精细化管理在医院招标档案管理中的应用

摘 要：招标档案作为记录招标工作的重要依据和医院档案管理的重要内容，值得认真研究与深入探讨。精细化管理在医院招标档案管理中的应用，可以规范和加强医院招标采购管理工作，显著提升医院招标档案管理质量，推动医院招标档案管理现代化转型。本文从精细化管理理念入手，分析精细化管理在医院招标档案管理中的必要性，提出目前医院招标档案管理中存在的几点问题，并针对性地提出医院招投标档案精细化管理策略，以期对医院的招投标档案管理工作更上新的台阶能够有所帮助。

关键词：精细化；医院；招标档案管理

引言

医院档案是在医院运行过程中产生的依托不同载体记录的资料，对医院日常运转、科学研究、医疗技术的进步都有重要的参考价值，在一定程度上能推动医疗事业的发展[1]。招标档案是医院档案的重要组成部分，是医院进行招投标活动中直接产生的原始记录，见证医院招投标的各个环节。涉及文字、数字、图表、音像等各种不同的载体，对于监督规范医院招投标工作以及降低医院招投标活动风险具有非常重要的意义。随着现代信息处理技术的发展和新医改政策的推进，需要医院档案管理部门管理的招标档案数量越来越多，类型也越来越复杂，如果医院在招标档案管理过程中没有按照精细化管理方式推进，很容易造成医院招标档案管理混乱，难以服务医院长久发展。因此，在新时期推动精细化管理在医院招标档案管理中的应用有着现实的必要性和紧迫性。

1 精细化管理在医院招标档案管理中的必要性

精细化管理理念最早由美国学者泰勒提出，如今已被世界各国广泛运用。它是通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化、数据化和信息化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行的一种管理理念和管理技术[2] 。与传统的粗放式管理相比，这是一种全新的管理方式，它主要着眼于细节，通过对工作中的每个环节进行精准地把控，进而实现工作效率与工作质量的双重提高。

精细化管理应用在医院招标档案管理中就是要树立精细化管理意识，对医院招标档案管理的目标进一步拆分，让目标能有效贯彻到每一个细节，从而提升医院招标档案管理的整体效能。在招标档案管理过程中，医院要结合招标档案管理的实际情况，按照精细化管理思想，找到医院招标档案管理存在的具体问题，梳理问题成因，并针对性地提出解决措施。在医院招标档案管理工作中引入精细化管理理念，是规范性和创新性的有机结合，有利于推动新时期医院现代化建设，提高医院招标档案管理水平，促进医院招标档案管理工作高質量发展。

1.1 优化医院招标流程，提高招标工作效率

医院的招标工作具有点多、线长、面广的特点，从最初采购申请的提出到最终仪器设备采购信息的归档，涉及众多方面，整个环节中所产生的档案材料少则近百页，多则上千页，这是整个招标过程的最原始、最真实的记录，其归档管理必须做到准确无误。在招标档案管理中引入精细化管理理念，有助于优化医院档案的招标流程，建立科学合理的管理机制，使整个招标过程更加细致，进而提升招标工作效率与工作质量。

1.2 提高档案管理标准，挖掘档案信息价值

在实际招标档案管理过程中引入精细化管理理念，有助于提高档案管理标准。对要归档的招标资料，可以进行针对性的管控，从而保证招标档案资料的完整性、真实性，为今后更好地开发利用已有的招标档案信息资源，将其价值发挥至更高水平打下良好基础。

1.3 建立精细化管理制度，提升人员职业素养

通过建立精细化的档案管理制度，能够对工作人员进行有效的行为约束与激励，提升人员的整体职业素养，促使他们工作更加规范、有序和高效，实现对档案科学、合理的管理，进而保障招标采购各环节工作的顺利有序开展。

2 目前医院招投标档案管理中存在的问题

2.1 档案管理意识有待提升

档案的整理是整个招标采购环节的最后一步，就整个招标流程来讲，能够全面反映整个招标活动并且具有一定参考、查询和使用价值的文件、资料和产品样本均应按照要求进行归档[3]。很多医院对于招标档案管理重视程度不够，管理模式比较粗放化，很多资料都是简单堆砌在一起。有些医院甚至由于库房条件限制，出现对招标档案部分材料能不收就不收的现象，导致整个招标档案管理工作规范化较低，整体质量不高。

2.2 档案管理制度不健全

目前各大医院的档案管理制度已日臻完善，但针对招标档案管理设置专门的管理制度，却存在着一定的漏洞与不足。在医院档案室的领导之下，招标采购部门的兼职档案管理员每年会按照要求，进行材料的归档与移交。但是在粗放型的管理模式之下，由于缺少科学化的管理制度，导致招标部门的兼职档案管理员行为难以被有效约束。这就直接导致档案归档不及时、移交材料不全。甚至部分材料丢失等问题时有发生，对今后招标材料的查阅与使用造成了极大的阻碍，影响了招标档案资源价值的发挥。

2.3 招标档案管理人员专业化素养有待提升

目前医院招标科室岗位设置中，并未单独设置档案管理员，大多由科员兼职担任。这些兼职档案员未接受系统的档案管理知识学习培训，对自身的定位仅是协助医院档案室进行本科室档案的整理归档，档案管理实际效果难以保障。招标工作程序烦琐，时常会在同一段时间内同时进行多个项目。因此，短时间内会涌现大量档案资料，兼职人员没有多余的时间与精力兼顾档案整理，只能选择集中整理。但是，兼职管理员并不具备专业的档案管理知识和能力，不知何处下手，档案管理的质效无从谈起。同时，因招标部门工作性质，人员流动性比较大，在一定程度上也造成了招标档案管理不善问题的出现。

2.4 招标档案管理工作的信息化程度不高

医院招标档案信息化建设是精细化管理在医院招标档案管理中应用的重要基础。目前，医院在招标档案管理工作中没有积极推进档案信息化建设，对精细化管理模式应用造成一定阻碍。首先是医院档案基础设施建设不完善。基础设施是医院档案信息化建设的基石，需要引进网络设备、存储设备、计算机、打印机、系统软件等软硬件基础设备，为医院招标档案精细化管理工作开展提供强力保障。其次是医院档案信息系统建设滞后。部分医院档案管理仍以人工方式为主，管理手段和工具较为落后，有的医院在推进招标档案信息化建设过程中也没有结合实际业务需求开发相应的系统平台，导致医院招标档案信息化建设水平不高，影响接下来精细化管理工作的开展。此外，网络信息安全也是需要注意的问题，面对网络病毒以及黑客入侵这种技术问题，医院招标档案部门人员很难及时应对，导致医院招标档案信息化建设存在安全隐患。

3 医院招投标档案精细化管理策略

3.1 创新档案管理理念，树立精细化管理意识

随着医院的飞速发展， 招标采购项目越来越多，档案管理所涉及的内容也与日俱增。招标部门要做好档案管理工作，不仅仅要学习其他兄弟医院以及相关部门在招标档案管理工作中的成熟经验，更要积极转变管理理念，提升招标档案精细化管理意识。加强对精细化管理作用的认识，深刻认识招标档案精细化管理的作用与意义。不断学习新知识、新方法、新理念，学会运用新思维、新技术，认真总结，深入研究，创新工作思路与工作方法，用精细化管理思维武装自己，用新的观念来看待以往档案管理工作中所发现的问题。并对这些问题进行不断的优化、改良，将精细化管理的理念渗透入招标档案管理的每一个环节。积极推动档案精细化管理的发展，这样才能够提高招标档案管理工作效率，发挥招标档案的开发与利用价值，从而更好地为医院的建设与发展服务。

3.2 加强制度建设，从制度上引导档案精细化管理的实施

明确且完善的管理制度是档案管理的依据，是确保各项工作正常开展的保证。招标部门应在遵循《档案法》《政府采购法》等法律法规的前提下，结合自身工作特点以及实际，制定符合本院管理特色的适宜的招标档案管理制度。从档案的收集、整理、归档、保管、查阅等方面强化精细化管理，并在工作过程中对制度进行不断完善，从而使得招标档案管理工作有章可循。除此之外，也应通过制定一系列的监督考核制度，严格考核档案管理人员的工作绩效，通过建立招标档案管理奖惩制度，奖勤罚懒，建立明确的档案精细化管理的目标以及相关责任机制。使得档案管理目标能够层层实现，招标档案能够及时归档和更新，健全档案管理人员的激励与约束机制，激发招标档案精细化管理人员的工作热情，调动其工作积极性。

通过以上制度的建立以及配套措施的实施，档案管理人员能够夯实精细化管理理念，将精细化管理切实贯彻到招标档案管理的全过程，从而确保招标档案能够及时整理，做到应收尽收、应归尽归，使得招标档案精细化管理工作能够科学、规范、有序进行，档案资源能够实现合理有效利用。

3.3 抓住精细化管理关键要素，提高档案管理人员综合素质

招标档案精细化管理工作的主体是具体的管理人员，档案管理者的整体素质水平会对管理最终效果产生重要影响，要想做好招标档案的精细化管理，应充分考虑档案管理人员这一关键因素。因此，医院平时应当加大对归档人员的管理，首先，应当引进高素质的人才，强化档案管理队伍。其次，提高兼职档案员的素养[4]，把培养业务精通的管理人员作为精细化管理的重要举措，不仅要注重职业道德教育，提高工作人员的法律意识与责任意识，还应在工作实践中通过定期培训等方式，不断充实工作人员的基础档案管理知识。使其对档案管理工作的重要性以及基本方法有一定认识，从而在进行该部分档案的整理归档时，能够把握主要环节和重要内容，加强资料的筛选与甄别，提高招标档案资料保存的针对性，提升工作质量与工作效率，避免关键档案资料的遗漏。最后，在目前信息化水平日益发展的今天，还应注重具体工作人员电子招投标平台的基础档案管理知识储备，提高其通过电子化、信息化水平整理招标档案的业务技能，提升具体操作的熟练程度，通过构建作风扎实、业务精通、勤奋敬业的管理队伍，实现招标档案的科学、规范、有序的管理。

3.4 加大信息化建设力度，以信息化建设推动精细化管理

2021年6月，中共中央辦公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，明确提出“加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化”。随着信息处理技术的不断发展以及计算机应用的日益普及和深入，医院档案的信息化进程也应随之加快。在信息时代，医院档案信息化趋势不可逆转，医院在招标档案管理过程中要将档案信息化建设作为重要目标，充分认识到医院招标档案信息化建设对精细化管理模式开展的重要性。基于信息化建设的医院招标档案精细化管理是一种开放式的在网络环境下的管理方式，与传统的粗放式管理相比，在档案收集、管理、保存、利用各方面上有较大差异，更加强调的是细节把控以及各类系统协同工作的模式。在推进信息化建设过程中，医院招标档案部门要以法规标准为基础，以实际业务为中心，以技术手段为抓手，以信息化建设推动精细化管理，全面提升医院招标档案信息化水平。首先，医院要加强领导及档案业务人员对信息化建设工作的重视，学习宣传相关的档案法规标准，提升整体的职业素养，为后续推进信息化建设工作提供良好基础。其次，要完善硬件基础设施和软件系统建设，基础设施是信息系统运行的物理场所以及信息资源建设的工作环境，是信息系统正常运行所必需的，这就需要医院加大对招标档案信息化建设的资金投入，提供基础设施的物质保障。再者，要注重档案网络信息安全，医院招标档案材料本身比较敏感，相关部门应积极排查网络安全隐患，开展实时监控，从网络层、物理层、管理层等不同层面入手进行防护，实现招标档案信息资源的安全保障，辅助医院招标档案管理工作朝着精细化方向发展。

结语

对于医院的招标档案管理工作而言，传统的粗放式管理模式在档案管理意识、档案管理制度、档案管理方式等方面都存在着诸多问题，影响招标档案管理水平，不利于医院招标档案管理工作长远发展。随着信息技术发展和新医改政策推进，我们应创新档案管理理念，树立精细化管理意识，加强医院档案信息化建设，将精细化管理思想引入到招标档案管理工作中。推动精细化管理在医院招标档案管理中的应用，有利于提升医院招标档案管理水平，挖掘出招标档案的潜在经济价值和社会价值，从而使得档案更好地为招标采购工作服务，推动医院招标事业的健康持续发展。

参考文献

[1]孙涛，陈小.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国病案，2014，15（1）：97-98.

[2]李萍，刘鹏.加强医院精细化管理的思考[J].现代医院管理，2011（5）：28-30.

[3]蒋敏.加强招标档案管理势在必行[J].山东档案，2002（3）：37.

[4]欧丰霞，王健智，席凤梅.科学管理招标档案为医院建设和发展服务[J].中医药管理杂志，2013，3（9）：310-311.

作者简介：田羿鹏（1981— ），研究生学历，山东省潍坊市人民医院馆员，研究方向为病案档案信息化。