新形势下事业单位办公室综合事务的认识与思考

文/江苏省住房和城乡建设厅科技发展中心 孙思楠

办公室是单位的风向标、方向盘，肩负着指导、引领和改革发展的重任。新形势下，办公室综合事务涉及范围越来越广、领域逐步拓宽，综合性、服务性逐渐增强，对办公室人员素养和能力的要求越来越高。如何做好办公室综合事务、服务好单位整体，提高办公室工作质量和水平，是当前的重要研究课题。

一、办公室的重要性

事业单位发展速度的快慢、发展质量的高低与办公室工作息息相关。要想做好办公室工作，就必须全面认识了解办公室的作用地位、职能职责、特点性质等。办公室每天协助领导处理日常事务、会议筹备、文稿起草、信息反馈，起着辅助决策的参谋助手作用，是领导联系职工群众的桥梁。办公室作为综合服务部门，具有“管理、服务、协调、参谋”四大基本职能，承担服务领导、服务基层、服务群众三大职责。因此，充分认识办公室的重要性是做好办公室工作的前提。

二、新形势下事业单位办公室综合事务的难点

（一）综合性事务繁复琐碎，易新增突发性工作。办公室每天要处理大量的办文办会、来访接待、后勤保障、上传下达等工作，面对突发性工作，办公室人员容易出现手忙脚乱、毫无思路的情况。

（二）日常工作开展出现思维定式，缺乏创新。办公室的日常工作机制容易形成思维定式，习惯于按部就班、凭经验办事。事实上，办公室工作中的每一份文件、每一场会议、每一个接待对象都不相同，处理标准也不一样，用“苟日新，日日新，又日新”形容并不为过。

（三）工作衔接不够紧密。事业单位管理通常实行轮岗机制，而办公室又是急缺劳力的部门，这就需要在岗人员迅速适应岗位角色的转换与更替。因此，对工作人员的能力和水平都有较高的要求。事业单位办公室综合事务中最具挑战性的工作是文秘工作，需要具备较强的文字处理能力，要求能够高质量高标准完成重大急难文稿任务。

（四）要求紧跟政策变化。事业单位对时事政策的敏感度要求相对更高，因此，办公室工作人员应及时掌握政策变化，迅速厘清工作思路。在新形势下，开展单位宣传工作时更应注意舆论导向，把握舆情态势，如及时发布聚焦两会声音等宣传动态。

三、办公室综合事务产生问题的根源

（一）思想认识和政治站位不够高。新形势下，事业单位办公室对党内法规、规章以及重大政策等的学习还存在思之不深、研之不透的问题，学习效果有待进一步提高；政治理论学习不够深入、掌握不够透彻、运用不够熟练的问题依然存在；对进一步增强“四个意识”、坚定“四个自信”的措施、要求还不到位，存在“口号化”现象。

（二）欠缺学习知识的广度和深度。一是由于综合事务繁忙，难以挤出时间沉下心学习，所学内容缺乏理论深度和广度，对思想和灵魂的触动不够，学习停留在表面上。产学研用相结合更加稀缺，用“两学一做”的领会指导实践、破解难题不够，造成了日常工作中常规性动作多，创造性举措少的情况，二是繁琐的日常性事务造成了办公室人员产生“学不学不是很重要，把工作做完才最重要”的思想，没有把系统性学习摆到核心位置，缺乏持之以恒、坚持不懈的学习精神。平时工作中缺少积累，对时事新闻的了解浮光掠影，对专业能力知识的学习少之又少；只注重材料整理，缺乏对经验教训的总结思考。

（三）管理制度不完善。在新形势下，原来施行的单位制度与配套措施衔接不够紧密，致使政策机制在落实过程中存在障碍，如办文办会具体操作时限不够明确，办事效率不够高，限时办结制度没有有效落实等；考核激励机制、人才能力激励机制不完善，不能完全调动干部职工工作积极性，主动性不强，存在相互推诿现象等。

（四）工作成果在短时间内不明显，难以调动办公室人员的工作情绪。办公室工作的性质和内容决定了其工作的复杂性，如为了一纸文稿披星戴月更改数遍形成定稿、为了校核对外宣传文稿放弃休假确保第一时间发出、为了有序归类不同档案，在信息化时代背景下电子版和纸质件同步同频处理，这样高强度的工作模式使得办公室工作人员时常有一种付出多于收获的感觉，工作成果不能直观体现，难以调动办公室人员的工作情绪。

四、做好办公室综合事务的“四个定位”

（一）把握枢纽定位，提升服务全局的能力。办公室肩负着聚合资源、凝聚智慧、合成力量，促进工作高质量发展的重大使命。不谋全局者，不足谋一域。一是分析形势要站位全局。办公室工作人员只有用全面、长远的眼光分析看待问题，才能够把握大局、善谋全局。二是研究工作要站位全局。工作中之所以会顾此失彼，不能统筹推进，就是因为考虑工作时没有从整体出发。三是推进工作要站位全局。要主动置身全省经济社会发展大局和工作全局，认真开展调查研究，提出针对性和可操作性的决策。

（二）把握参谋定位，提升辅助决策能力。为党委提供决策建议，并把领导的决策化为具体行动，是办公室的一项基本职能。要做到“三个善于”：善于调查研究、了解实情；善于分析研判、把握规律；善于归纳总结、建言献策。要做到“三个聚焦”：一是要聚焦辅助决策做文章。围绕上级工作要求、党委重大部署、中心工作，酝酿超前、调查超前、推动超前、落实超前。二是要聚焦领会领导意图做文章。对领导关心的问题，超前研究、主动思考；对领导暂时没有关注的苗头性、倾向性问题，掌握动态，及时反映。三是要聚焦准确把握时机做文章。到位不越位、理解不曲解、直言不讳言、参谋不掺和。

（三）把握统筹定位，提升综合协调能力。办公室肩负着保障机关正常运转、保持上下左右联系畅通的重任。做好协调工作既要有好的方式方法，又要有善于协调的能力。一是要增强协调的主动性，当好“黏合剂”，要加强事前沟通，沟通在协调之前，协调在沟通基础之上。二是要增强协调的灵活性，当好“润滑剂”，既要坚持原则，又要灵活应变，求大同存小异。三是要增强协调的目的性，当好“推进剂”，事情不拖延，文件不积压，差错不发生，尽最大努力满足和适应领导的工作需求。

（四）把握督办定位，提升推动落实能力。办公室处于畅通决策执行的“神经末梢”，打通落实“最后一公里”的关键位置，务必要履行好抓落实的工作职责。抓落实不仅是办公室人员的工作，而是整个办公室的工作。各科室要结合各自的职责、方法、运行模式、工作特点，在督办推动落实上下足功夫。

五、对新形势下事业单位办公室综合事务的思考

办公室综合事务要以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，对标对表习近平总书记在参加江苏代表团审议时的重要讲话精神，坚决贯彻落实“五个坚持”和“胸怀大局、极端负责”的重要指示精神，始终聚焦住房城乡建设事业的整体发展方向，围绕全省工作会议要求，全方位开展工作，提升事业单位品牌影响力。

（一）加强办公室管理人员学习的广度和深度，进一步提升工作能力和水平。事业单位工作人员要强化学习的重要意识。办公室系统要不断创新工作理念和思路，拓宽思维视野，准确把握新形势、新要求、新任务，结合实际创造性地开展工作。要增强求异思维，办文办会办事不能束缚在旧模式中，而应与时俱进，用新办法新思路来解决旧问题。要增强发散思维，把工作重点放在超越别人、想人所未想、言人所未言、行人所未行上，努力做到人无我有、人有我新、人新我变。要增强辩证思维、逆向思维，切实做到办文办会办事零差错、零缺陷，才能迸发出新的思想火花，形成新的工作思路。

（二）办公室工作要加强团队凝聚力，落实落细工作分配与责任目标。事业单位工作琐碎复杂，在确保工作顺利完成的前提下，要狠抓工作质量。根据办公室人员的能力水平，安排不同的岗位职责。对开展文书管理工作的人员，加强信息化培养与教育，提升文字功底，定期组织参加政治理论集中学习，每年召集兄弟单位共同交流工作心得。开展宣传推广的人员，应提高外宣敏感度和审美度。开展单位日常事务性管理工作的人员必须强化“为人民服务”的意识，定期开展服务培训，要把“我为群众办实事”的精神理念入脑入心。

（三）建立健全办公室管理制度，促进办公室文风会风清晰明了。会议、文件是推动工作的重要手段，办文办会是办公室日常工作的一项重要内容。近年来，政府出台了一系列制度规定，取得了一定的成效，但各级各部门仍然没有摆脱用开会发文推动工作的传统方式，习惯于以文件贯彻文件、以会议落实会议，会议文件依然过多过滥。因此，办公室要严格按照党中央的要求，切实解决好会议文件过多过滥的问题，真正从“文山会海”中解脱出来，集中精力谋全局、抓大事。要大力倡导清新文风，起草文稿要做到敏于观察、勤于思考，注重用活跃的形式反映真实的情况，用简短的篇幅容纳丰富的内容，多写反映市情、社情、群情的“地方话”，少写通行全国的“普通话”、正确的废话，切实增强文稿的思想性、针对性和操作性。要倡导简朴办会，提倡开短会、开套会、开现场会和电视电话会，简化不必要的程序，确保会议内容实在、简短高效。

（四）深耕政治理论发展，进一步推进体制机制革新。办公室工作量大面广，只有建立一套科学的管理方式，不断提高办公室的制度化、规范化、科学化水平，才能使各项工作有条不紊、有序衔接。要认真学习借鉴现代管理理论，及时发现办公室工作中存在的问题和薄弱环节，有针对性地采取改进措施，最大限度增加工作合力，减少工作阻力。要强化“精品”意识，围绕目标内容、步骤环节、完成时限，进一步科学配置资源，优化工作流程，制定工作规范，建立健全会务、文稿、调研、督查、机要、保密等各项制度规定，确保各项事务都有章可循、有规可依。要注意运用现代先进管理技术，以信息化手段为依托，大力推进综合办公信息系统建设，不断提高整体效能。

（五）加强上传下达沟通能力，增强内外衔接，有效提升工作效率。办公室工作需同各业务部门（科室）打交道，提升沟通能力和交流渠道是做好办公室综合事务的有效手段，是内外衔接的必然要求。因此，办公室人员要具备深厚的文学底蕴和高超的语言表达能力，做到逻辑清晰、条理清楚、言辞恰当、语言精练，调动各方力量高效完成任务。办公室人员更要善于沟通，准确把握经办工作难点重点，明确工作节点，充分担当“总开关”“急先锋”。同时，办公室人员还需善于理解，确保沟通顺畅，互相理解信任是办公室人员应当具备的工作能力，在日常工作中需主动加强紧密联系，做好细节上的沟通，开创和谐友好的工作氛围。

六、结语

事业单位办公室综合事务的管理是单位发展的核心内容，从制度建设、文书管理、党建管理等多方面出发，加强办公室系统性与全局性管理要一以贯之，对行政管理的工作方式与工作理念要持续创新，促进事业单位稳定发展。作为办公室工作人员，要善于把中央精神、省级要求、群众期盼有机结合，牢牢把握新时代赋予事业单位办公室的新使命，为助力事业单位办公室综合事务添砖加瓦。