大数据时代，医院数字化档案资源发展的特点分析

张敏

摘 要：2021年，习近平总书记对档案工作作出重要批示，指出“档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业”，是对全体档案工作者的莫大鼓舞。本文从“大数据”是医院档案数字化管理的前提，以及“大数据”是医院档案管理数字化建设的两个基础层面，分析了“大数据”与医院档案管理的关系，在此基础上，探讨了大数据背景下医院档案数字化管理的必然性，通过大数据分析医院数字化档案资源发展的特点，并从医院档案管理的实际情况出发，从依托“大数据”打造数字化档案管理制度、加强数字化人才引入、搭建“大数据档案平台”及构建数字化档案资料四个层面，提出了大数据背景下医院档案数字化管理发展策略。

关键词：大数据；数字化；档案管理

引言

“依法治档”是确立档案工作的规范标准，新修订的《档案法》于2021年1月正式施行，该法的落实标志着我国“依法治档”工作全面进入新时期、新阶段。在医院档案工作中，“依法治档”是根本，基于“依法治档”开展医院档案管理工作，构建法治化、规范化医院档案管理体系。随着大数据技术不断发展，如何在“依法治档”理念下开展医院档案管理显得尤为重要，医院档案关乎着医院与患者的切身利益，如何借助大数据来规范档案管理，为医院与患者提供便利的同时，实现医院档案管理工作的价值与意义。

本文在深入学习习近平总书记对档案工作重要批示的基础上，提出了医院档案工作职能范围向外延伸的观点，认为医院档案工作职能主要集中在五个方面，分别为文化传播、资政参考、记录历史、科学研究和凭证服务。从思想上高度重视档案工作，与我国档案事业健康和高质量发展要求相匹配，在此基础上全方位、多层次提升医院档案管理能力，全面提升医院档案工作服务的质量。

一、“大数据”与医院档案管理的关系分析

1.“大数据”是医院档案数字化管理的前提

大数据技术不断发展，其应用领域也越来越多，医院档案管理的需求也发生了翻天覆地的变化，为适应这一发展趋势，必须提高档案管理效率，可以将大数据技术引入档案管理，建立符合大数据时代要求的新型管理模式。大数据技术应用在档案管理中，促使档案管理操作简便化，内容提取简单化，极大程度上降低了档案管理人员的工作量。所以，结合大数据技术开展医院档案管理，有助于提升医院档案管理水平，促进医院健康发展。

2.“大数据”是医院档案管理数字化建设的基础

随着大数据技术的广泛应用，医院档案管理的电子文档也越来越多，档案管理工作开始朝着虚拟数字化的方向不断发展。将大数据技术引入医院档案管理工作中，不仅能够提升医院的档案管理能力，还能实现医院档案信息化、数字化、自动化和网络化管理。此外，还要规范管理档案，设立规范化管理标准，提高档案管理质量，加强档案管理立法工作，并结合医院实际需求制定各项规章制度，统一档案管理标准。

二、大数据时代，医院档案数字化管理的必然性

随着大数据技术的应用，促使医院档案管理向个性化、系统化、数据化与数字化方向发展，如图1所示。随着大数据时代的到来，医院传统的档案管理早已不再适用当下的发展，为此，如何将大数据融入医院档案管理显得尤为重要，大数据所提供的大数据化、个性化、系统化及数字化则能满足当下医院档案管理的现实需求，因此，大数据必然促使医院档案管理体系数字化转变、档案管理的个性化转变、档案管理的系统化转变及档案管理的数字化转变，具体表现如下：

1.档案管理体系数字化转变

目前，大数据技术已经广泛应用于档案管理领域，并扮演着非常重要的角色，医院已经建立起数字化与信息化管理体系，档案管理数字化与信息化的实质是将纸质版档案转向电子版形式。医院管理比较集中，多年来一直实行统一化管理模式，与传统的档案管理体系相比，数字化与信息化档案管理体系能够实现快速整合档案资料，管理效率以及管理质量更加出色，减轻管理人员的工作负担，能够为档案利用开发提供便利条件。

2.档案管理的个性化转变

依据当前的社会发展形势来分析，档案管理不久之后一定会采用个性化服务模式，档案管理会更加简便化、灵活化，而档案利用则更加高效、便捷。首先，随着大数据时代的到来，医院档案管理工作在内容以及规模上出现了很大变化，由于档案资料类型和数量急剧增多，必须对其进行整合，如将财务档案、人事档案以及科技档案等结合在一起。其次，不再依据时间、人员等标准划分档案的类型，档案数据个性化特征更加突出。医院档案的利用既包括内部使用，也包括外部使用，数字化档案应用系统的优势在于更加便捷化和高效化，能够将自动化系统的优点发挥出来，凭借网上办事系统、微信小程序等平台，能够为档案使用者提供多元化服务，使其感受到数字化档案应用的高效、便捷。

3.档案管理的系统化转变

数据资料的安全性是档案管理中非常重要的前提，安全的数据资料为档案利用提供重要条件。保密档案与限制权限档案是医院档案中重要的组成部分。随着大数据时代的到来，档案数据朝着数字化、信息化的方向发展，档案数据与网络之间的融合势必会导致新的问题出现，即档案数据安全性降低，存在信息外泄的隐患。基于此，数字化和信息化档案应该采用分层级系统化管理模式，相关人员要形成良好的保护涉密数据的意识，提升档案保密专业化能力。涉密档案应该使用内部网络，不使用外部大数据，还要着力提升系统的安全性，应用区块链技术能够提高档案精准化管理水平，确保档案信息数据不外泄。

4.档案管理的数字化转变

在当前的社会发展条件下，大数据背景下的档案管理对医疗水平的提升具有一定的推动作用。举例来说，通过连续跟踪档案，为治疗方案提供数据支持，不仅可以提高治疗水平，还可以加强医院与患者之间的互动，使彼此之间更加信任。正因如此，各级医院都已经充分认识到大数据时代档案管理的重要性，有的医院选择与大数据公司建立合作关系，有的设立了专门的信息化机构，将数字化档案管理技术应用到档案管理实践中，建立高效、便捷的档案运行系统，使各主体档案需求得到更好的满足，从而能够积极应对医疗卫生行业高速发展所引发的一系列挑战。由此可见，数字化档案管理是医院体系依據社会发展形势所做出的必然选择。

三、大数据背景下，医院数字化档案资源发展的特点分析

一是综合性。这一特点主要通过医院档案分类来源体现出来，医院办公室下属的综合档案室承担着医院档案管理的责任。医院各个业务部门按照固定期限的要求将部门档案上交至综合档案室，档案内容覆盖多个方面，如科研、党务、财务与人事等。通过分析档案资料的源头可知，部门档案资料分为两大类：（1）上级下发的文件，具体包括党务文件、政策性文件、行政文件和指导性文件。（2）不同业务部门之间的往来文件。

二是专业性。这一特点主要通过档案管理的内容体现。医院的主要工作集中在医疗领域，医疗过程中的专业档案可以反映出医院档案主体。医疗工作具有较强的专业技术性质，医院档案同样具有较强的专业性，如医院制定的各项制度、医院的发展规划、医学研究成果等，无一不显示出显著的专业性特征。

三是阶段性。医院行政管理是一项十分复杂的工作，不同科室的行政职责各不相同，而且，每家医院都有很多不同的科室，导致医院档案具有分散性。医院各业务部门应该定期向综合档案室报送工作中产生的资料，确保档案的连续性不被破坏，尤其是医院重大事项资料，一定要及时报送，避免出现数据遗失的情况。一方面，要确保档案资料具有连续性，另一方面，要系统管理各部门文件资料，绝对不能破坏资料的完整性。此外，综合档案室整理医院档案的周期通常为半年或一年。

四是保密性。之所以重视医院档案的收集整理工作，主要目的是更好地提供服务，提高档案的利用效率，发挥其社会功能。由于医院有些档案具有隐私性，其必然具有保密性。尽管医院为实现档案管理信息化，专门设置了共享平台，但还是需要对各类档案资料设置保密等级。医院档案开放程度较低，无法全部服务于社会人群，大多只服务于医院工作人员或者患者。

五是数字化。在数字化背景下，传统的档案管理在完整性、时效性以及共享性等方面都有明显的缺陷，实现档案管理数字化可以有效弥补这些不足，提高档案管理效率。

四、“大数据”背景下，医院档案数字化管理策略

1.依托“大数据”打造数字化档案管理制度

针对现有的档案管理工作，医院要制定完善的制度为其保驾护航，随着大数据技术的不断应用，要依托“大数据”打造数字化档案管理制度，实现其信息化、数字化发展。医院要结合实际情况，进一步健全档案管理制度，并在实践中验证档案管理制度的合理性，充分发挥制度在实现档案管理数字化过程中的有效作用。除此之外，要更新档案管理观念，把数字化和信息化的管理理念作为指导，形成档案管理基本思路，充分利用数字化和信息化技术，探索档案管理新模式，推动医院档案管理工作健康开展。

2.加强数字化人才引入

新时代，人力资源在档案资料管理中的作用也更为突出。首先，医院应该从档案管理工作实际出发，通过组织培训活动提高档案管理人员的专业技能，培训形式可以多样化，以便使档案管理人员的综合素质能够满足时代的要求。其次，医院也要重视对档案管理人员开展道德素质培训，增强其职业素养，促使他们具有高度责任感与使命感。再次，要培养档案管理人员的信息素养，帮助档案人员熟练操作各种信息技术，并在數字化档案管理工作中能够灵活运用。最后，医院要设立内部考核机制，对档案管理人员定期考核，目的是提高档案管理人员参加培训活动的积极性，使其保持先进思想，积累更多有关档案管理的知识和技能，更好地开展档案管理工作。

3.搭建“大数据档案平台”

医院档案管理数字化已经成为发展的必然趋势，只有不断完善基础设施，才能广泛应用各种网络信息技术手段，才能为医院档案管理数字化的实现提供重要保障。首先，必须加大基础设备设施建设力度，整合信息技术，并将其引入档案服务以及管理工作中。其次，要建立集成化通信网络结构，为档案管理系统实现数字化和智能化奠定基础，通过信息化技术提高档案管理的工作效率。最后，网络信息共享模式也是档案数字化管理过程中必不可少的条件之一，要对共享数据进行整合，构建起合理的档案信息资源管理模式，赋予档案管理网络化和整体化特征，要充分利用相应的管理平台，加快数字化建设步伐，提高数字化管理的规范程度，提升档案管理的整体水平。

4.构建数字化档案资料

医院在积极推动档案管理数字化发展的过程中，要关注档案管理信息平台的应用，最大程度上提高档案管理信息平台的利用效率，将数字化档案信息平台建设成高效、安全的专业化平台。档案管理人员利用数字化档案信息平台可以在最短时间内完成对档案数据的传输，只要登录该平台，就能够快速搜索、查阅所需要的档案资料。医院档案管理人员还可以针对患者的治疗情况以及患病表现，对档案内容加以整理，对不合理的档案数据进行调整，以确保档案数据信息归纳合理，使档案管理人员查找数据信息时会更加便捷、高效，从而对档案数据形成准确认识，及时发现其中存在的不足，及时完成整改。医院档案管理机构还可以指导患者或家属利用身份信息登录数字化档案信息管理平台，查阅与自己有关的档案资料，准确认识治疗情况，为患者提供优质的服务。

综上所述，随着大数据技术的广泛应用，医院数字化档案资源的发展也渐趋大数据化，医院数字化档案资源发展可以充分借助大数据技术的利用，为医院数字化档案资源管理带来便捷高效的同时，也能够促进医院数字化档案资源发展的个性化与数据化。

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（作者单位：济宁市任城区卫生健康局办公室）