信息化技术推动危化品企业HSE合规管理体系建设实践*

厉建祥,张国之,何子敏,古海平,王云龙

(1.中石化安全工程研究院有限公司,山东青岛 266104 2.中石化管理体系认证(青岛)有限公司,山东青岛 266071 3.中国石化销售股份有限公司华南分公司,广东广州 510620)

0 前言

合规管理是依规治企的底线要求。从GB/T 35770—2017《合规管理体系指南》到GB/T 35770—2022《合规管理体系 要求及使用指南》实施,从2018年《中央企业合规管理指引(试行)》到2022年国资委成立以来第一个针对合规管理发布的部门规章《中央企业合规管理办法》的颁布实施,以及2021年新修订的安全生产法对安全生产合规性的多方位阐述,表明了国家对企业合规管理的要求越来越严格。同时,HSE法规标准体系的不断更新完善,对危化品企业HSE的合规性提出了更高要求[1]。

信息化是提升合规管理水平的有力工具,加强合规管理信息化建设是合规管理的趋势,《中央企业合规管理办法》等相关文件均从不同角度提出了将合规制度纳入信息平台、定期查找合规风险点/关键节点、动态监测及合规审查、强化合规过程管控等“智能化+合规管理”的思路。运用信息化工具有助于企业化解合规风险,避免遭受法律制裁或监管处罚、重大财务损失或声誉损失;有助于企业合规管理体系再造,帮助企业从合规角度梳理业务流程环节,考察相关制度是否健全并是否得到有效执行。

1 危化品企业HSE合规管理体系建设现状

大多危化品企业HSE合规管理不精细、不规范、不深入、不主动。目前企业合规管理存在问题主要有:

a) HSE涉及领域广,法律等要求很难全面获取和及时更新,大量不规范的获取路径导致企业获取的资源版本缺乏权威性。

b) 企业对法规等要求的辨识大多是全文通览,没有细化到具体条款。即使有对条款的辨识,也缺乏精准和全面分析,时常出现漏判和误判。

c) 合规要求传递不完善,法规标准、集团制度等相关要求不能及时传达给相关人员,常态化合规要求传递机制未建立,合规要求传递往往采用纸质宣传材料发放、邮件发送等方式,缺乏针对性及创新性。

d) 适用的法规标准及上位制度修订、失效时,未能及时更新规章制度,造成与法规标准脱节,HSE规章制度未能全面承接上位要求。

e) 简单将文件合规或无事故、无处罚等同于合规,忽视实施过程及结果的合规性,未建立健全的合规管理体系。

f) 合规运行机制不畅通,没有建立有效的监督考核检查机制,合规评价流于形式,合规风险识别及预警不准确、不全面、不及时。

g) 合规文化待加强,全员合规意识不足;寄希望于外部监管,公司内部自主合规的理念未有效推动,自主合规动力不足[2-6]。

目前针对企业合规管理的研究多集中在合规管理方法的创新及流程优化,如建立稳定可靠的法规标准和其他要求的获取渠道、逐条辨识以确定与企业相关度高的条款、以条款针对对象为取舍原则进行区分转化、以消除合规性风险为先导明确合规流程、健全合规风险防控分级管控机制、规范合规评价及行动项关闭以促进循环式上升等,HSE合规管理体系建设的方法和特点见表1[3-6]。

表1 HSE合规管理体系建设的方法和特点

信息化技术推动合规管理体系建设,在合规文件管理、合规风险分布直观呈现、合规性评价线上管理等方面有相关探索与实践,但在HSE相关资源全面及时获取、资源精准模糊检索、适用清单的动态管理、制度时效性研判等方面尚存在优化空间[7-9]。

2 信息化技术推动危化品企业HSE合规管理体系建设思路

HSE合规管理体系要素运行流程见图1,企业根据其目标,理解内部及外部相关方的需求;梳理设备管理、承包商管理等合规相关活动;识别公约、法规、标准、指南等文件中对企业合规的相关要求,明确控制节点的合规义务;根据企业的目标和战略制定合规方针,通过责任主体明确、工作流程标准化等进行合规控制;企业定期或适时进行合规评价,以确保合规目标实现;分析不合规数据,聚焦合规风险点,对合规管理体系的适宜性、充分性和有效性进行持续改进。合规体系运行中,要明确不合规的来源、原因、后果及其发生的可能性,对合规风险进行评定和分级,同时需要资源、人员能力等支持。信息化技术从支持的角度,对HSE合规管理体系提供保障。

图1 HSE合规管理体系要素运行流程

按照PDCA原则,考虑合规风险识别评估、分级分类的合规制度体系建立、合规管理效果评估、改进合规机制并持续推进等合规管理体系的相关要件,针对“获取、筛选、识别、传递、转化、评价、问题跟踪”等环节进行HSE智能合规管理平台开发。HSE智能合规管理平台(图2)基于合规管理体系要求,以HSE合规关键环节管理为设计依据,以HSE合规风险管控为主要目的,以落实人员合规主体责任为设计思路,可通过对法规标准等合规要求的快速获取识别、制度/操作规程等文件和文件执行的符合性评价机制建立、合规问题的自动跟踪,固化合规管理工作机制,及时预警合规风险。

图2 HSE 智能合规管理平台PDCA循环示意

3 HSE智能合规管理平台功能

HSE智能合规管理平台构建时,应综合考虑系统弹性、用户体验等因素,以实现可扩充性、易用性、稳健性,平台架构见图3。

图3 HSE智能合规管理平台架构

建立了包括法规标准推送查询、适用清单管理、制度管理、合规评价及报告管理等功能模块的HSE智能合规管理平台,实现了合规资源的共享,提升合规工作质量,具体功能模块如图4所示,电脑端可提供合规管理平台的全部功能,移动端偏重法规标准/适用清单等资源的查询功能。

图4 HSE智能合规管理平台功能模块

平台采用云部署方式给企业提供服务,降低了企业数字化运维成本。平台采用react + TIDB 等技术栈,秉承“高内聚、低耦合、易扩张”的架构理念,增强了可重用性、移植性;基于分布式海量数据搜索技术,达到结果毫秒级响应,在搜索精确模式上对长词再次智能切割,提高了数据的召回率,同时将用户搜索内容通过自然语言模型进行分析,提取用户的搜索习惯、常用搜索词语生成词典,建立检索索引;redis集群一主一从,主与从服务可灵活切换,避免了缓存服务崩溃导致大量请求直接访问数据服务。

3.1 资源推送及查询

平台对危化品行业HSE法规标准进行监控采集,根据所在行业、地区等订阅条件,为企业及时推送相关国家法律、行政法规、部门规章、部门文件、地方法规、地方规章、地方文件、标准等资源,保证了HSE法规标准等资源的全面获取。同时,对最近公布、最近实施、最近废止等文件进行提醒,帮助企业快速识别转化上位要求。平台通过基于自然语言处理技术(NLP)的智能搜索引擎,实现法规标准的全文检索,引擎内置的HSE词库提升了搜索的精准性;搜索匹配结果以条款形式呈现,可方便企业将法规等要求的条款快速加入适用清单及生成相应检查表。

3.2 适用清单管理

平台基于法规标准结构化数据库,对企业现有适用清单的规范性进行诊断;通过部门协作式适用清单管理机制,可根据部门进行资源条款的适用性评价,不定时补充法规、标准、上位制度等要求,同时在适用清单文件出现修订、废止等状态时提醒企业,实现适用清单的动态线上管理。

3.3 制度符合性管理

基于智能对标模型,帮助企业建立制度条款与法规标准、上位制度等制定依据的承接关系,方便企业查找制度与上位要求不符合的地方;同时在上位要求更新时,及时通知企业对制度进行修订。支持新发布法规标准或定期开展制度符合性评价,以确保制度转化符合相关要求。实现了上位要求及时转化及制度符合性智能审查,可帮助企业持续改进内部规范。

3.4 合规评价及报告管理

企业根据关键字获取相关法规标准的要求条款,并快速加入至合规评价表,建立与法规标准关联的专业评价表,在评价依据变化时自动预警,为各级合规检查、企业自查自纠提供规范专业的指引。平台建立的合规问题跟踪整改机制,在合规问题超期未整改时进行提醒,提升了合规管理体系评价的科学性。

4 HSE智能合规管理平台建设应用

HSE智能合规管理平台在多家危化品企业进行了应用,助力企业HSE合规风险管理,保障企业制度等文件及文件执行符合法规标准要求,平台支撑企业合规管理方式见图5。企业通过平台订阅器获取关注类目资源的发布、修订、废止信息,基于平台法规标准等结构化资源,建立动态适用法规标准清单及文本数据库,抽取合规要求内容、合规依据条款等数据形成企业多维度依法合规清单,促进合规要求及时转化成规章制度、自我诊断清单、检查表、操作规程等文件,平台对规章制度、检查表等文件的时效性进行监测,通过平台方便传达合规要求及进行文件执行情况的跟踪,助力企业“资源获取-适用性识别-适用清单转化-实施执行-持续改进”闭环合规管理体系的刚性执行,保障企业严守合规底线,按HSE法律/法规/国标/行标等相关要求进行生产经营。平台还通过合规风险防范、加强员工对制度法规的掌握等措施,强化了企业合规文化的建设。

图5 平台支撑企业合规管理方式

以适用清单管理为例,平台帮助某企业对现有适用清单进行了全面精准诊断,帮助企业发现了适用清单存在的文件修订或失效未发现、文件重复、文件基本信息有误或不完整、文件不规范等情况,部分典型适用清单问题见表2。

表2 某企业适用清单诊断问题(部分)示例

该企业适用清单中,出现问题的文件占适用清单文件总数的11.5%。其中,文件修订或失效未发现42个,文件重复9个,文件基本信息有误34个,文件不规范11个。可见,企业跟踪适用资源不及时、文件基本信息错误的问题较突出。通过后续HSE智能合规管理平台的应用,企业可快速获取生效日期、编号等文件重要基本信息,也可基于资源监测网络及时获取适用资源失效或修订信息,确保了企业适用清单维护更新的高效化。

5 结论

对HSE合规管理体系不同环节特点、要素运行流程进行了详细分析,提出融合信息化技术建设合规管理体系建设的方法。建设危化品企业HSE智能合规管理平台,创新了企业合规管理模式,实现了合规管理流程涉及相关数据的互联互通,有效提升了合规管理体系建设、运行、评价、持续改进的效率。通过平台的建设和合规数据分析,实现了关键节点合规状况的动态监测,便于对合规风险快速预警及处置。