内部控制视角下对高校经济合同管理的思考

陆 静

（作者单位：江苏开放大学）

一、内部控制理论下高校经济合同管理的内容

内部控制制度的定义由美国注册会计师协会（American Institute of Certified Public Accountants，AICPA）于1936年确定，即一种为了实现组织特定目标而在组织内部实施的一系列控制措施。其目的是保护组织的资产安全和确保组织运营的效率与有效性。2012 年11 月29 日，财政部印发《行政事业单位内部控制规范（试行）》，从风险评估和控制方法、单位层面内部控制、业务层面内部控制等方面对行政事业单位的内部控制工作提出了要求。高校作为事业单位法人组织，在教育活动日益复杂和风险性日益增强的当下，需要按照上级主管部门的要求理解内部控制相关理论并落实内部控制规范的要求。

将内部控制理论作为高校经济合同管理的有效指导思想和方法，首先需要明确高校经济合同管理的内容，进而设计出一系列控制措施。按照流程梳理，高校经济合同管理内容可以细分为事前、事中、事后3 个阶段所涉及的各个环节和各项事务。具体来看，其主要包括以下内容：事前审批环节，需要进行背景调查、资质审核，确保合同在法律上的有效性；事中履行环节，对合同的履行情况进行监控，及时发现合同履行过程中的问题，掌握合同维持、变更或解除情况，确保合同能够全面履行；在事后纠纷处理环节，限制矛盾量级，在维护学校合法权益的基础上，通过协商或仲裁、诉讼厘清权利与义务，妥善解决矛盾纠纷；事后归档环节，实现承办部门、归口管理部门、综合管理部门的协同管理，确保合同归档完整性，并对涉密合同管理实现闭环[1]。

二、高校经济合同管理存在的问题

（一）管理主体不明确

高校的经济合同项目数量巨大、种类繁杂，缺乏实现集中管理的机制和模式，部分高校没有形成科学合理的经济合同管理组织架构。在高校经济合同管理实践中，由于没有按照管理层级划分承办部门、归口管理部门、综合管理部门等机构，高校无法对经济合同内容进行全面掌握，因而经常出现因管理主体不明确、权责不清晰导致的多头管理、难以协同合作、效率低下等问题[2]。同时，部分高校对于同一类型的合同存在归口管理部门分工不明确的问题，造成管理权限重叠、管理不规范。

（二）流程设计不合理

部分高校没有对经济合同事务进行全流程系统化梳理，导致经济合同管理出现流程设计不合理的问题。在高校经济合同管理中，流程设计不合理主要表现为谈判环节、起草环节、审批环节、签订环节、履行环节、归档环节缺乏管理和监督主体，所有流程都被置于高风险中。例如，部分高校的经济合同管理审批环节缺位，未能形成完备的审批授权模式，经济合同的发起、审批、履行等环节都无法做到科学有效监控，高校管理者无法对经济合同进行宏观掌握。此外，部分高校经济合同签订、履行、归档的各环节缺乏协同管理，各部门沟通不畅，这不但导致工作效率低下，还使高校面临法律风险。

（三）风险防范意识淡薄

在高校经济合同管理中，风险防范意识淡薄是一个普遍存在的问题。一方面，高校缺乏风险防范的意识，往往将合同签订和履行过程中的风险视为低概率事件或者不重要的问题。这导致高校在合同管理中缺乏全面性和长远性的考虑，不能及时预见和防范可能存在的风险[3]。另一方面，高校在合同管理中缺乏完善的风险防范机制。例如，缺乏专业的法务或合规部门进行风险评估和预警，缺乏专业的合同起草和审核人员，以及缺乏完善的合同履行监督机制等。这些都导致高校经济合同管理中的风险得不到有效管控，潜在风险难以被识别和防范，给高校带来不良的影响。

（四）协同监督工作缺位

当前，部分高校在经济合同管理过程中缺乏有效的协同监督机制，对合同管理的监督和审计工作缺乏重视，导致合同履行情况难以得到有效的监控和评估，滋生了合同风险。高校经济合同管理具有一定的动态属性，每个合同管理环节都需要跟踪监督和管理，尤其是重大、重点经济合同的实际履行情况。高校经济合同的动态监控需要财务部门、审计部门、纪检部门等部门协同监督，然而实践中部分高校只有合同经办人会注重合同的履行效果，当合同履行出现问题和纠纷时，监督工作并没有及时跟进。

三、高校经济合同管理存在问题的原因

（一）合同管理制度体系不健全

合同管理制度体系是合同管理的基础，它包括合同管理法规、管理制度、管理流程、管理规范等多个方面。现实中，许多高校的合同管理制度建设不完善，只是依据国家法律法规等简单制定了一些管理规定或流程，缺乏系统性、连续性和完整性[4]。一些高校的合同管理制度甚至存在各自为政的情况，各个部门之间缺乏协调，工作流程不规范，从而导致合同管理效率低下。缺乏完整的合同管理制度体系，会导致合同管理各环节无法协调配合、工作流程不规范，从而影响合同管理的质量和效率。例如，合同签订环节，由于合同管理制度缺失，一些工作人员在合同签订过程中未对合同内容进行细致审查，导致签订合同存在漏洞。合同履行环节，由于制度不完善，一些高校部门在履行合同过程中存在推诿扯皮、违反合同约定等情况。而在合同归档环节，则存在合同归档管理不规范的问题，造成合同资料不全面、不准确，难以满足后续工作的需要。

（二）监督机制不完善

除了缺乏专业的监督机构和监督人员，高校合同管理的监督体系也存在不足。一方面，高校缺乏科学合理的监督制度和标准，监督机制不够完善，难以对合同管理过程中的各环节进行科学的监督评估。另一方面，高校合同管理的监督责任主体不明确，导致监督责任无法有效落实，难以及时发现和处理合同管理过程中的问题。此外，高校合同管理监督中的审计和监督手段，缺乏相应的技术支撑和工具，也制约了高校合同管理的监督能力和效果。

（三）信息化建设落后

高校经济合同管理信息化建设落后的原因是多方面的。首先，高校对信息化建设的投入不足，信息化建设缺乏足够的资金和技术支持。其次，合同管理的信息化技术水平相对滞后，缺乏先进的合同管理系统和相关软件。此外，由于合同管理涉及不同的部门和人员，各部门之间的信息流转和沟通存在问题，难以形成统一的信息化管理平台[5]。

（四）专业人才队伍缺失

高校经济合同管理方面的专业人才队伍缺失是一个普遍存在的问题。高校作为一个专业化程度较高的组织，其经济合同管理需要具备较高的专业化水平。但是，当前不少高校经济合同管理中缺乏专业化的管理人才，导致合同管理工作难以得到专业化的支持和指导。此外，由于合同管理工作涉及法律、财务、采购等多个领域，参与此项工作的人员需要具备跨领域的综合能力。但是，很多高校的经济合同管理人员只具备单一领域的专业能力，难以胜任合同管理工作。同时，由于高校的经济合同涉及多个学科领域，缺乏相应学科领域的专业人才也会影响到合同管理的效果。

四、加强高校经济合同管理的对策与建议

（一）加强合同管理制度体系建设

高校需要建立健全合同管理制度体系，确保合同管理各个环节有序、高效、规范地运作。高校应根据相关法律法规、结合实际情况制定经济合同管理办法，运用系统化思维梳理经济合同管理的各个流程，将其纳入经济合同管理制度体系。针对经济合同的立项、审核、报批、结算、备案、履约检查、归档等各个环节的管理，要用制度的方式明确各管理主体的责任；针对招标采购等过程性工作，要制定或完善相应的管理办法，加强招标工作的统一领导，规范招标采购行为，完善监督机制，提高资金使用效益；针对财务风险，要制定或完善经济合同授权审批等相关管理办法，明确经济责任；针对表见代理风险，要制定合同专用章制度，学校对外签订经济合同加盖的印章统一为合同专用章[6]。除了制定经济合同管理各环节的管理细则，高校还需要在内部实行不相容岗位分离制度，使各职能部门之间相互牵制。高校还应建立合同管理办法配套制度，确保各项制度能够严格落实和执行，各岗位责任都能实现，提高制度的执行力。

（二）建立合同管理考核评价机制

建立合同管理考核评价机制可以推动高校合同管理工作质量提升。一方面，合同管理考核评价机制可以增强高校各相关部门的积极性和主动性，让其更加注重合同管理工作的规范化和标准化，形成合同管理工作的良好氛围；另一方面，合同管理考核评价机制可以帮助高校进行全面、系统的评估和反馈，发现合同管理工作中存在的问题，从而提出相应的改进措施和加强管理的方案。具体来说，建立合同管理考核评价机制，首先应该制定合理的考核标准和考核办法，明确考核的对象、范围、内容和权重等要素，以确保考核的科学性和公正性[7]。其次，应该建立健全考核评价体系，包括对合同管理工作各环节进行综合评估和分项评价等，以达到全面、客观、公正的考核效果。此外，合同管理考核评价机制应该将考核结果作为重要的参考因素，对于评价结果不理想的部门或个人，应及时跟进、整改和督促，确保高校合同管理工作顺利开展。

（三）推进合同信息化管理

随着信息技术的不断发展，数字化和网络化的趋势已经深入各个领域。在高校经济合同管理方面，推进合同信息化管理已成为提高管理效率和质量的关键所在。具体来说，推进合同信息化管理需要从以下几个方面进行。首先，建立合同信息化管理系统。合同管理系统应该具备合同签订、履行、审批和归档等功能，能够自动化和智能化地完成合同管理各个环节的工作。系统应该具备高度安全性和保密性，确保合同信息不会泄露和丢失。其次，推广电子合同。电子合同是指在数字化环境下生成的电子文档，与传统纸质合同具有同等法律效力。高校应该推广电子合同的使用，减少纸质合同的使用，提高合同签订和管理的效率。

在引入信息化管理系统之后，学校需根据经济合同的类型和特点，利用信息化优势重点关注和防控合同签订、付款、履约验收及归档等方面的风险。一方面，可以根据学校《合同管理办法》等明确岗位权限，将审批流程确定为一个固定的模式。例如，可结合学校组织架构及人员管理权限在平台中设计各个归口管理岗位的审批员权限，搭建合同签订、付款、履约验收及归档等各主要管控环节审批流程，通过在线系统操作，使岗位权限审批过程能够实现完整留痕，强化权责一致的意识，提高工作效率。另一方面，合同信息化管理平台能够自动生成按照既定编号规则设计的合同编号，有效避免各类型合同编号疏漏及混乱的问题，确保将学校涉及经济合同业务的文本纳入合同管理范畴。此外，合同信息化管理建设过程中还应当注重与学校财务系统、审计系统等其他平台的数据共享和联动。一是通过数据的传输实现财务付款工作有据可查；二是探索嵌入合同验收管控环节，使审计监督部门能够根据合同约定按时对合同履行情况进行验收，强化合同绩效管理。

（四）重视对合同管理人员的培养

为了提高高校经济合同管理人员的专业技能和管理水平，高校应该对其进行培训。合同管理人员应该了解国家相关法律法规、高校管理制度、经济合同管理标准和规范等方面的知识，掌握合同管理流程和相关技能，具有良好的职业道德和团队协作精神。此外，合同管理人员还应该不断提高自身的学术水平和管理能力，了解最新的经济合同管理技术和管理理念，不断提升自身的管理能力和素质[8]。同时，高校应该加强经济合同管理人员激励机制建设，建立一套科学、合理的激励机制，提高其工作积极性和责任感。高校可以通过设置岗位职责、明确考核评价制度和职业发展通道等方式激励合同管理人员，让他们感受到高校的关心和支持，同时也可以提高他们的归属感和责任感，从而使其更好地开展经济合同管理工作。

五、结语

随着高校规模不断扩大和经济活动日益复杂，高校经济合同管理逐渐成为一项重要的工作。针对当前经济合同管理中存在的问题，高校应当加强内部控制建设、完善管理制度、提升信息化建设水平以及加强专业人才队伍培养等方面的工作使经济合同管理实现科学化、规范化，从而更好地服务于自身的发展。