独立学院转设后档案归属问题的分析与思考——以东华理工大学长江学院为例

余巍巍, 白丽红, 许俐俐

(东华理工大学,江西 抚州 344000)

独立学院作为高等教育大众化背景下产生的一种办学模式,为我国扩大高等教育资源供给、培养急需应用型人才、优化高等教育区域布局、促进高等教育发展作出了重要贡献[1]。

1 独立学院发展及转设

独立学院是我国高等教育改革的产物,对推动我国高等教育改革、探索新的办学模式产生了积极的作用。20世纪后期至21世纪初期,独立学院如雨后春笋般迅速发展。然而,“独立学院在发展过程中存在的法人地位未落实、产权归属不清晰、办学条件不达标、师资结构不合理、内部治理不健全等问题,在一定程度上影响了教育公平和高等教育健康发展”[1]。因此,2020年5月,按照教育部党组的决策部署,依据相关法律法规和政策文件精神,结合各地独立学院的办学实际,发布了《关于加快推进独立学院转设工作的实施方案》。此方案要求到2020年末,全国各独立学院需全部制定转设工作方案,并原则上规定中央部属高校、省部合作共建高校举办的独立学院要率先完成转设[1]。

独立学院转设是深化我国高等教育体制机制改革的一项重大举措。早在几年前就有部分独立学院响应国家政策,积极探索改革发展路径。一些由社会机构和高校共同举办的独立学院,已脱离母体学校,成为民办大学。如原华东交通大学理工学院,2020年12月教育部正式公布转设更名为南昌交通学院,是江西省首批成功转设的高校之一。另一些独立学院原本就是由公办高校利用国有资产创办的,即“公办型独立学院”,也就是我们通常意义上所说的“校中校”[2]。这些学校办学初期一般都与所挂名母体高校共享师资和教学设备等资源。为最大限度减少国有资产的流失,这类“校中校”性质的独立学院在地方政府的支持下,基本转为公办高校。东华理工大学长江学院就是依托母体学校即东华理工大学,创办的公办型独立学院。2021年1月25日,东华理工大学长江学院成功转设为全日制公办普通高等学校——赣东学院。

2 独立学院转设后档案所属权问题

独立学院转设的发展前景已经预设完毕,而且将承担越来越多的时代使命[3]。随着独立学院转设步伐的加快,作为独立学院基础性工作之一的档案归属问题便愈发凸显。独立学院自创办以来到转设完成这一阶段所产生的珍贵历史档案,到底应该归属母体高校管理还是收归转设后的高校管理,就成为亟须解决的现实问题。解决独立学院转设后档案归属问题,必须坚持便于利用的原则。

2.1 独立学院档案归属母体高校的利与弊

从独立学院与母体高校历史渊源的角度来分析,档案归属母体高校管理。

2.1.1 独立学院更有归属感

众所周知,独立学院的校名前面基本冠以母体高校的校名,即XXX大学XXX学院。独立学院在建校之初,招收的学生不仅是和母体高校共同管理,而且其身份也属于母体高校。招生网、学信网、学位网等电子注册所属的院校均为母体高校。如东华理工大学长江学院建校初期的2002、2003级学生的录取数据、成绩数据、毕业数据等所有的在校期间形成的档案材料都隶属于母体高校,即东华理工大学;颁发的毕业证及学位证均为东华理工大学,学信网及学位网所属院校也是东华理工大学;在独立学院的学历学位历史库中,这两届学生是没有数据的,属于无据可查的状态,反而在母体高校能查询到其相关电子及纸质档案,这两届学生的档案材料实际已收归在母体高校的档案馆,后期的查询及利用也只能去母体高校调阅。独立学院的校名前冠以母体高校的校名,档案收归母体高校管理更有归属感。

2.1.2 资源共享,教学档案难以拆分

独立学院创办之初,校址、师资、教学资源、教学设备等与母体高校共享。独立学院挂靠母体高校办学,这种“校中校”的管理模式,实质上就是把独立学院当作二级学院进行管理。独立学院的管理模式是基于母体高校的管理模式演化而来的,在具体的管理制度上也基本与母体高校保持一致。独立学院办学初期专业设置与母体高校的重复率几乎达到了百分之百,实质就是对母体高校优势学科及专业的克隆[4]。正是由于受教育资源、教学设施、师资力量等一些特殊原因的影响,我国独立院校普遍无法脱离对母体高校的依附,独立学院无法做到真正意义上的“独立”。独立学院招收的学生和母体高校的学生共同学习、生活、上课、实验、考试……这种资源共用共通的情况必然导致档案材料难以拆分等情况[5]。同时,在办学期间,独立学院所属母体高校在资产、财务、设备、后勤等方面也都有着不少的资金投入,这在后期的资产分割、设备划分等方面,千头万绪,错综复杂,类似这种在实际管理中所产生的各级各类档案确实很难做到拆分管理。

2.1.3 成果共享,科研档案密不可分

独立学院与母体高校的档案文件相互穿插、相互交融[6]。独立学院创办初中期,绝大部分学科带头人、专业师资、管理人员等都来自母体高校,这部分教师在独立学院教育教学及科研管理工作中形成了大量的档案材料。因为师资、教学资源、教学设备共享,所以其衍生出来的教改、科研成果归属也是难以划分。

2.1.4 不便对学籍、成绩档案进行利用

在国家招生网、学信网及学位网等各大数据网站,独立学院与转设后学校使用的是同一个院校代码,认定为同一所学校,只不过是同一所学校的不同发展阶段而已。在电子档案库中,独立学院与转设学校实际为一个账户,一个学校。换句话说,母体高校的各类电子数据库中是没有独立学院数据的,这些电子数据只存在于转设学校历史库中,只有转设学校才有权限查阅并使用独立学院的电子资源。如果将独立学院时期毕业生的学籍、成绩纸质档案归属母体高校,而这部分电子档案却归属转设学校,人为将电子档案与纸质档案分离,这对于原独立学院学生后期查询及使用档案,将带来诸多不便。尤其是用人单位常需原学校提供学生在读时的成绩或学籍证明,如果独立学院档案归属母体高校,转设后学校将无从调阅其档案信息,也无法开具相应的证明材料,这将给毕业生及后续的教务管理工作带来极大的不便。

2.2 独立学院档案归属转设学校的利与弊

根据独立学院与转设学校的传承渊源来划分,独立学院档案归属转设学校管理。

2.2.1 转设学校有历史有积淀

独立学院发展到后期,开始逐渐脱离母体高校的管理模式和运行机制。独立学院是作为一所完全独立的高等院校存在着,并按照国家有关教育事业统计工作的规定,独立填报《高等教育基层统计报表》及省级教育统计报表[7];在性质上,与所属母体高校关系并不大,且转设后的独立学院与母体高校也已经没有任何行政和经济上的关联。所以,因独立学院独特的性质,办学期间尤其是后期所形成的历史档案也具有相对的独立性。转设学校是在独立学院的基础上发展起来的,其办学历史是有据可循的。

2.2.2 学籍管理有始有终

独立学院档案归属转设学校,教学档案尤其是学籍档案管理才能做到无缝衔接,有始有终。学生学籍及成绩档案是学生在校学习过程的重要记载,是学生在校学习期间学籍状态、学习成绩及奖惩情况等的原始凭证。独立学院学生的学籍及成绩管理模式虽说基本沿用母体高校的管理方式,是母体高校管理模式的延续,但因为其在学信网、学位网有自己独立的账户,也单独购置和使用教务管理系统,因此在教务管理上还是具有相对的独立性[8]。

独立学院档案归属转设学校,便于对学生学籍学历进行管理。尤其对于保留学籍和创新创业学生复学后的学籍管理,只有档案归属转设学校,才可能做到无缝衔接。同时,独立学院档案归属转设学校,便于学生毕业后查询。如果将独立学院的学生学籍及成绩档案直接划归母体学校管理,母体高校因为没有介入独立学院的教务管理,而无法进入相应的教务管理系统,也就无从查询当年的修课情况,更无法给学生出具相应的证明,这必将给学生造成极大的不便。

2.2.3 不便对教改科研档案进行查询和利用

因独立学院与母体高校的渊源关系,独立学院共享母体高校的优秀师资、充沛的教学资源、精良的教学设备。独立学院自创办之日起,主要领导和许多关键岗位的工作人员都是从母体高校派出的。师资队伍中教授、副教授等高级职称的教师也主要来源于母体高校。在教学团队、示范课程、一流课程等教学建设过程中,独立学院的师资与母体高校更有着千丝万缕的联系[9]。尤其是创办最初几年,独立学院的教学科研和师资档案与母体高校联系紧密,如果全部划归转设学校,在以后的利用中势必会带来诸多不便。比如,独立学校建校初期,大部分师资均来源于母体高校,其形成的科研档案如果划归转设学校,给后期利用及查阅都将带来不便[10]。

3 结论

独立学院对于扩大教育资源,促进高等教育大众化,深化高等教育改革,提高教育质量等都具有不可替代的重要作用[11]。独立学院的档案是独立学院自产生到发展,再到变革全过程的历史存留,也是独立学院转设的重要文化延续。探讨独立学院档案归属权的性质和所属问题,对于推动独立学院平稳有序转设,及其转设后高校档案管理的实践工作乃至校史文化的传承都具有重要的参考和借鉴价值。根据独立学院与母体高校及转设高校这种复杂关系,遵从利大于弊的原则,笔者认为:为了维护转设后高校学生管理和教务管理正常运行的需要,对于独立学院时期毕业生的学籍学历档案和成绩档案应归属转设后高校管理,但应同时向母体高校提供学生学籍成绩档案的复印件,以方便毕业生后续备查;科研、基建、设备、财务等其他档案则应归属母体高校管理,以方便日后的查阅或开发利用。