新形势下国有企业办公室管理效能提升的有效路径

林济瀛

习近平总书记在《秘书工作的风范》中指出，“办公室是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门。办公室工作如何，对党委乃至一个地方全面的工作影响很大[1]。”作为企业的综合管理部门，办公室承担着企业综合协调、对外联络、参谋助手、督查督办及服务保障等多项职能， 涉及工作范围广，工作任务重，服务要求高。 国有企业办公室管理人员的综合素质、工作效率、工作作风乃至工作状态，都会对企业的运作产生重要的影响，所以提高国有企业办公室的管理效能十分重要。

国有企业办公室工作的重要性

1.承上启下的“桥梁”

国有企业办公室是集综合性和专业性于一身的枢纽部门，承担着服务各方、联系上下、协调左右的重要职能。 为保证企业上下能步调一致地开展工作， 国有企业办公室必须进行大量的沟通交流和协调，以保证企业的政令畅通。

2.辅助决策的“智囊”

国有企业办公室要为公司领导决策提供参谋，协助跟踪督办落实领导做出的决策部署。办公室辅助决策的工作水平高低， 直接影响着公司的方针、政策能否顺利贯彻实施，甚至影响着公司全局工作。

3.沟通内外的“窗口”

国有企业办公室对内要服务决策、服务职能、服务职工，对外要树立企业良好的形象，处理和协调好各类问题，做到及时衔接，有效沟通，是连接企业内、外的重要窗口。

国有企业办公室工作特点

1.综合性

作为企业的参谋部， 国有企业办公室是企业内部各要素相互联系、协调的重要节点，是承上启下的“桥梁”、辅助决策的“智囊”、沟通内外的“窗口”。因此，综合性是国有企业办公室的主要特点。

2.专业性

办公室的每一项工作，无论是公文写作、任务督办，还是统筹安排、沟通协调，都要求具备一定的专业知识和技能。只有熟练掌握工作技能，形成专业能力，才能让办文、办事、办会等各项工作协调运转。

综上， 国有企业办公室工作具有综合性与专业性相结合的特点，专业性是综合性的基础，综合性是专业性的集中体现。只有准确把握职能定位，全面了解业务特点，扎实掌握专业知识，不断提升业务素质， 才能更好地完成办公室各项综合性事务，为企业高质量发展提供有力支撑。

当前国有企业办公室管理存在的问题

1.经验管理较多，科学管理较少

有些国有企业办公室管理人员常常凭经验进行管理，存在路径依赖，缺少学习先进管理方法的主动性和自觉性。部门内部的沟通交流较少，执行方面比较被动， 缺乏自主沟通意识。 在部门定位上，管理人员在潜意识中认为自身是服务部门，只是起辅助作用，对部门的职责定位也不够准确。传统的办公室管理已经无法适应当前企业的高质量发展要求，需要进一步解放思想，转变观念，学习先进的管理理念，才能充分发挥参谋助手、综合协调和服务保障的作用。

2.传统操作较多，信息化应用较少

信息技术在现代企业中扮演着越来越重要的角色， 但是部分国有企业办公室管理人员由于缺乏信息化管理意识，习惯于采用传统的工作模式，不善于运用先进的信息化技术和设备， 导致整体工作效率低下，严重制约着办公室职能的发挥。例如，国有企业办公室职责中的督查督办工作，仍然大多采用逐一人工收集整理的方式，不仅效率低，而且容易遗漏，无法高效发挥办公室的职能。

3.定性评价较多，定量评价较少

国有企业办公室的工作内容很多， 涉及的细节繁杂，有些工作很难用量化的形式来衡量，导致工作的准确性不高。 由于岗位作业规范和标准不够清晰，缺乏量化指标要求和考核标准，岗位评价往往偏向主观， 容易导致管理人员工作目标不明确，影响管理人员的工作积极性，导致工作质量和效率低下。

4.躺平安逸较多，追求卓越较少

部分国有企业办公室管理人员存在“小富即安”思想，完成任务不认真、不细致，对待工作有侥幸心理、马虎心态，缺乏严谨的工作态度，认为只要完成即可，工作质量无法保证。面对困难与挑战时， 有些国有企业办公室管理人员往往习惯于回避和推诿，缺乏勇于承担、敢于拼搏的作风。

国有企业办公室管理效能提升的途径

经过笔者的不断探索与实践， 总结出一套较为通用的国有企业办公室管理效能提升方法，即从思想意识、 机制方法和业务能力上进行转变和提升。

1.思想意识做到“三个强化”

（1）强化责任意识

强化责任意识， 要从全局的角度来看待自己的工作职责，准确定位岗位工作。国有企业办公室管理工作涉及各种繁杂的任务，既有对外联系，又有对内服务， 还要在企业领导与基层之间起到统筹协调、承上启下的作用，因此国有企业办公室管理人员只有充分认识自身的工作职责和岗位价值，才能更好地按照工作要求，保质保量地按时完成工作任务。 面对繁杂的工作任务，要强化执行，养成良好的工作与执行习惯，发挥马上就办、真抓实干的作风，不怠慢、不拖延，把细节落实到位。

（2）强化协同意识

协同不仅包括内部员工与员工之间的协同、岗位与岗位之间的协同， 还包括部门与部门之间的协同。 要强化全员协同，首先，要在部门内部树立起集体荣誉感，提高员工团结协作的意识。只有形成更加活跃、更加团结的工作氛围，才能有效提升国有企业办公室的工作效率和沟通效率， 降低管理成本。其次，针对工作中的重点、难点问题，要让所有人的力量都汇聚起来，形成团队精神，多个角度分析解决问题， 从而避免工作中可能会出现的失误， 推动国有企业办公室工作落实落细。 最后，要充分体现“以人为本”思想，充分认识到不同的员工之间存在着必然的差异， 因此要了解每一位员工的特点，善于发掘每一位员工的潜能，听取和采纳不同的意见， 充分发挥集体最大的效能和价值，实现管理目标的人性化。

（3）强化精细化思维

要提高办公效率， 就需要管理人员构建精细化思维，养成精细化管理习惯，在精细化管理环境下有效地开展管理活动。例如，在做好服务工作方面，不仅要满足服务对象的需求，还要站在服务对象的立场上经常审视自我，主动寻找提升空间，并对成功经验进行总结传承。 要逐步形成精细化的部门工作文化， 推动国有企业办公室管理从制度化约束向文化约束转变，内化于心、外化于行，在潜移默化之中成为员工的素养和工作模式， 以此促进管理水平得到质的提升。通过把品质意识、创新意识融入到日常的工作中， 不断提高工作的标准和要求， 使办公室管理在不断完善的过程中逐步提高自身价值和效能。

2.机制方法做到“三个优化”

（1）优化工作职责流程

无规矩不成方圆。 要有效提升国有企业办公室的管理水平， 需要对岗位职责进一步明确，优化、细化岗位工作流程。 首先，要准确定位办公室的部门职责，并细化为岗位职责，以“定岗、定责、定标准”为基础，明确每个岗位的职责和要求，优化岗位说明书，防止因职责不清而导致部门内耗。其次，进一步优化日常管理流程，对现有的工作流程进行归纳、 分解和细化， 制定岗位标准作业程序，借助ARIS 平台或Visio 软件等工具绘制岗位工作流程图，全面规范办事流程，打造标准化、专业化的管理团队。

（2）优化考核管理机制

通过完善考核奖惩机制， 充分调动管理者的积极性和主动性。在设计量化指标的过程中，要保证量化指标的科学性和合理性， 通常可采用观察法、问卷法、关键事件法等多种方法综合调研，分析岗位工作的具体要求，明确关键的量化指标。对需要主观评价和非程序性的工作， 要对绩效指标进行定性设计，特别是对表现突出的员工，要从各个方面进行奖励，以满足员工的成就感和自豪感。要在部门内部形成良性竞争氛围， 让员工处于既紧张又活跃的工作环境中， 充分调动员工的积极性，提升国有企业办公室的管理水平。在实际管理过程中，要积极落实制度化管理模式，注重考核结果的应用，提升整体管理效率。

（3）优化应用信息化技术

信息化是当前时代解决各种管理粗放问题的有效措施。 积极推动国有企业办公室管理的信息化、自动化，形成从上到下，由内而外的工作机制，能有效防止出现管理上的空白， 从而保证各个流程的无缝对接。例如，在印章管理中应用信息化手段，建立印章使用小程序，领导审批、材料审核等常规流程审批问题就能在信息系统上便捷实现，避免了因为审核人员出差等意外原因造成的工作延误。为提高领导决策的准确性和及时性，可开发任务管理小程序， 将信息收集和任务督办进行系统整合，为领导提供周全的信息与决策参考。在工具使用上，可以充分利用平板电脑、信息移动终端等各种终端设备实现国有企业办公室管理工作线上的处置、沟通和回复，一定程度上解决信息传递偏差，提高办事效率。

3.业务能力做到“三个提升”

（1）提升文字表达能力

材料撰写是办公室工作的基本功， 是以文辅政的关键。 只有掌握这项能力，才能快速、准确地把组织决定、 领导意图和管理要求等转化为便于宣贯的文字，及时传达下去，最终达成企业经营管理目标。 提升文字表达能力，要做好“三勤”，即手勤、眼勤、脑勤。“手勤”要求办公室管理人员，尤其秘书岗位多写多练， 要把每次的材料撰写都作为提升和检验写作能力的机会。 要勤于做笔记，“好记性不如烂笔头”， 工作中及时记录领导的新观点、新想法，记录会议提出的新决议、新要求，记录部门反馈的新问题、新举措。 只有勤于记录，善于总结， 才能有效提升工作效率和工作质量。 “眼勤”，就是要善于与时俱进，开阔视野，及时学习和理解最新的方针政策，广泛收集信息，为材料撰写提供重要参考。要培养锻炼敏锐的洞察力，从多个角度对工作环节中可能出现的问题进行分析，输出辅助决策的方案或调研报告。 “脑勤”，就是要做工作上的有心人，善于思考和总结提炼，善于从全局性、趋势性和方向性上思考问题，站在领导的角度看问题，提出有价值的建议和意见。

（2）提高综合协调能力

综合协调是国有企业办公室的重要职能之一，包括了对内和对外的协调与沟通。 对外主要是做好与政府部门、行业单位的沟通协调工作，在争取外部资源、优化发展环境上发挥职能作用。 对内主要是搭建部门与部门之间、 领导与部门之间的沟通桥梁，准确传达领导意图和要求，及时掌握企业内各项重点工作开展情况， 协调解决部门之间的“灰色地带”，确保企业高效运转。要做好综合协调，首先需要明确职能定位，顾全大局，做好3 个服务；其次要提高沟通能力，注重以人为本，听取他人的建议和意见。 要做到换位思考，诚恳地与领导、部门及员工沟通，注重沟通的方式方法，掌握谈话的时机，做好综合协调工作。

（3）提高管理服务能力

国有企业办公室的服务职能概括为“三个服务”，即服务决策、服务职能、服务员工。 在日常工作中，要提升管理服务的能力，可以从几个方面着手：首先，注重加强办公室管理人员管理服务知识的学习， 定期开展办公室专业知识培训和技能训练，不断加深管理人员对服务工作的理解，针对性地补短板、强弱项。 其次，要不断提升管理人员对新知识与新技能的学习与认知， 在工作中强化学习，在学习中创新方法，在方法中累积经验。最后，要建立办公室服务知识库， 形成并细化服务工作清单， 定期召开例会， 帮助管理人员提高服务水平。 通过各种形式的工作分享会，促进管理人员之间的沟通交流，共同探讨解决问题的办法，提高办公室管理服务水平。

总结

综上所述， 国有企业办公室的管理效能直接影响着企业软实力，需要管理人员围绕职能定位，掌握科学有效的管理方法，积极应对新形势、新挑战，从思想上做出积极转变。 通过不断优化职责流程、管理机制和管理方法，形成更加顺畅、协调和高效的综合管理体系， 进一步提升国有企业办公室管理人员的业务能力， 为企业的高质量发展提供有力支撑。