医院药库管理模式现状及系统性评价

任守艳,何爽,侯飞,朱莉

(1.青岛大学附属医院耳鼻咽喉科,山东 青岛 266000;2.中国海洋大学医药学院,山东 青岛 266003;3.青岛大学附属医院药学部,山东 青岛 266000)

医院药库既是职能部门,又是业务科室,集专业技术、管理、服务于一身,承担着医院药品从采购到临床使用全过程的管理职责[1]。药库药品管理对医院的运行和发展都有重要的意义,关乎是否能够保证药品安全、有效和经济,保证临床合理、及时和准确用药。伴随着新医改的不断推进,零加成、两票制、DRG收费政策的落地,医院对成本核算和科室管理的要求越来越高,而药库作为医院药品管理的第一个环节,不论是提高药学服务质量和水平,还是降低医院的运行成本,都需要对药库进行现代化和精细化管理。鉴于药库管理的重要性,本文了解了国内医院药库管理现状,采用循证评价方法,系统评价我国医院药库的管理模式,为提升医院药库管理质量提供依据。

1 资料与方法

1.1 纳入与排除标准纳入标准:①研究内容:与医院药库管理相关的文献;②文献类型:文献及其研究类型不限;③排除标准:信息不全面、文章层次较低和高度类似的重复性研究。

1.2 检索策略计算机检索中国期刊网全文数据库、中国生物医学文献服务系统、万方数据和维普中文科技期刊全文数据库等数据库中从2000年1月到2022年12月发表的药库管理相关文献,同时查看纳入文献的参考文献。中文检索词为 “药库”“管理”,英文检索词为“Drug storage”“Status quo of management”。

1.3 文献筛选与数据提取、分析根据文献题目判断该文献与本次研究的关联性,筛除掉无关和重复的文献,仔细阅读初筛文献的摘要;符合纳入标准的文献,再次阅读全文,提取所需文献信息。对于存在疑问的文献,通过与通信作者联系确认后决定是否纳入。从文献中提取的资料内容包括:制定关于药库管理总结文献的专门的数据抽提表格,提取的内容主要包括第一作者、发表年份、文献类型、研究内容、研究结果。

2 结果

2.1 文献筛选结果经过对电子数据库的文献检索和筛选,对56篇中文期刊文献进行了初步筛选,排除了未通过摘要或全文阅读的文献,最终纳入14篇文献[2-15],均与药库管理现状有关。文献发表于2008年至2022年,研究类型为前后对照研究10篇、经验分享4篇。纳入的文献特征见表1。

表1 纳入文献特征

2.2 我国医院药库管理现状

2.2.1 药品的供应模式①实施药库零库存理念管理。药库零库存管理,是指药品由配送的商业公司直接发给药房,药库不再保持该药品的库存。药库实施零库存可以节约医院的人力和资金,降低损耗,提高医院的效益。有2篇文献提到零库存管理,林云竹等[2]在2008年提到药库管理实施准零库存管理模式,配送企业将所需药品存储在医院药库中,并通过委托保管实现零库存,药库代为保管、发放,调剂部门领用后再办理结算,医院实施实时结算制度,原则上每2个月结算1次,药库实现账面零库存,配送企业也可以及时收回货款。这种管理模式使得药品的储存成本显著降低,极大地盘活了流动资金,降低了医院的运营成本。郑解元等[13]在2020年提到用药物经济学评价对药库零库存所带来的收益和成本进行了综合的评价,非零库存和零库存药库成本分别为4 739.79万元和4 081.07万元,二者其中的87.47%和91.64%为医院资金周转成本,占比最高。药库零库存每年预计可以为医院节约成本658.72万元。但当延长药品采购时间2 d、4 d时,成本也将随之增加为4 475.93万元和4 870.79万元。②外置药库管理。药库外置是指医院通过医药企业对本院需求量大的药品实行代储存、代配送,并将其直接由商业公司配送到医院药房的管理模式。张宜梅等[7]在2017年提到将使用量大、用量稳定(占全院总药品品种的一半以上)的药品交给医药商业公司,根据协议的约定由其进行收货、储存、养护、出库并向医院各调剂药房配送。商业公司的库房作为二级库管理,医院药库工作人员作为管理的主体,负责外置库房的管理工作,商业公司负责药品的验收、储存、养护、发放等工作。医院设置外置库房后,通过充分整合社会化资源,可以减少医院对药库场所、人力、物力等资源的投入,提高了工作效率,使医院相关成本和消耗大幅度降低。③精益化物流管理模式。医院药库精益化物流是药品从出厂到库房再到各调剂科药房再到患者实现药品供应的信息化闭环管理模式。腾箭等[8]在2017年提到药学部通过信息系统生成采购计划单,供应商按照采购单上的需求把药品分发到各个服务中心处,服务中心再按照各个病区的长期医嘱将收到的药品进行按人、按餐的单剂量包装,并预制条码发送到各个病区;最后再由护士依照将患者的条形码与其进行核对,依照医嘱执行,实现了药品全过程追溯。通过第三方公司进行药品物流配送,使医院药品流通的全过程得到了改善,医院药品资金的周转率加快,减少医院药品库存,节省人力资源;节约出的药师可用于药房的管理,以提高药学服务水平。

2.2.2 运用管理方法进行精细化管理①质量管理方法。质量管理方法(quality management system)是以保证产品质量为核心的一系列管理方法的总称。有3篇文献分别提到质量管理方法,杨华等[10]在2019年提到在药库举办的品管圈活动,其主题为“优化药品库存量”,共有3名主管药师和2名药师参加。在2018年7月、8月和9月这三个月的药品入库信息中,发现入库次数不少于32次的药品有58种,并对影响药品采购次数多的原因进行了分析,拟定对策并实施,在2018年12月品管圈实施后,这58种药品的上月结存为893 489.11元,本月结存1 295 989.41元,本月出库7 564 652.30元,月周转次数6.91 d,目标达成率为101.0%。张成等[12]在2019年提到运用PDCA循环改进药库周转率和周转时间,通过现状调查,周转时间小于或等于15 d的品种为157个,占比76.21%,不符合三级医院评审要求。按照PDCA循环分析确定主要原因并实施改进,占比由76.21%提升至89.08%,达到了“三甲”检查的标准,合理的库存周转不仅保障药品的供应,还避免了资金的积压。金鑫等[15]在2021年提到药库引入PDCA循环法,对日常工作的各个环节展开调查,解决了与药品的储存、采购、保管和养护、供应与库存管理等等多方面出现的问题,降低了发药的错误率、缩短了库存周转周期并有效降低了药品的断货率,改善工作环境和服务质量,保障了临床安全和及时用药。②库存分析法。宋碧辉等[3]在2014年提到的ABC分类法,是最早的经典的用于物资和库存管理的方法,其根据资金的比重可将物品分为ABC三类,15%为A类品种,需要重点管理,资金比重约占70%;20%为B类,进行一般控制,资金比重约占15%;65%为C类,可以适当放松控制,资金比重约占5%。ABC分类法是以销售金额为基础的,因此在药品这类特殊商品的管理方面存在较大缺陷。来自美国的Dan教授提出了一种新的库存分析方法——排序分析法。通过对比,排序分析法需要重点管理的品种数比ABC分类法要多,兼顾了药品的库存金额和单价,覆盖面广,数据切分精确,从而使药品库存设置合理,有效降低药品的管理成本,提高资金的周转率,实现医院药品库存的科学化管理。

2.2.3 实施药库信息化管理①条形码技术。步路标等[9]在2018年提到在医院药库的药品管理中引进条形码技术,在医院HIS的基础上,依托医药采购平台,将药品信息形成条形码,药品入库验收、出库到药房收货,全部使用PDA扫描器扫描条形码,优化了药品入库、出库的程序。以条形码技术为主导的信息管理系统,提高了工作效率,节约人力,降低了差错率。王牛民等[6]在2017年提到条形码使用成本较低的二维码。由于二维码不依赖于服务器和网络,适合用于尚未建立自己的物流平台或者物流平台与HIS系统无更多互动功能的医院。当供应商接收到网上的供货信息后,可通过相关联的在线生产工具进行二维码的制作,医院药库用智能手机即可扫描,所花费用极低,极大地降低了医院的运行成本。②SPD系统。该系统是医院主导的,利用物流信息手段,通过合理使用社会资源,对医院药品进行统一管理的模式平台系统。李素仙等[5]在2016年提到SPD系统实现了药品采购计划制定、审核、验收入库、基础信息维护等功能,提高了我院药品管理的工作质量和工作效率。缺货频次和周转天数都有所下降,有助于降低医院的运营成本,提升医院的服务质量。董鹏志等[11]在2019年表示在SPD系统中增加药品采购订单“两票制”确认、查询、统计等功能,实现了发票的信息化管理,“两票制”资料的核对时间缩短至0.1 min/张,准确率提高到了100%,每年可以节省约4万纸张,减少了资源的浪费,劳动成本降低,工作效率大大提高,有效地提高了管理水平。③医院采购模块进行信息化管理。吴颖坤等[4]在2016年提到了基于ABC分类法,对原信息系统中的药品采购管理模块进行了改进,为了从该系统中自动获得科学、精确、合理的药品采购计划,还在模块中增加了采购比例系数;增加分类筛选功能,进行分类药物采购,改进后药品月周转率由4.18%升至6.15%,采购计制订时间由8 h降为2 h,提高了药品周转率和药库工作效率。冼志娥等[14]在2020年对药库管理中的ABC分类法和信息管理法进行了比较,显示信息管理法在各个方面均优于ABC分类法,例如在安全库存周期、平均库存值、年采购金额、采购次数、采购周期、断货率及盘点工作所需时间等。对医院药库采用信息管理法进行管理,管理效率更高。

3 讨论

药库作为医院的重要部门,工作内容与临床安全用药、患者治疗效果、医院运行情况息息相关,通过不断完善药库管理模式,提高药库质量管理水平对于促进合理用药,提高医院整体运行效率与医疗质量具有重要意义,对提升整体医疗水平、促进医院高质量发展具有积极作用[16]。

本研究采用循证评价的方法,首次评价了我国部分医院药库的管理现状,经过全面地文献检索后,最终筛选了有关药库管理现状的文献14篇。在已有文献中,我国各地区部分省市医院药库管理大致分为3个方向,首先从降低医院运行成本出发,合作商业公司物流系统,对药品的供应模式进行一定的改变,包括零库存药房管理、外置药库、实行精益化物流管理模式;再者从药库内部管理的精细化出发,包括药品的ABC分类法、排序分析法来保证合理化库存量,以及利用质量管理工具进行对日常工作的各个环节整改,提高工作效率和质量;最后从药库信息化管理出发,改善信息系统中的药品采购管理模块,充分利用计算机技术,提高工作效率和准确率,以及利用条形码技术、信息平台系统等现代信息化技术来提高药库的工作效率,降低劳动成本,从而降低医院运行成本。

通过对我国医院药库管理现状进行简要分析,可以看出信息化时代,医院药库积极优化信息化管理,能够使药库顺应时代良性发展,不断提高工作准确率和效率,同时也降低医院运行成本;应用各种管理工具进行内部精细化管理也是非常必要的,可以提供员工凝聚力和工作积极性,同时提高工作质量;药品属于特殊商品,药品供应受生产企业、临床需求、采购周期、管理水平等各种条件限制,无论零库存管理还是外置药库均应根据本院实际情况平衡利弊,合理考量,而不应该成为医院追逐的目标。综上所述,本文相关的数据和分析希望能够为其他医院药库管理提供对比和参考,为我国医院药库管理水平的提高提供依据。