智慧政务背景下综合档案信息化管理体系建设探究

摘 要：随着社会进入大数据时代，智慧政务的不断推广，使得信息多“跑路”、群众少“跑腿”，大大提高服务效率，“以民为本”的思想理念不断根深蒂固。在此背景下，综合档案的信息化管理也应结合智慧政务服务需求，抢抓机遇、借势发展，促进档案管理思想与时俱进，推动管理模式转型升级，真正发挥档案资源为广大群众提供优质服务的功能。本文从智慧政务背景下综合档案信息化管理体系的意义、存在问题和未来发展方向进行研讨，综合分析当前档案事业发展的路径，为相关部门单位解决问题、快速发展提供参考。

关键词：智慧政务；综合档案；信息化管理

前言

在“十三五”时期，政府工作报告中首次提出“互联网+政务服务”的概念，各地区根据自身实际情况及发展优势，相继开展智慧政务建设工作。目前，在长三角、珠三角、环渤海区域普遍实现了政务服务智慧化，欠发达地区也紧随其后、快速发展。在此背景下，档案事业同样发生了翻天覆地的变化，尤其在政务服务综合档案管理领域，逐渐由纸质化管理转变成电子化管理，整体上正向智慧化管理方向快速迈进，给综合档案工作注入了新的活力。但是，也带来一系列问题与挑战，如何在智慧政务背景下实现档案事业科学化、合理化转型升级，是当前档案部门需要重点研究的课题。

1 智慧政务背景下综合档案信息化管理体系的意义

1.1 提升工作效率

在信息化时代，传统综合档案管理模式与高标准、快节奏的信息化工作环境相比显得滞后。在智慧政务背景下，综合档案管理与互联网、云计算、大数据等技术融合，系统平台可通过将数据库庞大的综合档案信息进行加工、分类、提取、分析，将档案化作应用表格、统计图形，让管理者能够直观地看到工作侧重点，及时转变工作思想、充实工作档案、完善工作细节、创新研究方式、优化资源配置，深度利用综合档案数据价值，实现档案为党和政府以及社会群众提供有益参考[1]。

1.2 推进资源共享

在传统的管理模式下，综合档案大多被锁在库房里，档案管理部门仅仅是被动向外界提供查询利用服务，对于跨部门、跨系统、跨人群的综合性、一体化、整合式应用较少，信息共享和业务协同水平较低。在智慧政务平台下，各部门单位打破“信息藩篱”，由重复、烦琐、分散的“各自为政”转向高效、简洁、集约的“整合共享”，实现综合档案资源最优利用，更多档案利用申报材料“免提交”“跨域办”，显著提升政务服务效能，最大限度地让群众少跑腿。

1.3 深化“放管服”改革

过去的政务服务环境，群众办事手续多、流程长、多次跑、分头跑，办事效率低下、服务水平滞后。在智慧政务平台的技术支撑下，社会群众可通过手机APP、网站、微信公众平台等方式向综合档案管理部门提交诉求，并可快速得到工作人员的回复和反馈，为群众提供更精准、更快捷、更高效的服务，破解群众办事“多头跑、跑远路”难题，不断增强群众对档案的获得感和满意度。与此同时，社会群众可多渠道对档案部门服务水平进行全流程监督评价，拉近了群众与档案的距离，过去综合档案的管理型模式逐渐转变为服务型模式，真正凸显“以民为本”[2]。

2 智慧政务背景下综合档案信息化管理体系存在问题

2.1 管理体系不完整

目前，部分档案管理部门，尤其在基层，没有形成科学合理、高效完善的管理体系，重点表现在以下几个方面。一是思想重视不够。在过去，档案受社会各界的关注程度较低，从普通干部到高层领导，都认为档案管理是一项最为基础、最为简单的工作，导致了单位内形成了一种“自顶向下”的轻视档案管理工作的思想。二是管理软件系统不规范。在智慧政务的背景下，部分单位仅仅是重视对软硬件设施的引进和发展，忽略了整体系统资源标准规范化建设，在行业内缺少统一的管理标准和技术规范。这就造成很多落后地区单位虽然扎实开展了信息化建设，但系统平台无法借助和发挥智慧政务的优势，实际应用水平和为人民提供优质服务方面与先进地区仍存在较大差距。

2.2 专业人员队伍不专业

部分档案部门忽视对现有工作人员开展综合档案业务知识培训，导致有关人员缺乏对归档材料准确性、真实性的进一步确认，进而造成档案管理工作水平的滞后。在大多数综合档案管理部门，从业人员年龄较大、文化水平较低、工作变动较大，受传统管理模式影响较深，其学习能力以及吸收知识能力跟不上时代的步伐，导致档案管理工作的严重滞后，客观上也拖慢了单位内其他工作的进度。

2.3 安全防范不科学

虽然档案管理进入数字化时代，但是由于各方面因素，使得整体智慧政务平台的安全形势不容乐观。一是系统漏洞、内部攻击、信息泄露等大量的网络安全问题严重制约了综合档案数据的管理水平的提升。在系统平台建设初期，大多是委托外包公司全权负责，缺少自主核心技术的研发，对于信息保全、数据防护等工作缺少必要的手段，平台的安全性得不到有效保障。二是对大量数据的安全存储不到位。电子数据的载体寿命短、易破坏，目前部分单位没有对数据库内的电子档案资源进行异地备份、异质备份，增大了由于自然灾害、人为损害等因素造成数据丢失、损坏的风险。

2.4 共享监管不到位

对于数据使用的监管直接影响到单位整体的发展，传统的纸质档案监管方式逐渐被信息化数据监管方式所取代。目前看，档案专业人员大多对共享数据监管不重视，利用系统对数据共享的监管手段不足，导致什么信息都可以利用、什么数据都可以查看，极易造成关键数据泄露，造成难以预估的影响，严重制约了共建共享水平的提升。在此前提下，各部门数据共享意愿不够强烈，出于对数据安全管理的惯性思维、对共享后果的“未知恐惧”和部门整体利益的考虑，不愿主动进行数据分享。即使强制性共享，也对核心数据、利用价值高的数据加以封闭，在实际政务服务中档案数据资源规模小、质量差、利用率低，甚至出现错误，导致部门单位和人民群众无法获取准确的綜合档案信息，智慧政务也失去了其高效为民服务的意义。

3 智慧政务背景下综合档案信息化管理体系未来发展路径

3.1 持续优化档案管理体系

由于综合档案领导者和实际从业人员大多长时间在传统模式下对档案进行实体纸质管理，难以在思想观念上、制度体系上完全匹配新时期信息化管理模式，需要进行持续优化[3]。一是思想上顺应时代发展。充分认可信息化技术，正确对待综合档案管理新模式、新理念，领导者要发挥正确的价值导向，用发展的眼光进行信息资源建设、档案信息服务优化、档案管理技术创新等，从上至下对档案管理流程进行优化完善。二是要更新传统管理档案的理念。创新档案管理思维，提高档案知识层次，找出档案管理中与大数据档案管理过程中不符的问题，充分利用新时代科技发展的资源和力量，并将大数据、云计算、数据挖掘等技术应用于综合档案管理，努力实现新时代综合档案智慧化新型服务[4]。三是要建立健全智慧政务综合档案信息化管理制度。借助智慧平台构建适合自身发展的档案管理规章和档案信息化管理工作的监督和绩效化评价制度，逐步形成智慧化、信息化、数据化的综合电子档案收集、管理、利用工作机制，从而保证档案管理规范化建设的顺利进行。四是加大经费投入。完善档案信息资源管理设备，加快推进智慧政务平台综合档案资源建设，及时更新机房网络设备、服务器、存储设备、安全设备、档案数字化加工设备。对于综合档案管理软件要不断优化功能，提升安全防护水平，最大程度限制外来病毒对内部档案信息的侵袭。

3.2 加强加快干部队伍培养

人才是第一生产力。在智慧政务背景下，干部队伍水平高低决定着未来档案事业的发展速度，作为综合档案管理部门，要将培养选拔优秀年轻干部作为加强领导班子和干部队伍建设的一项基础性工程去执行，建设一支符合新时期好干部标准、忠诚干净担当、数量充足、充满活力的高素质专业化年轻干部队伍。一要推动干部队伍年轻化。领导者要积极对接有关部门，申请政策支持和人员职数指标，给予政策倾斜，引导人才流动，切实利用政策优势、福利待遇帮助人才落户，促使他们用先进的理念和科学知识为综合档案管理工作注入新鲜血液，让档案事业焕发生机，以此推动单位的综合档案管理工作的顺利开展。二是加强在岗人员业务培训。档案管理部门要定期开展培训活动，多角度、多途径鼓励干部职工“走出去、请进来”，可轮流带领干部职工有针对性地前往先进地区学习工作经验，在实践中去不断提高理论知识和业务能力，增强战略思维、提高统筹谋划能力、强化综合施策才干。同时也可根据不同领域、不同时期、不同的工作重点，灵活运用专题讲座、学习研讨、宣讲团等形式，邀请不同领域的专家、学者开展不同主题授课，不仅要全面提升干部职工的个人素养和工作技能，还要丰富他们的精神文化生活，推动全面了解当下上级政策精神、整体发展情况、存在问题和解决方案，培养干部的宏观意识和大局意识。

3.3 建立健全安全防范机制

保障综合档案数据的安全是各单位部门的首要关键任务。在走向信息化、智慧化发展道路过程中，建立一套科学有效的信息数据安全保障措施十分必要。一是要明确安全机构。成立档案馆网络与信息安全工作领导小组，负责综合档案管理部门网络与信息安全统筹规划和组织协调工作，组织领导网络与信息安全应急管理工作，制定应急处置预案、决定突发事件应急预案的启动和突发事件处置工作，明确人员职责，压实工作责任。二是落实网络安全责任制。建立健全综合档案安全管理制度，开展对重大的信息安全工作制度和技术操作策略的审查工作，对物理安全、人员安全、访问安全、存储安全等方面作出明确规定，在档案的收集管理、存储利用等流程提供全方位制度保障，保证计算机网络系统中的硬件、软件系统连续可靠正常地运行，网络信息服务不中断，系统中存储、传输的信息受到有效保护，不受偶然的或者恶意的攻击而遭到破坏、更改、泄露，有效遏制风险的发生。三要制定综合档案信息系统网络安全应急策略及应急预案。定期组织对信息安全应急策略和应急预案进行测试和演练活动，管理人员要强化责任意识，加强对各类网络与信息安全事件和相关信息的收集、分析判断和持续监测，做到早发现、早报告、早处置。四要落实国家档案局“实施重要档案数据异地备份制度”要求，实现多地域异地备份、多种类异质备份，切实提高防灾减灾能力，充分保障综合档案数据完整安全[5]。

3.4 扎实推进信息共建共享

各地区综合档案管理部门要深入学习贯彻习近平总书记对档案工作提出的“四个好”和“两个服务”的批示精神，守正创新、真抓实干，充分发挥智慧政务环境优势，持续提升档案信息共享服务能力，不断增强群众在档案领域的获得感和满意度。一是要创新构架建设，优化系统功能。在系统建设过程中，要与外包公司紧密联系，要求系统要与已建成的智慧政务平台相结合，切忌由于底层构架差异造成“信息孤岛”问题的产生，同时要注重共建共享功能的建设，推动综合档案资源共建简单化、利用便捷化、监测标准化、共享安全化。二是进一步扩大开放共享。在行业内外实现与各层级部门联合建设“一网通办”服务平台，切实推动综合档案跨地域、跨行业、跨体制在线利用，在广大区域内拓展综合档案“一站式”查档服务，打造标准化服务利用窗口，打响档案服务品牌[6]。三是在共建共享中扎实推动档案资源数字转型。设置专门科室按照“存量数字化、增量电子化”的要求，对归档数据进行集中式、精细化筛选、分类、管理、存储，及时修正数据错误、剔除垃圾信息，保证综合档案的完整性、真实性，在源头上推动档案服务不断提质增效，切实维护好群众权益，让档案插上“信息化”的翅膀，使之真正为民所用、为社会所用。

结语

随着生活节奏的不断加快和人民群众对政务服务提供优质服务的需求加强，智慧政务的管理模式逐渐被各地区政务中心所广泛应用。在此背景下，综合档案管理部门单位的有关领导和实际从业者要紧跟时代步伐、彻底转变观念、更新服务理念、加强理论学习、不断自我完善、追求精益求精，时刻与时俱进，努力做“为党管档、为国守史、为民服务”忠实践行者，档案工作“四个好”“两个服务”先行实践者，存史资政育人的敬业奉献者，奋力书写新时代综合档案管理事业新篇章。

参考文献

[1]刘帅伟，孙汝杰.互联网+政务背景下高校综合档案远程服务策略研究——以上海高校为例[J].山西档案，2022（01）：146-160+132.

[2]沈费伟.数字化时代的政府智慧政务平台：实践逻辑与优化路径[J].天津行政学院学报，2022，24（03）：34-45.DOI：10.16326/j.cnki.1008-7168.2022.03.004.

[3]黄桂梅.大数据环境下智慧政务平台建设及应用研究[J].中国高新科技，2022（17）：131-133.

[4]薛大伟.“互联网+”时代事业单位档案管理的创新研究[J].办公自动化，2022，27（15）：20-22.

[5]张超.论“智慧政务”背景下深化档案工作改革面临的机遇和挑战[J].黑龙江档案，2019（02）：34-35.

[6]孙露.“互联网+”背景下行政事业单位档案管理信息化建设[J].办公自动化，2022，27（20）：19-21.

作者简介：侯艳玲（1978— ），山東省宁津县融媒体中心档案组组长，研究方向：档案管理。