大数据背景下政府采购档案管理工作的重要性及措施

文/四川省乐至县政府政务服务和公共资源交易服务中心 李宪章

目前，社会各领域的信息化建设加速推进，公共资源交易服务中心（简称“交易中心”）的各项管理活动迈入了信息化时代，智能化、数字化逐渐成为交易中心开展各项工作的最终目标。现代信息技术的发展进步为进一步提升政府采购档案管理工作的整体效率提供了有效的技术支撑，加强交易中心政府采购档案管理的信息化建设不仅能够在一定程度上为档案管理提供安全保障，而且能够在档案收集整理、查询和信息储存方面打造智能化管理模式，规范档案管理流程。因此，交易中心在管理政府采购档案时要加大信息技术的应用范围，按照“存量数字化、增量电子化、管理现代化”的根本原则，逐步实现采购项目档案“收、管、存、用”的信息化办理流程。

一、政府采购档案管理信息化水平的重要意义

实现政府采购档案管理信息化、智能化的目标，需要借助现代信息技术手段，采取智能化的管理模式，打造更加方便、快捷的政府采购档案管理应用一体化服务平台。依托网络平台和现代信息技术的广泛应用能够进一步提升政府采购档案管理的工作质量，优化政府采购档案管理流程，节约政府部门从事采购档案管理工作所需耗费的时间和精力，践行高效率的办事原则。

随着现代信息技术在各行业、各领域的广泛应用，各级地方交易中心对政府采购档案管理信息化建设的重视程度越来越高。目前，大部分地区交易中心均已完成局部区域网的搭建和应用工作，结合实际使用效果能够得出以下结论：交易中心的工作效能和服务质量得到了跨越式的提升，政府采购工作有望实现跨越不同地区、部门之间的联合管理模式，实现规模化、集约化集中采购效应；传统状态下政府采购档案管理模式已经无法适应时代的快速发展，无形之中会导致大量人力、物力、财力的浪费。针对以上情况，交易中心应逐步提高政府采购档案管理工作的信息化水平，科学调整政府采购档案管理人员结构，划定具体业务工作内容，结合信息化手段优化完善管理方式，这不仅是为了满足提升政府采购档案管理工作效率的具体要求，而且能够实现现代信息技术与政府采购档案管理工作的有效结合。

二、目前政府采购档案管理工作中存在的问题

新时代背景下，交易中心开展政府采购档案管理工作时，在保证政府采购工作留存的纸质版档案和电子档案各项信息、数据的一致方面存在较高的工作难度，尤其是涉及房建、市政、公路、水利等工程建设的招标工作档案，通常包含大量的勘察、设计、施工图纸等专业文件，需要在计算机系统中下载专门的软件才能浏览，导致核实纸质版档案和电子档案信息的过程存在一定的障碍。由于电子档案的录入和整理往往需要借助人工操作，倘若工作人员操作计算机的技能不够熟练，电子档案内容存在错误的情况就会频繁出现，甚至会被别有用心的人篡改，导致采购档案管理工作无法发挥真正的作用。此外，政府采购电子档案在收录过程中可能会存在内容缺失的问题。电子档案具有多种存储格式，其结构往往更加多样化，存储的位置也相对较为分散，加之网络系统自身存在的漏洞导致其容易遭受黑客群体的入侵攻击，无形之中破坏政府采购档案管理的安全稳定性。目前相关交易中心开展政府采购档案管理工作过程中普遍存在重视程度不高、缺乏正确工作理念、运行管理体制不够完善、计算机设备型号老旧、文件缺失损坏等一系列现实问题，需要引起政府采购档案管理部门和工作人员的重视。

三、提高政府采购档案管理工作水平的有效途径

（一）树立政府采购档案管理信息化工作的观念，加大档案管理信息化建设投资力度。随着信息化时代的到来，交易中心在开展政府采购档案管理工作过程中面临着新的冲击与挑战。为了适应时代发展的趋势，提高政府采购档案管理智能化、信息化水平，交易中心采购档案管理工作人员应不断增强上进心、责任心，学习先进的档案管理工作方法，准确把握时代特征，始终站在时代前列和实践前沿，深入调查研究实现现代信息技术与采购档案管理工作有机结合的途径，在工作过程当中应用大数据技术，创新政府采购档案管理工作的方式方法，赋予采购档案管理工作更高的社会价值。通过应用现代信息技术能够进一步提高档案工作开展的实际效率，督促档案管理工作人员熟练掌握计算机使用技能，提高专业素养，实现政府采购档案电子信息和音像资料的智能化存储，在最大程度上节约纸质版采购档案的储存空间，避免出现纸质版档案受到潮湿储存环境的影响而出现的变黄、发霉等问题。交易中心领导阶层到具体工作人员要自上而下树立创新优化政府采购档案工作管理方法的正确观念，充分认识到提高政府采购档案管理工作质量和水平的重要意义，不断完善政府采购档案管理工作机制，确保各项制度、措施执行到位，具体工作人员在工作过程中要保持耐心、细致，严格按照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规对每一个采购项目档案及时进行收集、整理、立卷、归档和入库保存，便于后期进行查（借）阅、查证等档案利用工作。交易中心要结合网络平台加大对提高政府采购档案管理信息化水平重要意义的宣传推广力度，将此项工作成效纳入领导日常议事重要内容，定期进行安排调度，成立工作专班，加大资金投入力度，确保政府采购档案管理信息化建设具备充足的人力、物力、财力等方面的保障。

（二）提高政府采购档案管理工作人员的专业水平。交易中心政府采购档案信息化工作流程复杂、内容繁多，涉及纸质档案电子转换、新型科技应用、图像储存等各方面工作内容，这对从事政府采购档案管理工作人员的专业素养提出了更高要求。相关工作人员要进一步明确自身职责任务，将工作落实到位，推动政府档案管理信息化工作合力，构建科学完善的档案管理信息化建设模式。伴随着交易中心档案馆（室）数字化进程的加快，必然需要配备一支高素养、高水平的档案管理工作人员队伍，掌握以现代信息技术为基础的档案管理最新政策理论，实现智能化、自动化办公。交易中心应不断加快纸质版档案管理模式向信息化转变的步伐，引导档案管理工作人员增强应用现代信息技术从事档案管理工作的主动意识。政府采购档案信息化是伴随着时代发展出现的新型档案管理模式，因此在前期工作开展过程中尚未形成可供借鉴的工作经验，需要档案管理工作人员在工作实践过程中不断提高自身专业素养，形成可推广的信息化模式。目前，乐至县政府政务服务和公共资源交易服务中心在开展政府采购档案管理信息化建设过程中普遍存在专业人才匮乏的问题，档案管理工作人员年龄结构偏大，甚至出现青黄不接的现象。针对以上情况，交易中心应采取邀请专家或聘请第三方机构定期开展专业培训的方式，进一步提高工作管理人员的专业技能，确保其能够熟练掌握现代信息技术从事采购档案管理工作。同时，交易中心在招录工作人员时应设置档案管理的专业类别，加大对档案管理专业人才的招录比例，也可以安排合适的档案管理工作人员赴政府采购档案信息化工作推进成绩突出的地区进行业务学习，或者定期参加四川省档案干部教育培训基地和本市、县档案局组织的专业培训，积极参加四川省专业技术人员继续教育（档案专业）在线学习，为推动交易中心政府采购档案管理信息化提供理论支撑和实践经验。

（三）重视政府采购档案信息化管理的安全问题。推动政府采购档案管理信息化水平是一把“双刃剑”，在提高档案管理工作效率、为后期查（借）阅、查证等档案利用带来便利的同时，也使得档案管理工作面临着一定的安全风险。大数据时代背景下，交易中心推行政府采购电子档案管理模式需要借助计算机等硬件设施，并且对网络资源具有高度的依赖性，在运行管理的过程中容易受到病毒软件或是“黑客”的攻击。因此，交易中心应借助网络安全技术加强对病毒软件和“黑客”群体的日常防范，例如可以对电子档案根据不同内容进行分类隔离、交易中心异地备份存储，或是对电子档案中的重要数据加设高强度密码保护，及时在电子档案储存设备中安装高效、安全的杀毒应用软件，以此来提高安全管理的水平；在针对政府采购电子档案的日常管理工作方面，要制定完善的工作管理措施，不断强化对相关安全管理工作体制运行的执行监督。想要尽量减少档案信息化管理过程中存在的安全问题，技术硬件条件与管理机制软件条件二者都是不可或缺的重要角色，为避免政府采购档案管理安全问题共同起着安全保障作用。因此，要将二者放在同等重要的位置上。

（四）提升政府采购电子档案服务经济发展效能。交易中心政府采购档案管理工作的实际效果是财政管理部门评价考核其年度工作任务完成情况的重要标准。随着经济社会的发展，政府采购工作的整体规模呈现不断扩大的趋势，进一步提升政府采购档案管理工作效能的重要性不言而喻。因此，应当充分借助现代信息技术手段挖掘电子档案数据背后蕴藏的深层次信息，实现政府资源的最大化利用。政府采购档案管理的具体内容主要包括对每一个采购项目、采购活动整体工作流程的记录，采购预算文件、招标文件、投标文件、开评标记录、履约验收以及供应商质疑和投诉处理情况等相关文件资料，交易中心在每一个项目采购过程中产生的文字和音像资料完整、真实地还原了采购工作的整个流程，而借助现代信息技术能够对这些数据进行精准分析，为解决政府在每一个项目采购过程中存在的问题提供真实、可靠的数据依据；通过对政府采购活动中的各类行为进行深入研究分析，能够对其中可能存在的问题及时采取预防措施；可依托大数据平台查找在政府采购过程中可能存在的违法干预问题、供应商围标串标现象，为后期政府采购监管部门处理质疑、投诉问题以及执法机关打击违法犯罪分子开展调查时提供有效依据；借助现代信息技术分析应用功能，能够有效提升有限的政府采购资金应用效益，保障政府采购当事人的正当权益。这些完整保存下来的政府采购档案文件资料，也为相关部门的审计、检查（监察）、参考工作提供了更加便捷的渠道，展示了公平公正、阳光透明的政府采购工作流程，充分体现交易中心的公信力，进一步优化营商环境。

（五）优化政府采购档案管理模式，完善电子档案基础设施建设。传统的纸质版档案收录管理模式在实际工作开展过程中存在很多弊端，例如收集、整理、立卷、归档和入库保存的过程会耗费大量的人力和物力，甚至可能会导致项目档案资料的损坏、遗失，不便于后期的档案保管、利用工作。因此，交易中心应从管理模式、工作内容以及技术手段等方面对政府采购档案管理工作模式进行优化，摆脱传统档案管理模式的桎梏，推动政府采购档案管理工作实现长远发展。一是要明确政府采购档案管理信息化改革的根本目的是顺应政府职能的转变，进一步提高日常工作和政务服务的效能。因此，交易中心在开展政府采购档案管理信息化工作时应充分结合当地的实际情况，借助现代信息技术采取多样化的政府采购档案管理模式，要坚决摒弃形式主义，注重工作实效。二是只有高质量的硬件设施才能为交易中心开展政府采购档案管理信息化工作提供有力的科技支撑，提高政府采购档案管理工作的水平和质量。因此，交易中心在推动政府采购档案信息化过程中要不断更新计算机设备，完善档案管理信息化工作的基础设施。

四、结语

在大数据背景下，政府采购档案管理工作实现信息化建设具有重要的现实意义。因此，交易中心应大力引进先进的现代信息技术，充分发挥计算机技术在政府采购档案管理信息化建设当中的作用，推动政府采购档案管理工作的高质量发展，实现政府采购全流程电子化建设。在政府采购招投标和评审工作时借助现代信息技术生成监控数据，实行数据加密，控制政府采购档案文件存取的基本权限，确保政府采购电子档案的存储介质与计算机设备软、硬件条件兼容可读取。