农垦系统企业改制档案管理问题及对策分析

摘 要：2019年，国家档案局《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》就国有企业改制过程中资产与产权变动中的档案管理做出明确规定，这为企业改制档案管理提供有力指导。本文以农垦系统企业改制为例，分析了企业改制档案的价值意义、主要特点和现实问题，并提出了做好农垦系统企业改制档案管理的具体措施，为做好企业改制“后半篇”文章提供有力保障。

关键词：企业改制档案；农垦系统；问题；对策

引言

广西农垦集团（以下简称“广西农垦”）创建于1951年，是广西壮族自治区人民政府直属国有大型现代企业集团，下辖27家二级单位，其中包括1家事业单位、13家专业集团公司、13家农场公司，集团拥有202万亩土地，在职职工2万余人，离退休职工4.4万余人，分布广西14个市、45个县（区），是中国制造业500强、广西50强企业。广西垦区拥有粮油、糖酒、畜禽、水产、果蔬、茶叶等多个行业，截至2020年底，总产总额851.81亿元，2022年营收270.05亿元。2018年以来，广西农垦接力推进国企改革行动，围绕“垦区集团化、农场企业化”主线，通过挂图作战、对标对表、督查问效等，实现管理模式向现代企业制度转型、产业体系向现代产业链运营转型、发展模式向开放合作式转型、资源利用向土地资产化资本化转型、发展动能向品牌科技创新驱动转型，全面完成国企改革三年行動126项任务，完成率100%。

三年来的持续深入改制形成了大量有查考和利用价值的档案资料。认真做好企业改制档案收集、整理、归档、利用，是对企业负责、职工负责和历史负责的具体体现[1]。2019年1月，国家档案局发布《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》，就国有企业资产与产权变动中的档案管理做出了明确规定，这也为企业改制档案管理提供有力指导。

1 农垦系统企业改制档案的价值和意义

1.1 有利于企业改制顺利进行

农垦系统企业改制涉及面广、周期长，通过改制档案资料的收集、整理和利用，推动企业改制向纵深开展，巩固改制工作顺利推进。在社会主义市场经济条件下，供给侧结构性改革中积极构建现代企业制度，企业不良资产处置、机构撤并或重组，企业供水、供电、供气和物业权属移交均涉及档案利用。因此，做好农垦系统企业改制前、中、后的档案管理工作，事关国有资产安全维护和职工权益保障，如处置不当势必会影响国有资产保值增值，以及农垦系统企业职工权益的维护。

1.2 有利于改制企业发展壮大

企业改制档案既包括改制过程中产生的档案资料[2]，有企业改制立项申请、报批资料；企业债权债务清理处置、职工安置资料等，也包括企业馆藏档案资料的权属移交管理；还包括企业在研发、生产、经营、管理等活动的原始记录，是改制企业资产载体和证据，是改制企业推动研发创新、知识产权保护、经营管理不可缺少的重要依据。这些农垦系统企业改制档案在确权及后期提高企业管理效率、降低生产经营成本等方面，发挥着无可替代的作用[3]。因此，农垦系统企业改制档案工作应与企业其他管理共同发展、协调推进，为改制后的企业发展提供全方位信息服务。

1.3 有利于促进经济社会发展

农垦系统改制涉及国家、集体、企业、职工多方利益，改制档案见证整个改制工作的全过程，也是企业各项改制活动的历史记录，是国家档案资源体系的重要组成部分，包含大量重要且敏感信息，不仅具有重要的信息价值，而且具有极高证据价值。农垦系统企业改制档案事关党和国家核心利益，涉及企业的核心竞争力、职工群众的切身利益和社会稳定。

2 农垦系统企业改制档案主要特点

2.1 内容涉及广

广西农垦体制改革最彻底：将原农垦局16个处室优化为农垦集团11部室，将97家直属企业优化重组为28家二级公司、1家事业单位。广西农垦系统改制是一项复杂系统工程，涉及广西农垦6万余名职工切身利益，产生改制档案的单位和部门众多，改制涵盖一、二、三产企业。与财政、税收、自然资源、市场、人社、房管等诸多政府相关职能部门有联系，改制档案内容涉及人事、会计、文书、党建、工资等众多领域。

2.2 数量种类多

广西农垦企业改制，清理整合了74家四级及以下企业，将二级公司优化重组为13家专业集团、13家农场公司，改制档案有集团总部档案、专业集团档案和农场公司档案，档案数量规模庞大。农垦企业改制包括改制申报类：改制立项申请、报批，改制方案设计、报批；资产审核类：资产评估立项申请、评估；产权出让类：资产确认、产业界定，资产处置、移交，工商变更注册登记，债权债务清理处置、职工安置，批文证照移交等；身份转换类：改制企业与职工签订的合同书、花名册、补偿协议等；设立变更类：企业章程、证件；金融债权保全证明认定书等。企业改制档案数量庞大、种类众多。

2.3 档案分散性

广西农垦企业改制中的档案资料相对分散，既包括改制前的档案集中移交，也包括改制过程中新产生档案资料的管理。由于涉及二级企业众多，各企业改制档案资料是在改制过程中各个环节产生，不同部门按照企业改制操作规程逐步推动完成，并最终形成改制档案材料。档案材料涉及改制企业多、环节多，经办人员多，形成周期长，在归档周期内形成的改制档案材料分散于各企业及其职能处室、相关经办人员手中，因此，农垦系统企业改制档案材料具有较强的分散特性，要求做到改制到哪里，档案指导服务到哪里，防止档案散失。

2.4 时间较集中

农垦系统企业改制档案的形成有着明确的阶段性时间特征，即改制档案主要产生于企业改制期间。2018年广西农垦正式改制，将60多家全民所有制企业改制为公司企业；经过三年过渡，2021年广西农垦列入自治区国资委监管；2022年集团总部优化为11个部室、4个二层机构、2个产业筹备组、4个事业部，26家二级公司优化为13家集团和13家农场公司。改制完成后，广西农垦按照全新机制运行。可见，广西农垦档案资料的形成主要集中于2018年至2022年，这五年时间是档案形成的集中阶段。

2.5 保存价值大

广西农垦企业改制档案是改制工作的真实记录，是新旧机制转换过程中不同经济、法律事项的原始凭证，因此改制档案重要且弥足珍贵。一方面，广西农垦企业改制档案反映了所有改制企业资产、负债及其权益调整变化，是产权明晰的重要依据。另一方面，广西农垦企业改制档案记载了国家、集体、法人及职工在企业改制中出资及分配情况，股东名册、产权界定书、工商登记等，是责权利分配的重要依据。此外，广西农垦企业改制档案是加强资产管理，如依据档案资料进行不良资产清理回收等，防止资产流失，实现资产保值增值的重要基础。

3 农垦系统企业改制档案现实问题

3.1 档案体制面临重构

随着农垦企业重组改制的推动，企业内部的档案工作体制面临着系统性、结构性重构的局面。由于农垦企业改制，企业的管理范围、经营理念、职责分工等出现了巨大变革，企业内部组织结构重新设置。原本属于某一公司或某一集团的档案管理规章制度已经无法适应改制后新组建公司或集团的档案管理需要，客观上需要进行顶层设计、兼顾重组后的机构设置[4]。自主调整档案管理机构设置、档案实体管理、档案人员优化配置等，使档案工作适应改制后农垦企业结构变化。

3.2 档案权属发生变化

无论是农垦企业改制前，还是农垦企业改制后，农垦企业改制档案权属均属于公司所有或国家所有。由于部分公司被注销、部分职能被合并、部分人员被转岗，农垦企业由全民所有逐渐迈向国有控股、集团所有和集体共有，探索建立现代企业制度。改制前的档案权属整体转至新组建的企业或相关职能部门，有97家直属企业优化重组为28家二级公司，69家直属企业的档案资料根据重组后的公司职能设置，均进行了整体移交。档案权属的重大变化，以及改制过程中新产生的档案资料，都要求改制后的檔案管理机构及人员尽快熟悉并管理好相关档案资料，防止档案损毁、流失，满足现实需要。

3.3 档案结构内容改变

农垦系统企业改制重组，使得原来的产权结构、组织形式、经营机制均发生了巨大变化。原先的企业档案管理内容结构已经不能满足新形势下改制后的企业档案管理需要，改制后企业生产经营活动中产生新的档案内容持续增长。如2021年广西壮族自治区相继撤销广西农垦局、农垦工委，广西垦区全面开启农垦集团企业化管理，农垦国有土地资产化资本化管理、农村土地承包费资产证券化等过程中产生的重要档案内容，都属于改制后农垦企业新的归档范围。因此，档案管理部门要适应改制后档案结构内容的变化，建立健全归档范围，确保应归尽归。

3.4 档案管理要求更高

广西农垦企业改制后，市场规模和竞争力显著增强，直接参与国际市场竞争。从某一方面而言，农垦企业竞争也是一种信息竞争。这就要求企业档案管理部门能够在日趋激烈的市场竞争中为企业决策者及时提供全面、完整、准确的档案信息资源，提高决策的科学性。改制企业后针对市场竞争的新形势新要求，对档案工作者在企业改制档案查询、检索和利用的质量、效率等方面提出新的更高要求，需要不断提升档案工作的信息化、数字化水平[5]。

4 农垦系统企业改制档案管理措施

4.1 明确立档单位

广西农垦企业改制过程中，分散管理成为改制过程中档案管理面临的主要问题。改制过程中，涉及的企业多、部门多、环节多，档案资料归集团总部管理、改制公司保管，甚至个人短暂保管。对此，应在《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》相关规定的基础上，立足农垦企业改制实际，将档案管理与企业改制同部署、同落实、同推进、同检查，并确立由一个部门具体专门负责收集企业改制期间集团及所属企业档案管理，解决企业改制过程中档案管理过于分散的不足。这种负责可以是负责档案业务领导或指导，制定由集团总部档案管理部门为主、改制企业协办、其他相关部门移交补充的档案的管理体制机制，明确农垦企业改制过程中档案立卷、归档责任单位，实行集中统一管理。

4.2 确定归档范围

在改制前要认真做好调研论证，切实把改制过程中的档案资料收集齐、收集全，这就需要结合农垦系统企业改制特点确定归档范围[6]。既包括改制前的档案移交范围、归属与流向，也包括改制中形成的档案归档范围、归属与整理方法，还包括改制后的档案归档整理工作。以农垦系统企业改制中的归档范围为例，主要包括：（1）改制申报类。如改制会议纪要；改制申请及批复；企业改制实施方案；职工代表大会审议文件、职工安置方案。（2）资产审核类。如企业改制核销财产损失请示及审批意见；资产评估报告书；土地评估报告书；资产评估结果核准报告；债权债务明细表。（3）产权出让类。如产权出让招标书及招标公告，产权出让批复；产权转让合同书；公有资产转移通知书。（4）身份转换类。如职工与原企业中止合同协议书；改制企业与职工签订的劳动合同书及花名册；改制企业与职工签订的经济补偿协议书。（5）设立变更类。如改制企业股东会决议；改制企业章程；新旧企业营业执照。

4.3 统一档案类目

做好农垦系统企业改制档案整理保管，其中统一档案类目至关重要。根据《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》《科学技术档案工作条例》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》等规范标准，为了便于农垦系统企业改制档案检索、查找和利用，将改制过程中产生的档案资料统一设置单独组卷存档，即设置一级专用类目——“农垦企业改制类”，以便于档案分类，实行一企一卷，一企数卷方式组卷，改制档案保管期限为“永久”[7]。

4.4 注重监督指导

农垦系统企业改制时间长、任务重、责任大，在此过程中产生了大量改制档案。为此，集团公司档案管理部门加强档案企业改制档案业务指导和监督。要把改制档案管理工作纳入公司改制工作大局，服从服务于企业改革发展[8]。改制前，加强《档案法》《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》等法律法规的宣贯工作，凝聚思想共识。同时，要深入改制下属企业档案管理一线，将集团确定的归档范围、保管期限、立档单位等情况进行普及教育，让企业改制的参与者熟悉改制档案的归档、立卷等标准和要求。要做好改制档案同步检查验收工作，把档案工作作为评价改制是否完成的重要指标，确保应归尽归[9]。要加大企业档案管理的人财物投入力度，理顺档案管理关系，加大档案管理软硬件投入，强化档案人员业务培训，不断提升档案工作信息化、数字化水平，满足农垦企业改制发展信息需要，为企业发展提供档案信息支撑。

参考文献

[1]黄秀珍，曹阳升.农垦系统企业改制档案管理问题的研究[J].档案与建设，2005（3）：54-55.

[2]崔永河，刘岩.做好国有企业改制档案处置工作 维护国家档案资产的完整与安全[J].兰台内外，2008（1）：8-9.

[3]王巍.改制国有企业档案管理模式分析[J].办公室业务，2012（7）：34-35.

[4]朱亚鹏，陈鑫，卜鉴民.改制企业档案处置研究[J].中国档案，2019（2）：58-60.

[5]赵永平.加强改制企业档案过程控制 维护国有资产权益[J].档案与建设，2010（2）：59-60.

[6]卜鉴民，刘迁，朱亚鹏.改制企业档案管理政策制度及处置原则探讨[J].档案与建设，2018（3）：80-83，79.

[7]胡晓霞.企业改制中如何加强档案工作[J].机电兵船档案，2007（6）：13-14.

[8]卜鉴民.改制企业档案资源整合问题研究[J].档案管理，2008（2）：55-56.

[9]侯宝媛，安钢.改制企业档案保管工作存在的问题与对策[J].兰台内外，2013（6）：55.

作者简介：唐黎黎，大学学历，广西农垦集团有限责任公司办公室高级主管、馆员，主要从事档案管理研究。