高校科研经费内部控制启示——以S高校为例

董浚宇 西南政法大学

引言

教育部印发《关于加强高校有组织科研 推动高水平自立自强的若干意见》，旨在推动高校充分发挥新型举国体制优势，全面加强创新体系建设。科研经费如何发挥最大效益，高校内部控制尤为重要。在二十大精神提出以问题导向的基础上，特撰此文，以资参考。

一、S大学科研经费管理及内控存在的问题

S 大学是西部地区改革开放以来全国首批重点大学，全国首批卓越法律人才教育培养基地，教育部与重庆市人民政府共建高校。S 大学于1993 年成为博士学位授权单位，于2003 年成为首批法学一级学科博士学位授权单位。S 高校先后与60 余所院校和机构建立了合作交流关系。

（一）科研部门对科研经费内部控制缺陷

S 高校的科研部门在管理科研经费方面存在多方面问题。首先，科研经费的预算申报、使用及决算监管缺少制度文件。科研人员都是凭借个人以往操作经验和在操作时电话或者现场咨询后在系统中进行预算申报、决算报送。科研人员经常会遇到预算无依据被驳回的情形。其次，科研部门管理效率较低，由于S 高校师资及科研人数规模较大，经常出现科研人员为了进行预算审核及经费报销审核而扎堆情况，影响了科研项目开展效率。最后，科研部门相关经费工作人员专业程度不够，审核标准不尽一致。这些问题需要得到重视和解决。

（二）财务部门内部控制缺失

首先，容易造成项目参与人经费短板。财务部门将课题负责人提交的科研项目立项之后，在经费达到时，财务部门相关工作人员电话通知相关课题负责人经费到账。其实，经费是否到账，负责人可以登录财务平台系统自行查看，但由于财务部门宣传力度不够，相当一部分负责人并不知晓，并且经费的收支一般只有课题负责人有权限查看，因此常常造成课题组成员垫资进行科研活动的现象。

其次，财务人员未设置预算申报指导人员。课题负责人在收到经费之后需自行登录财务平台系统进行预算申报。在预算申报过程中，课题负责人一般无相关专业知识或得到相关财务人员指导。大部分课题负责人在申报过程中也很少依据相关的经费校内规范性文件进行申报，造成后续经费使用及报销出现困难。

（三）二级部门及学院内部控制薄弱

1.二级部门重成果、轻管理。二级部门及学院作为课题负责人所在组织及科研成果所属部门，在科研项目申报过程中进行相关的审核及监督。但是在后续的经费申报及经费使用直至经费报销的过程中，二级部门及学院疏于对科研项目进行监督及管理。另一方面，只要科研人员提交科研成果，二级学院及部门一般都会给科研项目负责人配套大额资金。这样轻管理，配套重资金，对于伪造经济业务等套取学院资金的案例无法有效防控。

2.二级学院及部门科研经费内控意识薄弱。很多情况下，大部分科研项目人员认为科研经费在项目申报完成后，该项经费应当属于个人自由支配经费，学校不能干涉其对该项经费的使用。这种思维误区并非只局限于科研负责人本身，二级学院及部门对科研经费的内控意识也较为薄弱，科研经费内部控制并未引起全面重视，疏于对科研经费审核及监管，致使科研经费在预算、使用及管理乃至经费报销中常有不合规的现象存在。

（四）国有资产管理部门内部控制制度设计缺陷

高校固定资产管理和使用应该遵循“统一领导、归口管理，分级负责、责任到人，管用结合、物尽其用”原则。在S 高校中，国有资产管理部门主要负责固定资产管理工作，包括入固管理和后续管理等。但是，在实践中存在一些问题，不同部门之间缺乏有效协调沟通，国有资产管理部门只对购买图书或设备进行登记，并未将哪些科研项目购买设备进行同款归类并反馈给科研部门。这导致同一位课题负责人不同项目购买了大量同类型设备，造成资源浪费。由于国有资产管理部门在报废期限之前很少对设备及图书等进行中期使用情况检查，资产极易重复购置，造成不必要浪费。国有资产管理部门没有对资产配置进行统一规划，也很少对科研经费购置的实物进行盘点，导致资源低利用率。这些问题都没有切实落实管用结合、责任到人的原则，需要进行改进和加强管理。

（五）审计部门科研经费内控不足

1.S 高校科研经费内部审计工作事前监督环节薄弱。S 高校审计部门对科研项目监督仅限于在负责人进行经费报销过后专项审计或者配合会计师事务所的专项审计过程中，审计部门对科研项目审计仅限于对相关票据真实性及相关经济业务合理性。这就造成科研项目管理及经费使用事前监督不够，极其容易造成课题负责人在科研项目申报及后续经费的使用过程中通过伪造合同，虚开票据，以及利用虚造劳务费骗取科研经费情况。S 高校审计模式并不能将科研经费贪污舞弊，以及一系列采用伪造合同等行为扼杀于初始阶段。

2.S 高校审计部门与其他管理部门沟通有限。审计部门将审计重点放在了科研项目的审计对报销的科研经费票据审计，缺少与科研项目负责人所在二级学院及部门沟通，缺乏实质性审查。一定程度上对程序齐全、审签完备的经济业务无法断定其真伪。

（六）S 高校经费来源有限且分类不合理

1.S 高校科研经费来源有限。S 高校的科研经费来源主要来自政府拨款及与社会企事业单位的资助等，与世界其他国家甚至企业等组织合作甚少，获取科研经费也极其有限。

2.S 高校科研经费分类不合理。S 高校科研经费划分为纵向项目、横向项目、校级科研项目、横向项目以及国际（境外）合作项目。S 高校基本不存在国际合作项目，实际情况下，S 高校将科研经费按照来源划分为3 类，但对科研项目的实际管理过程中，校级项目管理办法是参照纵向科研项目的管理。因此S 高校的经费划分也不尽合理。

二、完善及优化高校科研经费内部控制的方案及建议

（一）加强科研经费管理的内部控制意识，提高内部控制层次

1.成立相应的科研项目管理机构

对专门的项目管理机构配备具有财务法律等专业知识的工作人员进行全面负责学校的科研项目申请书的编写、科研预算的编制等环节。取代现有的S 高校项目负责人自行申报登记备案提交立项、预算编制申报等环节。

2.打造科研经费管理团队

通过在科研项目管理机构内部着力打造一支由会计、审计、法律专业知识组成的团队，团队成员不断在财务部门、二级学院及部门、国有资产管理部门之间轮派。通过专业人员的定期不断轮派，不仅可以提高团队业务能力，加强对业务流程的熟悉，而且可以对科研经费管理具有更深的理解和更丰富经验。

3.制定科研项目奖惩机制，建立高校科研经费使用责任追究制度

通过一系列整改措施为科研人员提供便利科研环境，同时建立责任追究制度。对于科研项目申报后违规使用科研经费的情形，进行严格追究，例如某科研项目负责人通过伪造劳务费人员名单套取劳务费等情况出现时，通过财务部门反馈，科研项目管理机构应对该科研人员进行星级通报，通过星级评价进而对该科研人员以后申报的科研项目进行限制。这样不仅从学校层次提高了对科研经费内部控制意识，也可以很大程度上提高科研人员内控意识，大幅减少伪造合同、套取劳务费等现象产生。

（二）加强高校科研经费的预算管理

高校科研项目全面预算管理要突出“全面”这一核心。

1.打造预算编制及变更信息共享平台

通过信息共享平台，使得专门科研管理机构、二级学院及部门和科研项目负责人可以最大限度都参与到预算控制具体实践中，实现资源共享，实行共同监督，从而保障预算环节合法、透明、有效。

2.合理规范预算监控经费

整合统一预算，把科研课题的研究同高校资源合理结合。在经费结项验收后对科研项目预算与决算进行差异化分析，有效对科研经费开支进行了管理，也可以最大限度调动并利用高校现有资源。

（三）完善相关内部控制规范性文件，加强内部控制管理

1.完善汇总明晰的科研经费使用规范及指南

针对不同类型的科研经费，制定切实可行的预算及决算以及经费使用管理办法，对不同来源的科研经费管理办法进行汇总，对于国家出台的科研经费管理办法及时更新收纳，从而为科研人员提供集中有效参考。

2.细化科研经费报销管理办法

对于具体科研经费操作流程及相关规定以及对于科研经费的报销相关注意事项进行公开明确，制定成文，对常出现相关票据问题进行细化。

3.制定科研设备购置及管理办法

对于我国制定一系列规范性文件进行参考，在相互不抵触情况下，结合高校地方性规范及高校具体特点，制定操作可行具体管理办法，对科研项目及经费进行规范。例如对科研经费采购设备图书等方式进行规定；对于使用科研经费购置的设备及图书等资源后期管理方式方法进行规范性完善；对同一课题负责人在不同科研项目中重复大量购买同种类似设备进行限制性文件制定。

（四）强化二级学院及部门经费全程监督，强化经费审计力度

1.加强科研经费预审报销程序的执行

S 高校在财务部门推动下，包干经费、学科经费及专项经费等的报销在二级学院及部门实行预审报销制度。由于内控意识薄弱及科研经费管理制度漏洞等因素，科研经费预审报销制度并没有很好地执行。在预审报销方式已经推行基础上，加强对科研经费预审报销方式执行及推广。由学校配备的专业知识人员对经费报销的票据及相关经济业务等进行指导及初审，并于特定日期交由财务部门进行终审入账。不仅可以解决项目负责人觉得报销难问题，也可以增强科研经费使用事前监督，并且缓解财务部门期末年末扎堆报账问题。

2.强化审计部门职能，接受社会监督

将S 高校审计部门对于科研经费由审计报销票据转为审核二级部门及学院对预审报销过程审计以及报销后审计。不仅推动了预审报销方式执行，也有力地推动了审计部门与二级学院及部门的有效沟通，而且使得科研经费使用及报销更加规范化，加强审计部门对高校科研经费的事后审计与监督。同时，将审计报告定期向社会公布，接受社会监督，可以促进提高经费使用的透明度，最大限度减少高校科研经费舞弊风险及违纪现象，吸引更多的社会企业或者团体组织向高校进行科研资助，拓宽科研经费的来源及渠道，吸引更多的科研工作者加盟S 高校，也可以间接更好地推动高校科研事业进步。

（五）打造综合管理平台，整合内部控制机制

1.设置综合管理机构

该机构主要统筹科研项目管理机构、财务部门、国有资产管理部门、二级学院及部门预审报销机构之间的工作。参照美国高校内部科研机构的设置模式，赋予该机构进行科研项目管理及预算申报等各项职能，同时对科研经费进行监管。由此，使科研项目管理的整个流程链可以最大化缩短，各个科研主体也能够在最短的时间内有效沟通，极大地提高科研经费使用的效率。

2.打造综合的科研信息平台

通过打造综合的科研信息平台，可以及时向参与科研项目的各部门及时了解科研项目申报进度的有关信息，也可以明了科研项目经费使用情况的信息，减少繁杂登录活动，为科研工作者节约时间，提高广大科研工作者的积极性。

3.简化财务部门工作

学校设置专门的科研管理机构后，取消财务部门对科研项目立项、通知经费到账、下拨预算环节。财务部门专门从事科研经费的报销工作。由此以来，减轻财务部门工作人员压力，也为科研经费的咨询提供有利环境支持。

4.增强S 高校科研相关信息的宣传机制

（1）加强科研经费及科研成果公开。对科研经费收入、分配、支出等进行社会公开，能够加强社会对具体经费的监督，可以规范科研负责人及参与者行为，透明经费走向，最大限度减少科研活动中各种不规范行为。通过科研成果展示，吸引社会各组织对S 高校进行科研经费支持。

（2）加强国际交流与合作。尤其是当前重庆规划加强成渝双城经济圈建设的情况下，大力促进S 高校与成都知名高校的深度交流合作，加强S 高校与东盟国家交流合作，不仅将有利于S 高校的影响力走出去，极大推动国际交流与合作，也有助于拓宽S高校科研经费收入渠道与合作范围。

结语

党的十八大以来，我国高校在创新平台体系建设、创新人才培养、创新资源汇聚、国际科技合作交流方面都取得了丰硕成果，但我们也应该清晰地看到，当前我国发展还面临诸多问题，建设世界高水平大学，高校科研经费内部控制意义重大。