用户参与为高校信息资源建设带来新亮点

李京珂　郑联珠

互联网时代，多媒体平台在档案服务领域得到了广泛应用，加之高校档案馆服务意识的提高，用户逐渐参与到档案馆藏资源的建设中。用户参与是档案馆收集档案材料的外联形式之一，该形式在丰富档案信息资源、促进用户表达、创新档案利用方式等方面有突出贡献。

档案是“任何公共或私人机构的记录，这些记录被认为值得永久保存以供参考或研究，并且已经存放或被选择存放在档案机构”。在数字时代，人们不断地记录、创建、获取和保存档案，在当下的技术环境中，每个人都可以建立档案，每个人也都能成为档案管理员。随着社会档案意识的不断提高以及档案相关知识的普及，档案资源共建共享的概念逐渐传播开来。高校档案资源作为档案资源建设中的重要一环，在记录和保存社会经济、文化资源方面起着巨大的作用。充分发挥公众在高校档案资源建设中的参与作用是强调档案社会属性的表现，也是实现档案价值、高效利用档案资源的关键举措。高校档案馆与公众建立联系，有利于提高人们对其信息资源收集能力和服务水平的认识，同时其应构建良性互动机制，为丰富馆藏资源、输出档案文化提供机会。本文以用户参与行为与感知价值理论为支撑，结合数字时代日益丰富的信息资源和用户更加个性、高效的信息需求，将高校档案馆、高校师生、社会公众等主体纳入研究框架中，探索数字时代用户参与模式下高校档案资源建设的新路径。

理论背景

用户参与行为

我国的档案有着悠久的历史，但专业人才与专业设备较少，因此在档案事业进入大众视野之初，社会公众对档案事业的运行机制知之甚少，也很少有参与行为。在后现代主义思潮的影响和经济、网络、社交媒体平台的多重推动下，档案在Web2.0时代拓展出了越来越丰富的内容，其边界和维度打破了原有的局限，档案范式不再仅限于记录和证据，档案的文化功能日益凸显，在社会层面广泛传播开来。

参与文化不仅适用于商业管理领域，也可以应用于社会治理方面。参与模式的介入改变了传统的档案管理范式，促进了档案工作模式的更新，在实际的档案管理工作中构建了更复杂的管理体系。参与模式所包含的人员、载体、文件等要素在推动档案馆业务对外开放方面有着多元作用。一方面，馆藏资源的来源渠道与馆藏形式更加丰富，社会档案观逐渐形成，档案服务社会化也表明了档案事业向全社会靠拢的趋势。另一方面，原有档案管理理念已无法适应社会发展趋势，档案治理理念的提出、档案行政管理部門的职能调整和档案工作的公众参与等充分体现出“社会模式”是在参与文化影响下所作出的积极改变。日益广泛的参与途径为档案事业带来了更广阔的发展空间，同时参与式管理也创造了多元协作、良性互动的档案工作新模式。不少学者从不同角度阐述了在线参与式档案工作的积极影响，连志英、朱宏涛指出，社会公众的参与行为是当前环境下档案信息服务权力的交换，社交媒体为参与者提供便捷的平台来实现档案信息资源的获取，参与式档案信息服务体现了互动、平等、联动、共享的理念。张江珊等学者指出，在档案学语境下，“参与”打破了“垄断式管理”的模式，用户变成了积极的角色，“参与”所表达的概念内涵具有多样性及复杂性，用户与档案机构之间的关联性促使用户、档案馆及外部实体能够构建内容和形式都更加丰富的馆藏资源，有益于档案事业的进一步发展。Theimer提出打造“参与式档案馆”，她认为参与式档案馆是网络环境中的一种组织、网站或集合，这种组织或集合不仅包括档案专业人员的管理与服务，同时也容纳了其他人员参与档案知识或资源的组织、收集、整理，从而促进社会公众对档案的理解。

高校档案馆存在受众单一、资源较少的不足，完善参与式档案工作具有重要的现实意义。利用受众的主动性与社交媒体平台的便捷性，用户参与模式能够更好地推动高校档案馆或档案室的建设，动员社会力量共同参与档案资源的收集、整理、保管以及利用等环节，解决用户需求不高、资源利用水平不高、馆藏建设内容空洞等问题，进而推动高校档案事业发展，使其在育人体系中发挥更大的作用。

感知价值理论

感知价值是一个人行为举动的内在动机，商业、管理等多个领域的学者对因感知价值产生行为的现象进行了研究，德鲁克在《管理前沿》一书中将感知价值的概念解释为消费者对所要消费的产品或服务的价值估量。早期学者对感知价值的研究更多从理性的角度出发，例如，门罗认为客户感知价值是感知收益与感知成本之间的差距；武永红以企业为主体，认为客户感知价值是企业在权衡各种相关利益和努力过程中对有特定需求的客户进行的整体评价。还有一些学者对以理性为主的研究观点进行了补充，如刘合友等人提出，顾客在对比商品或服务的收益与成本之间的关系后所得到的价值感知，同时还考虑了功能价值、情感价值和社会价值。不论是高校师生还是社会公众，不同用户群体对档案信息的需求不同，其掌握和提供的信息也不尽相同，用户只有感知到某条信息的价值才会愿意主动提供信息，或对档案编研成果提出建议。参与模式下的档案管理方式为用户群体收集和提供有价值的档案信息提供了有效途径。

动机理论

动机是个体或组织的特定行为活动，往往是为了自身内在需要和行为外部诱因相统一，驱使主体行为朝着既定目标发展的一种内在驱动力。动机理论最早由心理学家提出，他们发现动机作为人类各种复杂行为的根本原因，有激励或抑制人的行为意图和表明主体行为意愿的作用。随着互联网技术的发展及社交媒体的普及，越来越多的学者关注到用户在网络空间的行为动机，并对用户参与各种虚拟社区和社交媒体平台的动机进行了深入探讨。例如，宁婧怡将用户在网络游戏直播平台上的动机总结为信息动机、娱乐动机、交际动机、自我实现动机；L.Guenwoo利用Facebook论坛的用户数据发现用户参与度受到互惠动机、娱乐动机、专业声誉动机和亲社会动机的影响。

信息动机

信息动机表现为用户获取某类信息的需求。信息需求被定义为个体对信息的不足感和求足感，是用户信息行为的目标指引。例如，老年人出于保持健康、控制疾病、获取医疗信息等需求而使用互联网健康信息服务；用户希望获取更多信息价值而对网络信息进行评价或跟帖。信息有用性、信息经验分享是促进用户网络信息分享行为的正向影响因素。本文的信息动机是指用户希望通过参与高校档案资源建设来获取和分享各类有用的知识信息，推动高校档案事业发展，这一目标受到内在需求和外在条件两方面因素的影响。

当前高校档案资源建设过程中存在的问题

技术瓶颈制约档案数字化水平

高校档案数字化建设由来已久，但受技术水平及成本的制约，档案数字化进程仍较为缓慢。部分高校主要由档案管理员使用档案著录软件录入档案信息，再抽样检查保证档案信息数据的质量，这种完全依赖人工录入和检查的粗放型模式有很大的局限性，难以保证档案信息的可信度。还有不少高校采用原件扫描或显微扫描胶片处理的方法。扫描原件进行数字化处理是一项费时费力的工程，一般需要采购昂贵的设备来保证数字化处理过程中信息的完整性，还需要安排专门的人员负责后期维护。档案资料数字化的基本原理是将文件扫描成图片格式保存，这种数字化方法是目前最常用的方法，但不利于后期使用。由于目前的智能识别系统还不成熟，档案材料在转换过程中很容易输出错误信息，无法保证档案信息的真实性和准确性。此外，智能识别系统一般都造价不菲，后续还需要维护和更新，对于高校档案馆来说成本较高。

多媒体信息反馈率有待提高

随着多媒体在人们工作和生活中的广泛应用，多媒体信息已然成为档案信息的一部分。多媒体信息如何与档案系统接轨是一个值得思考的问题。首先，多媒体信息具有灵活、广泛、分散等特性，传统的面向文本信息的结构化关系数据库已然无法适应多媒体信息的特性，这就需要建立面向多媒体信息的非结构化多媒体数据库。其次，多媒体信息有别于传统文本信息，具有多样性、载体分散性的特点，传统的基于文本的检索方法已不适用于多媒体信息。因此，为便于对多媒体信息进行管理和利用，需要开发多媒体模糊检索技术。但用户使用档案接收系统和查询系统的频率并不高，对一些专门的档案管理系统了解较少，限制了档案管理信息的反馈。

信息安全存在隐患

档案信息安全是档案管理工作的基础，如何防止档案信息泄露或丢失是档案信息转换过程中的一大难题。档案管理系统的应用不仅顺应了时代发展趋势，便于档案信息管理，同时也为用户查询和利用档案信息提供了便利渠道。档案管理系统使档案信息与用户通过网络互联互通，同时档案馆内的信息资源也不再受限于烦琐的借阅程序和固定的阅览空间，数字化和信息化技术的发展为档案管理部门和社会公众提供了共享平台，任何人只要通过密钥或者获得部分权限就可以实现档案访问。但数据共享最大的隐患就是无法保证档案信息的安全性和保密性。推动完善信息安全法是一项长远的任务，目前我国档案领域还没有构建完善的电子文件标准、多媒体信息标准、数字档案书目标准、全文数据库标准等。全面完善此类基础性标准，建立健全现代档案管理规范及安全的信息资源体系绝非易事，还需要行业内多方共同努力。

结构形式单一

目前，高校档案馆的档案以纸质文件为主，其他载体的档案以及学校的荣誉、奖杯、人事档案等特殊类型的档案占比很小，没有形成完整、全面的档案资源体系，不利于档案馆更深入地开展工作，也无法满足信息共享时代师生及社会公众的多方面需求。随着信息时代的快速发展，优化档案结构、丰富档案类型成为时代变化的客观要求。只有协同多方力量共同参与，高校档案馆才能更好地丰富档案资源，开展档案成果编研工作。

对策与建议

健全收集制度，确保档案完整

高校档案馆的资源内容较为单一，但随着时代发展，实际工作中会出现具有新的内容与形式的档案材料，这就需要档案工作人员按照国家关于归档范围的指导性文件要求，与各职能处室和二级学院的档案管理员进行沟通协商，根据学校工作内容，对现有制度进行修改、补充和完善，建立可操作性更强的档案收录归档制度，扩大档案馆馆藏范围。例如，学生参加各种比赛的相关奖项、材料内容、赛事流程等多项材料往往难以完整保存；行政部门与教学单位合作进行的活动，其信息材料存在分散保存的情况，不利于档案的收集与储存。因此，为保证教学、科研类档案应归尽归，要建立健全相关制度，确保归档档案的完整性，为各部门开展档案工作提供明确指导，提高师生参与馆藏建设的积极性，使档案以共享的方式与师生和社会公众接触，提高档案馆馆藏资源的多样性。

加强人力物力保障

档案管理部门以满足社会和公共服务需求为宗旨，自身没有创造经济效益的渠道，在开展业务时缺少資金支持。档案馆信息化建设是一项投资较大、进程较慢的工程，需要大量人力、物力、财力来保障数字化设备的更新和档案系统的维护，因此档案馆必须积极争取资金支持，同时也可以通过丰富编研成果、推动科研项目建设等规范合理的方式增加收入，为档案馆信息化建设提供物质支撑。另外，目前仍有很多高校档案馆或档案室的工作由非档案专业人员负责，他们的工作经验不足以支撑其处理实际工作中遇到的问题，无法严格按照档案管理规定收集和保管档案。档案专业人才只专注于档案馆或档案室的日常工作而跟不上时代发展步伐，现有档案管理系统已经无法满足社会公众多样化的信息需求，因此构建多媒体形式的参与式档案互动平台对创新档案服务形式、提高师生档案意识、提升高校档案利用率等具有重大意义。

注重档案信息安全

信息安全关系着档案事业的前途命运。目前，大多数高校档案馆都利用专门的档案管理系统来开展日常工作，为学校师生及社会公众提供数字化档案利用平台。为确保档案数据安全，各高校档案部门应该时刻关注并提高工作人员的安全意识，积极组织培训、演练等活动，提高档案管理工作的组织性和专业性；加强信息管理系统的建设与维护，保证设备设施的安全稳定，采取设置防火墙、技术认证等关键措施，保证区域网络稳定；关注档案存储介质的安全，做好数字档案的备份工作，利用移动硬盘、光盘等多种载体备份；建立健全管理制度，形成档案信息安全保护长效机制，确保档案归档环节合理有序，实现借阅过程全程追踪。