协同与智能盘点系统在医疗设备盘点中的应用价值*

叶淑华,石 鑫,张 璐,王晓燕,洪千人,金 梅

(1.云南省肿瘤医院/昆明医科大学第三附属医院资产管理部,云南 昆明 650118;2.昆明医科大学第二附属医院泌尿外科三病区,云南 昆明 650000;3.昆明理工大学附属医院泌尿外科,云南 昆明 650031)

医疗设备是医院提供临床诊疗服务重要的物质基础,也是医院高速发展的重要保障。医疗设备的质量及先进程度对疾病的正确诊断、提高疾病的治愈、提升医院的竞争水平均有举足轻重的作用[1,2]。医疗设备的管理水平关系到医院的发展[3]。医疗设备资产盘点是医院资产基础管理的主要方面,定期或者不定期盘点,可对使用效率不高的设备进行调配[4]。目前很多公立医院的医疗设备盘点工作却无法有效实施,还面临医院内部物理空间结构及组织架构不断调整等新问题[5]。本文以云南省肿瘤医院资产管理部实现协同和智能盘点机制应用于医疗设备的应用价值分析,阐明实现医疗设备盘点达到提高管理和使用效率,改善满意度,提高盘点工作效率。现报道如下。

1 资料与方法

1.1 一般资料

云南省肿瘤医院是一所集医疗、教学、科研等职能于一体的一所综合性三级甲等专科医院,近年来随着医院的快速发展,医院规模不断扩大,医院的医疗设备资产从 2011年 3亿增长到2022年的9亿。本文选取医院的医疗设备资产,从全院30个使用医疗设备的中的16个临床业务使用科室,对其医疗设备进行盘点。

1.2 研究方法

本研究组采用到的协同和智能盘点机制,首先包括建立设备管理委员会、管理部门、使用科室三级管理制度,达到“统一管理、分级负责、责任到人”。加强设备管理部门、财务部门、监察审计部门的协作,共同制定完善的设备管理制度和内控制度,涵盖从设备预算开始到报废全过程,包括设备损坏丢失赔偿制度,实现设备生命周期的有效管理和监督。将资产日常管理包括盘点情况纳入科室年终责任目标考核。建立良好的资产管理团队,各科室设兼职资产管理员,并明确资产管理的职责和义务,通过日常管理、法律法规和制度的培训和教育;其次,通过信息化的联系加强日常的沟通与协助,采取由设备管理部门主导,组织兼职资产管理员、财务部门和监察审计相关人员共同参与;最后建立科室交叉盘点的机制,实现有效监督,保障盘点结果可靠和准确。对全院的医疗设备资产进行射频识别(Radio Frequency Identification,RFID)编码,构建全院医疗设备射频盘点系统。采用如下程序步骤实现,见图1,在射频盘点的基础上进行功能定制达到:按需求制定盘点设备计划、按盘点顺序进行智能排序、设备使用状态即时修改(闲置、待报废和损坏等)、非本科室设备提醒和识别、待报废设备统计等。

对照组:抽取的16个临床业务使用科室,2020年医疗设备盘点,未采取协同与智能盘点系统的途径进行医疗设备的盘点,其余方法同研究组。

1.3 观察指标

(1)全院抽取的16个医疗设备使用的临床业务科室对医疗设备管理和使用的满意度:分满意、基本满意、不满意三个等级,总满意度为满意和基本满意两个等级的使用科室占总科室的比例;(2)比较不同盘点方法实施前、后,盘点医疗设备的所用时间(d)。

1.4 统计学方法

2 结果

2.1 对比 2 组盘点方法后的医疗设备管理员的满意度:

对2组资产管理员进行盘点满意度的调查问卷显示,研究组的满意度(87.5%)明显高于对照组(56.3%),有统计学差异,P<0.05,见表1。

表1 对比2组满意度的比较

2.2 实施协同与智能盘点系统临床业务使用科室前后盘点所需的时间比较,见表2。

表2 对比2组盘点所需的时间(d)

3 讨论

国家为了加强行政事业性国有资产管理与监督,于2021年2月出台了《行政事业性国有资产管理条例》,对资产配置、使用和处置、预算管理、基础管理、资产报告、监督及法律责任等都提出了明确的要求。设备盘点存在的普遍问题主要有:(1)医院各相关管理职能部门缺乏有效的沟通合作;(2)盘点仅仅是进行账物核对,没有全面掌握资产的使用情况;(3)对待报废设备的确定主要以使用科室的主管意愿为主,没有执行严格的报废标准;(4)各医院都普遍存在设备管理人员紧缺,盘点方式落后。

云南省肿瘤医院根据行政事业单位国有资产管理要求,建立完善的固定资产管理标准体系[6],结合笔者目前从事的资产管理工作,总结出以下对策:(1)医院在建立有完善的医学装备管理委员会、资产管理部、使用科室三级管理制度机构的基础上,结合不断更新的国家和地方法律法规,不断完善资产生命周期的管理制度,加强资产管理部们、职能部门、临床医技科室之间的沟通和协同,同时通过年终责任目标考核、评优评先和绩效奖励等方式建立有效的激励机制,提高清查工作人员的职业观念与职业道德,树立职业意识与职能意识[7]。不同部分人员按制度组建盘点团队实现盘点协同,进行预盘和交叉盘点(每组人员含资产管理部人员、监察审计人员、财务部人员、被盘点科室管理员及交叉盘点科室管理员),在资产监管人员紧缺的条件下实现有效的盘点内控监督。(2)通过盘点人员的日常培训教育,强化医疗设备日常管理的法律法规和制度培训,明确盘点人员的管理职责和管理责任,让其提高思想认识到盘点工作的重要性和严肃性,完全掌握盘点要求和盘点方法。(3)运用信息技术,信息条件下固化医疗设备管理[8],在医疗设备的盘点管理方面。不同的医院医疗设备管理使用医院运营系统模块多样化,许多模块使用近十年,存在系统架构陈旧,可塑性差,改进困难,开发成本较高的缺点。通过引进定制化的协同与智能盘点系统打印并全面更换射频标签,加上移动端的优化手段,使得原资产管理系统信息与射频盘点系统信息全面对接[9,10]。在射频盘点系统制定盘点计划,通过手持端实现迅速的射频盘点,实现已盘资产、未盘资产、盘赢资产的迅速反馈。同时可实现资产重要信息如位置变更、管理人员变更、资产状态等信息的修改。通过上述方法,一方面盘点系统通过导入资产,实现了盈亏资产的统计,另一方面也实现重要盘点信息的反写。协同与智能盘点系统可引导同类医疗设备管理系统对接,实现资产状态信息更新。提高了盘点的效率。通过协同与智能盘点系统,管理人员完成资产移交、主管、监管部门审查抽查所要求的即时盘点,对资产数据进行及时的收集和处理,对资产的状态和使用情况进行及时监督,实现对资产的动态化管理[11]。提高医疗设备的管理,对医疗设备的管理改善在手术室医疗设备安全管理中应用能够降低医疗设备故障率,提高设备消毒合格率[12]。当然,协同与智能盘点系统也存在不足之处,随着科技的发展,需要对盘点系统不断的改进,通过制度系统化,建立有效的监控考评机制强化资产管理[13]。

综上所述,协同与智能盘点系统对于医疗设备管理而言是一种创新的的科技信息工具,和传统管理模式有明显的应用价值,能够提高医疗设备的管理和使用效率,改善工作满意度,提高盘点工作效率。借助于协同与智能盘点系统对医疗设备盘点工作,利用了科技进步的手段不断提高医疗设备资产管理水平,推动盘点人员对医疗设备资产管理工作的科技和信息化,相信今后也会为使用者提供了医疗设备的管理决策依据,间接更好的服务于广大患者,值得推广应用。