大数据视角下档案管理创新研究

摘 要：大数据技术的应用，彻底改变了各行各业的管理工作与服务模式。在档案行业，信息资源管理利用与新兴技术不断融合，将新时代海量的档案数据进行广泛整合与深度分析，在一定程度上优化了业务流程，提高了工作效率，进而为各单位与社会群众提供高效便捷服务，但是也为今后档案管理部门的高质量发展带来了严峻的挑战。本文围绕大数据视角下的档案管理工作，针对大数据环境下档案工作创新管理优势、档案管理现状及面临问题、未来优化路径展开分析，提出解决方案，为档案行业各部门未来发展规划提供参考。

关键词：大数据视角；档案管理；高质量发展

前言

随着大数据技术迅猛发展与社会各界对档案资源利用需求的不断提升，借助新兴技术实现对日益增长的档案数据进行高效管理和深度利用，是档案行业发展的主流方向。实现馆藏资源的全流程信息化管理已成为大势所趋。这就需要各级档案主管部门高度重视和积极应对信息化技术应用，切实寻求信息化发展方式途径。由于档案信息化受到重视程度、资金保障、干部队伍素质、相关技术应用水平等因素制约，需要部门领导和管理人员进一步加强信息化管理意识、转变工作思维、提高工作水准、增强服务效能，在信息化综合管理体系建设、人员综合素养提升、共建共享等方面进行深入研究思考，以问题为导向，精准施策，创新方法，营造良好发展环境，不断推动档案事业转型升级。

1 大数据环境下档案工作创新管理优势

1.1 改变传统管理模式

随着大数据时代的到来，结构化和非结构化档案资源不断产生累加，导致档案管理工作量陡然增多，给档案工作部门带来极大的压力。传统模式下的档案管理需要投入大量的时间和人力，业务办理存在滞后性，档案利用率不高，工作时效性较差，严重影响了工作人员的积极性和工作质量。在此背景下，大数据技术在档案管理利用工作中得到应用和普及，传统的档案管理模式得到极大优化与创新，是业务流程的一种变革[1]，形成集信息收集、归档、管理、分析、利用、共享、存储各环节于一体的新型管理模式，进一步促进业务流程的规范化、科学化。不仅为庞大的档案数据资源提供良好的存储途径，而且为档案管理者在实际工作中带来极大便利，整体上促进档案事业综合性发展。

1.2 满足社会群众对档案资源的利用需求

在大数据背景下，随着“互联网+政务服务”模式的逐渐推进，档案部门借助信息化技术，将档案资源库中有价值的档案信息加以开放、共享，同时及时剔除垃圾文件、无价值信息，加速档案管理转型升级，保证档案数据的真实性、完整性；扩大信息资源利用的便捷性，推动档案利用的个性化、全方位、智能性、便捷性水平不断提升。档案管理部门通过计算机网络、操作系统和大数据技术，积极主动为社会各界用户提供多样化、多元化的档案利用服务，使用户可以随时随地通过客户端精准查询文字、图表、照片、音频、视频等档案信息，节省大量的时间和精力。让数据“跑路”代替群众“跑腿”，实现档案管理和利用服务的个性化、精准化和多样化，形成快捷、动态、交互、多样化的档案服务方式，满足用户跨时空档案信息获取的需要。

1.3 促进信息互联互通

在大数据视角下，档案管理部门实现对档案信息的高效收集、获取与数字化云存储，并通过人工智能、数据挖掘、主动推送等技术，实现对庞大信息资源库的分析处理和利用。同时，根据各部门实际工作开展情况进行动态分析，获取业务需求。档案管理部门利用相应资料形成针对性优化和改进方案，通过政务服务域网络实现平台共享，通过数据接口的方式实现社会各界互联互通，进而促进不同单位、不同层级、不同区域、不同行业之间数据共享，实现档案资源的广泛整合、高效传递、安全管理和有效利用，为充分发挥档案价值、做好优质精准服务提供助力。

2 大数据环境下档案管理现状及面临问题

2.1 档案管理认知不充分

各级各类档案管理部门或单位中的多数人员常年在传统管理模式中工作，对大数据相关技术的认知不够，即使建设信息化管理系统，仍采用较为传统的思维认知关键去开展工作，管理方式与思维高度无法做到与时俱进。同时，缺少较为完善的信息化管理规范，没有统一的标准体系，集中管控、资源整合力度不够，无法充分发挥大数据时代档案管理的优势。在信息资源管理、分析、挖掘、利用等方面仍然处于较低水平状态，整体工作层次较低，严重制约了档案行业的快速发展。

2.2 信息化技术应用薄弱

在档案行业各单位信息化建设初期，领导者与管理者虽然重视档案信息化管理技术的应用，但是在实际工作开展过程中仍然停留在理论层面，在实践方面没有开发较为成熟的档案管理系统[2]，相关功能研发尚未契合本单位当前面临的问题。再加上受财政资金制约，硬件配套设施搭建水平较低，管理系统无法发挥科学性、高效性、合理性优势，在一定程度上降低了信息化管控水平。在数据安全方面，部分单位尚未采购杀毒软件、漏洞扫描、身份检验、数据加密等安全技术，针对病毒侵入、恶意访问等安全隐患的防范机制不健全，无法为档案信息化转型升级提供安全保障。

2.3 人才综合素质水平较低

档案信息化管理是一项专业性较强、理论较复杂、技术性较高的工作。目前，大多数档案管理部门的人员结构配置为：档案员年龄较大、学历较低，普遍缺乏信息化知识和能力。无论在思维上还是在精力上，都无法短时间内接受先进理论知识和工作模式。一些单位对于人才引进和业务人员培养工作推动较为缓慢，管理人员严重缺失实践性经验，相关业务知识缺口越来越大，整体人员综合素质水平停滞不前，使得档案行业整体缺乏足够人才支撑，大数据、信息化实际应用效果不明显，严重制约了档案信息化建设的有序推进。

3 大數据环境下档案管理未来优化路径

3.1 建立健全档案信息化综合管理体系

随着科技的不断发展和各行各业与先进技术的不断融合，档案主管部门领导者和档案管理利用负责同志应高度重视信息化建设，不断深入推进数字化转型，统筹规划全面助力数字档案中心建设，充分释放档案数据的价值，营造基于大数据的发展环境。

3.1.1争取支持，强化统筹。主要负责同志要积极向上级有关部门寻求政策与资金支持，加强对信息化项目建设和系统运维资金的统筹，并深入开展市场调研，根据自身发展实际情况与面临问题选择合适的外包公司进行系统功能开发和大数据应用，逐步建立以政府资金为引导、以档案部门为主体、以专业公司为辅助的信息化建设机制[3]。

3.1.2明确责任，安全保障。在信息化工作开展过程中加强大数据安全保障机制建设。进一步强化责任落实，构建全方位、多层次、一致性的安全风险防控体系，明确档案数据采集、传输、存储、使用、开放等各环节的日常预防、监测、预警、监管和应急处置能力，保障网络安全的范围边界、责任主体和具体要求。相关负责科室应完善档案信息资源大数据安全管理，加强日常信息化业务的安全规划、安全建设、安全测评、安全审计、容灾备份等保障措施，落实网络安全等级保护制度，定期开展风险评估、身份认证、数据保护和责任认定等功能的常规检查，确保档案安全不出问题。

3.1.3建立考核和通报机制。各地区档案主管部门应将档案信息化和数字资源开放共享工作纳入各部门绩效考核内容，在行业内为各部门建立责任机制，加强督查督办和考核评比，健全区域大数据发展水平评价体系，定期发布评价报告，推动档案事业大数据转型快速发展。

3.2 持续加强干部队伍信息化素养

在大数据时代，人才资源是推动档案信息化发展的重要因素。各级各类档案管理部门急需既懂档案专业知识又懂现代新兴信息技术的复合型、专业性人才，需要各部门立足自身发展，合理配置人才结构，将干部队伍培养作为今后的一项重点任务去推进[4]。

3.2.1争取政策支持，吸纳人才。档案管理部门要积极争取政策支持，坚持需求导向，优化人才引进的程序和办法，拓宽多层次人才吸引渠道，加大多层次人才引进力度，提高人才精度。通过高校培养、社会招聘、定向选拔等方式，把具有现代科技理论知识和较强专业实操术能力的人才吸纳进来，切实利用政策优势、福利待遇帮助引进人才以更好地状态开展工作。应用先进的管理理念和理论知识为档案管理工作注入新鲜血液，实现档案部门引才质量高、高校毕业生就业质量高的双赢局面。

3.2.2强化业务培训，提升人才。不断优化单位业务培训方式，采取线上与线下相结合、理论与实践相结合、定期开办业务讲座、外出参观、技能比赛等活动，多层次、多角度、多渠道丰富人员业务能力提升方式，进一步提升战略思维和创新思维，提高统筹谋划能力。同时促进全体干部及时了解行业政策精神与整体发展情况，借助新思想新论断新经验解决实际存在问题，推动其全面了解当下上级政策精神、整体发展情况、存在问题和解决方案，全力打造学术型、研究型、实践型档案人才队伍[5]。

3.2.3加强考核管理，激励人才。制定严格的考核制度，进一步加强和改进机关作风建设，全面提高档案管理工作的科学化、规范化和精细化水平。立良好形象，提高责任意识、大局意识、服务意识，切实改变观念、转变职能，持续优化对外服务，满足社会公众对档案资源开发利用的需求。增强认同感和满意度，努力营造风清正气、干事创业的良好氛围。

3.3 着力提升互联互通应用水平

3.3.1强化顶层设计，加快推进档案资源网络信息化互联互通工作。档案管理部门对标政策要求、制定具体方案，建立信息资源接入和统筹调度机制，确保数据质量和迁移进度。分析短板和不足，针对全体负责同志始终强调数据归集共享的重要性和紧迫性，要求认清形势、提高认识，强化落实、密切配合，努力提升信息化管理水平。做到数据应接尽接、共建共享，不断提升数据的及时性、匹配性、印证性、指导性。通过信息化手段的不断完善，推动档案利用工作更加精准、更加科学、更加有效。

3.3.2压实责任任务，有效推进档案数据互联互通。档案管理部门结合当前工作实际情况，紧跟形势、提高站位，压实责任、把握重点，明确责任人和各项任务开展时间进度，切实解决数据对接难题。打破传统各自为战的信息孤岛局面，有效接入当地区域内各行业、各层级、各单位相关数据，实现档案信息交换共享，确保档案数据互联互通，打通社会服务全链条。

3.3.3以精细化信息治理，提升数据资源质量。档案管理部门加强数据质量管理，落实数据质量责任，及时对数据进行校核确认、动态更新，保障数据的准确性、完整性、时效性和可用性。强化数据质量监测，对相关数据归集、更新等情况进行全面评价，发现问题及时督促整改，确保数据状态可感知、数据使用可追溯、数据整改可落实。

3.3.4强化网络安全管理，保障数据安全共享。档案管理部门将网络与信息安全保障体系与共建共享相关建设工作，同步规划、同步建设、同步运行、定期评估，扎实推进当地档案数据中心集约化布局和异地灾备数据中心建设，努力实现跨区域、跨部门、跨层级信息系统互联互通、数据共享和业务协同中保证数据传输与存储安全。同时，要完善第三方信息共享制度[6]，逐步丰富政务信息资源共享清单，不断提升档案信息资源治理能力和公共服务水平。

结语

大数据时代为各档案部门管理模式的优化与创新提供了重要机遇，要牢记“为党管档、为国守史、为民服务”使命，围绕中心、服务大局，全力服务档案事业“四个体系”建设。积极探索创新，守住安全底线，做实做活档案工作，对党负责、对人民负责、对现实负责、对历史负责，发挥好档案存史、资政、育人和服务经济社会发展的作用。要切实强化信息化意识，强化理念变革，始终坚持以用为要、以用促治、以用增效，不断强化互联网、大数据和信息化思维，将信息化建设作为提升档案信息资源服务能力的重要抓手；要对标对表抓好常规工作，深入挖掘档案资源，实时收集整理档案资料，加强业务指导，组织开展好档案信息化收集整理工作。提高档案安全风险防控能力和应急处置能力，把档案归集好、整理好、保管好、利用好。要深化管理机制方法创新，坚持顶层设计，进一步打破部门之间、部门内部的信息壁垒，在实践中体现信息化建设的价值，补短板、强弱项、再发力。在开创档案工作新局面上多措并举，以拼搏奉献的优秀品格、开拓创新的精神风貌、争先创优的执着追求和求真务实的良好作风奋力书写新时代档案事业发展新篇章。

参考文献

[1]张艳文.大数据背景下档案管理与利用服务创新途径[J].黑龙江档案，2023（01）：158-160.

[2]田晓光.大数据背景下事业单位档案管理创新策略探讨[J].黑龙江档案，2022（06）：227-229.

[3]王丽莉.大数据背景下事业单位人事档案管理创新应用研究[J].黑龙江档案，2022（06）：188-190.

[4]孙鹏淇.信息时代机关档案管理创新与发展研究[J].兰台世界，2023（02）：79-81.

[5]關紫庭.新时代事业单位档案管理创新与服务模式改革探讨[J].黑龙江档案，2023（01）：246-248.

[6]张燕.信息资源共享视域下档案管理创新途径探索[J].黑龙江档案，2023（01）：47-49.

作者简介：狄强军（1975— ），大学学历， 国能朔黄铁路发展有限责任公司副研究馆员，研究方向为企业档案管理。