数字化医疗保险档案管理的策略几点思考

张婧

［摘    要］ 面对海量的医保信息，采用传统人工方式进行医保档案管理，面临很大的压力。而数字化档案管理技术的应用，恰好弥补了这一不足，因此也逐渐成为现在主流的医疗保险档案管理模式。本文简要介绍了数字化档案管理的概念及特征，并分析了当前时期我国医疗保险档案管理领域在构建数字化管理模式过程中，存在的一些不足之处，最后提出了优化数字化医疗保险档案管理的策略及注意事项，希望能够为相关行业工作人员提供有益的参考。

［关键词］ 医疗保险；档案管理；数字化；问题；优化对策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194. 2023. 11. 052

［中图分类号］ G271；F840.684    ［文献标识码］  A      ［文章编号］  1673 - 0194（2023）11- 0183- 04

０     引    言

医疗保险是国家为居民健康提供的一项基本社会保障措施。近年来，各大医院就医人数不断增加，医疗保险发挥的作用也越来越突出，为广大居民提供了更好的服务。但是与此同时，医疗保险档案资源管理难度也日益增加，如何利用信息化时代优势，充分发挥数字化技术的价值，构建高效、可靠的数字化医疗保险档案管理模式，成为当前该行业工作人员需要重点关注的事项。分析数字化技术在现代医疗保险档案管理工作中应用存在的不足之处，并探索相关改进路径，对于推动行业的进步意义重大。

１      實施数字化医疗保险档案管理的重要性

数字化医疗保险档案管理是利用信息技术对传统医疗保险档案进行数字化改造，实现信息的自动化、数字化和智能化处理，从而提高档案管理的效率和质量的一种重要途径。数字化医疗保险档案管理对于医疗保险管理水平和医疗卫生服务质量的提高具有重要意义。

首先，数字化医疗保险档案管理能够提高医疗保险管理效率。传统的医疗保险档案管理存在许多问题，例如档案查询不便、档案丢失或管理混乱等，这些问题都给医疗保险管理带来了很大的不便和风险。与此相比，数字化医疗保险档案管理可大大提高档案管理的自动化、智能化程度，加快查询速度、降低丢失率，有利于医疗保险信息的全面、及时掌握［１］。

其次，数字化医疗保险档案管理可以提高医疗卫生服务质量。医疗保险档案系统是医疗卫生服务质量管理的基础，它的完善程度直接影响到医疗卫生服务的质量。数字化医疗保险档案管理能够实现档案信息的共享和协同处理，降低诊疗过程中的误诊率和漏诊率，提高医疗卫生服务的质量和安全水平，促进医疗卫生服务的可持续发展［２］。

最后，数字化医疗保险档案管理也能够推动医学研究和医疗信息化的发展。医学研究需要大量的医疗数据和病例资料作为支撑，数字化医疗保险档案管理系统的建立，使调取医疗数据和病例资料变得容易，从而能够满足医学研究的需求。同时，数字化医疗保险档案管理也能为医疗信息化的发展提供有力的支持，推动医疗科技的升级和创新，促进医学的进步和发展。

２      现阶段我国医疗保险档案数字化管理存在的不足之处

目前我国医疗保险档案数字化管理工作中仍存在一些不足之处。原因是多方面的，有的单位对数字化管理的投入力度不足，有些单位医疗保险档案管理部门数字化管理的基础设施建设滞后，硬件和软件等基础设施建设不够完善，以下本文对存在的常见问题进行汇总和论述。

２．１   档案管理机制有待完善

首先，缺乏全面的、合理的数字化档案管理制度，比如档案文件的命名、填写、使用规范等，档案管理人员在构建档案资料的过程中，存在很大的随意性，不利于后期进行档案资源的统一管理。特别是在资源共享过程中，会因为文件的格式不一致而出现很多阻碍。而且由于文件规范的缺失，在开发档案管理系统的过程中，也无法进行信息输入规则的预设，导致信息录入过程中如果出现错误，很难被及时发现，比如身份证信息的录入等，档案资源的真实性与有效性无法得到可靠保障。其次，对于档案资料处理时效性的管理制度比较匮乏。很多医疗保险机构都过于强调业务内容，而对于档案管理的重视程度不足，导致档案资料无人及时处理，久而久之就会出现档案堆积现象。在传统纸质档案管理模式向数字化档案管理模式过渡的关键时期，无论是纸质档案的堆积，还是电子档案的滞后，都会给医保档案数字化管理工作造成很大负担。尤其是在资源整合利用方面，很容易出现信息不完整现象，也不利于各相关部门业务的顺利开展。此外，档案数字化管理在评价机制、绩效考核机制、奖惩机制以及监督机制方面也存在不足之处，管理效果无人进行全过程跟踪检查，或者即便有对应的检查机制，却没有采取有效的控制措施，导致档案管理人员的责任意识薄弱，对出现的档案管理问题不够重视，甚至直接忽视，这在很大程度上限制了数字化档案管理模式的建设进程［３］。

２．２   档案管理人员队伍质量有待提升

现阶段我国档案管理工作正处于从传统模式向现代化模式转变的关键时期，对于人力的依赖程度仍然较高，就现有人才结构来看，大部分医疗保险档案管理人员的技能水平都比较单一。比如，部门档案管理人员拥有丰富的档案管理经验，但是对于数字化技术的了解甚少，导致数字档案管理水平难以得到有效突破；再比如，还有部分档案管理人员为新引入的先进人才，掌握前沿的数字化技术理论知识，但是由于实际工作经验欠缺，致使其在理论应用的过程中，很容易出现与预期效果不符的情况，难以顺利推进数字化档案管理技术的应用；还有部分医疗单位在人才配置方面较为随意，任用没有任何档案管理经验及技术的人员，只负责档案资源的归档整理，档案资源利用率较低，未能充分发挥档案管理的价值。另外，随着科技的不断进步，计算机技术以及数字化技术等都呈现出日新月异的发展态势，但是受到多方面因素限制，目前我国数字档案管理领域还没有形成统一的规范标准。数字化档案管理软件种类繁多，而且新技术、新方法还在不断诞生，这也给医疗保险数字化档案管理人员带来了长期的技术学习挑战，稍有懈怠，就可能被时代所淘汰［４］。

２．３   数字化档案管理的基础建设水平不足

要实现医疗保险档案的数字化管理，必须要有完善的数字化基础硬件设施作为支持，比如计算机设备、扫描设备、打印设备、服务器设备等，数字化档案管理系统构建的前期，无疑要投入大量的人力、物力以及财力。很多医疗保险单位由于资金条件的限制，无法提供充分的硬件设施支持，导致数字化档案管理技术未能全面发挥其效用。从医疗保险数字化档案管理现状来看，各地区医保机构基本上只提供档案的信息化录入以及资料检索服务，其他对于数字化档案信息进行分析處理、深度挖掘等方面的技术应用较少。或者部分医保单位虽然提供了相应功能的硬件设施，但是在产品选型方面有很大差异，导致数字化档案管理的效果千差万别，后期进行数字化资源共享与统一管理的过程中，存在很多难点问题，数字化档案管理的整体质量并不高。部分地区的医疗保险机构甚至还没有完全实现医疗保险业务的全自动化办公，传统纸质档案管理与数字化档案管理模式长期并行，大量的档案管理工作需要重复开展，给档案管理人员造成了很大的工作负担，同时也严重降低了档案管理的效率［５］。

３      新时期提高医疗保险档案数字化管理水平的有效策略

３．１   完善数字化档案管理机制

首先，要建立统一、规范的数字化档案管理标准。比如，电子档案的存档格式以及档案内容等，都要有明确的管理要求，确保同类型数字档案按照一致的录入标准存档，便于后期进行档案调阅使用时，能够快捷、高效地进行资源筛选。再比如，所使用的数字化档案管理软件，也要尽可能统一，便于对不同业务部门的医疗保险档案进行资源整合时，能够顺利实现系统兼容衔接。此外，还要明确规定数字化档案资源的管理范围及保管期限，以确保数字化档案管理内容的全面性、完整性，以及档案资源销毁处理时间的合理性，避免出现随意处理档案资源的现象发生。其次，要完善医疗保险档案的数字化管理系统，同时确保系统的稳定性和安全性。为此，需要不断更新系统，并定期进行安全漏洞的检测和修复，建立备份机制，并设置安全访问权限和登录信息审计，确保参保人的信息安全得到保障。最后，要加强档案管理人员的职业素质和管理能力培养，提高其数字化档案管理知识和技能水平，保证其熟练掌握档案管理的相关知识和操作技巧，在档案处理和数据录入过程中严格遵守各项规定和标准，确保数字化档案管理的准确性和可靠性。

总之，在医疗保险档案数字化管理工作中，应建立规范的档案管理制度和标准化的管理流程，以确保数字化档案管理的资料准确、信息真实，为参保人提供更加安全可靠的保障服务。

３．２   打造强有力的高素质的档案管理团队

在医疗保险改革的当前阶段，数字化档案管理成为推进医疗保险改革的重要支撑，必须建立起一支强有力的、高素质的数字化档案管理团队，才能使医疗保险档案管理朝着数字化方向深入发展。首先，需要加强数字化档案管理人员的培养和引进。在培养方面，建立完善的数字化档案管理人才培养机制，定期组织培训和考核，提供相关技能及管理知识培训，培养出一支数字化档案管理专业人才队伍。在引进方面，聘请有经验、高技能的管理人才，借鉴国际先进经验，推动数字化档案管理的不断发展。其次，要加强数字化档案管理人员的管理。建立数字化档案管理人员的考核评价指标体系，为数字化档案管理人员的职业发展提供支持，同时建立对数字化档案管理人员的激励和约束机制。再次，加强数字化档案管理人员的团队协作。数字化档案管理涉及人员众多，部门之间以及个人之间应该形成密切的协作，建立有效的沟通渠道和工作机制，实现数字化档案管理系统的高效协调运作。最后，注重数字化档案管理人员的职业形象塑造，强化员工的职业道德和管理理念，加强关爱和帮扶，增强员工的归属感和凝聚力，为数字化档案管理提供坚实的人才基础。

总之，建立强有力的、高素质的数字化档案管理团队，是推动医疗保险档案数字化管理的必要条件，是保障医疗保险档案信息安全的重要手段，也是档案管理创新的重要力量，可以助力医疗保险档案管理朝着安全、高效、数字化的方向不断推进。

３．３   加强数字化档案管理基础设施建设

医疗保险档案管理是一项重要的工作，关系到广大参保人员的切身利益。医疗保险档案的基础设施建设是数字化管理的重要保障，为了顺利地推进医疗保险档案数字化管理，医疗保险档案管理部门需要加大投入力度，加强医疗保险档案管理硬件和软件等基础设施建设。首先，加强互联网基础设施建设，包括建设网络环境，提高网络带宽，增强网络稳定性和可靠性，为医疗保险档案的数字化建设提供可靠的网络应用保障。其次，加强档案管理硬件设备的建设，包括计算机、服务器、打印机、复印机、扫描仪等基础设施建设，满足医疗保险档案数字化管理工作的需要。此外，建设好医疗保险档案管理办公空间，提高档案处理效率和团队协作能力。再次，加强医疗保险档案软件建设，包括档案数字化管理系统的构建和维护，建立稳定、安全、高效的数字化医疗保险档案管理系统，实现在线查询、快速归档和分类管理等数字化管理工作。最后，注重档案管理和服务质量的提升，建立完善的管理体系和服务标准，提高医疗保险档案管理的质量和服务水平，保障参保人的合法权益。在具体实践中，笔者所在单位积极响应上级号召，采取了一系列措施，推进医疗保险档案数字化管理，制订了符合本单位实际情况的数字化档案管理计划，与医疗保险档案基础设施建设有机融合。充分考虑了各岗位人员的风险，以落实工作的执行和维护为前提，积极发现问题、解决问题，使整个数字化档案管理工作得以顺利、高效推进。

总之，加大基础设施投入是数字化档案管理成功的关键，医疗保险档案管理部门应根据本单位实际情况和工作要求，加大数字化建设力度，提高医疗保险档案管理的数字化水平，保障参保人的合法权益。

４      结束语

医疗保险档案信息化建设是医疗保险现代化管理的重要组成部分，也是适应社会和时代发展需要的重要举措。随着信息技术的不断进步和发展，信息化已经成为当今世界社会发展的大趋势。加强医疗保险档案信息化建设不仅是医疗事业可持续发展的需要，更是整个社会可持续发展的必然要求。医疗保险部门应该积极贯彻落实国家的政策，不断推动医疗保险档案数字化建设，提升服务质量，为广大参保人提供更优质的服务。需要指出的是，医疗保险档案信息化建设不仅需要政府部门的支持和投入，更需要社会各方的共同参与和努力。各级医疗保险部门应该紧密联合起来，协同推进医疗保险档案数字化管理建设，加强合作，充分发挥各方的优势，从根本上解决医疗保险档案管理中所面临的问题，促进医疗保险数字化服务体系的完善。医疗保障部门要以此为契机，积极发展数字化管理模式，打造数字化医疗保障服务平台，为广大人民群众提供更加丰富、更加高效的医疗保障服务。

主要参考文献

［１］张彩霞．数字化医疗保险档案管理的策略分析［Ｊ］．兰台内外，２０２２（１１）：２２－２４．

［２］马淑芹．数字化时代提高医院档案管理有效性的策略探讨［Ｊ］．世界最新医学信息文摘，２０１８，１８（１０）：１４８－１４９．

［３］田晓光．数字化管理在医疗档案管理中的应用［Ｊ］．城建档案，２０２０（２）：２．

［４］李莉．医疗保险档案管理在新形势下的强化策略［Ｊ］．中外企业家，２０２０（１７）：１４４．

［５］李娜记．医保档案信息化管理的意义及其策略分析［Ｊ］．中国科技投资，２０１８（８）：１９３．