加强文书档案管理工作创新思路探究

摘 要：随着社会发展，文书档案管理的重要性也逐渐凸显出来。在信息化时代，以往传统的文书档案管理方式逐渐呈现出弊端，想要使文书档案管理整体水平得到提升，就必须要结合时代发展，在原有基础上创新其管理形式。本文就文书档案管理创新重要性进行分析，并结合时代发展提出了几点创新优化策略，以期能为档案管理人员带来借鉴价值。

关键词：文书档案整理；管理；创新思路

文书档案具有真实性特征，是对各单位工作内容及发展历程的综合记载，各事业单位在展开工作时均需要参考档案数据，尤其在现阶段事业单位管理过程中，必须要确保档案得到规范管理及合理利用，以推动自身健康可持续发展。可以说，文书档案工作在事业单位发展中的作用无可替代，其能为事业单位发展指明方向，为领导层科学决策提供依据。随着社会不断发展，信息技术广泛普及，事业单位的档案管理工作方式也亟待创新，特别是文书档案管理方面。

一、新时期文书档案工作现存的问题

文书档案管理工作对事业单位运营发展有着重要作用，但就目前来看，很多事业单位在文书档案管理时还存在诸多问题。一是部分事业单位对于文书档案管理工作缺乏应有的重视，只是将此项工作简单定义为文书的整理，却并未将其定义为管理层面，因其重视程度不足，导致文书档案管理部门地位较低，工作人员积极性不高。二是文书档案管理人员方面的问题，一些事业单位的文书档案人员存在着专业素质不高的问题，部分文书档案管理者是由人事部门人员兼职，因其在日常生活中有其他工作重点，没有过多精力和时间投入文书档案管理。针对文书档案管理人员专业能力有限的问题，一些事业单位也会尝试通过教育培训的方式来提升人员的综合素质，但在具体培训过程中也会出现一些问题，如一些年龄偏大的员工不愿参与培训，即便参与培训也无法熟练掌握信息技术在文书档案管理工作中的应用，导致文书档案管理工作效率和质量无法得到提升，依然只能延续以往的查阅流程，无法实现规范化和标准化管理。三是很多事业单位的文书档案管理信息化建设程度较低，纸质文书档案存放时间过长，可能会导致档案出现变质以及字迹不清的现象，使其利用价值丧失。同时，文书档案管理会涉及多项内容，若依然采用传统的整理和保管方式，在查找时就无法快速调取所需内容，造成档案管理效率低下。

二、文书档案管理方式创新的重要性

随着信息技术的发展，计算机技术被广泛应用在各个行业当中，也促进了各行业管理效率的提升。若能借助信息技術来展开文书档案的整理和保管，将能进一步提升档案管理工作效率质量。事业单位文书档案资料数量多，对事业单位发展有着重要的指导作用，部分事业单位简单地将文书档案管理等同于档案归类、整理和保管，这种简单的管理方式无法发挥文书档案的真正价值。文书档案中有着丰富的信息内容，也有着事业单位各阶段发展实际情况记录，如果依然采取传统的文书档案整理和保管方式，需要耗费大量的人力、物力，同时，档案管理人员重复的劳动内容也比较多，而这也可能会导致其出现消极怠工情绪。通过优化创新文书档案管理模式，借助信息化技术展开文书档案的管理工作，档案管理人员可以借助数据库、excel等简化以往的工作流程，提升档案管理成效。同时，通过文书档案信息化管理还可实现对各项资源的共享，事业单位领导可借助对文书档案数据的分析，快速展开各项管理工作，进行科学决策。

除此之外，在以往展开文书档案管理时多为纸质档案，在管理过程中容易出现档案冗杂分散现象，文书档案存放在不同的部门中，在管理过程中存在较大困难，也会造成文书档案信息无法被有效利用。纸质文书档案在整理过程中工作量较大，若采用人工方式，导致工作效率低下且容易出错，其在存放过程中也容易受潮，而在天气干燥或遇到明火时纸质文书档案还有可能会被烧毁，甚至出现严重的火灾事故，造成档案损毁。借助信息化技术开展文书档案管理，能有效解决上述问题，保护档案资源，提升文书档案的安全性，使各项文书档案都能得到妥善保存。同时，只需要借助一个小小的硬盘便可以存储大量的文书档案信息内容，这些载体在储存时会比较方便。

三、文书档案整理工作方法创新

1.科学分类

随着经济发展，我国事业单位内部活动项目不断增多，这也使得文书档案内容较之前有了大幅度的增加，因此，作为档案管理人员一定要能科学、合理地对文书档案展开分类，在对档案分类时可能会涉及多种方法，档案管理人员应当结合实际情况来科学选择分类方法。现阶段较为常用的三种分类方法为年度分类、组织机构分类以及问题分类。年度分类是根据文件形成和处理的年度，将时间作为标准来对其展开分类，此种归类方式可使文书档案的整理效率和质量得到提升，也被广泛应用在文书档案整理中；组织机构分类法是指按照不同的机构分别设置类目，是根据文书档案形成和处理文件承办单位来展开分类；问题分类法是指在文书档案整理过程中，结合其内容或反映问题来划分类别。

现阶段，还可借助计算机技术来整理文书档案，通过计算机技术扫描入档纸质档案，之后再利用自动化档案序列的编号，快速完整地对档案资料的整理，还可为之后档案资料的利用提供便利，使文书档案管理更加简单化。

2.档案装订

在装订档案时可将一份文件装订在一起，也可在分类之后将复批类文件装订在一起。应结合实际情况确定具体的装订方法，一些档案比较特殊或页数多，也可以采取拆分装订的方式，但无论采取何种方式都要确保档案有序排列。一些档案文件需合并装订或分开装订，但部分档案文件需单独装订，而具体选择何种装订方式则要结合实际情况科学决定。此外，在完成对纸质档案的装订之后，应将同类型档案整理在一起，这样，在今后查询时也会更加便利。

3.档案号与页码标号

文书档案整理时需要将档案章加印在文件的右上角，并将相关信息内容填写在档案资料上，在这里需要提醒的是，应按照时间顺序填写相关内容，以便在企事业发展的过程中如果有了新的档案可随时添加，但在后期整理过程中要避免影响之前档案的顺序。此外，填写档号章时应按分类标准及保管期限的顺序具体分类。

4.文书档案信息保管方法创新

计算机技术在文书档案管理中的应用有着重要价值，可起到良好的辅助作用。借助信息技术根据文件编制相应的索引表，并在其中填写文件的种类与标题，之后再在事业单位内部管理系统中录入相应的词条。同时，也可形成相应的格式模块，根据文件的内容、种类及负责人来展开模板的制定，完成對各项文件信息内容的录入之后，要确保档案管理系统可以正常运行，再结合保管期限及标准规定分类资料。除此之外，作为档案管理人员还要制定文书档案管理辅助程序，比较提名表和档案文件中的提名，找出与提名表中相同责任人的内容，为之后工作提供便利。

四、文书档案管理优化策略

1.优化传统管理意识

首先，在以往的文书档案整理和管理工作中，需要档案管理人员耗费大量的时间和精力，且在管理过程中容易出现错误，而借助信息化手段来对文书档案展开管理则能更好地保存、查询以及修改文书档案，如可借助网络将文书档案实时共享给有需要的部门，管理层在调阅时也会更加容易。其次，档案管理人员一定要能突破传统的管理理念，树立信息化管理意识，使文书档案管理工作能逐渐朝着开放型转变。事业单位也应高度重视文书档案管理工作，意识到此项工作开展对自身发展的重要性，并通过将管理责任落实到个人的方式，使档案管理人员能积极投入本职工作中，各司其职，避免因职责不明确导致档案管理人员工作积极性不高，而出现管理漏洞。最后，还要加强对文书档案信息化管理的宣传和普及工作，使档案管理者都能意识到信息技术应用的重要性和价值，能始终以信息化思维开展收集、整理和调用档案，实现文书档案管理效率和质量的提升。

2.完善基础建设，优化管理体制

想要进一步优化和创新文书档案管理工作，就必须要先完善相应的设备设施。信息化技术设备设施是推动文书档案管理创新的基础保障，需投入一定资金来完善信息化设备设施。随着信息技术的发展，以往传统的人工文书档案管理模式也会逐渐转变为信息化管理方式，而现阶段能实现文书扫描和自动检索录入的软件也比较多，需将一部分资金用以完善基础建设，为文书档案管理工作的创新开展提供人力和物力方面的保障。除此之外，还应配套相应的设备设施，包括防尘、防磁、防火以及防盗等设备设施，制定应急防病毒措施以及网络盗窃措施，而这些均需要事业单位投入一定的资金，从软硬件方面加强建设，以推动文书档案管理创新性。

同时，事业单位还要改善文书档案的管理体制，坚持人机结合方针构建自动化系统管理，以实现对档案资料的集中管理，这样在整理档案和使用档案的时候也会更加便捷化。应对现阶段事业单位档案比较分散的问题引起高度重视，并采取有效措施解决这一问题，通过优化改进管理制度，统一选择软硬件以及技术标准，实现对文书档案资料的统一管理。

此外，还要结合单位实际情况，不断修订文书管理工作制度，确保其具有全面性和创新性。全面性是指制度条款要能适合现阶段文书档案管理工作发展需求；创新性是指需要优化以往制度不合适的地方，确保档案管理内容能为未来发展提供参考。

3.高度重视文书档案管理人员综合素质的培养

想要使文书档案管理工作效率和质量得到提升，就必须要确保档案管理人员具备丰富的管理经验，还要具有计算机操作技能。现阶段，很多事业单位都存在缺乏档案管理人才的问题，因此，必须寻找切实有效的措施来解决这一问题。

首先，要对外引进文书档案管理复合型人才，对这部分人才的要求除了掌握档案管理知识，具有相关经验之外，还必须要有信息意识，能熟练运用计算机技术开展各项工作。其次，对于现有的档案管理者也要有针对性地开展培训工作，在年度工作计划中列入档案人员培训工作，同时，还要在档案管理人员的业绩考核中纳入培训学习成绩，促使其积极投入学习，确保档案管理成效能够获得提升。在培训的过程中可以采取开设档案学习培训班的方式，也可邀请专家来事业单位授课，或鼓励员工自主学习网络技术及档案管理专业知识，增强其专业能力，并使其具备文书档案信息化管理能力。除此之外，对于档案管理者的思想教育工作也要引起高度重视，通过定期展开思政教育，提升其责任意识，使其能具备奉献精神，愿意全身心投入文书档案管理工作中。在日常生活中也要给予其关心照顾，为其解决生活和工作中存在的各项困难，使其全身心投入文书档案管理工作中。

4.重视文书档案信息化建设安全性管理

虽然借助信息技术能创新文书档案管理工作模式，但这一技术在应用过程中却存在保密性受限的问题。相对于传统的纸质文书档案来讲，电子文件内容在保密性方面比较薄弱，只需要借助计算机便可修改或删除电子文件，且完成修改之后并不能看到痕迹。可以说电子档案内容发生变化的概率要远远高于纸质文件，所以，无法有效把控电子文档内容的原貌，纸质档案的字迹是特定的，但电子档案却可以结合自身需求灵活选择，无法明确电子文件是否为原始文件，也无法通过盖章或是署名来对其是否为原件展开判定。同时，因为计算机网络具有开放性特征，在电子文件保密时会受到诸多因素的影响，造成档案被篡改或丢失。所以，在借助信息技术优化创新传统文书档案管理的过程中，要高度重视档案的保密工作。档案管理者也要树立安全意识，避免档案数据出现丢失或被篡改的现象，可通过网络隔离技术、高级防火墙等保障文书档案资料的安全性。在文书档案管理时也可采取信息认证技术，档案管理人员需要通过身份认证后才能查询或调阅档案信息，避免档案信息被不法分子盗取，出现安全方面的隐患。通过加强文书档案的管理及保密工作，使其完整性得到保障。

在文书档案管理信息化建设中，还应将数据库系统开发建设作为核心，通过数据库建设推动各项文书资料的科学管理，提升此项工作开展效率与质量，但数据库建设是一项长期工作，需要档案管理人员与其他员工加强配合，从单一的数据库建设逐渐过渡为系统数据库建设。

五、结束语

总之，在信息化时代发展背景下，传统的文书档案管理方式已不能满足事业单位的需求，必须积极投入文书档案管理创新中，借助信息化技术开展文书档案资料管理，在减轻档案管理人员工作压力的基础上，提升文书档案及各项管理工作的开展效率和质量。

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作者简介：王玲玲（1978—），女，汉族，山东淄博人，本科，馆员，研究方向：文书档案整理管理。