关注也就相对较少，无法捕捉到信息化执行中发生的问题难点，更不可能提出针对性的整改建议，因此财务人员很大程度依赖于自我监督，这就使得整个财务信息化执行过程缺乏有效监督。

（四）财务信息化职工素养与技术水平不足

财务信息化的应用基于现代科技发展水平与技术手段，行政事业单位职工必须具备相应的系统操作能力。然而在单位的真实管理过程中，财会人员对信息系统的使用存在不熟悉与不深入的现象。此类现象主要有两方面原因，具体分析如下：其一，职工本身的能力素养有待提升。当财务工作者的知识积累有所欠缺、岗位经验不足、从业年限较短、对单位整体的业务活动不了解，或是对财务信息化管理方式不认可等诸多原因，都将导致人力工作无法配合财务管理信息化的组织战略规划。其二，信息技术水平不足以支撑新型的财务管理构想。与上述有所区别的是，当行政事业单位的管理层及职工队伍都对财务管理信息化给予了足够重视，并且人员素质基本符合预想的信息化操作要求，但单位内的信息技术水平落后，并不能满足财务管理对数据的汇总收集、解析共享，以及后期最重要的分析共享的技术支持，智能化、数据化实力弱，则无法体现出财务信息化的根本诉求，大量工作依旧需要人工完成，使得工作效率并未得到显著提高。

四、行政事业单位推进财务管理信息化建设路径探索

（一）强化全员的财务管理信息化意识

思想决定行动。对于行政事业单位而言，其内部存在着比较稳定的权力制约体系，而在信息系统中，部分管理者权限被分散拆解后有系统来承担，避免由人的主观意识操控导致偏差，而职工们对这种管理工具的认可度与适应性日益增强。为此，必须打开行政事业单位对财务信息化的认识，为建立具体的财务信息化流程规范打下稳固的思想基础。就行政事业单位而言，领导权力在其中占很大比重，体现出年龄结构较大、在过去的财务管理工作中累积了大量经验，鉴于此，当领导层被工作习惯所限，领导阶层对较为新颖的信息系统接受度就较低[3]。在这样的背景下，更需要尽快强化全员的财务管理信息化意识，紧随现代化管理潮流。

（二）建立健全财务信息化管理制度

行政事业单位财务信息化建设与制度体系的规范程度相互不配套是发展过程中存在的主要负面因素。事业单位应跟随财务工作的信息化建设进程而弥补和修正制度体系的不足。例如，某单位负责社保工作，而社保局的财务信息化建设需求，就应要求在制度体系搭建环节充分考虑社保工作的独特性，从技术引进方面，运营流程的模块设计以及对管理人才的培养等，详尽细致地进行规划安排[4]。避免财务管理信息系统已经投入到实际使用过程中，而制度内容尚未更新，仍保留着过去相对老旧的章程规则问题。与此同时，要承认财务管理信息化在行政事业单位内起步较晚的真实现状，组织在信息化建设方面可参考的历史经验不足，但并不影响外部信息化建设已达到高水平发展阶段，因此，当单位引进财务管理信息系统时，就应加强引进过程中对引进流程的制度详解，避免经验不足造成的引进风险，应在流程控制、合同签订、维护更新等各环节为其提供制度保障，结合参考国家法律法规，保证财务资金安全，资源合理配置，促进制度体系的完善。

（三）加强财务管理信息化执行监管力度

为使财务信息化与行政事业单位的运营实践相结合，就要利用严谨科学的执行监管手段来保证实施，在此过程中，首先，应着重考虑审计监督在此环节的作用。行政事业单位的财务信息化系统是需要与各部门紧密联系的。在遵循单位内部规范条例的基础上，配合完善的财务信息系统以辅助，各部门负责人应立足于业务开展实际情况，修正并完善绩效评价指标，调整执行流程细则等，在后续的信息系统更新维护过程中，及时准确地将各类新措施、新指标传输进系统，在一定程度上可以帮助审计监督人员对业务与财务活动的动态变化做到实时跟踪与监控。其次，根据行政事业单位性质、资金运营特点与项目特点等预先规划好财务风险防控方案，通过信息数据的智能分析与财会人员的专业判断，对流程中的关键节点与重点环节强化关注与把控，增强对数据和重要信息的筛选检索能力，为审计监督人员的监管工作提供真实可靠的数据保障。最后，对财务信息化管理的监督还要特别注意执行过程中的风险管理，在互联网背景下，有海量的数据信息会模糊行政事业单位的管理视线，单位要想从中提取出安全可靠的信息数据就变得难上加难，因此行政事业单位的监管力量必须时刻加强对财务数据的安全性保护与监督，例如做好信息系统的密钥管理、登入权限管理，对违规操作的人员及时追责问责，加大监督环节工作力度。

（四）注重职工素养与信息技术水平提升

行政事业单位需要财务人员具备较高水平的综合素养，只有这样才能保证落实财务管理信息化，单位需要践行因材施教的培训理念，对不同程度人员施以不同培训方案的信息素养培训，提升人员信息化能力，在此基础上组建一个优质的财务管理信息化团队。对职工的培训内容要包括财会专业知识，还要涉及财会软件应用知识，确保财务人员熟练应用信息化软件。另外，财务人员还应吃透财务管理相关规章制度；此外，加强考核，提升财会人员考核结果与薪酬体系和岗位晋升等的相关性，诱发其强大的主观能动性与内驱力，增强工作效率。

行政事业单位还需要信息系统的强大技术保障。网络安全是不容忽视的一个重要思考维度，为确保财务信息不受外部攻击，规避信息遗漏或被窃取的风险，就应注意系统设施的检修维护、操作软件的更新设置、功能模块与现实业务的融合度[5]，加强财务工作者的核查管理工作能力，为其提供强大的技术保障，确保财务信息在得到有效保护的基础上，得到科学的智能化分析与数据化集成，提高财务管理的整体质量，确保财务信息平台安全可靠，财务管理信息化建设稳中有序地推进。此外，信息系统要注意部门间的功能衔接建设，部分行政事业单位在过去时应用的管理系统比较独立，但在升级后的管理系统中，单位要以实现财务数据信息的共享为目标，将不同部门间的系统功能进行联合，方便财务数据在一个具备共享性的平台实现互传互通，形成一个庞大的财务数据信息库，促进财务管理工作无缝衔接，方便各部门随时在该财务数据信息库中调用所需信息，大大降低线下的人工报送所消耗的时间成本与人力成本[6]。

五、结束语

综上所述，综合管理的主要内容就包括财务管理，在现代市场经济的激烈角逐中，各属性组织都面临着管理工具的更新与管理体系的改革。对行政事业单位而言，加快财务管理信息化已经成为一种紧迫趋势。行政事业单位本身除项目工作外，还承担着社会管理职能，这就不可避免地加重了单位在管理工作中的压力，为了推进行政事业单位综合管理能力的进一步提高，就应对财务管理信息化充分重视，从管理模式的调整，制度保障，信息系统维护与更新等各个流程环节有序查漏补缺。为加快行政事业单位财务管理信息化的建设进程。就要在增强组织对财务信息化建设的重视基础上完善财务信息化建设制度内容，做好实施流程的监管，提升财务信息在平台上的共享性与安全性，并做好行政事业单位内部的人才保障工作，实现人力资源管理，培养良好的现代化信息化管理氛围，创造出有利于行政事业单位财务信息化建设的优质内部条件。