案例3000

文/刘力玮（杜伦大学<英>）

2022年7月，我来到联合国司法管理办公室实习。为期6个月的实习让我领略到了联合国司法管理的精彩细节，并与一批经验丰富的行业专业人士开展了紧密合作。作为一名管理实习生，我参与到了多个项目的工作中，我的具体工作包括帮助部门搭建新网站和司法数据库，协助人事进行司法岗位招聘，并对司法案例梗概的法语翻译项目进行管理。其中，司法数据库搭建和司法案例的法语翻译项目管理都是围绕数据库中的3000余则司法数据进行的，也是工作中任务量最大的一部分，这3000案例贯穿了我的整个实习过程。

在搭建司法数据库的过程中，我负责上传和审校2009-2023年的约3000则司法数据。这些案例包含案例号、时间、审理法官、审理法庭、案例梗概、相关案例、适用法律等信息，是由部门专业司法人员整理、编辑，并数字化的。然而，处理数量庞大的数据免不了出现各种小问题，如乱码、语法错误、排版错误或内容错误等。当数据文件的编码格式与打开该文件的软件不兼容时，就会出现乱码现象；如果数据文件的编码格式与所使用的系统或软件不匹配，也可能会导致这一问题。司法数据乱码问题对数据的使用和分析造成了很大的困扰，因此在数据收集和处理过程中需要特别注意字符编码的问题。

有些案例年份过久，几经搬运，加上新网站的系统不同，一些司法梗概的文本经常会出现字符错乱问题。同时，还存在大小写或标点符号误用，或是文不对题、案件梗概对应错误等小问题。这些都需要我逐字逐句地认真校对，耐心细致地挑出瑕疵，以确保数据库中的数据信息完整、准确。虽然这项工作并不属于我的工作职责范围，但我坚信，花费更多的时间和精力解决这些问题是值得的。因为在司法数据这个领域，准确性至关重要，任何小的错误都可能引发严重后果。而较少的错误，意味着更高的可信度，这对于我们开展后续的工作至关重要。

3000案例的任务量庞大，此类繁琐乏味的工作令人望而生畏，而难以管理的任务更是充满挑战。刚开始时，我时常漏掉一些任务或忘记其进度，当领导在会议上询问我的具体工作时，我总是支吾着，不能给出准确的答复。为解决这个问题，我决定运用Excel表格系统化记录审校工作任务。首先，我会新建Excel表格，添加标题行。例如，对于审校工作，我会设置“文件名称”“文件链接”“问题”“解决方案”和“状态”等标题，以便更直观地管理任务。接着，我会逐一添加工作任务，对于每一项任务，我会记录文件名称和链接，并在“问题”一栏中描述需解决的难点。在“解决方案”一栏中，我会记录解决问题的具体措施和步骤。随着任务的开展，我会不断在“状态”一栏中更新进展情况，例如“已完成”“正在处理”“等待中”。如此一来，当我需要知道某项工作的进展时，直接通过“排序”和“筛选”功能找到我要的那一列，就能快速找到它们的状态和待解决的问题，更高效地完成工作。最后，当任务完成后，我会在备注栏中添加详细说明，以便日后查阅。通过Excel表格制度化地记录和分配任务，虽然在前期会花费一定的时间和精力，但避免了遗漏和重复工作，让工作更加有序和高效。

除此之外，我还承担着3000案例法语翻译项目的管理工作，这是部门内重要的翻译任务之一，也与我的专业密切相关。在项目中，我的主要职责是分配和管理翻译任务。在将案例分组、为5名法语翻译分配任务之后，甘特图（又称为横道图、条状图，以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间）重磅登场，这是我在管理翻译项目时使用的又一个非常实用的工具。它能将时间线和任务进度可视化，并对进度的滞后或提前进行快速反应并发出提示，从而使项目进度可控。

项目开始之初，我首先与团队成员讨论确定了需要完成的所有任务，例如翻译、校对、审校等，并按时间顺序排列任务，确定整个项目的时间范围，以便将任务分配到相应的时间段。之后，将所有任务添加到甘特图中，按完成时间周期和紧急程度设置不同的优先级，为每项任务设置预期完成日期。甘特图一旦创建完成，我便会根据实际进度跟踪任务的完成情况。如果任务提前，我相应地调整剩余任务的时间，并通知团队成员；如果预计会有滞后，则根据图中的预期完成日期重点跟踪该任务，及时提醒每一位成员。