基于人力资源管理视角下的干部人事档案管理研究

雷书苑

干部人事档案反映了单位不同时期改革和发展的历史沿革，是干部职业生涯的真实写照。干部人事档案管理必须适应现代人力资源管理要求，积极拓宽服务功能，为人力资源开发提供强有力保障。本文结合A区水利局人事档案管理现状和存在问题，提出优化建议，希望对提升干部人事档案管理水平以及改进人力资源管理工作有积极的意义和影响。

从人力资源角度看，干部人事档案管理作为人力资源管理的载体，是单位发现、选拔、培养、任用干部的重要依据，对人力资源开发、人才预测和人才政策制定等起着至关重要的作用。加强干部人事档案管理，可以进一步适应现代人力资源管理发展的要求。

一、人力资源管理中干部人事档案管理的作用

（一）有利于人力资源优化配置

干部人事档案是单位选人用人的基础，反映了干部最全面最真实的信息。干部人事档案记载了干部基本情况、履职能力、德才表现等信息，通过查阅了解干部的过去和现在，研判个人优势，人尽其才，才尽其用，促进部门间、组织间人才有序流动，避免人才使用不当，为单位迅速发展发挥人才效力。

（二）有利于提高人力资源需求预测科学性

单位集中分析干部人事档案信息，能够掌握单位当前人力资源利用状况，对人才需求及岗位设置进行科学合理预测，以便做好人才招聘。同时，立足实时更新的干部人事档案内容来拟定人力资源规划，能够确保人力资源管理得到充分的决策信息参考，避免人力资源管理成本浪费，实现人力资源与单位发展目标供需平衡。

（三）有利于促进人才培养

人才是第一竞争力，也是第一资源，只有善于发现、使用、培养人才，才能实现组织绩效最优。基于干部人事档案提供的一手资料，单位可根据人才需求设计人才培训方案，挖掘人力资源潜能。结合人事档案信息数字化统计内容，对干部业绩、素质、能力等进行综合分析，能更直观了解干部知识和技能的薄弱环节，可有针对性提升培训实效。

二、人力资源管理中干部人事档案有关实例与分析

（一）A区水利局干部人事档案管理现状

A区水利局主要职能职责是贯彻落实党中央、市委、市政府以及区委、区政府关于水利工作的方针政策和决策部署，坚持和加强党在履行职责过程中对水利工作的集中统一领导。现有5个机关内设机构，9个下属事业单位，在职在编人员64人。A区水利局下设机构多，人员构成复杂。按照管理档案权限，A区水利局于2019年对自管人事档案（含处级以下在职和退休）进行了移交，其中移交区委组织部31卷，移交区人社局81卷。在日常档案管理中，A区水利局切实加强对新进人员档案“三龄两历一身份”的认定、调入、调出、收集、整理、归档、查阅等，为水利干部队伍建设提供了基础信息保障，也提高了干部选拔任用的公信度和满意度。

（二）A区水利局干部人事档案管理存在的问题

1.档案材料失真影响人力资源配置

（1）专项审核发现问题较多。2015年10月，A区水利局根据组织要求，对现有自管人事档案进行了专项审核，共58卷（包括公务员、参公人员14卷，事业人员44卷），发现42人存在档案材料缺失，涉及学历学位、职称、入党志愿书、奖励、处分、任免等材料68份，其中干部本人能够补充的有38人，但也存在本人不配合、不认可的情况。通过专审发现，有30人存在“三龄两历一身份”信息记载不一致，主要是工作经历与专审表不一致，并对2名调研员、3名科级以下公务员和11名事业人员的档案出具了专项审核信息确认意见书。档案的失真使得人力资源计划不能及时执行，对单位人力资源供求产生影响，个人还可能错失组织培养机会。

（2）材料缺失影响退休人员养老保险复算。自机关事业单位实行养老保险制度改革以来，机关事业单位工作人员在缴费义务、享受待遇等被划分为老、中、新三类人群，要求提供的出生年月、参加工作时间、退休时间等的档案材料准确无误。在办理复算时，发现个别进机关前的企业经历（按照渝府发〔2015〕67号、渝人社发〔2019〕38号规定的1993年3月1日及以后企业职工养老保险年限可视为机关经历的视同缴费年限）材料缺失，致使企业养老保险退费转移清算工作难以开展，具体换算出的工龄数据不准确，影响复算待遇发放。

2.管理松散影响人力资源效力

（1）管档人员专业化程度低。一是流动性大。受部门改制、人员调整等影响，兼任的管档人员即人事干部更新换代较快。二是专审人员储备不足。档案专审由人事干部牵头初审，负责纪检的同志或原人事干部兼职复审。可纳入复审的后备人选少，且复审人员因业务基础薄弱，查档时信息比較含糊，可能存在对档案信息甄别慢、审核不力的现象。三是业务培训少。业务培训只通过专题培训班或会议开展，地区间实地培训、交流的机会不多。管档人员作为档案收集者，可以全面了解和掌握人事工作经验教训并对人事工作建言献策。但实际中，管档人员对人事工作问题意识不强，总结提炼少，对档案管理新政策、新要求研究少，且掌握不够扎实。

（2）管档人员配置不足。长期以来，管档人员既不能获得高薪和社会地位，也不能得到价值肯定，导致无人愿意从事相关工作。2018年A区经营类事业单位机构改革，A区水利局下属事业单位24名人员档案需进行认定，认定后再办理身份转隶。该单位属于自收自支事业单位，无管档人员，仅靠主管部门指导档案工作，档案材料缺失多，补充完善的材料又涉及年代久远，给主管部门人事办理人员转隶到全额拨款事业单位过程中的档案认定增加了难度。

（3）档案室硬件设施陈旧。A区水利局档案工作专项经费投入较少，未配备独立的干部人事档案室，存档空间有限，尚未移交和未编号的人事档案只能在密集架上临时存放，且档案室也不能完全达到防晒、防潮的要求。

3.管理体制落后制约人力资源开发

（1）档案利用率低、管档模式单一。A区水利局干部人事档案依托区人事档案管理中心集中保管。本单位对档案建立了单独重要材料纸质文件复本，但大多数档案的运用是在科干选拔酝酿前、职务职级晋升时才会到档案中心查阅，本单位档案管理仍是半手动的人工管理，档案较少作为选拔、晋升、调动等人力资源管理工作的参考依据，无法为人力资源开发提供有效服务。

（2）档案收集缺乏时效性。档案工作最终目的是“用”，档案收集是源泉。A区水利局干部主动存档意识薄弱，对需要存档的如高中毕业证、新取得的学历学位、奖励材料等不能及时提供，新存档的是年度考核登记表等程序化材料，单位无法从中获取有价值信息。特别是新入职且有工龄干部的人事档案中缺少进本单位前的劳动合同、社保关系转移等材料，造成工龄认定不及时，养老保险参保基数低等问题，弃档、重新建档的现象降低了人力资源工作效率，无法达到读档识人目的。

三、干部人事档案管理优化建议

（一）精细管理，做实基础工作

1.高度重视干部人事档案管理

一是加强组织领导。单位建立健全由主要领导负总责、分管领导亲自抓、牵头科室具体抓的档案管理工作责任制。牵头科室组织好新进人员档案专项认定、档案回头看等工作，纪检组进行执纪监督，形成档案工作有人管、质量问题有监督的长效机制。二是加大政策宣传力度。充分利用局党组会、科站长会、全局职工大会、微信公众号、政务公开网站开展法律法规学习，提高全员掌握组织人事部门对档案管理的新要求和重点的意识。三是调动主观能动性。坚持以人为中心，提高全员参与感，在干部教育、执业资格考试、培训、奖励等材料随干部事业发展的同时，应由本人及时主动交到单位存档，为个人发展积蓄能量。

2.加强干部人事档案材料收集归档

一是定期归档固定材料。对《工资变动审批表》《年度考核登记表》《专技人员公需科目继续教育合格证书》等每年固定新增材料限时收集归档。二是分类存档零散材料。对《事业单位聘用审批表》《聘用合同变更书》《干部任免审批表》等有变动的材料完善手续后，分类整理归档。三是准确归档。在巩固和深化专项审核基础上，积极开展早期原始缺失材料查找，对不应归档的材料，如不足两个月的培训、录取通知书、《工资津补贴审批表》等应及时剔除。

3.严格把关干部人事档案审核工作

一是严格按照《干部人事档案工作条例》的要求，坚持干部人事档案凡进、凡提、凡转必审，在干部动议、考察、任前公示、录用、聘用、遴选、交流、引进、转递与接收等工作中，做到任前、入职、安置与日常审核相结合。二是对干部“三龄两历一身份”进行重点审核和准确认定，对档案材料有涂改，如涉及如涂改出生年月等“硬伤”的，按照档案中最早出现、不重复得利的原则，出具《审核确认表》，筑牢档案工作防线和底线。三是注重档案逻辑性。专审后的档案要回头看，查看材料分类，干部身份、政治面貌、学历学位、工作经历等是否齐全，任免是否合规，确保经得起实践和历史考验。

（二）精心选配，做强管档队伍

1.慧眼识人，选对管档人员

从人力资源管理角度看干部人事档案管理，最终要回归到人上。干部人事档案队伍建设要符合当前和今后人力资源培育要求。要围绕新时代好干部标准，结合日常表现，把政治素质过硬、业务能力强、作风正派、责任心强的年轻党员干部选配到干部人事档案工作中去。

2.大力用人，科学评价管档人员

正确合理地评价管档人员是引导社会价值取向的基础。单位要建立客观公正的绩效考核评价体系和激励奖惩机制，形成以定量考核为主，定性评价为辅的完整考核链。在平时考核、专项考核、年度考核时，适当向表现突出的管档人员倾斜，给予好或优秀等次，激励管档干部工作热情。

3.悉心育人，强化教育培训

单位要加强管档人员党性教育和思想政治教育。立足岗位实际，提出有针对性的培养计划，为管档人员提供围绕中心工作，服务大局的机会。同时，管档人员要加强计算机技术学习，熟练掌握高拍仪等现代化设备，运用电子、纸质两套档案管理模式，实现档案信息有效收集，以及加工处理和整合、储存。

（三）精準利用，提升管理效率

1.建立健全干部人事档案利用制度

干部人事档案的利用需求随着干部队伍扩大而不断增加，应增强“常查档、勤用档”的意识，把档案利用贯穿干部选、育、管、用全过程，使其资政作用和凭证价值得以充分发挥。在干部动议考察时，将干部人事档案记载情况与个别谈话、现实表现相印证，确保客观公正。在人才发展计划制定中，利用档案信息有助于实现人力资源战略储备。

2.提升档案人性化服务能力

一是干部人事档案利用者大多是组织部门或单位领导，管档部门或管档人员应按需要主动提供服务。如在干部考察时，管档部门应提早做好资料准备工作，以便及时提供给组织参考和决策。二是确保干部本人能够行使对个人档案的合法权利，让人事档案为干部本人及其亲属办理公证、诉讼取证、退伍军人优待证等提供明确法规依据，实现档案公开与保密工作的有机结合。

3.强化大数据信息技术运用

从人力资源管理角度出发，对计算机等信息技术的选择和应用，有利于推动档案管理信息化工作。可整合现有的干部人事信息系统、事业单位信息系统平台等资源，开发人事档案网络系统，提升信息检索效率，为干部资源配置、领导班子建设、干部队伍管理、人事工作规律研究等提供专业平台。

（四）精益求精，确保干部人事档案安全

1.加大专项资金投入

要进一步完善干部人事档案管理投入机制，切实把档案管理所需经费纳入制度化轨道。整合同类资金，列入年初单位预算管理，确保档案保管的基本需要。同时，加强资金全过程预算绩效管理，强化事前、事中、事后监管力度，提高资金使用效益。

2.加强硬件设施建设

严格对照现代化档案室建设标准，设立专用档案室，实行档案室、阅档室和管理室“三分开”，配备“十防”设施。加强档案室安全管理和技术防护，改善档案保管条件，最大限度延长档案寿命，进一步夯实干部人事档案工作硬件基础。

3.严格管理工作纪律

要进一步压实档案管理工作责任，做到程序合法、手续完备、责任明确，确保每一本档案有出处、有去处、有轨迹。严格落实干部人事档案日常管理，认真落实“三必原则”，坚持做到“五不查阅”“三不转递”。严格执行档案借阅审批制度，保证借阅与归还过程中档案完整、安全。

结语：

综上所述，基于人力资源管理视角看干部人事档案管理，能更明确地体现干部人事档案管理的重要作用，既要让档案为人力资源工作服务，为选用好干部提供重要依据，也要确保档案真实准确，为完善干部选拔任用公开透明制度发力。因此，创新和探索干部人事档案管理新模式，才能顺应时代发展的人才需求，为人力资源管理的健康发展保驾护航。