绿色经济理念下企业办公室综合管理质量提升研究

姜 鑫

（作者单位：华北地质勘查局第四地质大队）

绿色经济是一种环保、生态的经济。发展绿色经济既有利于保护社会环境，也有利于人类自身健康。近年来，我国大力倡导绿色经济理念，对于各行各业来说都有积极的影响。在国家大力推行绿色经济的背景下，企业在进行办公室综合管理时也应秉持绿色经济理念，注重自身发展与社会环境之间的协调[1]。

一、绿色经济理念对企业办公室综合管理质量的影响

办公室综合管理主要是指办公室在实际工作中涉及的一系列工作，包括办公物资的管理、办公环境的管理、会议组织、会议纪要的书写和文档管理等，是办公室工作的重要组成部分。办公室综合管理水平的高低直接决定了企业在市场竞争中能否脱颖而出[2]。企业应当重视办公室综合管理工作，在绿色经济理念的引领下有效推进管理质量提升，推动数字化办公，实现精益化管理，优化企业文化，为企业实现高质量可持续发展打下坚实的基础。

（一）有利于资源合理利用，实现绿色发展

在绿色经济理念下，社会发展的目标是要实现人与自然、人与社会的和谐发展[3]。企业办公室在进行综合管理时秉持绿色经济理念，在满足部门办公需求的同时兼顾节能减排，可以减少办公资源的浪费和人力资本的消耗，做好内部成本管控，进而提高资源合理利用率和办公管理效率。

（二）有利于促进人与自然的和谐发展

在绿色经济理念下，人们不仅要追求经济增长，更要注重社会发展过程中生态环境的保护。因此，企业在进行办公室综合管理时秉持绿色经济理念，充分发挥自身优势，能够促进人与自然和谐发展。同时，在绿色经济理念下，人们对自身生活环境的关注程度也越来越高。企业在进行办公室综合管理时需要充分考虑办公人员的健康和安全问题，有效采取安全措施，改善办公环境，为工作人员的健康提供保障。

二、我国企业办公室综合管理中存在的问题

（一）办公室管理制度体制不健全

在各个行业企业中，办公室的地位和作用不言而喻，其管理体制更是决定了办公室工作质量。然而，从我国企业的实际情况来看，大部分企业对办公室管理体制缺乏足够的重视，普遍存在管理制度不健全、不完善等问题。第一，部分企业的办公室工作人员没有明确的职责范围和权限，难以正常开展工作[4]。第二，某些企业缺乏办公室管理的相关制度规范，导致一些部门出现岗位人员配置不合理、相互协调不够等问题。第三，部分企业内部缺乏对办公室工作人员的考核激励制度，导致办公人员积极性、能动性不强，工作开展效率不高。

（二）办公室工作人员缺乏创新意识

在我国企业办公室综合管理中，工作人员缺乏创新意识是最普遍的问题。企业在日常管理中缺少对办公室工作人员整体素质的培养和提高，使得办公室的综合管理水平难以有效提升。其一，部分企业在管理工作过程中并未有针对性地培训办公室工作人员，使部分工作人员对专业知识和技能的掌握不牢固，实际开展业务时缺乏灵活性、创造性。其二，部分企业在日常管理工作过程中未能制定科学合理的办公室综合管理制度，导致部分工作人员在开展工作时没有明确的管理思路，且服务意识不强。其三，部分企业在实际管理工作过程中未引入信息化技术，使得办公室综合管理信息化建设不足，综合管理质量不高。

（三）办公室管理工作模式相对落后

精益化管理、数字化管理等是当前企业在发展过程中的重要目标。办公室管理工作必须尽快推进数字化、智能化、精益化管理，以充分满足当前企业的发展需求[5]。但在实际工作中，很多企业并没有做好精益化、数字化管理等工作。办公室综合管理内容涉及面广且杂，一般会涉及企业的战略规划、文件处理、各类会议组织安排、培训组织安排、招待接待、公务车派用及维修、公务差旅规划、物资采购及领用、网络及设备维护等方面，需要做好统筹与协调，合理安排规划工作。然而，很多企业的办公室未能充分发挥自身的职能，难以满足当前企业追求低碳高效、优质、绿色发展的需求。

从整体来看，当前很多企业在办公室综合管理方面依然使用传统管理模式，主要表现为以下几方面：第一，办公室综合管理工作人员没有及时转变自身的思维模式，在工作中缺少精细化管理、规范化管理的理念，难以适应企业发展需求。第二，办公室的服务管理缺少创新，服务成效不高。例如，办公室综合管理一般会涉及接待、会议、办公设备使用、文档资料管理等多个方面，其中，接待服务是重要组成部分之一，能够展现企业的整体形象。但在实际工作中，接待工作大多只是普通的人员接待，没有利用接待契机适时做好企业宣传、树立企业的良好形象。第三，办公室综合管理人员在工作中缺乏主动将数字化、智能化融入日常管理的理念。部分人员在处理日常工作时仍然习惯使用纸质文件和线下签批等传统方式办公，对办公自动化（Office Automation，OA）系统、档案系统、企业微信等信息化办公手段的应用不够深入，无纸化办公推进缓慢，办公效率和质量得不到有效提升。

三、绿色经济理念下提高企业办公室综合管理质量的路径

（一）创新综合管理模式，培养高素质的工作人员

工作人员在企业办公室综合管理中处于核心地位，因此，创新办公室综合管理模式、提升工作人员综合素质是保证企业办公室综合管理质量的首要任务[6]。

首先，全面考查办公室工作人员的能力，结合实际情况，制订与业务内容适配的培训计划，通过定期开展培训，全面提升办公室人员的职业素养、创新思维能力、信息处理技能等。其次，制定人才引进办法，在人才引进中使用胜任力模型考查人员素养，引进一些环保意识强、学习能力强、业务能力强、有责任心、有奉献精神的人才，让他们在工作中充分发挥优势。最后，要注重办公室工作人员的监督和考核，建立完善的绩效考核制度，创新考核理念。例如，定期开展考核活动，采用个性化考核、知识化考核等方式，对办公室工作人员进行科学、合理的考核评价，充分激发工作人员自我提高的动力，进而提升办公室综合管理质量。

（二）积极推进绿色办公，建立健全管理制度

在办公室综合管理过程中，企业应该建立健全管理制度，强化制度的约束规范和保障作用，加大执行力度，积极推进绿色办公，确保办公室综合管理工作顺利开展。

首先，应该注重做好宣传工作，引导全体工作人员树立绿色环保理念，让绿色办公成为一种习惯和常态。比如，在公务用车出行中，要充分考虑出行人数，优化出行路线，确保公车运行低碳、人员办公高效。其次，要建立健全各项制度，结合实际情况制定符合实际的办公室综合管理制度。比如，制定绿色采购、绿色差旅、绿色接待等有助于降本增效的制度，用制度规范行为，用制度保障实施，确保绿色办公有效推行。最后，要跟踪管理办公室资源的消耗情况，定期维修、维护和更新消耗较大的设施，从生态战略角度思考未来发展，通过增加前期的绿色投入促进后期的可持续发展。总之，要持续完善管理体制，不断强化制度意识，围绕高效低耗的绿色管理章程开展办公室综合管理工作，为企业发展作出积极贡献。

（三）引进数字化办公理念，提高资源共享能力

在绿色经济理念下，办公室工作人员要加强对办公软件的合理利用。借助信息化技术办公，不仅能够有效推动无纸化办公，还有利于进一步提高办公室工作效率和综合管理质量，为绿色经济理念的贯彻落实提供有力保障。具体来说，需要借助数字化办公做好日常的综合管理工作，实现管理效能的提升。例如，在办公室的档案资料查找借阅方面，加强数字化管理可以减少纸质查阅消耗的时间，利用数字化技术促进资源合理配置，实现信息共享。

在日常管理工作中，工作人员需要定期维护现有的信息系统，以便更好地实现信息资源共享。建立绿色办公系统不仅能够实现信息资源共享，而且能够实现对人力、物力等资源的统筹协调，从而充分发挥各种资源的效用。例如，在办公室内部办公系统中嵌入绿色办公管理系统，对日常办公过程中所涉及的各项数据进行分类或整合管理，能够大大提高资源共享能力和水平。

（四）创新服务理念，提升信息化建设水平

随着互联网技术的不断发展，各种办公平台和软件层出不穷，在为人们提供更多便利的同时对办公室综合管理工作提出了新的要求。从发展来看，办公室工作人员要不断创新服务理念，在工作中秉持以客户为核心的服务态度，为客户提供更加优质的服务。同时，抓住服务契机适时做好企业形象的宣传和推广。另外，在信息化时代，人们对网络的依赖程度不断提高，信息化办公、无纸化办公已成为企业办公室业务发展的必然趋势。办公室综合管理工作人员要合理利用信息技术，为客户提供更加优质可靠、快速响应的柔性服务。

在绿色经济理念下，办公室要结合自身工作实际和时代发展趋势提高信息化建设水平，合理利用信息资源。一要不断加强相关信息管理平台的建设，进一步提高平台的实用性和高效性，从而为职工提供更多便利，也为企业打造更加高效便捷的服务模式[7]。二要不断深挖信息化办公手段，合理利用OA 系统、企业微信、多媒体视频会议软件等现代化办公工具，促进信息技术与办公室综合管理内容深度融合，通过低耗高效提升办公室的综合管理质量。例如，在OA 系统中拓宽系统涵盖面，简化操作流程，实现请假审批线上执行，减少用纸消耗，提高审批效率。

（五）持续完善内部采购制度，落实节能环保措施

为有效贯彻落实绿色经济理念，应不断完善内部采购制度，通过规范、透明的采购流程引导相关部门购买节能环保产品。

首先，积极建立健全节能环保采购工作制度，严格规定采购过程中的各种标准，确保绿色采购规范化、透明化，保障相关部门在使用节能环保产品时拥有公平公正的绿色环境。其次，积极推进节能环保产品的宣传推广。召开绿色采购工作会议、开展绿色采购培训等，让企业员工树立绿色消费意识和环保消费理念。最后，倡导使用节能环保产品，将绿色产品纳入企业采购目录，明确购买节能环保产品的目标与范围。另外，还要定期检查、适时更新各类办公设备，鼓励使用新技术、新材料、新能源设备等，如使用LED 灯代替普通灯具、使用可重复利用产品代替一次性消耗品、使用节水型卫生洁具和节水龙头等。

总之，绿色经济理念在办公室综合管理中的合理运用，不仅可以有效解决传统办公模式下的能源资源浪费、环境污染等问题，还能使员工更好地履行自身职能，提高工作效率。因此，企业应高度重视绿色经济理念在办公室综合管理中的应用，完善绿色采购制度，不断强化节能环保意识，加强对办公设备的科学管理，真正做到低碳、高效。

四、结语

绿色经济理念的提出对我国各个行业的发展都起到了推动作用，能够促进企业实现可持续高质量发展。在此背景下，企业应积极转变传统办公模式，提升管理水平，提高工作效率。为此，本文针对绿色经济理念下企业办公室综合管理质量提升问题展开了研究，首先分析了绿色经济理念对办公室综合管理质量的影响，其次指出了我国办公室综合管理中存在的问题，最后提出了相应的解决路径。相信随着各个行业对绿色经济理念的不断重视，我国的办公室综合管理质量能够得到进一步提升。