事业单位档案管理的透视与反思——以地勘单位档案管理为例

文/河北省地质矿产勘查开发局第三地质大队 金岚

习近平总书记指出：“档案工作是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”档案是事业单位成就和发展的承载和见证，真实记录着事业单位发展变革、服务社会、人事变动、业务创新等一系列重要信息，具有重大的保存价值和参考价值。因此，档案管理是事业单位的重要职责。然而，在事业单位档案管理中，存在管理理念滞后、管理技术落后、管理制度缺陷、管理人员短板等一系列问题，无法满足档案管理现代化发展的需求。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确要求：“全面推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设。”对此，事业单位必须以档案管理高质量为主线，以高度的责任感、紧迫感推动档案管理工作走向现代化，这对于事业单位改革发展具有重大的理论和实践意义。

一、事业单位档案的价值

（一）档案是事业单位发展壮大的保障。档案是事业单位各项工作的重要依据和证明材料，有效反映事业单位各项工作的整体发展轨迹和事态变化全貌。同时，档案是考核事业单位绩效的重要依据，有效反映单位的工作成效和业绩。通过档案资料可以客观、准确地分析事业单位处理业务工作和履行社会职能的基本情况，全面呈现事业单位的实践成效、业务创新、改革发展和经营风险，为事业单位高质量发展提供保障。以地勘单位的档案资料为例，绝大多数资料都是地勘单位的科研成果和历史记录，具有很高的研究价值。

（二）档案是事业单位业务活动的参考。事业单位业务活动是档案的来源，真实记录着事业单位业务发展过程中的宝贵经验，包括技术创新、方法创新、人才培养，等等，是事业单位业务现代化和管理现代化的重要参考资料。以地勘单位为例，档案资料包括地质勘探中形成的各种原始记录、表报、总结以及成果报告和有关的图件、附表等一系列信息，具有重大的科研价值和参考价值。因此，事业单位需要重视档案管理工作，加强档案的收集、整理、保存和利用，确保档案信息的真实、准确和完整，为事业单位的发展提供有力的支持和保障。同时，事业单位也需要注重档案的利用，为业务活动提供参考和借鉴，推动事业单位不断发展。

（三）档案是事业单位文化教育的素材。通过对档案进行整理和利用，可以挖掘事业单位的文化资源，推动事业单位文化建设，形成独特的企业文化。员工通过研究和学习档案，可以了解事业单位的发展历程、文化传统和价值观念，增强归属感，提升认同感，生成文化自信。以地勘单位为例，通过对地勘发展事业中各项工作的归类、整理，归纳挖掘地质工作者在调查、勘探、测量、发掘等工作中不为人知的历史，总结地勘事业发展的成果以及服务经济社会发展的价值，形成一系列的电视电影、文学作品、文艺创作等教育资源，将大大提升人民群众对于地质工作的认同感。

二、事业单位档案管理工作中存在的问题

（一）管理观念滞后。传统的档案管理单纯体现为对档案的保管和查询，档案数据得不到有效应用，档案管理存在“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的思维，导致档案管理无法发展科研服务、社会服务、决策咨询等价值和功能。以地勘单位为例，由于对档案管理重视不足，投入不够，档案室的条件简陋，部分档案资料存在霉变现象，一些档案室存在着火灾和被盗窃的隐患，缺乏应急预案，档案资料的安全指数不容乐观，档案管理意识薄弱，档案利用率较低。

（二）管理技术落后。当下，档案管理信息化已经成为档案管理工作的重要趋势和发展方向。但是，一些事业单位由于意识、经费、人才、制度等问题，没有建立起科学合理的档案管理信息系统，导致档案管理效率低。以地勘单位为例，部分地勘单位实现了工作形式的升级，在档案资料的归档类型上也以电子类图表、数据文档、扫描图件为主，更易于存储、加密存档。但是一些地勘基层单位，档案依旧是纸质形式，不仅增加了管理成本，更占据了空间资源，容易造成档案资料的霉变和遗失，也增加了原始档案破损的风险。

（三）管理制度缺陷。一些事业单位制定了档案管理制度，但在实际执行中存在执行不严格，制度不符合实际情况等现象。一些事业单位档案管理制度缺乏与时俱进，没有及时更新和完善制度体系，无法适应现代档案管理的需要。以地勘单位为例，部分地勘单位没有制定专业的地质档案管理制度，各个部门项目的资料较为分散、不成体系，没有进行集中分类归档，容易出现档案资料的混杂不堪、归档标准不统一等情况，导致档案的查询难度增大。

（四）管理人员存在能力短板。档案管理，关键在人。档案管理人员是否具备扎实的档案管理水平、是否熟练掌握业务技术、是否具有档案管理信息化能力等，将直接决定档案管理的效果。然而，事业档案管理人员业余化、兼职化、老化等问题突出，部分档案管理人员对档案重要性、管档要求、归档管理等不了解，存在兼职管理的状况，难以保证对档案管理投入时间和精力。此外，一些事业单位档案管理人员年龄较大，难以跟上信息技术发展的形势，对档案管理信息化、智能化缺乏了解，业务能力堪忧。

三、事业单位档案管理的对策反思

（一）加强档案安全管理。档案是事业单位的宝贵财富，档案安全管理尤为重要。河北省地质矿产勘查开发局第三地质大队高度重视档案的安全管理。在日常管理中，要求档案管理人员做到库房内保持清洁，经常检查库房档案安全，达到防高温、防霉菌、防盗、防火、防光、防尘、防虫、防潮等防护要求。按照地质档案库房管理的要求，做到三室（档案库房、阅档室、办公室）分开，外来人员必须填写外来人员进入库房登记表，经领导审批之后方可进入。同时，建立一套档案安全管理的监督机制，对档案管理工作的效果进行常态化、不定期的检查，例如：相关部门在查阅档案时，对档案的完整性、载介进行检查，对于涉及地质勘探的重要数据文件，则以成立档案检查小组的方式按月进行定期检查，以保证档案的管理质量。

（二）完善电子文件归档。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确要求：“加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化。”档案管理信息化是事业单位发展壮大的必然要求。河北省地质矿产勘查开发局第三地质大队非常注重电子文件归档工作，2013年，开始安装使用《河北科怡综合档案管理系统》软件，完成简化文书档案目录录入3 327卷（件），照片档案归档目录录入14卷，实物档案210件，共完成简化文书档案录入扫描434件，扫描图像4 189幅，完善了室藏档案文件级目录数据库，已实现数据管理、整理编目、检索查询与统计等功能，推动了档案管理数字化建设进程。电子文件归档的主要程序包括：电子文件的清点、鉴定、登记、填写文件移交清单等，并注明内容、人物、形成日期。档案管理人员对移交的电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性进行鉴定，鉴定合格率达到100%方可办理移交手续。对于已经归档的电子档案，档案管理人员要定期对磁性载体进行抽样检测，抽检率不低于10%；抽样检测过程中如果发现永久性误差，应扩大抽检范围或进行100%的检测，并立即对发生永久性误差的磁性存储介质进行复制或更新。如此，大大保证了电子档案的质量，为使用电子档案打下坚实的基础。

（三）建立系统化档案管理制度。为更好地推动档案管理科学化，河北省地质矿产勘查开发局第三地质大队先后制定了《干部人事档案管理制度》《文书档案管理制度》《地质档案管理制度》《会计档案管理制度》《设备档案管理制度》《电子文件归档和电子档案管理办法》等管理制度，对不同的档案进行了系统化分类管理，方便档案管理人员规范归档。主要工作流程如下：档案管理人员收到档案时，应检查各类原始记录文字、图、表，装订是否整齐，规格是否统一，载质是否良好，对于原始地质资料要确保数据准确，真实可靠，内容丰富，责任签署完备；然后对档案进行分类和编号，立卷并归档造册，并录入机构档案管理系统。员工借阅档案时，需要通过“OA无纸化办公系统”，进入“涉密地质档案借阅审批流程”发起借阅流程，经借阅（发起）人签章后继续向上提交，再经部门负责人、主管队长、保密负责人、档案室主任和档案室主管队长五级领导审批签章后，即可进行地质资料借（查）阅。资料使用完毕，再次进入OA系统，填写“归还明细”和“归还日期”，提交到资料中心，资料中心对归还资料审核无误后，流程结束。建立系统化档案管理制度，能有效保证档案的真实性、准确性，提升档案管理的效率和效果，方便档案的借阅、查询，大大提升了档案的利用价值。

（四）打造业务过硬的档案管理队伍。事业单位档案管理的发展，需要从制度化、信息化等方面进行优化，需要加大人才的支持。因此，应当积极引进具有档案管理专业素养的高素质人才。河北省地质矿产勘查开发局第三地质大队成立了人才引进小组，派专员到中山大学、湘潭大学、中国地质大学等开展校园招聘，引进的人才能快速适应档案管理事务，实现了档案管理新老员工的合理替换。同时，应加强对事业单位档案管理工作人员的常态化培训。河北省地质矿产勘查开发局第三地质大队对档案管理人员的培训主要包括业务培训、安全管理培训、保密知识培训及突发事件应急处置培训等，先后组织多批人员参加河北省干部档案培训中心组织的“河北省档案系统业务培训”，主要内容包括职业素养、从国际档案日谈起、电子文件归档管理、归档文件整理办法等，并将培训与员工的绩效考核相挂钩，帮助档案管理人员扎实掌握地质科技档案管理专业技术能力。

四、结语

事业单位档案管理是一项十分重要的工作。新时代，事业单位档案管理必须以改革创新为主题，推动档案工作的观念创新，加强档案工作与新技术深度融合，构建与档案管理相匹配的体制机制，打造专业化档案管理队伍，为档案事业发展提供持久动力，助力事业单位高质量发展。