医院人力资源档案管理中精细化管理的运用

王思

摘 要：随着经济不断发展，医院也在不断适应发展实施的新变革，面对形式变化，医院认识档案管理方面也迎来全新挑战，这边要求医院在人力资源档案管理过程中对精细化管理加大关注力度，跳出以往人力资源档案管理的误区，促进管理有效性。基于此，本文将主要针对医院人力资源档案管理当中如何有效运用精细化管理展开相关探讨分析。

关键词：医院;人力资源档案;精细化管理

现代医院管理体制是中国特色医疗体系的重要内容，其具有科学的管理、高效的运行和完善治理体系，现代医院管理体制是医院管理体制和治理能力现代化前提，也是医院管理工作科学化、规范化、高效发展的根本保证。医疗机构人事档案，包括工作经历、工作状态、社会关系、政治思想、考核结果、奖惩信息、进修经验等，是医院人才选拔和团队建设的重要参考，也是职称晋升和评优的重要参考。随着我国医疗卫生事业的发展，我国医疗卫生事业的发展面临着严峻的挑战，精细化管理是一种完善、精确、细致的管理方式，将精细化管理模式运用到人事档案管理中，有助于提高档案管理的效率和质量。

一、精细化管理的含义

精细化管理与常规管理相比，在各方面都更为细致，其主要目标在于减少经营费用，提高资源使用效率，对医院的经营和服务的精细化管理，可以使资源得到更合理的使用，从而增加医院经济效益，就人事档案管理而言，通过对工作流程的优化，可以让员工在不同的岗位上各司其职，最大限度地发挥人力资源的作用。加强对人才档案的管理，必须坚持高质量的管理，对人事档案的管理，要做到细致、严谨，能及时发现问题，人事档案管理，不仅关乎员工个体，也关乎医院发展，要做到精细化管理，必须遵循程序、系统化。在选人用人上，最后要做得更细致，必须筛选出符合要求的人，把各个部门工作责任和内容细化，细化到人。如此才能确保精细的管理服务，充分发挥人力资源档案的作用，有效地记录医护人员晋升、调任，以及根据员工实际情况，给予相应薪酬和奖金，而对其进行合理的开发和使用，才能真正做到全面管理，减少医疗费用，为医院的科学研究和发展作出贡献。

二、医院人事档案精细化管理的必要性

首先，人事档案是与医务人员相关，其职能也就有其特殊性，如果人员资料中存在不实或者错误的信息，必然会影响到医院的人员配置，从而导致人力资源管理失误。而运用精细的方法进行人事档案的管理，使与之相关各方面工作更加细致、标准化，更能使其更好地发挥其作用，从而为医院管理和选拔人才起到一定的作用。其次，随着我国医疗卫生体制的改革，我国医院目前人事档案管理工作越来越困難，尤其是人员信息日益增多，使档案管理工作更加繁重，而通过精细化管理，可以使各个环节都规范有序地进行。

三、医院认识档案管理工作的作用

（一）提高人事档案使用效率

随着精细化管理模式的引入，人事档案使用率得到改善，实现精细化管理模式和观念创新，对档案管理人员在使用档案时应采用特殊服务形式，不再受纸质档案检索等功能的限制。从思想观念、实践方法等多个层面上进行改革，使档案工作的质量得到进一步的提升，在信息化今天，要顺应时代潮流，以精细化管理方式，健全人事档案工作机制，提高员工档案利用效能。将信息技术和电子技术引入到电子文档中，可以极大地提高人力资源利用的效率，节省人力成本，从而大大提高人力资源利用率，减少人力资源浪费。

（二）优化资源分配

医院人事档案的整合，使医院人力资源得到了有效配置，并得到合理运用，以往人事档案管理方式，制约了档案执行，以档案纪录为主要工作内容，很难反映工作人员工作业绩和最新数据，更新速度较慢，对工作人员近期状况了解不够，缺乏现实性。而以精细化管理为核心医院人事档案管理，则是对传统人事档案管理模式颠覆，具有更高目的性，可以实现资源的有效配置和合理使用，同时全面、及时性地进行人事档案信息的更新，以满足医院发展需要。尤其是一些医院出现了严重人员外流现象，各大医院人员交流日益频繁，人事管理要主动顺应时代发展，加强保密工作，在保障个人信息安全的前提下，增加人员信息利用率。随着医疗制度不断健全，医院合理地利用人事档案，可以不断地提升医院管理水平和服务效率，从而推动医院现代化，提升医院管理水平，加强医院沟通和交流，拓展医院档案管理，改善医院运作，为今后健康、稳健发展奠定良好基础。

四、医院人事档案精细化管理的内容

（一）完整收集

医院人事档案来源广、维度多，若想全面记录个人信息，便必须做到及时、全面、完整的收集，这是确保人事档案规范化的根本。医院人事档案的收集工作，应从以下几个方面着手：第一，以人事档案管理部门为主体，结合临床、科研、教学等部门，在明确档案资料收集范围的前提下，将临床、研究项目和其他方面作为重点，以了解和掌握人事档案和资料的形成；二要采取多种科学的方式进行收集，包括内外收集、垂直收集和横向收集、常规收集辅助收集。

（二）准确鉴别

对各类资料正确识别是保证其完整性和真实性的重要手段，详尽的档案内容可以真实地反映出个人真实状况，为管理部门了解和选拔人才提供重要参考。所以，在人事档案的甄别中，一定要坚持取材有依据、去伪存真、合理舍材等，还要兼顾到对特定问题的具体分析。在全面搜集人事档案资料后，严格落实精细化管理程序，多看多查，多辨；通过多项筛选，以保证人事档案真实、准确地反映出员工的具体情况。

（三）有序整理

对医院人事档案进行有序的整理，以保证档案资料规范化、系统化。一般来说，有序的人事档案应包括下列要求：分类准备，排列有序，目录简单明了，装订整洁。在整理工作中，最重要的一步是分类、整理，并严格遵守有关法规。

（四）安全保管

人事档案在有序整理后下一个阶段便是保管，当前医院保管人事档案的依据是《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《干部档案工作条例》，以及医院的人事档案管理制度。人事部的工作主要有两个：一是完善档案的工作环境，保障档案的安全，在档案的日常管理中，要做到“三防”，确保档案的安全。二是，强化管理，对人事档案资料的安全性进行全面监控。

（五）个性化的利用与服务

人事档案的使用是档案收集、评估、分类、储存的终极目的，为了方便、个性化地使用人事档案，更好地为组织和人事部门服务，需要对人事档案进行个性化的使用和服务。所以，要根据目前情况、人员收集范围、管理方式不同，对医院的医护人员来说，应该注重临床技能的运用，而对于管理人员，应該注重德、能、勤、绩、廉五个方面。同时，要主动为各职能部门提供必要的人员档案，把档案管理工作的出发点和落脚点放在服从与服务上，并结合医院的发展状况和要求，要及时调整档案服务的方法，使其更好地发挥其服务功能。

五、医院人力资源档案管理中的缺陷

（一）工作中缺乏精细化目标与创新精神

随着科学技术发展与进步，医院人力资源档案信息管理也在朝着信息化和技术化发展。目前，传统档案管理已不能适应当前医院发展需要，一些人事档案工作人员的创造性和创造性思维还不够强，在工作中仍是依靠人工操作，在此背景下，计算机信息网络利用率低，工作效率不断降低，造成档案管理没有突破，无法达到精细化管理的目的。由于长时间使用，档案材料易损坏，造成档案录入时出现错误，而传统档案则有装订不齐、书写不规范等问题，增加了工作的难度，难以实现精细化管理。

（二）档案管理人员专业能力低

当前，医院的档案管理工作不能脱离行政管理，不能满足现代医院的档案管理工作，由于缺少人事档案的管理经验，以及对现代科技的运用知识的匮乏，使人才档案的管理工作难以进行。由于缺乏对人事档案的管理，以及专业训练与辅导，致使档案工作缺乏系统性的规范，在人才培养上比较单一。有些人在档案管理、图书管理等方面有专门的人才，但在信息技术方面的研究还不够深入，不能把信息化技术运用到人才档案管理中去。人才培养落后，不能促进人事档案管理队伍的发展，医院对人事档案管理人员的考评不到位，造成工作中经常出现松散的情况。

（三）人力资源档案管理建设不完善

目前，一些医院对人事档案管理还不够重视，上级和有关负责人都认为，人事档案是一种微不足道的小事，不会影响到医院发展，领导不愿将资金投入到人事档案管理上，更愿将资金用在医疗、护理等方面。目前，一些医院还没有建立起与之相适应的档案存放场所，而将其置于一个狭窄空间内，造成档案管理混乱。

（四）无规范的管理制度

人事档案管理要有相关制度，而精细化管理则可以改善档案管理细节，由于一些医院没有建立明确档案管理体系，或者存在着不完善管理体制，致使人力资源档案归档和分类工作中出现一些漏洞，同时由于系统原因，在人员整理资料上出现疏漏，后期对档案需要进行二次处理，加大了人力资源档案工作的难度，也降低了人力资源档案管理的效率。目前，我国人力资源档案管理工作还没有得到良好发展，而人力资源档案由于自身不健全，在管理上也并未建立起相应的依据。由于缺少与之相适应人事档案管理体系，导致行政人员职业素质低下。由于人力资源档案的更新不够及时，使一些档案资料变得比较陈旧，没有任何参考价值，因而丧失其使用价值。

六、以精细化管理模式提升医院人事档案管理水平的实施路径

（一）完善制度体系

随着精细化管理模式的深入，人事档案管理工作的开展，需要在系统的建设上进一步完善，在人事档案管理工作中不断完善，充实档案的内容，根据工作实际，充分利用系统的支撑功能，不断提升工作水平，并根据实际情况、发展目标和方向，建立和完善人事档案管理体系。首先，要明确人事档案工作范畴。一般人事档案管理应根据员工的信息、劳动合同等方面进行有针对性的管理，而在档案的归档过程中，要把纸质档案和电子档案都纳入档案的管理，确保档案的正规性、合理性，针对人事档案的实际情况，要做好档案的维护、保管，提高归档处理水平，以公开形式进行档案的管理工作，保证人事档案能够得到有效利用；加强人事档案的使用，加强人事档案的工作效率，使人事档案的管理更加规范。人事档案管理部门应加强对档案资料的有效维护，逐步完善各项规章制度及内容，并对有关人员进行系统设备的管理，防止无关人员任意利用人事档案的系统设施；做好纸质文件的保护，防止纸质文件被盗，强化防火措施，确保纸质文件的安全。建立和完善档案销毁制度，完善销毁档案的安保措施，对必须销毁的档案，必须上报上级，经上级批准后，方可销毁。健全档案管理体系，明确责任，确保档案资料的安全和使用；为医院的平稳运营和有效运作提供了可靠的保证和基础，增强了医院的发展竞争力。

（二）创新人事档案管理模式

医院人事档案管理应主动创新，向精细化管理转变，全面把握当前医院发展的现实状况，抛弃传统人事档案管理方式，改进人事档案使用和档案管理的效能，改革人事档案的管理方式，以创新、精细化管理理念，建立健全的服务观念，加强档案工作的积极性。人事档案管理人员在查阅档案资料时，应以提高工作效能为目的，借助数字化、信息化技术，逐步建立完善、合理的人事档案管理制度，强化人事档案资料的来源，提高人事档案信息合理性，改革人事档案管理模式。比如，在纸质文件整理与保管中，存在着一些问题，这就对人事档案管理提出新的要求。合理安排人事档案管理，推动人事档案管理体制改革，引进智能管理、自动化管理理念、设备设施，提升档案服务品质，增强服务意识，切实提高档案资料的利用率；充分发挥人事档案管理的内在价值，为今后的发展提供一定的借鉴。注重动态管理，并将管理思想与新的文件内容结合起来，定期补充和整理新的文件，做好档案的及时存档；在精细化管理的基础上，根据医院的具体情况，及时收集和完善档案材料，确保档案的科学性和完整性，及时发现问题和纠正问题。

（三）加强信息化建设

随着我国医疗体制的不断完善，医院档案管理工作面临着严峻的挑战，档案规模不断加大，数量与种类繁多，各种档案的分类与分布也越来越多，档案管理也愈加困难，很有可能出现信息孤岛的问题。根据当前医院档案管理状况和精细化管理模式，打破传统思维方式，将精细化管理模式与理念相融合，创新现代精细化管理模式，加强人事档案工作的效能，提升档案的精细化管理，加强资料库的建设，逐步完善资料库的内容，对个人资料进行统一的管理。在构建信息资料库时，要区分人员档案等级、格式，建立相应分区，并根据人员档案类别，有针对性地进行合理存放与保存，强化档案安全控制。通过建立信息数据库的模糊检索，可以方便地查找、利用人员档案，从而提高医院的人力资源利用效率，充分利用人力资源，为医院运营和管理提供便利。

（四）加强人才建设

加强对人才的扶持与保障，建立健全的人才培养体系，以满足医院档案管理工作的需要；在推行人事檔案工作时，应将精细化管理思想与专业人才相结合，以提升人事档案工作的整体素质。通过培训与再教育，充分发挥人事档案管理人员的工作热情，强化培训，并结合业务培训、技能培训、行业内专家讲座，提升自身素质。要借鉴国外先进的医疗技术，了解先进的人事档案管理理念和方法，并到其它医院去考察、进修，主动探索新的法规、政策，充分理解和掌握有关的法律、法规、政策，合理使用档案，强化档案规范化建设。加强员工创新意识，提升员工职业素质，加强人事档案管理工作效能，并定期对档案质量进行监督，积极探索和创新人才档案工作模式。配备专业的人事档案管理人员，引导其积极参加业务培训、知识技能的再教育，运用品管圈、 PDCA法则，提升医院人事档案管理工作效率，实现医院人事档案管理工作模式的创新发展目标。人事档案工作者应主动提高自身，增强自身责任感，发展自身，掌握先进软件技术，熟悉信息技术，在精细化管理模式中，加强人事档案的整体效能，建立一支专业化档案管理队伍。

七、结语

综上所述，在医院现代化建设与发展中，更加注重对人事档案管理进行改革与创新，在推行人事档案的过程中要不断创新，采用精细化管理方式；加强档案管理工作价值，把精细思想融入档案，逐步完善精细化管理模式，并将其运用到人事档案的各个方面，加强对医院人事档案管理的有效性，使其工作的质量和效益得到进一步的提升。要不断创新档案管理理念，不断优化管理模式，逐步建立健全档案管理体系，强化人才队伍建设，充分利用档案管理优势，为医院健康发展奠定坚实基础，提升医疗服务水平，服务效率，满足人民群众需要。

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