提升事业单位档案管理信息化水平的合理途径分析

王艳红

摘 要：随着大数据时代的到来，信息技术快速发展，越来越多的行业引入了信息化技术，这不仅是对传统工作模式的突破，还在一定程度上促进了工作效率的提升。对事业单位而言，加强对档案管理信息化建设成为当前工作的重中之重。基于此，本文通过分析事业单位存在的档案管理信息化问题，对提升档案管理信息化水平的策略展开深入探究，以期提高事业单位档案信息管理的安全性和保密性，促进档案管理工作的可持续发展。

关键词：信息化；事业单位；档案管理；提升策略

事业单位服务于各行各业，是社会安稳运行的重要保障机构。长期以来，事业单位的工作都会涉及大量文字、图片等纸质材料，并通过传统的方式将其进行保存，以便有需要时能够查询核实。但由于档案管理工作的内容过于复杂，且类别丰富，只单纯依靠人力很难将这些资料进行科学、高效的整理归档，信息技术的发展，为事业单位的档案管理工作带来新机遇，借助于数字化技术将档案信息电子化，方便后期在线查询、编辑等，同时，极大提高档案管理的工作效率。此外，如何科学、合理地对档案管理实现信息化建设成为当前事业单位面临的重要问题。

一、对当前事业单位档案管理信息化建设方面的问题分析

1.档案管理信息化意识不足

常规的档案信息大部分是一些纸质材料、音像资料等，随着时间的不断推移，档案信息的种类愈发多样，大量的文件不断堆积，同时，查询方法落后，档案信息也不能确保全面，采用传统的工作模式已无法满足当前的工作要求，从而影响档案管理工作的顺利进行。因此，针对当前的档案管理情况，事业单位可以适时引入安全系数高、性能稳定、存储量大的信息化设备，以此搭建具有信息输入、存储、编辑、分析、输出等一整套的系统，解决当前档案管理效率低下的困境。但事实上，部分事业单位的管理层对信息化给档案管理工作带来的影响认识不足，仍然将工作关注重点放在单位设施、设备的管理上，导致档案管理工作人员的工作思想过于落后，制约了档案管理信息化的实现。

2.档案管理制度体系不完善

档案管理内容不仅包括纸质文件资料，还有音像资料。部分事业单位在开展档案管理工作时，将工作重心放在容易整理的纸质档案方面，忽视了对影像图片等资料的整理。随着信息技术的不断进步，档案管理工作的进行应当更加顺利有序，但实际上，由于很多人对现代信息技术的发展理解不够，在实际管理过程中，仍然采取陈旧的工作模式，且相关领导并未及时根据社会发展和工作需要调整档案管理制度体系，也未对档案管理工作流程进行创新变革。甚至有部分事业单位，为了应付上级检查，临时修改档案管理制度，使得档案管理制度体系缺乏权威性和公信力。没有落到实处的管理制度，对有些档案管理人员的约束力不够，使得他们会因某些原因随意修改档案数据，导致档案管理乱象频发。

3.档案管理设备更新不及时

受经济发展影响，部分地区的事业单位在档案管理基础设施配备上仍然存在一些不足。比如，檔案室环境和设备不达标，空间狭小、计算机设备配备不全，造成档案服务功能无法正常开展，有些单位甚至连专门的档案室都没有，而是将珍贵的档案资料随意堆放在办公室，这在一定程度上影响着档案管理信息化进程的发展。当然，部分事业单位虽然配备了计算机等相关档案管理信息化设备，但在搭建电子档案数据库系统和档案管理信息化系统方面却处于初期阶段，距离真正实现档案管理信息化仍有很长的路要走。

4.档案的信息化安全防护不佳

网络技术的飞速发展是一把双刃剑，它既给人们的工作带来了便利，也不可避免地衍生出一系列网络信息安全问题。对档案管理而言，将其进行信息化同样会面临安全问题。第一，档案管理的保密制度不健全。《中华人民共和国保守国家秘密法》在信息安全保障方面并不能完全满足社会实际需求，使得在开展档案信息化管理的保密工作时缺乏健全的法律依据。第二，档案管理相关工作人员缺乏对档案信息的保密意识。比如，利用公共计算机网络录入、传输或查询电子档案信息，使得重要的档案信息在不知不觉中被泄露。第三，安全防护技术落后。我国网络安全防护技术是否先进直接影响着档案管理信息化的安全性和保密性。当前，我国网络安全防护技术欠佳，倘若有不法分子恶意攻击档案管理系统，不仅会对事业单位造成极大的不良影响，还会因珍贵的档案信息被泄露造成严重的经济损失。

5.缺乏专业的信息化管理人才

在信息技术发展日益完善之前，事业单位的档案管理工作主要依靠人工管理，且受社会环境影响，档案管理人员大部分是在岗工作数十年的老员工，对信息化技术的接受程度较差，对新知识的理解吸收能力较弱，甚至有些老员工在面对计算机时无法进行熟练办公。除此以外，有些档案管理人员并不是专职管理人员，而是从其他部门调入的兼职人员，且在上岗前缺乏专业的管理培训，对档案管理的工作流程完全依靠自身摸索，对业务知识了解不够透彻，使得大量重要的档案资料被堆积在档案室，不仅严重影响了档案信息的安全性，还大大降低了档案管理的工作效率。此外，部分工作人员对《档案法》的相关管理规定认识不到位，综合管理素质较低，未能树立正确的档案信息保密意识。随着数字时代来临，尽管部分事业单位已经意识到提升档案管理信息化水平的重要性，但受各方因素影响，在人员安排方面仍然倾向于选择有传统工作经验的老员工，这在一定程度上阻碍了档案管理信息化的进程。

二、提升事业单位档案管理信息化水平的重要意义

1.顺应现代社会信息化发展趋势

在大数据时代背景下，信息技术已经融入各行各业，并在其中发挥着重要的作用。提升事业单位档案管理的信息化水平，一方面，能够弥补当前对纸质档案资料保存条件的不足，在实现对档案信息快速、高效储存的同时，完成对电子档案信息的共享；另一方面，则能够对搭建数字档案信息平台打下良好的基础。通过将档案管理和信息技术相融合，以档案管理内容为突破点，逐步覆盖到整个档案管理范围，进而完成档案资源信息服务。由此看来，加强对事业单位档案信息化的建设顺应了现代社会信息化发展的趋势。

2.改变传统的档案管理工作模式

对档案管理进行信息化建设，不仅是单纯的一项技术，而是通过将信息技术、互联网技术和大数据技术等相互融合，以事业单位所需的档案管理服务为切入点，为其提供科学、高效的档案管理方式。在传统的档案管理中，由于档案管理的内容过于复杂烦琐，为了保证档案资料的正确性，工作人员往往会在整理、搜集档案资料方面耗费大量的精力，而忽视了对档案数据的深入分析，致使档案管理工作陷入低效循环中。而将档案管理进行信息化变革，能够改进当前的档案管理工作模式，促使工作人员有针对性地整理档案资源，为其提供更加便捷的档案数据分析工具，在一定程度上减轻了档案管理工作人员的工作压力，同时也提高了对档案的管理效率，在提供档案管理服务时，能够快速搜索相关资料并准确调取出来，在一定程度上促进了事业单位整体工作效率的大幅提升。因此，实现档案管理信息化建设，能够改变传统的档案管理工作模式。

3.实现对档案资源的便捷长久保存

事业单位的档案资料不仅包含着员工个人的隐私信息，还有大量的企业信息甚至国家部门的一些机密文件。常规的档案资料大部分是纸质文件、影像实物载体等，这些档案资料虽然具有很强的记载性和权威性，但同时易受周围环境的影响，存在很大的保存局限，尤其在潮湿环境中极易发霉、破损，在一定程度上影响档案资料的保存质量，且频繁翻阅也会导致档案的破损甚至丢失。随着数字化的发展，将信息化技术融入档案管理中，不仅能将纸质档案进一步升级，弥补了纸质档案易破损、保存环境要求严格的不足，还通过搭建信息化档案管理平台，进一步拓宽了档案资源的保存渠道，实现了对档案资源的长久有效保存。

三、提升事业单位档案管理信息化水平的有效策略

1.提高对档案管理信息化的重视

部分事业单位的档案管理受传统思维影响，仍然采用纸质化、实物化的档案资料管理方式，忽视了信息化管理的重要性。随着信息时代的到来，借助现代技术将档案管理内容进行数字化处理，对推动事业单位的发展非常重要。比如，对医院的档案进行数字化管理时，就可以通过建立数据库的方式，不仅能帮助医院随时随地根据关键词有针对性地查找患者档案，还能有效实现档案信息在各科室之间的共享，从而大大提升工作效率。因此，事业单位管理层要从思想上提高对档案管理信息化的重视，加大对其资金投入，同时，还要借鉴其他事业单位档案管理信息化的成功经验，再结合本单位的具体情况，对信息化建设策略进行创新改进，通过搭建符合单位发展的档案数字化管理平台，逐步形成适配性较高的信息化档案管理模式。当然，档案管理部门还要将档案借阅、查询等服务手续进一步简化，让档案信息在监督中提升其准确性和真实性。

2.完善档案信息化管理制度体系

常规的档案管理由于是以纸质媒介为载体，在长期的存储过程中，很容易出现档案资料受潮发霉或被虫蛀等情况，造成档案资料受损。对此，事业单位应当借助档案信息化管理手段，将现代化数字技术与传统档案管理方式相融合，一方面，构建一套包含信息输入、存储、编辑、分析、输出的完整管理系统，实现将不易保存的档案资料信息电子化，优化资料存储方式；另一方面，则将保存有电子档案信息的硬盘、光盘等实物合理存放，制定科学严谨的存储要求，如可以按照档案内容的机密程度、时间、种类等将其分类，严格控制好存放环境中的温度和湿度，同时，做好防水防火工作，以此保证档案信息的完整性。

除此以外，事业单位领导层还要制定相关的管理制度。以医院为例，要根据其发展及各科室的实际需求，制定不同的档案管理方式，对档案管理人员实行有效的激励制度和科学的绩效考核制度，以此提升他们的工作积极性。同時，还可以构建档案管理中心，由该中心负责档案管理信息化建设，一方面，能够对获取的档案数据及时做到分析整理，另一方面，则为之后的档案管理服务工作做好把控，确保档案管理信息化建设工作顺利进行。

3.加大档案管理信息化设备投入

实现档案管理信息化的基础在于是否有完善的数字化设备。因此，事业单位档案管理部门要对本单位的信息化设备进行盘点，加大对档案管理信息化设备的投入，配备专业的计算机、扫描仪等，同时对已有的档案管理设备进行升级。比如，计算机内存较小，就可以提高计算机的内存空间；档案柜不规范，存放资料受限，就可以购置更加规范适用的档案柜，尤其针对涉密档案，要放到专门的保密档案柜，不可随意借阅；升级改造当前的档案管理信息系统，统一各科室的档案管理系统软件安装方法和使用标准，以确保档案管理软件和硬件设备之间相匹配。

4.构建档案信息化安全防护机制

在事业单位中，虽然各科室之间的档案信息共享能极大提升工作效率，但在运用信息化档案管理模式时，要格外重视档案信息的安全和保密性。一方面，可以增设网络安全防火墙，在进行档案信息共享过程中使用信息加密技术，如使用口令、验证码等，保障内部文件信息的有效性、稳定性和完整性；另一方面，在提升档案管理信息化水平中，还要做好对电子化档案的备份，以免因黑客攻击或电脑故障导致电子档案丢失。

在传统医院档案管理中，单纯借助人工管理的方式，就有可能会出现人为记忆错乱，导致降低工作效率的情况，档案管理信息化则能很好地弥补这一不足。比如，在医院内部建立灵活的结构化布线系统和完善的计算机网络系统，在医院外部则完善打印设备、扫描设备等以便于信息得以顺利输入和输出。但不可忽视的是，还要建立医院数字化档案信息安全防护机制，加强对档案信息的保护，尤其是高价值、机密性强的文件，更要加大信息泄露的防范力度，以此确保医患信息的安全性。

5.加强档案管理信息化专业培训

事业单位的档案管理在进行信息化转变的过程中，专业人才是关键。比如，当前医院档案管理部门的工作人员大多是低学历者，缺乏相关计算机操作技术，对此，单位领导要充分考虑到当前工作岗位的实际需求，适当增加培养档案管理人才的资金，一方面，可以选择引进专业的档案管理人才，为档案管理部门注入新鲜血液，促进管理部门整体专业水平的提升；另一方面，则可以选择对现有的档案管理员工进行专业化培训，通过加强员工的信息化技术，使其在了解医学知识、计算机知识的前提下，逐步成长为高素质复合型人才，不仅能提升档案管理信息化，还能促进医院的快速全面发展。

四、结束语

综上所述，事业单位通过提升档案管理信息化水平，不仅顺应了当前的社会信息化发展趋势，还改变了传统的档案管理工作模式，实现对档案资源的长久保存。当然，随着信息技术的不断进步，事业单位除了以上提到的有效策略外，还应当秉持与时俱进的发展态度，根据单位的实际情况对档案管理信息化建设策略适当调整。只有这样，才能确保事业单位的工作顺利高效进行，实现档案管理的可持续发展。

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（作者单位：山东省巨野县卫生健康局）