新形势下事业单位会计档案管理发展探究

佟 博

（作者单位：河北省煤田地质局新能源地质队）

事业单位加强对会计档案的管理，有利于促进会计管理工作规范化，从而为单位的健康发展提供有力保障[1]。为此，事业单位必须积极探索和运用与之相适应的各项措施，以更好地进行会计档案管理，实现对会计档案资料的综合利用。

一、事业单位会计档案管理中存在的问题

2015 年，财政部、国家档案局修订了《会计档案管理办法》。为弥补电子会计资料方面的不足，财政部、国家档案局于2020 年3 月发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，明确了电子会计凭证的报销和保管方法，这表明我国目前的会计档案管理是国家体制的一部分，是随着经济的发展、会计体制的改革而不断完善的，但目前仍存在许多问题。

（一）管理体系不完善

2015 年，财政部和国家档案局联合印发了新《会计档案管理办法》，明确了机关会计档案管理的基本要求。但笔者调查发现，有些事业单位并没有按照该制度来制定符合自身实际的管理准则[2]。此外，新《会计档案管理办法》也对会计档案的管理作出了相应规定，但目前许多单位还没有制定或修改这一管理体系，如归档流程、归档范围等未及时更新，会计档案尤其是电子会计档案的管理存在随意性，容易出现错误分类、无备份、无法查找等方面的问题，从而影响了会计档案的正常使用。

（二）会计档案管理水平普遍较低

近几年，财政部在全国各地选择了少数单位进行新的会计档案管理工作试点，而这些单位也在会计档案管理的执行上有了初步的思路。但是，未进行试点的单位有很多，就会出现有的单位会计档案不能达到新《会计档案管理办法》的某些规定要求，有的单位还没有制定出适合自己的会计档案管理规定。由于单位财务信息化水平不同，会计档案归档的前期流程信息化程度也会不同，这会影响单位会计档案管理信息化的进程[3]。此外，根据笔者的相关调查结果，很多事业单位自身的经济业务体量不大，但某些业务需要保密，所以就存在不愿在单位中实施会计档案信息化管理的情况。另外，国家并未在事业单位的财务信息化方面提出明确的制度要求，这就导致很多事业单位的档案管理信息化水平较低。

（三）领导层对其不够重视

在会计档案管理工作中，有些事业单位管理人员对其不够重视，未意识到会计档案管理的重要性。在管理过程中重业务、轻事务，认为只要有足够的资金支持部门的运转就可以，没有把档案管理放在心上[1]。而管理层对档案管理工作的不重视就造成了会计档案管理的经费投入不足、对专业人员的培训不积极、职能分工不明确等，使新制度的推行受到阻碍，制约了单位会计档案管理工作的有效开展。

（四）会计档案管理人员素质较低

目前，大部分事业单位的会计档案记录管理员都是财务人员，而日常工作往往侧重于核算日常开支。这就需要会计人员既具备管理档案的能力，又具备档案管理的记录能力。但是，很多会计人员只有管理过程的记录能力，而缺乏管理档案的能力，使得财务档案无法得到科学化管理[4]。此外，管理会计档案长期以来被视为工作辅助资料，管理人员配备不足，加上引进的档案管理人员未接受过专业培训，致使单位的会计档案管理工作效率低下。

二、事业单位会计档案管理的难点

目前，我国事业单位的档案管理体制已不能适应财政部对会计档案管理的要求，特别是财务档案的信息化程度还不高[5]。以下将对我国事业单位会计档案管理工作中遇到的难点进行归纳。

（一）对会计档案管理不够重视

新形势下，我国相关政府部门对事业单位会计档案管理工作的改革和创新提出了新的要求。长期以来，档案管理系统仅在开展“计划性工作”时才临时设立，未形成一套完整的档案管理工作程序，造成整个机构的管理工作效率低下。同时，由于管理制度不完善，各个职能部门之间无法相互监督，造成档案信息失真、信息泄露等问题。这些状况的存在不仅极大地降低了会计档案工作效率，而且导致工作流程不连贯，使得管理者难以对其进行全面的管理。

（二）无法保证电子化会计档案的安全性

传统的会计档案管理主要依靠纸质材料，经过多年的实践，在使用和保存上已形成一套行之有效的方法[6]。但是，由于电子商务的快速发展，电子会计档案数量日益增多，而各单位在运用计算机技术的同时对电子会计档案的管理缺乏相应的经验[7]。因此，在储存、移交、使用过程中如何防范计算机病毒的侵袭，确保档案完整性、可靠性、不可篡改、不易丢失，是各个事业单位管理者较为关心的问题。一些事业单位有涉及机密的业务，这些业务所产生的文件怎样管理才能达到保密法规的要求，是管理者更加担心的问题，导致其不敢实行电子会计档案管理。

（三）缺少适应新形势的档案管理人才

随着我国会计信息化不断发展，档案管理人员必须具备一定的档案管理能力、会计相关知识以及电子化处理能力，但由于工作环境、管理体制等因素的限制，档案管理人员对会计知识、资料处理技能的掌握还不够熟练，综合素质较低[8]。另外，一些事业单位对会计档案管理工作不够重视，没有对相关人员进行持续教育和培训，使其业务水平难以提高，很难满足新形势下会计档案工作的需求。

三、新形势下促进事业单位会计档案管理发展的策略

加强单位会计档案管理，尤其是会计档案的信息化管理，是国家和事业单位内部控制的需要，同时也是现如今电子化时代的需求，更是提高单位履职能力与充分发挥公共职能的前提[9]。由此，在新形势下必须加强对会计档案的管理，并提高管理的信息化程度。

（一）加大试点力度，推广先进经验

现阶段，财政部在试点工作中，要充分提高部属单位、省级财政部门、档案管理部门的积极性，创建更多的示范单位，将优秀的案例进行宣传，并通过相关调研、交流会等活动，将先进的经验推广出去。同时，各部门要加强沟通，做好经验分享与信息沟通等，为推行新的会计档案管理制度做好准备。

（二）加强管理体系建设，重视新旧制度之间的联系

制度是指导单位行为的重要基础，而建立健全会计档案的管理体制与规范是实现会计档案规范化的前提。各单位要根据《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》制定出与会计档案有关的文件归档范围、资料移交、数据保管、查找利用、存储备份等方面的规定。尤其要注意的是，规范、细化电子会计档案的管理制度，保证其可靠性以及信息的可用性。另外，国家对新旧制度的衔接也有一定的规定。例如，新《会计档案管理办法》要求只保留会计档案的电子化形式，原则上应当在整个会计年度之初实施，以确保各年度会计档案的保管形式一致。

科学的管理制度可以保证单位档案资料的完整性，增强管理者的执行力，保证档案管理员输入信息的准确性，从而提高管理者的工作效率，推动档案管理工作的发展。鉴于此，各事业单位要建立健全档案管理体系，增强档案管理人员的业务能力和档案管理工作能力，确保档案管理工作正常进行。在信息化时代，单位要充分运用现代技术手段，提高对信息技术的运用水平，以满足档案管理中不断出现的各类需求，从而使单位档案管理信息化目标得以实现。

（三）提高对档案管理的重视程度，树立正确的档案管理意识

会计档案的有效管理是事业单位财务工作有效开展的重要基础。由此，各单位要充分认识到会计档案管理工作的重要性，提高会计档案管理工作的质量。同时，在新时代发展趋势下，各级事业单位要更加注重会计档案管理体制的改革和创新，并根据时代发展要求加强会计档案的管理工作，使之更好地满足单位发展的需要。事业单位的档案管理工作涉及的领域很多，也很重要，因此，在进行档案管理时，要让员工树立起对档案管理的正确认识，以保证后续相关工作顺利进行。档案管理人员是事业单位负责档案管理工作的主要人员，其在实际工作中一定要建立起正确的档案管理意识，对档案管理的重要性有清晰的认识，而且要在工作中做到自律、敬业，从而在实际工作中可以更好地监督别人，共同开展档案管理工作，减少档案管理中出现的误差等问题。要想在事业单位中建立起正确的档案管理观念，不仅要从档案管理人员做起，还需要领导的支持和重视。站在领导的立场上，其要更加重视档案管理工作，这样就可以从上到下对干部和员工进行引导，让更多的人认识到档案管理工作的重要意义，进而为档案管理工作的顺利开展提供保障。

（四）全面加强会计档案管理的信息化工作

部分事业单位的财务信息化程度较低，制约着会计档案工作的信息化发展。而要提高单位的管理水平，就需要加快单位财务信息化建设步伐。由于没有统一的、先进的信息化平台，下属单位自行开发既要消耗大量的财力，又不能与上级部门的系统进行数据衔接，导致重复支出。因此，无论是财务信息化，还是档案信息化，都要求高层管理者更加重视财务工作，加强信息系统的建设，从上到下推广、试点，这样才能真正提高单位的会计档案管理水平。另外，必须充分考虑信息化时代的信息技术和计算机网络技术在会计档案管理中的运用，从而提高会计档案管理的技术含量。

（五）加强对专业人才的培训

专业能力过硬的档案管理的人才是做好会计档案管理工作的基本条件。由此，有条件的事业单位可加大投入力度，引进具有会计能力、档案管理能力以及信息安全技术应用技能的人才，或者从单位内部选拔适合从事会计档案信息化管理的人才，通过一系列培训，建立一支既具备档案管理能力，又具备信息技术、财务管理等能力的综合型人才团队。档案管理工作的质量对于单位的发展极为重要，所以各级单位要重视提升档案管理人员对档案工作的认识与掌握程度，加强档案管理人员专业技能培训，促进档案工作的质量与效率同步提升。

（六）增强会计档案管理人员的责任感

新形势下，会计档案工作人员的素质如何，直接关系到会计档案的管理效果。在会计档案管理工作中，必须加强对档案管理人员的素质教育，增强其在会计档案管理中的责任意识，使其充分发挥作用，切实做好档案管理工作。首先，可以根据会计档案管理工作的实际情况和工作人员的工作业绩，展开针对性的职业道德培训，使其具备足够的责任感[10]。其次，根据新形势下会计档案的管理要求，在增强有关负责人责任意识的同时，建立健全问责机制和激励机制，以促使会计档案工作人员具有良好的责任心，从而增强其在工作中的主动性。

（七）加强财务档案的硬件建设，使会计档案管理更加规范

会计档案管理是一项基本的财务管理工作，只有将会计档案工作做好，才不会影响到单位其他工作的开展。新形势下，想要加强会计档案的管理，就必须不断完善档案管理的基础架构，使之逐步规范化。各单位要克服经费和办公用房紧张的困境，建立专门的库房、阅档室，实行两室分离、专室专用。档案管理仓库应具备良好的防盗性能，并配备除湿机、空调、灭火器、温度计等，以保证仓库的温度和湿度适宜，信息档案不会受潮或被烧毁等，从而使相关人员能够良好地查阅和使用会计档案。

四、结语

现阶段，事业单位的会计档案管理过程中还存在很多问题，同时在提高档案管理质量的过程中也存在诸多难点。新《会计档案管理办法》的出台，给我国事业单位的会计档案管理带来了新的机遇。鉴于此，各事业单位需紧抓发展机会，提高对会计档案管理工作的重视程度，通过加大资金投入力度、加强综合型人才培养以及划分明确的职权等措施来完善单位会计档案管理的具体制度，以此促进该项工作顺利完成。