高校档案管理数字化转型优化路径探析

摘 要：随着数字化时代的到来，信息技术与教育教学深度融合，高校档案管理面临着前所未有的发展机遇和挑战，数字化转型是其高质量发展的必然趋势和重要方向，高校档案工作者应从优化顶层设计、厘清转型突破点、优化智力支撑条件和构建协同赋能工作格局等方面，思考高校档案管理转型的路径，全力以赴做好数字化转型这篇文章，助力推进高校档案治理体系和治理能力现代化。

关键词：高校；档案管理；数字化转型

信息技术发展日新月异，大数据、人工智能、5G、物联网以及区块链等先进数字技术已逐步渗透社会经济生活各领域，党的二十大报告中“全面推进教育数字化”掷地有声，新《档案法》和《“十四五”全国档案事业发展规划》也先后提出了建设数字档案馆和实施档案信息化强基工程的要求。数字化转型是我国档案事业高质量发展的必然趋势和重要方向，高校档案管理面临着前所未有的发展机遇和挑战。在信息技术与教育教学深度融合的时代，高校档案管理需要打破原有“跟随和辅助”的传统定势思维，积极探索和思考数字化全面深入推进档案管理转型的路径，为“全面推进教育数字化”战略目标的实现提速增效。

一、优化数字化转型顶层设计

1.坚持党建引领，把牢高校档案事业的政治方向

坚持党建引领就是要坚持党管档案，始终把坚持党性原则作为档案工作的根本原则。坚持党性原则，最根本的是坚持党对档案工作的领导。档案工作肩负着为党管档、为国守史和为民服务的重要职责。高校作为落实立德树人根本任务的主阵地，肩负着为党育人和为国育才的神圣使命，高校档案部门要以服务好高校、落实立德树人根本任务为基本任务，深入学习贯彻好习近平总书记关于档案工作的重要论述和重要指示批示精神，不断加强档案治理、资源挖掘、信息利用和安全体系建设，着力做好新时代数字档案建设，努力做到“以档资政”，努力为学校党委、行政当参谋、提建议以及献良策；做到“以案育人”，为全校师生提供丰富的校本精神食粮，丰富学校思想政治教育资源库；做到“建档存史”，为充分发挥档案资政育人作用奠定坚实基础；要充分发扬“档案工匠”的自我革命精神，坚信档案事业大有可为，以党建促各项业务的落地见效，开启数字化转型新征程。

2.优化调整组织架构，强化档案数据流转能力

高校档案管理适应数字化生存，不是单纯制定战略性规划纲要就能将转型扎实落地，沿用传统的组织架构模式将逐渐被数字经济时代边缘化，优化调整合理的數字化时代组织架构是重要且必要的一环。首先，数字化管理有风险，需要相对稳定的整体架构加以支撑，同时，信息化程度、信息安全技术水平、档案服务利用需求以及行业发展态势的变化，需要高校档案组织架构适时调整；其次，借鉴企业“薄前台、厚中台以及强后台”的架构理念，在前台创建便捷、灵活的档案征集、移交和归档渠道，如OA系统自动归档、移动端档案征集平台等，在中台依托档案馆专业技术力量提供标准、规范、鉴别、审核和服务，在后台依托大数据的整合和分析能力为前、中台提供数据支撑和共享，推进组织架构向高效、敏捷转型；最后，加强档案业务部门与信息部门、项目研发人员在数字化流程、保障体系和评价机制等方面的充分融合，增强档案数据流转能力。

3.融合教育数字化重点任务，科学制定数字化转型发展规划

教育数字化是2022年开年以来广为热议的话题，党的二十大报告提出，推进教育数字化，建设全民终身学习的学习型社会和学习型大国。这场教育系统的数字化变革需要通过数字教育全面支撑教、学、研、管、服以及评等各个环节，从大数据中心、教育资源库、基础教育平台及信息化实现手段等多维度，加快了高等教育全领域、全方位、全流程以及全要素的转型革新，重塑高等教育格局。高校档案管理作为高等教育系统中的重要链条，在服务学生学习、服务教师教学、服务学校管理、服务教育科研和服务社会利用等多个向度，势必实现档案数据的数字化转型。因此，结合高等教育实际，深刻领会党和国家对高等教育的高度重视和发展谋划，充分把握教育数字化战略部署的工作任务和重点工程（行动），科学制定高校档案工作数字化转型的发展规划，才能为实现“建设全民终身学习的学习型社会和学习型大国”的宏伟目标更好地服务。

二、厘清数字化转型突破点

1.深化“增量电子化和存量数字化”工程，夯实数字化转型基础

早在2013年，前国家档案局局长杨冬权在全国数字档案馆（室）建设推进会上就提出了“增量电子化、存量数字化”的工作要求，目标是推动各级档案馆（室）实现由传统管理向现代管理的转型升级。

首先，馆藏存量远比增量大，高校档案馆人员编制相对较少，不能满足精通数字化技术和设备实操经验的要求，需要与符合资质的外包服务公司合作，保障馆藏存量数字化专项经费投入，实现存量档案全文数据OCR识别，提供准确和优质的存量档案资源利用服务，才可能实现存量数字化工作跨越式的飞跃，真正达成传统载体档案数字化100%、充分提升存量档案利用率的目标。

其次，增量电子化对高校档案管理提出了更高的技术要求和更广的覆盖面，需要打通高校档案系统与办公自动化、教务、科研以及财务等其他专门数据处理系统的联通共享，落实数据格式和元数据标准，以保证电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。“增量电子化、存量数字化”工程是高校档案事业数字化转型征程上的重要关卡，对高校党委（组）、档案管理部门以及信息技术部门都是严峻的挑战，需要拿出“撸起袖子加油干”的气魄攻坚克难。

2.借鉴示范数字档案馆（室）建设经验

在5G、物联网、人工智能、大数据和区块链等先进技术的发展驱动下，全面建设数字档案馆（室）是国家档案事业高质量发展的必然趋势和现实需求。截至2021年底，全国共建成44家全国示范数字档案馆，分布在15个省市，包含了3家省级、7家副省级、23家地级和11家区县级档案馆。

从这44家全国示范数字档案馆的建设历程看，一方面，数字档案馆（室）建设涉及基础设施、系统功能、数字化加工、档案资源建设、保障机制及服务效能等方面，需要地方政府和所在单位给予政策倾斜、资金投入、技术保障和人才支撑，来增强档案部门提升档案管理工作数字化水平和实现现代转型的意愿和动力；另一方面，在全国示范数字档案馆验收测试工作中凸显出来的问题也值得重点关注，如关键网络设备配置不足、“四性”检测项不全、安全审计功能不全、统计模块不够灵活、智能化应用程度不够高以及数字化加工程度不够成熟、电子文件自动归档不够规范、档案部门专职技术人才缺失和移动式档案服务利用不够充分等。此外，企业（集团）数字档案馆试点成果出炉也扩宽了高校档案管理数字化转型思路，如国家电网公司数字档案馆在疫情防控期间实现了移动办公、移动式档案应用和全天候微信端便捷归档，档案工作远程办公规避了一线工作人员交叉感染的风险；中国能源建设股份有限公司结合企业实际，开展“1+2”（即集团总部+一家设计企业+一家工程企业）数字化档案馆体系建设，实现可视化档案数据资源多级共享。

3.重塑档案管理制度体系，筑牢数字化转型“护城河”

“不以规矩，不能成方圆。”通过完善制度建设实现高校档案工作各个环节标准化、规范化管理，适应数字化时代高校档案管理转型发展和管理现代化的需要。高校档案管理数字化转型是传统档案馆（室）发展的必经之路，也是档案信息化发展的客观需要。为加强档案信息化工作和进一步推进电子文件、电子公文的普及，党和国家相继出台了《全国档案信息化建设实施纲要》《电子文件管理暂行办法》《数字档案室建设指南》《数字档案室建设评价办法》《关于进一步推进机关数字档案室建设的意见》等有关档案信息化工作的政策、法律法规及标准和规范。

高校档案管理数字化的重要一环，就是尽快完善保障数字化转型背景下高校档案管理正常运行的各项制度，并切实贯彻实施，如各类电子文件归档管理制度、数字资源备份管理制度、应用系统运维和安全管理制度、各部门职责分工及奖惩制度等。只有重塑数字化转型相关档案管理制度体系，才有利于转变工作作风，提升工作效率，规范工作程序，明晰工作职责，增强服务意识，提升工作效能，强化内部管理以及防范化解档案管理重大风险，打开数字化新时代档案管理的新局面。

三、优化数字化转型智力支撑条件

1.借力“智慧校园”建设东风，跑出数字化转型“加速度”

我国第一个以教育现代化为主题的中长期战略规划《中国教育现代化2035》系统勾勒了我国教育现代化战略目标的实现路径，《智慧校园总体框架》《教育管理信息化数据标准体系框架》等数据标准的发布从国家政策层面部署、指导智慧校园建设的进一步深入，也更加科学规范了智慧校园的建设方法和思路。优化大数据支撑下的教育治理能力、推进“智慧校园”建设，是各高校“十四五”信息化建设的重要组成部分，将高校档案管理数字化转型纳入“智慧校园”发展规划，以此契机建设较为完善的档案信息化基础设施，开展业务流程再造，打破信息壁垒，走出数据孤岛，促进校园数据的充分共享，构建档案综合管理及业务整合的服务信息化体系，健全校园网络安全与信息化工作组织协调机制，切实加强高校档案管理数字化转型的工作指导与推进力度，支撑高校档案管理和服务的高质量发展，跑出“加速度”。

2.凝聚复合型专业技术人才，保障数字化转型可持续健康发展

在任何领域的工作中，人才都是第一资源，挖掘、培养和搭建好人才梯队决定着档案事业成败的关键。档案工作者是影响档案信息资源安全的重要因素之一。档案工作者的理念、综合素质和管理水平等因素对档案信息资源安全管理具有举足轻重的作用。目前，高校档案队伍专业化建设普遍存在管理理念落后、知识结构不合理、缺乏高层次档案专业人员、数字档案信息管理意识淡薄和档案信息资源服务能力不够等问题，明显跟不上档案数字化管理和人才专业化建设的要求。在新的时代背景下，高校档案管理数字化转型对档案专业技术人才在学科背景、科研攻关、示范引领和岗位胜任力等方面提出了更高的要求，从选拔、培养、聘任、激励以及继续教育等人才发展机制中发挥好“指挥棒”的作用，配备满足工作需要的具备档案或信息技术相关专业的专业技术人才，搭建合理的档案人才梯队，是高校档案管理数字化可持续健康发展的核心保障。

四、构建数字化转型协同赋能工作格局

1.依托网络信息部门协同联动，强化数字化转型技术支撑

网络信息部门是学校信息化建设和管理职能部门，为学校教学、科研及管理服务等工作的顺利开展提供信息化支撑，在高校档案管理数字化转型的进程中担负着重要的角色。此外，特别是在档案系统网络规划、档案信息管理和操作规范、数据备份恢复、数据加密与认证、元数据处理以及数据治理等关键技术领域，更需要网络信息部门技术人员的深度参与、技术协助乃至长期驻点，建立动态的安全防护体系，确保高校档案管理数字化转型和数字档案馆（室）网络环境的绝对安全。

2.推动校企合作深度融合，共创数字化转型双赢局面

校企合作是高等教育改革和发展的重要方向，也是必然的趋势。高校档案事业要做好争优创特，离不开优秀科技企业创新技术的共享和驱动，如智慧档案馆建设、档案文创产品应用落地、档案鉴定、声像档案管理利用、档案图文识别技术、档案数据治理乃至实现人工智能技术，都需要优秀科技企业不断投入研发力量，为档案学术研究、学术交流搭建交流工作平台，共同推动传统档案事业向创新、科技、共享及智能等方向发展。例如，2020年，中国档案学会与科大讯飞达成全面战略合作协议，科大讯飞将利用自身的技术和产品等核心优势，为中国档案学会提供专业研究资源，共同挖掘专业痛点、深耕科技创新和推广档案事业优秀科技案例成果。中国档案学会与科大讯飞的牵手，为鼓励档案事业科技创新起到了标杆性的示范作用。笔者梳理了广东省档案局近三年科研立项数据，其中，校企合作科研项目占比分别为4.54%、33.33%和50%。可见，档案事业中“校企合作”要素特征日益凸显，校企合作深度融合是赋能高校档案事业数字化转型的动力，是推动高校档案管理与时俱进的必由之路。

数字化新时代对于高校档案管理工作是挑战更是机遇，需要充分发挥高校档案管理的特性和优势，科学谋篇布局，勇于克难奋进，致力开拓创新，积极探索数字化转型的有效路径，全力以赴，锻长板、补短板以及筑底板，做好高校档案管理数字化转型工作。

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[7]苏州大学：精心打造数字化、镜像化、智能化的“云中大学”[EB/OL].[2020-06-12].https：//www.edu.cn/xxh/zt/yxal/202006/t20200612_1733123.shtml

基金项目：2022年度河源市哲学社会科学规划项目，项目编号：HYSK22P192。

作者简介：陈瑾（1979—），女，汉族，广东澄海人，硕士研究生，講师，研究方向：档案管理。