公立医院人力资源信息化管理探析

文/郑州大学第三附属医院 王涵墨

目前，国内大部分公立医院仍然沿用着传统的人力资源管理模式。为顺应时代发展要求，公立医院人力资源管理应建立全新的管理模式。以便更好地与信息化相结合，优化人事人才管理。目前，人才培养与人才建设在医院建设中位于重要位置，这就需要医院对人力资源管理政策进行优化，提高医院人力资源管理水平，强化人力资源管理政策，加强公立医院人力资源管理信息化建设。

一、公立医院人力资源信息化管理的必要性

（一）医院人力资源信息化管理现状。公立医院管理信息化建设想要快速发展，相关专业技术人才必不可少，不仅需要懂得管理学相关知识，也需要拥有IT、信息管理相关技能。就目前行业发展来看，公立医院人力资源信息化管理还处于发展阶段，能满足医院信息化管理的复合人才在数量和质量上达不到相应标准。即便是医学和管理相关专业毕业的学生也会因为所学的课程和实际工作差异较大，缺乏实践经验，无法满足公立医院信息化管理的人才要求。

人力资源部门是医院非常重要的组成部分之一，其中涉及的业务面广泛。但是大多数公立医院人力资源缺少规范化的管理及对管理人才的投入和对信息化管理的重视，对于辅助科室投入和重视不到位，使相关人才得不到激励，科室发展也受到了一定的限制。大多公立医院都存在“重临床科室，轻辅助科室”的现状，对辅助科室信息化管理人才的资金投入远没有临床医生高，这是造成公立医院难以吸引人力资源及信息化管理复合人才的重要原因。

（二）公立医院人力资源管理信息化建设的重要性。公立医院是集治疗、护理、康复等多功能于一身的综合性机构，是社会不可缺少的组成部分。国家最新的医改政策出台，标志着医院各项管理制度已经走向全面改革的新阶段，而且逐渐由中心城区深入各个基层。因此，在进行新的医疗改革时，公立医院需要在重视临床的基础上加大对各项管理的调控，特别是对人力资源管理的调配。公立医院需要结合未来的绩效目标来充分发挥人力资源管理的作用，更大限度地做好人事人才管理工作，从而不断提升公立医院管理水平，为公众提供高质量的服务。另外，医院要创建出可持续发展的人力资源管理体系，切实可行地促进医院服务和医疗条件持续提高。

目前，社会上大部分公立医院属于大型综合性医院，工作人员较多，人员编制情况复杂，科室架构烦琐。如果医院依然利用传统的人力资源管理方式，会出现成本浪费的情况，导致医院承担不必要的损失。除此之外，固有的人力资源档案管理基本都是资质材料，不能及时统计出医院的各项数据。所以，在规划医院发展政策时，如果没有完备的信息库和数据库作为参考，容易造成医用策略不平衡。在科技发展的时代，原有的人力资源管理手段已经无法满足现阶段对公立医院管理需求，因此在人力资源管理的基础上融入信息化理念和技术显得尤为重要。

二、医院人力资源信息化管理建设应用

（一）人员基本信息数字化管理。医院想要获得良好发展，和人力资源管理信息技术密不可分。公立医院的人力资源管理，是人力资源部门利用人才、激励、薪酬等管理手段对医院人才实施的控制与指导。在新时代的背景下，公立医院为了紧跟时代的潮流，必须引入信息化与数字化技术，建立人员信息数据库，搭建标准化、网络化的工作平台，在满足医院内部和人力资源部门工作基础上，把医院各层级人员联系起来，使人力资源的管理实现信息共享和信息调整，从而丰富人力资源的管理方法和内容。

结合公立医院实际情况来看，人员基本信息的数字化管理经过了一系列改变成长和革新，逐步达到较为稳定和准确的水平。以笔者所在医院为例，2018年首次引入人事管理系统，当年建立人员信息数据库并手动录入职工信息共计2 400余条，主要涉及人员的姓名、性别、身份证号、年龄、籍贯、教育背景、工作简历、政治面貌、行政职务信息、专业职务信息等。系统管理员每月会对信息进行维护，主要涉及增员操作、减员操作、联系电话变更、职务职称变更等。人员信息的录入为医院人员信息统计提供了便利，但是也会出现一些弊端，比如系统管理员录入错误从而造成信息不准确，职工本人更换联系电话或变更了在职学历信息以及职称信息后未及时和人事科老师进行沟通报备，从而导致人员信息库信息不准确的情况出现。针对以上问题，2022年系统工程师又对原有人力资源系统进行升级，开放职工端口，让职工进入系统直接完善自己的基本信息、学历信息以及职称信息，这样的更新不仅能让职工更加直观地看到个人数据信息，还可以确保个人信息的完整和准确度。截至2022年12月31日，我院人事管理系统人员信息数据库共在库2 930人。职工端口每季度会定时开放，以供职工修改、完善个人信息。

（二）考勤管理信息化。考勤管理是整个医院人力资源管理的主要部分，考勤数据可以直接体现出医院内每个工作人员的出勤记录，也是发放基本工资与薪酬的主要依据。医院内各临床部门工作人员流通性较大，精确考勤管理，才能保障考勤数据以及薪酬发放数据的准确。考勤管理信息化是提高医院考勤管理水平的主要途径。具体有如下方面的好处：一是节省工作时间和人力资源成本。考勤统计是一项非常复杂和烦琐的工作，通过智能考勤管理，系统可以辅助对院内的考勤等各种数据进行计算、汇总、对数据进行自动更新，从而增加了考勤数据的准确性。既缩短了工作时间，又提升了工作的效率和准确率。二是方便了查询统计工作。考勤的各项数据直接在系统内进行查看，随时完成考勤数据统计。三是方便信息资源共享。对考勤数据进行调整以后，后台自动关联更新，必要时可以同步给财务部门进行核对与校验，方便财务人员进行薪酬发放核算工作。四是利用信息技术实现考勤无纸化办公，符合环保理念，节省办公成本。

结合我院实际情况，在2018年未引入人事系统之前，考勤是由全院各科室提交纸质版考勤，人事科人员根据纸质版核对缺勤信息和轮转信息。这样的考勤上报模式存在很多弊端：首先，由于全院各科室数量多，情况复杂，在没有统一的考勤上报模板的情况下手动汇总使考勤汇总工作流程复杂化并且不规范。其次，这种原始的考勤上报模式不利于统计数据以及存档，人工统计比较容易出现数据错误。为解决该弊端，2018年，我院在人事系统中添加了考勤上报模块。该考勤模块设有科室上报端口和管理员审核端口，每月初科室上报端口开放权限，各科室可以进入系统自行填报、保存、报批，报批之后管理员接收数据并同意归档，汇总出高级花名册，这样更有利于人事科人员统计数据，系统上归档的考勤数据也汇入后台数据库，便于后期查询。

2022年，人事系统工程师又对考勤模块进行更新，增加了前端的优化及可识别重名身份证号的匹配功能以及科室调整权限的优化。之前的系统上报时需要科室手动选人，很容易出现重名错选的情况，造成重名人员考勤错误，导致当月的工资绩效发放错误。另外，优化后的考勤处理前段界面也更加清晰明朗，科室上报情况以及当月上报进度这些信息一目了然，更加有利于人事科人员把握当月考勤上报情况。

（三）档案管理信息化。医院档案管理结合信息技术，建立网络管理平台。对医院档案信息资源进行更为科学、合理的管理，不仅可以更好地管理职工人事档案，也更加节省工作时间，提高工作效率，为人力资源的各项工作提供便利。档案管理信息化有如下好处：

第一，方便检索查询，提高工作效率，降低人力成本。如果还使用传统方法进行档案管理，不仅工作难度大，而且工作效率低，费时又费力。利用信息化技术可以加强对数据的有效处理。以前对档案管理进行检索时，需要工作人员手动去翻寻需要的档案，根据手工记录去档案室中查找，这种查询方法存在工作效率低、查询速度慢、占用空间大等缺点。而利用信息化对所需要的档案进行检索，在提升速度的同时，查找出来的信息也相对比较全面和准确，这样使得检索工作更为快速和便捷。

第二，无纸化办公理念既优化了存储模式又环保。纸质档案储存时间过长，会发生纸张发霉发潮、字迹模糊不清难以辨认的情况，在工资审批、养老保险审批等需要以档案材料作为原始材料的重要审批工作中，如果档案字迹模糊不清，无法达到系统识别的程度，很有可能造成审批失败，从而带来比较严重的后果。另外，档案无纸化办公也更加符合当今社会的环保理念。

第三，档案信息安全得到保证。对于医院而言，人事档案信息是很重要的信息资源，和医院人事人才发展息息相关。利用档案信息化管理，不仅可以提升信息的安全性，还可以快速对各项信息进行检查。和传统档案管理相比，更为便捷和安全。

结合我院实际情况来看，职工档案被分为两类保管：省编人员档案储存在省级主管单位郑州大学人事处档案室，院编以及人事代理职工档案存放在省人才交流中心人事处。就目前各级档案室档案存储情况来看，仍然是以纸质档案为主，对于完全迈向无纸化电子档案还有很长的一段路要走，主要面临一些技术上的问题。笔者认为，想解决档案数字化以及信息化问题，首先要建立健全档案信息安全机制，建立一个专门的网站或者云端来存储档案信息，档案信息传输的加密机制也需要进一步验证和完善。

三、结语

公立医院人力资源管理运用信息化技术，不仅可以提升工作效率，减轻工作人员的工作量，还可以使医院各个部门的信息收集方面更为方便、快捷、安全。利用人力资源信息化管理可以有效推动医院良好发展。即使目前在实现人力资源管理信息化及数字化方面还有一定的难度，但是信息化管理的理念以及为了实现信息化、数字化的努力不能停止。相信在不久的将来，随着信息技术的不断提升，人力资源管理信息化过程中面临的种种难题将迎刃而解，为人力资源管理带来全新的发展。