企事业单位电子发票归档问题探析

鄢 敏

（作者单位：农业农村部机关服务局）

一、研究背景

近年来，随着信息技术的快速发展，电子商务成为经济发展的重要组成部分，电子发票作为其中的一种新型发票形式，已经逐渐普及，并逐渐替代了传统纸质发票。电子发票相比纸质发票，具有节省时间、降低成本、便于管理等优点。同时，也提高了发票的可信度和可追溯性。发票电子化是我国财税信息化改革的基础，电子发票的推广与运用对提升财务信息化、大数据化发展水平起着不可替代的作用。电子发票归档问题一直是财政、税务部门和企事业单位关注的焦点。2012 年以来，相关主管部门相继出台多项管理规定，对电子发票归档工作提出了要求[1]。

二、电子发票归档的重要性

（一）电子发票归档有助于合法合规经营

根据税法规定，企事业单位在开具发票后需要进行严格的发票管理。如果企事业单位不能及时归档和保存发票，那么在税务部门的稽查中，就会面临罚款或其他处罚。如果企事业单位采用电子发票，那么归档和保存就变得更加方便快捷。这样不仅可以为单位的合法合规经营提供有效保障，还可以避免不必要的罚款。

（二）电子发票归档有助于实现高效的财务管理

如果企事业单位不能及时、准确地进行发票管理，那么就会导致财务数据的混乱和不准确，这严重影响企事业单位的财务决策和管理效率。采用电子发票并进行归档，企事业单位可以通过电子发票归档系统实时查询、统计和分析财务数据，可以使财务管理更加高效、精确和及时，更好地制定财务计划和决策。

（三）电子发票归档有助于更好地保护自身利益

在商业交易中，可能会出现各种争议和纠纷。如果企事业单位没有及时、准确地保存电子发票，那么就可能会在争议和纠纷中处于劣势地位。采用电子发票并归档，企事业单位可以通过电子发票归档系统查询、打印、传输和存档电子发票，提高自身的证据力和处理争议的效率，可以更好地保护自身利益。

（四）电子发票归档可以提高企事业单位的运营效率

对于企事业单位来说，电子发票可以减少劳动力成本、缩短结算周期、降低出错率等优点。但是，如果企事业单位没有对电子发票进行及时、准确的归档管理，将会给自身的日常运营带来极大的不便。例如，企事业单位需要对某笔交易进行核对时，如果无法及时查找到相关的电子发票，就可能耗费大量的时间和精力。而对于已经归档的电子发票，企事业单位可以通过管理信息系统，快速地进行检索，大大提高了运营效率。此外，从纸质发票逐步过渡使用电子发票后，可以减少纸张消耗以及纸质档案占用的空间，并减少运营成本，提升运营效率。

（五）电子发票归档可以提高企事业单位的信息安全水平

电子发票是企事业单位的财务信息，涉及商业机密和隐私。如果企事业单位没有对电子发票进行科学合理的归档管理，可能会导致数据泄露和篡改等安全问题。例如，黑客入侵系统后，可能会篡改财务信息，给单位带来巨大的经济损失。而对于已经进行了安全归档的电子发票，企事业单位可以采取多重保护措施，保证数据的安全性和可靠性[2]。

三、电子发票归档存在的问题

与传统的纸质发票相比，电子发票具有方便快捷、环保节能、易于管理等优势，可以有效降低企事业单位的成本，提高财务管理的效率。然而，随着电子发票的普及和应用，也出现了一些问题，需要认真研究并加以解决。

（一）归档标准不统一

归档是指将电子发票进行保存和备份的过程，是财务管理中非常重要的一环。目前，不同的国家和地区对于电子发票归档的要求和标准不尽相同。一些国家要求企业单位必须保存电子发票原始数据，包括发票内容、发票号码、开票日期等信息，并且要求数据必须以特定的格式进行存储和传输。而在另一些国家，则可能只要求保存发票的电子副本或者彩色扫描件。此外，即使在同一地区，也可能存在不同的归档标准。例如，我国国家税务总局规定企事业单位需要将电子发票原始数据和彩色扫描件进行归档保存，但具体的保存期限、保存方式、数据格式等方面并没有统一的标准，对于如何实施电子发票采集、查重、验真、报销入账和归档等具体操作细节性的问题也一直缺乏规范性的具体规定，这导致不同的企事业单位在进行电子发票归档时可能会有所差异。这种不一致性给企事业单位在日常操作和财务管理中带来了一定的挑战，需要积极应对和解决。

（二）归档时间过长

对于一些大型企事业单位和复杂的业务流程，需要处理的电子发票数量庞大，而且需要分类、整理和归档的信息也比较多，因此需要耗费大量的时间和精力来完成这项工作。此外，如果企事业单位的管理不够规范（如员工缺乏规范的操作流程和标准，或者企事业单位的信息系统和软件不够完善），那么归档时间就会更长。电子发票归档需要通过专门的软件进行，对于一些规模较小或没有专业人员管理的企事业单位，会导致管理和经营成本增加，许多单位采取保存一套电子发票、打印一套纸质发票报销的方式归档，一定程度上影响归档效率，使得电子发票的优势很难体现出来。

（三）归档方式不规范

许多企事业单位在归档时存在一些不规范的行为。首先，归档的规则不统一，即不同的人或不同的部门在归档时采用的规则不一致。这种情况下，同一份文件可能会被放置在不同的位置，或者相似的文件会被分别存放在不同的文件夹中，导致查找和使用困难。其次，归档的方式不规范，即没有按照一定的顺序进行整理和分类，使得文件的顺序混乱，无法快速定位和检索。最后，归档的内容不规范，即存储的文件或数据没有被清晰地标识或者命名，或者没有按照时间、地点、人物等规则进行分类，电子发票原数据缺失等，导致信息的获取和利用不便。

（四）存在安全隐患

电子发票在填开、采集、查重、验真、报销入账和归档等工作流程中，依托互联网进行，需要提取、传送大量的电子发票信息，包含企事业单位很多的商业信息，有大量的核心数据，一旦发生非授权访问或信息被拦截、窃取，就有可能泄露商业秘密，给单位信息安全带来巨大隐患。一些不法分子通过攻击、干扰网络服务系统，利用网络传播病毒，也会给单位增加安全风险。此外，目前大部分单位将电子发票打印出来报销入账，如果有个人或单位对发票信息进行篡改或伪造电子发票，再打印出来进行报销，财务人员一旦比对疏忽，或比对技术落后，就会造成虚假发票报销入账的情况出现，严重影响单位财务核算秩序，也对电子发票报销入账工作的顺利实施造成影响[3]。

四、电子发票归档优化路径

（一）建立统一的归档标准

由于各地区电子发票归档标准的不统一，造成企事业单位间互相不兼容的情况。因此，建立一个统一的电子发票归档标准显得尤为重要。

1.文件格式标准化

在电子发票归档过程中，首先需要考虑的是文件格式的标准化。为了确保电子发票在不同的平台、系统之间的互相兼容和传输的可靠性，需要统一规定电子发票的文件格式。建议使用现有的行业标准格式，如PDF、XML 等。

2.电子发票存储规范

电子发票存储规范包括存储的位置、存储的方式、存储的时间、存储的安全性等多个方面。首先，存储的位置应该是固定的，可以是企事业单位内部的某个文件夹，也可以是企事业单位内部的云存储等。其次，存储的方式要遵循一定的规则，如可以按照年份、月份、发票类型等进行分类。此外，电子发票的存储时间应该符合法律法规的要求。最后，存储的安全性也是非常重要的，要保证存储的环境和设备都具有一定的防护措施，确保电子发票的机密性和完整性。

3.电子发票检索要求

企事业单位要能够方便地检索和查找归档的电子发票，建议在电子发票归档标准中规定检索要求。可以根据发票类型、时间、金额、销售方等多个维度进行检索。同时，还需要考虑到数据安全性，规定检索权限的管理，避免未授权的人员查看企事业单位的机密信息。

4.电子发票归档审核规范

为了确保归档的电子发票的真实性、合法性，需要建立电子发票归档审核规范。财务人员应当在归档前对电子发票进行审核，确保发票信息真实、完整、合法有效。审核时需要关注发票的格式、发票号码、开票日期、销售方、购买方、金额等信息的准确性和一致性。

（二）使用电子会计档案管理系统

在传统的纸质发票和归档方式下，企事业单位需要耗费大量的时间和人力、物力来管理和保存发票数据。而且，由于纸质发票易于被损坏、丢失或篡改，因此企事业单位也面临着发票管理和保障数据完整性的难题。而使用专业的电子会计档案管理系统则可以解决这些问题。电子会计档案管理系统能实现从电子发票采集、查重、验真、报销、入账、归档、调用、移交、借阅、销毁等全流程管理，提高单位的工作效率，减少单位的管理成本，提高数据的安全性和完整性。但是，使用电子会计档案管理系统也需要注意一些问题。首先，需要确保系统的安全性和稳定性，避免发生数据泄露和系统崩溃等问题。其次，需要对系统进行定期维护和升级，以保证系统的性能和功能的完整性。未来，随着数字化程度的不断提高，电子会计档案管理系统将会在更多的领域得到应用和发展，成为企事业单位数字化转型的重要工具之一[4]。

（三）使用电子签名技术

电子发票电子签名是数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。相比传统的手工签名方式，电子签名可以更快捷地完成验证和授权，减少了处理时间和工作量。不仅增强了发票处理过程的安全性，同时还提高了效率，减少了处理时间和工作量，降低成本。除了在电子发票中使用电子签名，电子签名技术还可以用于其他类型的电子文档，如电子合同、电子证书和电子邮件等。这些应用程序可以进一步提高安全性和效率，并为各行业提供更好的保护和服务。因此，使用电子签名技术可以提高电子发票的安全性和效率，并提供更好的保护和服务。

（四）加强信息安全管理

加强基础环境建设，在电脑、存储设备和网络基础设施等配置和建设过程中，严格按照国家相关规范和标准进行采购和配置，尽量选择与大型品牌的供应商和开发商合作，为电子发票运行创造良好的基础条件。开发电子发票信息平台时，在软件设计中要有防篡改、防窃密、防攻击的安全措施，实现对电子发票全流程的保护，保证电子发票信息安全可靠。为了保证电子数据信息的绝对安全，尽量采取内网与外网物理隔离，设置严谨的、完整的、多层级的权限密码管控体系等措施，保障电子会计档案系统运行安全。建立完善的信息备份和系统恢复策略，确保信息丢失或被篡改时，系统依然能正常运行，确保电子发票信息安全。

（五）加强对员工的培训和教育

如果企事业单位员工缺乏规范的电子发票操作技能和意识，可能会导致发票开具不规范、传输不安全、存储不完整等问题。因此，加强对员工的培训和教育是至关重要的。可以组织电子发票归档操作培训班，邀请相关电子发票开具、传输、存储等专业人士，向员工讲解电子发票的操作流程和规范要求，帮助员工掌握电子发票的基本知识和技能。此外，企事业单位可以发放操作手册，让员工在日常工作中随时查阅。操作手册应该包括电子发票的开具、传输、存储等操作流程、规范要求以及常见问题的解决方法等内容，帮助员工更加便捷地了解电子发票的相关知识和操作技巧，以便他们能够熟练地使用电子发票归档系统，避免误操作和数据丢失等问题[5]。

五、结语

电子发票归档问题是一个复杂的问题，需要从多个方面入手解决。税务部门、企事业单位和相关机构应当共同努力，制定统一的归档标准，推广电子签名技术，使用电子会计档案管理系统，增强员工意识，以提高电子发票归档的效率和准确性，降低企事业单位的管理成本。未来，随着数字经济的发展和电子商务的普及，电子发票的使用将会越来越广泛。因此，电子发票归档问题也将成为一个更加重要和紧迫的问题。税务部门和企事业单位应当加强合作，共同推动电子发票归档的规范化和标准化，以促进数字经济的健康发展。